Notulen20111013
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Bestuursvergadering 13 oktober 2011 Bestuursvergadering op donderdag 13 oktober 2011, 19 uur, Utrecht
Aanwezig: Ziko (voorzitter), Paul (notulist), Maarten, Jane.
Afgemeld: Austin, Siebrand, Marco
Opening
Ziko opent de vergadering om 19.05
Vaststellen agenda
Er worden geen punten aan de agenda toegeveogd, enkele kortere punten zullen in de rondvraag aan de orde komen.
Notulen vorige vergadering
De notulen van de vorige vergadering zullen uiterlijk 18 oktober worden vastgesteld. De notulen van de vergadering van september worden vestgesteld en zullen op de verenigingswiki worden geplaatst.
Inkomende stukken
De stukken die zijn ingekomen, worden behandeld onder andere punten in de agenda.
Functioneren bestuur
Austin heeft eerder vandaag zijn functie per direct neergelegd. Hiermee ontstaat een vacature in het bestuur. Dit zal zo snel mogelijk, uiterlijk vrijdag, aan de leden worden medegedeeld. Mogelijk kan op de aankomende ALV al in deze vacature worden voorzien maar het is tamelijk kort dag.
Ziko stelt de werkwijze van het bestuur aan de orde. Door de maandelijkse vergaderingen in Utrecht is hij veel tijd kwijt, en hij vraagt zich af of we niet kunnen volstaan met minder fysieke vergaderingen per jaar. Er ontstaat een discussie over verschillende vergadervormen. De consensus is dat IRC als communicatiemiddel niet geschikt is. Skype zou mogelijk zijn, maar vereist wel een andere werkwijze waarbij veel meer dan nu het geval is, vergaderingen grondig worden voorbereid. Ziko zou graag kijken naar de mogelijkheid van bestuurscommissies die dan bepaalde taken verrichten zodat de werk- en informatielast van het bestuur als geheel wordt verminderd. Het is daarbij dan niet direct duidelijk welke taken en verantwoordelijkheden in aanmerking komen om efficienter te worden afgehandeld binnen een commissie.
Paul stelt het bijhouden van de financiele zaken aan de orde. Hoewel er de afgelopen zes weken een aardige slag gemaakt is, zijn we nog niet bij. Met name loopt het invoeren van de verschillende posten in de boek- houding achter, wat mede tot gevolg heeft dat het moeilijk is om inzicht te krijgen in de actuele status van budgetten. Ook enkele ander langlopende actiepunten staan nog steeds. Paul gaat in ieder geval dit weekeinde aan de slag om de benodigde getallen voor het verslag over de eerste periode van de Professionalization Grant te produceren, de rest zou dan in de loop van de komende maand moeten worden bijgewerkt. Hij geeft wel aan dat het tempo waarin met name gedurende september is gewerkt, niet op langere termijn is vol te houden.
Maarten meldt dat zijn beperkte beschikbaarheid in deze dagen onder andere tot gevolg heeft gehad dat het niet mogelijk is in te gaan op verzoeken van enkele cultureelerfgoedinstellingen om een afspraak te maken. Het bestuur accordeert dat hij meldt dat hem dat zelf niet gaat lukken en zal proberen deze contacten uit te zetten bij enkele vrijwilligers.
ALV
Ziko heeft met enkele mensen van WCN en WLM gesproken over het geven van een korte presentatie van 'hun' project op de komende ALV. Hij vraagt zich af of wellicht bestuursleden ook iets kunnen vertellen. MaartenB zal iets vertellen over het aanstaande GLAMcamp in Amsterdam.
Jane vraagt welke stukken er van de kant van het bestuur voor de ALV moeten worden opgeleverd (en voor de rapportage voor de Professionalization Grant van de WMF). In principe ligt op de ALV alleen de begroting ter goedkeuring voor. Voor de WMF moet met name nog een financiële paragraaf in het verslag komen.
Foundation, grants, fondsenwervingsactie
Ziko vraagt of er van onze kant nog een inspanning gevraagd wordt voor de fondsenwervingscampagne maar heeft dienaangaande geen verzoeken van de kant van de Foundation gezien.
Wat de professionaliseringsgrant betreft moet er nog een rapport worden afgeleverd over de eerste periode. Dit is ook relevant voor de hoogte van de benodigde grant van de WMF en eventuele verrekening van het restant van de professionaliseringsgrant met de 'nieuwe' grant voor 2012. De bedragen in de aanvraag zijn nu in beginsel definitief en Paul zal dit laten weten aan Barry Newstead van de WMF, die daarnaar had gevraagd. Hij zal daarnaast voorstellen om in beginsel het restant van de professionaliseringsgrant in de grant voor 2012 te 'absorberen'. Een andere vraag van de WMF betrof de mogelijkheid om de grant voor 2012 in twee delen uit te keren zodat mogelijkheid tot tussentijds bijstellen bestaat zonder geld heen en weer te schuiven en een en ander ook beter te begroten is voor de WMF. Het bestuur ziet geen reden om hier niet op in te gaan en zal de WMF laten weten hiermee akkoord te gaan.
Professionalisering
Ziko brengt het punt op van het traject voor inhuren van een directeur. Verschillende punten die opkomen zijn onder andere het salaris en de functieomschrijving. Op dit moment lijkt het verstandig om vooral te focussen op wat we aan gegevens en profiel nodig hebben om een wervingsbureau in de arm te nemen. Marco had reeds oog op een bureau, en Ziko neemt contact op met Marco om dit met hem af te stemmen. Het belangrijkste is dat er nu wordt doorgepakt, zodat direct begonnen kan worden als duidelijk is dat de grant voor 2012 inderdaad wordt toegekend.
