Notulen bestuursvergadering 13 maart 2025

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 13 maart 2025

Locatie	Kantoor WMNL
Tijdstip	19.30 - 20.45 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JV) voorzitter, Michel Wesseling (MW), Bart Nieuwenhuis (BN), Ruth van de Belt (RB), Renate Oude Nijeweme (RO) Sandra Rientjes (SR)
Afwezig	Migiza Victoriashoop, Jonne Catshoek

Opening

Mededelingen

Het Grant report 2024 - het formele voortgangsverslag aan WMF - is geaccepteerd. De grant officer was een beetje bezorgd over de hoeveelheid activiteiten in 2024 en waarschuwde voor burn-out bij medewerkers en vrijwilligers. Daar lijkt nog geen sprake van te zijn.
MW meldt geen kandidaat meer te zullen zijn bij de eerstvolgende bestuursverkiezingen. Hij is bijna 10 jaar lid van het bestuur van WMNL geweest. De andere bestuursleden geven aan dat hij zeer zal worden gemist, maar zijn overwegingen te begrijpen. Iedereen wordt gevraagd te overwegen om op korte termijn MWs rol als aanspreekpunt Wikicon en secretaris commissie verbindingsprijs over te nemen. Als men er meer over wil weten: stuur een berichtje via Telegram en MW belt terug.

Concept-verslag bestuursvergadering 21 januari 2025

Het verslag wordt goedgekeurd en zal op de wiki worden geplaatst.

Actielijst

De actielijst wordt besproken en geactualiseerd.

Organisatie en financiën

Voortgang werving nieuwe directeur

BN geeft een update: de selectie van een bureau dat gaat adviseren over de vacaturetekst loopt. Het bureau zal niet betrokken zijn bij de daadwerkelijke selectie. Ervaring leert dat het te lang duurt voordat een externe consultant echt begrijpt hoe WMNL werkt. Op 18 maart is er een gesprek met de medewerkers van kantoor om hun inbreng te verzamelen. Een vertegenwoordiger van de gemeenschap zal ook betrokken worden bij het selectieproces. Er gaat binnenkort een oproep uit naar de gemeenschap om zich aan te melden voor die rol.

Update lopende BVR zaak

[In verband met vertrouwelijkheid wordt dit deel van de notulen niet gepubliceerd].

Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR)

MW en SR hebben geïnventariseerd of WMNL statuten en/of reglementen moet aanpassen om volledig te voldoen aan de WBTR. Vooralsnog lijkt het erop dat alleen het onderwerp ‘ontstentenis en belet van bestuursleden’ mogelijk aandacht nodig heeft. Andere WBTR thema’s zijn goed geregeld (belangenverstrengeling) of voor WMNL niet relevant (meervoudig stemmen, bindende voordracht, raadgevende stem). MW en SR gaan het verder uitzoeken en komen in een volgende vergadering zo nodig met een concreet voorstel.

Gemachtigde WMNL bij bestuursverkiezingen Wikimedia Europa

Het bestuur besluit unaniem dat Jan-Bart de Vreede namens WMNL de stem zal uitbrengen bij de bestuursverkiezingen van Wikimedia Europe.

Activiteiten en community

Wikimedia Nederland/Wikimedia in Nederland en het veranderend (geo-)politiek klimaat

Terugkoppeling gesprek directeuren met WMF. SR geeft informatie over het gesprek van de chapter directeuren met vertegenwoordigers van het WMF public affairs team op 25 02. Na afloop van het gesprek bleef er onder de directeuren zorg over de vraag of WMF voldoende aandacht geeft aan het fysiek veiligstellen van de Wikimediaprojecten, als door welke noodsituatie dan ook de servers in de VS niet meer operationeel zijn. Sommige chapters/directeuren meldden veel vragen te krijgen vanuit de pers. WMF comms zou een document met talking points aanleveren, dat echter nog niet is verschenen.
Terugkoppeling WMF bijeenkomst New York. JV was 8-10 maart op persoonlijke titel bij een WMF bijeenkomst in New York over het jaarplan. Belangrijke thema’s waren neutraliteit en AI. Er was relatief weinig aandacht voor de huidige geopolitieke situatie en daarbij lag de focus ook niet op een mogelijk directe ‘fysieke’ aanval op de WIkimediaprojecten. Het ging meer over juridische en financiële kwetsbaarheden. De indruk van JB is dat WMF affiliates wil betrekken bij het oplossen van bepaalde problemen, maar het bestaan van affiliates op zich niet perse als essentieel ziet.
Discussie: het bestuur maakt zich zorgen over de onduidelijkheid omtrent het bestaan van noodscenario’s als het op korte termijn onhoudbaar zou worden de primaire servers in de VS te handhaven. SR en JB zullen via hun kanalen die zorg delen met WMF. SR stelt voor om op redelijk korte termijn voor de Nederlandse gemeenschap een hybride bijeenkomst te organiseren om alle mogelijke implicaties van de de politieke veranderingen te bespreken, en te identificeren hoe we kunnen/moeten reageren op eventueel te verwachten gevolgen voor de Nederlandse Wikimediagemeenschap en -projecten. Het bestuur vindt dat een goed idee.

Professionele ondersteuning mentaal welzijn Wikipediagemeenschap

RO en SR hebben twee gecertificeerde professionals gevonden die bereid zijn om de rol van coach/ vertrouwenspersoon voor de Nederlandstalige gemeenschap op zich te nemen. Bij wijze van experiment gaan we dit een jaar proberen.

Rondvraag en sluiting

Public Spaces partnerbijeenkomst 17/3 - er is niemand vanuit het bestuur beschikbaar voor deze bijeenkomst. BN zal ons afmelden

Afscheid directeur - SR geeft aan haar afscheid klein en informeel te willen houden. Er is op zaterdag 13/12 een lunch met bestuur, medewerkers, en een paar oud-gedienden/andere genodigden. Tijdens de reguliere eindejaars vrijwilligersbijeenkomst later die dag kunnen mensen desgewenst één-op-één nog met haar herinneringen ophalen of een kaart o.i.d. overhandigen. Zij wil tijdens die bijeenkomst geen toespraken en niet geconfronteerd worden met ‘leuke dingen’, en ze zou het buitengewoon op prijs stellen als het bestuur zulks ook niet faciliteert.