Declaratiereglement

Dit document beschrijft het declaratiebeleid van de Vereniging Wikimedia Nederland.

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

Bedoeld worden met:

1. de Vereniging: de Vereniging Wikimedia Nederland;
2. het bestuur: het bestuur van de Vereniging;
3. de penningmeester: de penningmeester van de Vereniging;
4. een werkgroep: een werkgroep of commissie die als zodanig is erkend door het bestuur van de Vereniging;
5. een declaratie: een verzoek aan de Vereniging tot vergoeding van gemaakte kosten.

Artikel 2: Algemene bepalingen

1. Slechts uitgaven die de statutaire doelstellingen van de Vereniging ten goede komen, komen voor vergoeding door de Vereniging in aanmerking.
2. Of een uitgave de statutaire doelstellingen van de Vereniging ten goede komt, wordt beoordeeld door het bestuur.
3. Slechts uitgaven waarvoor door de penningmeester namens het bestuur vooraf op enigerlei wijze ondubbelzinnige goedkeuring is verleend, komen voor vergoeding door de Vereniging in aanmerking.
4. Of voor een uitgave door of namens het bestuur vooraf goedkeuring is verleend, wordt beoordeeld door het bestuur.

Artikel 3. Persoonlijke declaraties

1. Persoonlijke declaraties omvatten verzoeken tot vergoeding van in artikel 2 genoemde uitgaven, gemaakt door personen die op persoonlijke titel een product of dienst hebben afgenomen.
2. In afwijking van artikel 2 lid 3 is goedkeuring vooraf met betrekking tot persoonlijke declaraties niet vereist voor:
   1. reiskosten, gemaakt door leden van het bestuur, voor zover die voortvloeien uit verplichtingen in verband met hun werkzaamheden voor de Vereniging;
   2. reiskosten, gemaakt door leden van werkgroepen, voor zover noodzakelijk om aanwezig te zijn op werkgroepbijeenkomsten die niet of bezwaarlijk op andere wijze kunnen worden georganiseerd;
   3. kantoorkosten, gemaakt door leden van het bestuur, voor zover die voortvloeien uit verplichtingen in verband met hun werkzaamheden voor de Vereniging;
   4. overige kosten, gemaakt tijdens of in verband met vergaderingen van het bestuur of van werkgroepen.
3. De in het vorige lid genoemde uitgaven komen slechts voor vergoeding in aanmerking, voor zover zij redelijk zijn.
4. Of een uitgave redelijk is, wordt namens het bestuur door de penningmeester beoordeeld.
5. Persoonlijke declaraties voor reis- en verblijfskosten voor een enkele bijeenkomst die het bedrag van 150 euro te boven gaan, komen slechts voor vergoeding in aanmerking indien van deze bijeenkomst een kort verslag is gemaakt en dit op de website van de Vereniging is gepubliceerd. In dit verslag zal in ieder geval voldoende aannemelijk worden gemaakt dat het bijwonen van de bijeenkomst bijdraagt aan de doelstellingen van de Vereniging. Of een dergelijk verslag aan de genoemde voorwaarden voldoet, wordt namens het bestuur beoordeeld door de penningmeester.
6. Voor buitenlandse reizen namens de vereniging geldt voor kosten, niet zijnde kosten voor internationaal en interlokaal (openbaar) vervoer en voor overnachting, en die niet anderszins worden vergoed, een standaard per diem ter hoogte van 25 euro voor iedere dag van de reis. Voor deze vergoeding hoeven in afwijking van het gestelde in artikel 5 lid 2 geen nadere bewijsstukken te worden overlegd. Wanneer de totale kosten die voor vergoeding onder dit per diem in aanmerking komen, dit standaardbedrag te boven gaan, kan door de declarant ook gekozen worden voor declaratie op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten voor de gehele reis. In dat geval dienen alle relevante bewijsstukken voor de gehele reis te worden overlegd conform artikel 5 lid 2.

Artikel 4: Declaraties van uitgaven gemaakt in naam van de Vereniging

1. Declaraties van uitgaven gedaan in naam van de Vereniging, waarvan de kosten bij levering niet door de Vereniging zijn voldaan, kunnen voor vergoeding in aanmerking komen, voor zover deze betrekking hebben op een vorm van dienstverlening, waarbij de Vereniging afneemster is of redelijkerwijs geacht kan worden te zijn, zulks ter beoordeling van het bestuur.
2. Uitgaven als bedoeld in het vorige lid komen slechts voor vergoeding in aanmerking, indien de factuur op naam van de Vereniging is gesteld en zij volledige zeggenschap heeft of zal krijgen over de geleverde dienst.
3. In afwijking van artikel 2 lid 3 dient voor declaraties van uitgaven gedaan in naam van de Vereniging vooraf schriftelijk toestemming van de penningmeester te zijn verkregen.

Artikel 5: Indienen van declaraties

1. Een declaratie wordt ingediend door middel van een bij de penningmeester te verkrijgen declaratieformulier, dat volledig is ingevuld en ondertekend.
2. Bij een declaratie dienen alle originele facturen en betalingsbewijzen te worden overlegd of, indien deze ontbreken, een kopie van een dagafschrift van een bank- of girorekening waaruit de betaling blijkt.
3. Als originele facturen worden ook geaccepteerd afdrukken van elektronische bewijzen van betaling die door de indiener met een handtekening gewaarmerkt worden. Deze aldus gewaarmerkte bewijzen worden met de orginele handtekening ingediend bij de penningmeester, vergezeld van een met de orginele handtekening ondertekend declaratieformulier waarin verklaard wordt dat alle stukken een getrouwe weergave zijn van de gedeclareerde financiële verplichtingen.
4. Declaraties van de penningmeester dienen mede te worden ondertekend door de voorzitter van de Vereniging.

Artikel 6: Aanvullende bepalingen

1. In alle gevallen waarin dit document niet voorziet, beslist het bestuur.
2. Het bestuur kan op zwaarwichtige gronden afwijken van de in dit reglement genoemde bepalingen.
3. Over beslissingen als genoemd in de vorige twee leden legt het bestuur verantwoording af aan de algemene vergadering van de Vereniging.
4. Van een beslissing door of namens het bestuur tot het niet honoreren van een declaratie staat beroep open op de algemene vergadering van de Vereniging.

Zie ook

• Internationaal voor een overzicht van internationale reizen