Notulen20110818
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Bestuursvergadering 18 augustus 2011 Bestuursvergadering op donderdag 18 augustus 2011, 19 uur, Utrecht
Aanwezig: Marco, Paul, Ziko, Jane, Siebrand, Maarten Dammers Afgemeld: Maarten Brinkerink
Afwezig zonder bericht: Austin Hair
Opening
Voorzitter opent de vergadering om 19.31 en verwelkomt Maarten Dammers als gast.
Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals voorgesteld.
Notulen bestuursvergadering 2011-07-07
Zijn per mail rondgestuurd ter goedkeuring.
Ingekomen stukken
Er zijn geen relevante ingekomen stukken anders dan punten die in de agenda zijn opgenomen in andere punten.
Functioneren bestuur
Voortgang actiepunten
Aanwezigen vinden het jammer dat Austin er niet is. Er is zorg over het uitbrengen van de chapters reports. Het bestuur wil graag ook op de hoogte blijven van de discussie over movement roles. Het blijkt vaak lastig om gemakkelijk contact met Austin te krijgen. Paul neemt contact op met Austin op over hoe we dit kunnen verbeteren. Marco wijst erop dat er in het algemeen erg veel actiepunten bij de bestuursleden liggen, zonder een duidelijke prioriteitstelling. Het is belangrijk dat we duidelijk voor ogen hebben welke klussen het meest urgent zijn, die uitdrukkelijk voor de volgende vergadering agenderen en ook zo verdelen over bestuursleden dat het reëel is dat ze dan zijn uitgevoerd.
Chapter reports
MaartenD vraagt naar de status. Rapportages tot en met juli 2011 staan nu op meta (http://meta.wikimedia.org/wiki/Reports). Concept voor augustus 2011 is in voorbereiding. Zijn nog niet verzonden naar wikimediaannounce-l (https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/wikimediaannounce-l).
Financiën
Doorlopende processen
- declaraties afhandelen
- posten boekhouding invoeren
- budgetten bewaken
- rapportage aan WMF
Paul verwacht de komende weken dat alles weer bij de tijd is, daarna verwacht hij het goed te kunnen bijhouden.
Eenmalige klussen
Inschrijvingsklussen (kamer van Koophandel, banken) worden de komende maanden afgerond. Paul gaat met Ziko een afspraak maken over inschrijven bank. Paul gaat morgen met HL Schippers spreken over de jaarrekening. Gezien de risico's die bij werkgeverschap horen hebben we op dit moment de voorkeur voor payrolling bij het aannemen van mensen. Paul stemt met HLB Schippers af of deze voorkeur inderdaad verstandig is.
Fundraising 2011/2012
Er is veel onduidelijkheid over fondsenwerving in de toekomst door chapters. Het lijkt erop de de professionele staf van WMF het liefst ziet dat alle chapters behalve Duitsland gefinancierd worden door subsidies van WMF aan chapters. De Board of Trustees van de WMF heeft een brief gestuurd die een iets ander beeld schept. Daarin staat dat als een chapter charitatieve status heeft, en voldoet aan de verplichtingen (rapportage, communicatie) van een FR-contract. VWN zal voldoen aan de vereisten van de WMF en we gaan ervan uit dat we kunnen fondsenwerven 2011/2012. We moeten onze rapportage wel verbeteren (die is af en toe een paar weken te laat) als ook onze "spending capacity".
Budget
GLAMCamp
EUR 10.000 nodig voor GLAMCamp 3 december 2011. Internationale bijeenkomst. Publiek is mensen van verschillende chapters en andere achtergronden die bezig zijn met GLAM (Culturrel erfgoed in de breedste zin). Afgelopen twee jaren was een pilotfase. Bundesarchief, WMNL, WMUK en USDC hebbben leuke dingen gedaan. Iedereen is het wiel opnieuw aan het uitvinden. Kennisuitwisseling is beperkt en dat levert gemiste kansen op. Verwacht publiek: maximaal 50, BY INVITATION. Er is nog niets geregeld - idee is dat bezoekers zelf vervoer regelen, en wij verblijf en venue (+lunch, 1 diner, etc.). Hoofdtrekkers: Liam Wyatt (inhoud), Wikimedia Nederland (MaartenD, MaartenB (bestuursliaison), Hay). Besluit: budget van EUR 10.000 is in orde, mits blijkt dat het kan. Paul geeft hier uitsluitsel over per 31 augustus.
GLAM Centre of Excellence
Het voorstel komt financieel neer op 200k euro per jaar gedurende 2 jaar voor de ontwikkeling van betere massuploadtools, GLAM-statistieken en bestandsmetadataondersteuning in MediaWiki/Wikimedia Commons, belegd bij Europeana. Beleg bij Europeana vindt plaatst doordat we als chapters zien dat Wikimedia Foundation geen prioriteit legt bij deze voor chapters belangrijke functies in de outreach en chapters zelf een hoog risico hebben voor slecht product leveren. Het financieren van het project door chapters en laten implementeren door een partij die wel in staat is op een professionele en continue wijze te ontwikkelen is ons inziens de beste manier om vooruit te komen. De Wikimedia Foundation will zich in de De voorgestelde uiteindelijke verdeling over de chapters is 80k FR, 80k UK en 40k NL per jaar. Zoals Siebrand vanaf Wikimania aan het bestuur heeft gemaild. Het bestuur besluit dat het dit voorstel graag aan de ledenvergadering zal voorleggen. Siebrand zal naar aanleiding van dit besluit UK en FR weer benaderen. Europeana is bezig met het schrijven van het proposal. Doelstelling is om dit tijdens GLAMCamp groots aan te kondigen.