Cultureel erfgoed en WLM
GLAMCamp
Maarten licht de stand van zaken toe. Alles lijkt binnen de gestelde begroting te kunnen blijven, hoewel er wel enkele keuzes moeten worden gemaakt in 'extra's':
- scholarships voor chapters/organisaties die de reis niet kunnen betalen voor hun deelnemers
- evt. uitbreiding aantal deelnemers (nu 30 tot 40)
- diner/drankjes sponsoren
- 'publiek' evenement (borrel voor deelnemers en o.a. mensen uit de Nederlandse erfgoedsector.
Ziko merkt op dat het wellicht goed is te bekijken waarmee we ons als chapter het duidelijkst kunnen profileren en vraagt ook of het al tijd is om eventueel een persbericht uit te sturen. Maarten antwoordt dat in de komende week de meeste details over locatie etc. bekend worden en dat dan het geëigende moment lijkt om een persbericht uit te sturen.
WLM Europa
Lodewijk heeft via een mail gevraagd of er budget is voor het houden van een evaluatie van het Europese deel van het WLM-project van 2011 voorafgaande aan het GLAM-camp. Het bestuur ziet hier in beginsel geen problemen mee, maar wil dit wel gewoon op het WLM-budget schrijven, ook wanneer dat een budgetoverschrijding zou betekenen: het project is in vele opzichten succesvoller geweest dan gedacht en het is dan redelijk om wat extra uit te trekken om het mogelijk te maken die project volgend jaar nog beter aan te pakken.
Er is de mogelijkheid om een bestuurslid af te vaardigen naar de Belgische prijsuitreiking van WLM in Brussel. Ziko zou evt. willen maar heeft op die datum mogelijk andere verplichtingen.
Bijeenkomsten
Mogelijk bezoek Sue Gardner
In november zal Sue Gardner, Executive Director van de Wikimedia Foundation, een rondreis door Europa maken en daarbij wil zij graag contacten leggen met landelijke verenigingen en gemeenschappen. Zoals het er nu naar uitziet, zal zij ergens rond 25 november Nederland aan kunnen doen - het bleek helaas niet mogelijk om haar bezoek te laten samenvallen met de Wikimedia Conferentie Nederland. Uit enkele opties lijkt het het bestuur het beste om op vrijdagavond een kleinschalige bijeenkomst met voornamelijk Sue en het bestuur te hebben en die zaterdag (die ook WikiZaterdag is) te gebruiken voor een bijeenkomst met leden van de gemeenschap.
Evaluatie WikiZaterdagen
Het bestuur is in grote lijnen positief over de tot nog toe gehouden WikiZaterdagen en ziet graag dat deze gecontinueerd worden in de rest van 2011 en in 2012, wanneer de initiatiefnemer, Lodewijk, hierover ook enthousiast is. Ziko mailt Lodewijk hierover.
WCN
Tot nu toe hebben zich zo'n 30 gewone, betalende deelnemers aangemeld en Ziko vraagt de andere bestuursleden of zij ideeen hebben om dat aantal nog wat omhoog te krijgen. Behalve het rondvragen in de eigen kring van contacten zijn er geen briljante ideeen.
Bijeenkomsten 2012
In het activiteitenplan van 2012 is een post opgenomen voor enkele grotere bijeenkomsten, zoals de WCN. Ziko vraagt zich af of er al concrete ideeen zijn voor bijeenkomsten. Er onstaat een discussie waarin verschillende vragen opkomen, zoals of we ons daarbij moeten richten op een bepaalde doelgroep, of bijeenkomsten zoals 'bootcamps' enig effect sorteren en hoe we van andere chapters kunnen leren (bijvoorbeeld van hun Campus Ambassadors Programs of varianten daarvan). Het lijkt wel zinvol om ons in ieder geval ook specifiek te richten op niet-erfgoedpubliek.
Rondvraag/WVTTK
Activiteitenplan 2012 en grantaanvraag
Er wordt gezamenlijk snel door het programma heen gelopen en de huidige versie wordt de definitieve. Op een ingekomen verzoek van een lid wordt besloten de gang van zaken rondom deelname aan de Fundraiser en de daaropvolgende aanvraag van een grant bij de WMF voor de ALV te agenderen en relevante stukken beschikbaar te maken. Ziko en Paul regelen dit uiterlijk zaterdag.
Chapter reports
De Chapter reports over de afgelopen maanden zijn gereed, maar waren nog niet op de chapters-mailinglijst rondgestuurd. Dat rondsturen doet Paul, in toekomst zal Jane erna kijken.
Plannen nieuwe technologie/Europeana
Maarten licht de stand van zaken toe. Na enkele onduidelijkheden komt er binnenkort een nieuw voorstel van Europeana. Jane uit enige zorgen van haar kant of een dergelijke organisatie in staat is tot het managen van complexe ICT-projecten. Maarten licht de keuze voor Europeana toe en geeft een korte uitleg van de structuur van de organisatie. Hij spoort aan om dit soort overwegingen toch vooral te uiten zodat dit meegenomen kan worden in de uiteindelijke besluitvorming.
Sluiting
Ziko sluit de vergadering rond 21:50