Notulen bestuursvergadering 17 februari 2022

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 17 februari 2022

Locatie	Via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (LB), Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig (met kennisgeving)	Justus de Bruijn (JdB), Heleen Ririassa (HR)

Opening

• De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

• Er zijn geen mededelingen. De agenda is hierbij vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d.20 januari 2022

• De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Actielijst

• 135 - FG Verbindingspenning: afspraak met FG overleg met SR/MW/FG. MW pakt het weer op
• 146 - Vertrouwenscommissie: Vertrouwenscommissie bestaat binnen het bestuur uit twee bestuursleden waar Sandra vertrouwelijke gegeven mee kan delen: [de Vreede](voorzitter) en Lizzy Jongma. Sandra en Lotte werken eerst de procedures uit voor het BVR, dan wordt gekeken naar dwarsverbanden die er al dan niet zijn tussen de afhandeling van meldingen en de vertrouwenspersoon/-commissie.
• 148 - Voorstel vrijstelling contributie: staat op de agenda
• 149 - Verslag donateurswerving: kan er af
• 153 - Factsheet FAQ banner/donateurswerving: in progress
• 155 - Data bijeenkomsten: is aangevuld
• 158 - Survey lezers Wikipedia: is het zinvol om het ook onder de bewerkers te doen. SR en MW gaan hierover nog brainstormen
• 159 - nieuwe opzet presentatie jaarverslag: LB wil hierin meedenken en kan eigen werk delen als voorbeeld
• 160 - Handtekeningen tbv jaarrekening 2021:
• 161 - Opschonen actielijst: wordt zsm gedaan
• 162 - Document tbv nieuwe bestuursleden/profiel: is gemaakt
• 163 - Individuele gesprekken huidig bestuur: zijn gevoerd
• 164 - Fondsenwerving via WP banner: wordt voorbereid

Organisatie en Financiën

Voortgang jaarverslag en jaarrekening

• Jaarverslag vordert en de eerste  indicatie van de jaarrekening lijkt uit te komen op een resultaat van  min € 9000,- . Als de bestemmingsfondsen die in 2020 zijn aangemaakt worden aangesproken zal het eindresultaat positief zijn.
• Cijferbijlage Jaarverslag Cijferbijlage vordert. De impact van Corona is wel duidelijk. Er is zeer veel inhoud toegevoegd/gedoneerd, een activiteit die bij uitstek online wordt gedaan. Er  waren echter nauwelijks fysieke bijeenkomsten; dat had een negatieve impact op het aantrekken van nieuwe bewerkers en bewerkersretentie.  LB geeft aan graag mee te denken om een visuele presentatie van het jaarverslag op te zetten. Bestuur is hierover enthousiast.

Werven nieuwe bestuursleden

• Er zijn een aantal suggesties voor nieuwe bestuurders.  Verzoek vanuit de voorzitter is om ook na te denken over iemand uit de gemeenschap. JB zal de voorgestelde personen benaderen.

Activiteiten en Community

Agenda en verdeling bijeenkomsten

• Is doorgenomen en aangevuld. Er is een korte discussie over het samenvallen van de ALV van april met de schrijfbijeenkomst WGC. Besloten wordt om hierop te attenderen en dat het evt. mogelijk is om na de ALV nog aan te kunnen sluiten.

Kwijtschelding contributie

• De huidige regeling wordt kort doorgenomen. Momenteel wordt een vrijstelling van contributie verleend bij minimaal 50 bewerkingen of i.v.m. persoonlijke omstandigheden. Voorgesteld wordt om vrijstelling niet meer te verlenen op basis van het aantal bewerkingen maar op basis van betrokkenheid, wanneer de hoogte van de contributie een belemmering zou kunnen zijn om lid te worden. Het bestuur neemt dan vertrouwelijk contact op  met de aanvrager. Wel zal duidelijk gemaakt moeten worden dat over de uitslag niet gecorrespondeerd kan worden. Het bestuur gaat akkoord met het voorstel dat voorgelegd zal worden aan de ALV.

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

Nieuwe kwartaalplanning

• De kwartaalplanning wordt kort doorgenomen.
• We zijn in gesprek met OCLC over een verdere samenwerking.
• Er zijn 7 reacties gekomen op de vacature Projectleider en daar zitten goede kandidaten tussen.
• Sandra heeft een kennismakingsgesprek gehad met Tom De Smet van het Nationaal Archief - daar zijn interessante samenwerkingsmogelijkheden uit gekomen
• We zijn benaderd door een bedrijf gespecialiseerd in high-tech in de farmacie.  Zij willen een samenwerking ter verbetering van de inhoud van Wikipedia en Wikidata.  Dit kan interessant zijn maar daar moeten de juiste vrijwilligers voor aangetrokken worden. Conclusie is dat er een prioriteit gesteld moet worden gezien de drukte.
• Fontys Hogeschool heeft kantoor benaderd ivm de Wikipedia simple english. De vraag vanuit Fontys is of  of het ook mogelijk is om zoiets in het Nederlands te doen. Zij willen graag in gesprek met de Wikipediagemeenschap. SR zal een oproep plaatsen naar de gemeenschap.
• De Groene Amsterdammer is hard bezig met hun onderzoek. Zij hebben enkele conclusies getrokken die wat verbazing hebben gewekt en daar zal navraag naar gedaan worden. Zij zijn inmiddels ook gekoppeld aan de afd communication WMF.