WCN
Wat is de status van het budget voor WCN? Voorstel: EUR 5.500,00 out of pocket (excl. inkomsten toegangsgelden) en bestuur moet akkoord geven op toegangsprijzen. Besluit: Voorstel aangenomen. MaartenD verzoekt namens organisatie WCN Marjon in te zetten voor de publiciteit van de WCN vanaf september tot en met november als de conferentie is geweest, gedurende 4 uur per week (monetaire waarde: EUR 2.850). Siebrand stelt voor dit goed te keuren. Besluit: Marjon is 4 uur per week ter beschikking van de werkgroep WCN voor publiciteitszaken van begin september tot en met medio november 2011. Komt ten laste van persooneelskosten/grant.
WLM
Lodewijk en Maarten vragen zich af wat de status is van het WLM budget.
WLM Belgie
Aanvraag EUR 250,00 voor organisatie. Voorstel: akkoord als te declareren, met een maximum van EUR 250,00. Besluit: Aangenomen. Jane communiceert dit.
Ondersteuning
Besluit: Gelet op het activiteitenpakket wordt afgesproken dat Siebrand en Ziko bij Marjon nagaan of zij bereid is tot eind van het jaar voor de vereniging te blijven werken. Hierover zal dan in de volgende bestuursvergadering een besluit genomen worden.
Activiteiten
Fonds kleine activiteiten
Aanvraag uit NL namens Luxembourg voor prijzengeld WLM. Aanvraag uit Spanje voor prijzengeld WLM. Aanvraag Luxemburg is in principe oke, mits beperkt tot ca. EUR 200, en mits wij een concreet bedrag te horen krijgen. Uit Spanje is meer concrete informatie nodig.
Cosyne
Presentatie op WIkimania is goed verlopen. Volgende stappen zijn het om een Mediawiki installatie tot stand te brengen en waar vrijwilligers gebruikerservaringen mee kunnen opdoen.
WikiZaterdag
Voorstel Lodewijk: WikiZaterdag gaat om het openstellen van het kantoor op zaterdag - om te beginnen om de week. Het gaat om een proefperiode van teminste twee maanden. Op die zaterdag zou het kantoor van 12:00 tot 18:00 open zijn voor vrijwilligers en/of medewerkers om te werken aan projecten voor Wikimedia Nederland of gewoon samen aan Wikipedia te werken. Het is niet noodzakelijk om hiervoor vooraf te reserveren, maar er is een laagdrempelig binnenloop beleid. Er vindt in principe geen verantwoording plaats van de vrijwilligers over de door hun uitgevoerde activiteiten. Besluit: Akkoord. Siebrand contactpersoon bestuur.Lodewijk documenteert project op verenigingswiki. Evaluatie in BV december 2011.
Campusambassadeursprogramma
We hebben dit programma niet in 2011. Hooguit in 2012 zouden we het kunnen hebben, en dan moet er een fulltime projectmanager op. Paul gaat dit misschien opnemen in het budget 2012. Vrijwilligers uit de HUIDIGE gemeenschap lijken er niet te zijn om in dit project te stappen. Er is enige documentatie in het Engels beschikbaar. Besluit: Nu niet als project. Jane kijkt of het 1-op-1 werkend te maken.
http://en.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Campus_Ambassadors
PR
Jaarverslag
Siebrand krijgt van Timo de bestanden van het verslag van 2009 en zorgt voor de volgende bestuursvergadering voor een opgemaakt jaarverslag 2010. De teksten zijn door Lodewijk al afgemaakt. Budget is kosten vorig jaar plus 35%. Paul zoekt even uit wat vorig jaar de kosten waren. Moet naar leden en donateurs van EUR 100 en meer en 5 stuks naar WMF. Schatting gewenste oplage: 400.
Strategie
Ziko neemt het over van Siebrand. Ziko gaat Sebastian Moleski vragen of hij op het beoogde weekeinde van 24/25 september tijd heeft.
Rondvraag
- Siebrand verzoekt alle bestuursleden ruim voor 19.00 aanwezig te zijn op dagen dat een BV wordt gehouden. Daarmee zorgen we ervoor dat we een half uur eerder kunnen starten en dus een half uur langer kunnen vergaderen (of een half uur eerder klaar zijn).
- Jane: Email Hay over verweesde werken. Jane heeft contact gezocht met Paul Keller. Hij schreef dat wij geen erfgoedinstelling zijn, maar dat hij wel prijs zou stellen op een reactie van ons. Marco vult aan dat wij aanvullende belangen hebben. Voorstel is dat we dit willen ondersteunen. Marco neemt dit op.
- Ziko: Verzoek 10k USD van Hishan voor Wikiconferentie India. Besluit: Kunnen niet aan verzoek voldoen, omdat we geen budget voor internationaal meer toe te wijzen hebben. Volgend jaar nemen we mogelijk meer geld voor internationaal budget op.
- MaartenD: Tijdens Wikimania bleek dat steeds meer chapters scholarships geven aan conferentiegangers. Wil Wikimedia Nederland nadenken over of zij dit ook wil doen. Besluit: wordt overwogen voor budget 2012.
Sluiting
De vergadering wordt gesloten om 22.30. Volgende vergadering op donderdag 15 september.