Rapport over bewerkerssurvey Wikipedia ( staat nu ook op Wikipedia)

• Het staat nu op Wikipedia en er zijn geen noemenswaardige reacties op gekomen. SR geeft hierop nog een korte toelichting maar de inhoud spreekt voor zich. Interessant om te zien is dat 12% aangeeft bij de LGBTQI+ gemeenschap te horen; dat ligt hoger dan het landelijk gemiddelde waaruit je de conclusie kunt trekken dat zij zich redelijk veilig voelen. 12% geeft aan zich in het autistisch spectrum te plaatsen. Dat is vergelijkbaar met het vorige onderzoek. Verklaring over de gendergap is uitgesplitst over hoe mannen en vrouwen dit ervaren. Mannen denken vaker dat Wikipedia niets voor vrouwen is terwijl vrouwen dat niet zo ervaren en meer aangeven dat de werkdruk een hinder kan zijn en de omgeving niet als veilig wordt ervaren. Ook geven zij aan minder zelfvertrouwen te hebben. Interessant zou kunnen zijn om de vraag over de werksfeer uit te splitsen onder de diverse groeperingen voornamelijk om er achter te komen of dit afhankelijk is van genderidentiteit, afkomst, etc. Wat betreft representativiteit van de respondenten is er een kip-ei probleem: de enige informatie die we hebben over de samenstelling van de gemeenschap komt uit de survey.

Internationale Ontwikkelingen

• Geen SWAN meeting, deze wordt eind van de maand georganiseerd. Morgen is er een meeting met Europese chapters die gaan nadenken over het formeren van Wikipedia Europa, een samenwerkingsverband dat zich in eerste instantie zou richten op EU lobbying en grants en mogelijk later doorgroeit naar activiteiten in/voor Europa buiten de EU. Uitnodiging naar het bestuur: wil je hier meer over weten, neem contact op met JBV en hij praat je bij. 24 maart is er een brede Europese bijeenkomst waar men ideeën kan uitwisselen, en waar o.a. de minority language hub zal worden besproken.
• Een bewerker van de Afrikaanstalige Wikipedia  heeft contact gezocht over mogelijke samenwerking, ook organisatorisch. Dat laatste  is heel complex maar er is uitgesproken dat wij graag willen samenwerken.

Rondvraag en sluiting

• LB rapporteert over de voortgang herziening Beleid Vriendelijke Ruimtes: alle input vanuit het bestuur, ALV en gemeenschap is verwerkt. Volgende maand wordt er een nieuw concept overlegd met de werkgroep. Sandra werkt aan een concept document voor implementatie, handhaving en rapportage.

Met dank aan iedereen sluit de voorzitter de vergadering om 21.00 uur.

Actielijst

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	20/5: MW vraagt aan de bestuursleden om commentaar op het door Frans en hem geformuleerde voorstel en suggesties voor juryleden. 22/7: wordt 26/8 besproken 26/8: na overleg met SR zal het definitieve concept voorgelegd worden aan het bestuur. 18/11: Afspraak was gemaakt maar is uitgesteld Afspraak: Michel 17/02: MW zal het weer oppakken en een nieuwe afspraak maken
146		JdB/LJ JBV/SR	Vertrouwenscommissie conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	18/3: is in progressie 20/5: JBV en SR zullen een opzet maken 17/6: opzet bevoegdheden, etc. 22/7: Voorstel is geschreven en wordt rondgestuurd 26/8: JBV zal van de besproken punten een samenvatting maken. 17/02: afronding hangt samen met de ontwikkelingen rondom BVR, zie notulen
148	gedaan	BN/JdB	Meervoudig voorstel vrijstelling contributie	17/6: wordt besproken in bestuursvergadering van 22/7 22/7: wordt besproken in bestuursvergadering van 26/8 26/8: JBV zal dit nog navragen bij BN en JdB 20/1/22: wordt behandeld tijdens de vergadering van 20 februari 17/02: staat op de agenda en dit punt kan er af.
149	gedaan	MW	Verslag donateurswerving	26/8: Na 6 sept. overleg met WWAV en SR, GC, MW betr. eindrapport. Wordt 9/9 besproken. 18/11: begin januari zal er een afspraak gepland worden. 20/01/22: staat op de agenda ter behandeling 17/02: punt kan er af
153		HR/JdB	Factsheet opstellen tbv beantwoording vragen omtrent banner/donateurscampagne	26/8: HR en JBV hebben overleg en dit zal tijdens de bestuursdag in oktober besproken worden. 20/01/22: Hr en JdB zullen hier een start mee maken 17/02: in progress
155		JBV	Data internationale bijeenkomsten communiceren naar leden bestuur	26/8: JBV zal dit in het spreadsheet ‘bijeenkomsten’ aanvullen. 17/02: is aangevuld
158		SR / MW	Brainstormen survey lezers Wikipedia	17/02: SR en MW gaan brainstormen over evt. vervolg van een survey onder bewerkers
159		Allen	Nieuwe opzet presentatie jaarverslag voor volgend jaar en evt. voor dit jaar een proefversie. (evt. tbv ALV of fondsenwerving)
160	Eind feb.	KJ	Digitale handtekeningen bestuursleden verzamelen tbv ondertekening gewaarmerkte jaarrekening
161		JBV	Opschonen actielijst	17/02: wordt zsm gedaan
162	gedaan	JBV	Document tbv voorstellen nieuwe bestuursleden en vaststellen profiel	17/02: is gedaan. Punt kan er af
163	gedaan	JBV	Individuele gesprekken met huidige bestuursleden ivm komende bestuursverkiezing	17/02: zijn met de meeste gevoerd
164		JBV en SR	Fondsenwerving via WP banner: voorbereiden en agenderen voor bestuursdag