Notulen20121011
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Donderdag 11 oktober 2012, 19.30, Mariaplaats 3, Utrecht
Aanwezig: Ziko (vz), Ad, Paul (not.), Sandra Fauconnier, Frans, Cyriel (via Skype), Sandra Rientjes.
Afwezig met afbericht: Sarah.
Ziko opent vergadering 19:30
Notulen vorige vergadering
Deze worden vastgesteld.
ALV nagang
Er was een kleine wijziging. Die laten we in het voorjaar 2013 door de ALV bekrachtigen. Later moeten ze nog naar de Affiliation Committee.
Contributieverlaging gaat per 1 januari in.
Report Q3
Ad licht toe dat het rapport onder meer de voortgang weergeeft ten opzichte van het jaarplan zoals dat destijds bij de WMF is ingediend. Sandra R heeft een lijstje gemaakt van wie waarvoor verantwoordelijk voor zou (kunnen) zijn voor welk onderdeel van de rapportage. Nog niet op alle onderdelen is gerapporteerd, en Ad zou graag weten wie hij waarvoor zou moeten benaderen. Het hebben van een overzicht hiervan zou ook voor vrijwilligers en leden nuttig zijn. Het lijstje wordt nagelopen en gecorrigeerd/aangevuld waar nodig.
Actiepunt voor allen: voor 31 oktober rapporteren over de 'toegewezen' punten en aandacht voor verantwoording reisvergoeding door een (kort) verslag op https://nl.wikimedia.org/wiki/Internationaal
Cyriel vraagt zich af of deze lijst ook ergens anders voor gebruikt kan worden naast de kwartaalrapportage. Frans ziet deze lijst primair als hulpmiddel voor de rapportage aan de WMF, en zou dat liever niet vermengen met andere soorten verslaglegging.
Planning opstelling jaarrekening en jaarverslag 2012
Cijfers zijn nu een week na afsluiten kwartaal afgerond, dus dat zou voor de jaarafsluiting ook moeten lukken. Ad is met HLB aan het overleggen geweest over tijdpad. Ervan uitgaande dat cijfers 31 januari afgerond zijn, zou op 4 feb kunnen worden begonnen met de controle, die dan voor de ALV eind maart moet worden afgerond. Jaarverslag en jaarrekening zijn in principe 1 document. Richtlijn 650 vraagt onder meer strategie, doelen, realisatie, kortom, veel onderdelen die de WMF ook vraagt.
Redactie en coördinatie van het jaarverslag wordt vanuit het kantoor gedaan.
Vergoeding bestuursleden
De vraag die we aan HLB Schippers hadden, was of bestuursleden in hun hoedanigheid als vrijwilliger ook een vrijwilligersvergoeding zouden mogen ontvangen, of dat dat in strijd zou zijn met de eis dat bestuursleden geen vergoeding mogen ontvangen voor hun werkzaamheden. Deze vraag is beantwoord: er zou geen probleem moeten zijn om bestuursleden een vergoeding te betalen voor werkzaamheden die niet voortvloeien uit hun bestuurslidmaatschap. Deze vergoeding moet dan uiteraard wel voldoen aan de eisen voor vrijwilligersvergoedingen (niet marktconform en maximale bedragen per maand en per jaar). Ad stelt voor dat we niet gaan beginnen aan vacatiegeld voor bestuursleden. De vraag is wat we doen met vrijwilligerswerkzaamheden.
Frans vat e.e.a. samen: er zijn 3 manieren om tegen een zekere vergoeding voor de vereniging te werken buiten dienstverband: 1: een freelancer voert in opdracht werkzaamheden uit tegen een min of meer marktconform tarief. Dit kan geen bestuurslid zijn. 2. een vrijwilliger voert werkzaamheden uit tegen een niet-marktconform tarief (max EUR 4,50 per jaar, etc.) 3. een vrijwilliger declareert werkelijk gemaakte kosten (reiskosten, overnachtingen etc.)
De vraag gaat dan over manier 2. Ad en Paul zoeken een en ander uit, er zal een kort beleid voor moeten komen t.a.v. soort werkzaamheden en verantwoording.
Communicatieplan / Professionalisering fase II
Fase II
Sandra R stelt dit aan de orde. Hoe gaan we verder vanaf hier? Zij stelt voor een concreet doel te formuleren voor maart 2013. Voorstel is om een werving van leden/vrijwilligers te doen onder donateurs van da laatste fundraisers.
Hiervoor zijn verschillende dingen nodig (nummers verwijzen naar document 'planning fase 2'): er moet (2) een aantrekkelijke website zijn, er moet (1) een kantoor zijn dat administratief e.e.a. kan afhandelen, er moeten(3) aantrekkelijke projecten zijn, en er moeten (4) communicatiekanalen zijn om de mensen vast te houden.
In principe is de WMF bereid om chapters mailings te laten sturen naar de donateurs. Zij kunnen geen gegevens van donateurs ter beschikking stellen, maar als wij een wervende tekst hebben, zijn zij bereid dat door te sturen.
De vraag komt op of we dit jaar nog iets moeten sturen aan de 'oude' donateurs die we nog zelf in de database hebben. Een groot deel van die adressen is inmiddels twee jaar oud, maar een algemene nieuwsbrief zou zeker moeten kunnen, om te laten weten waar we mee bezig zijn en wat er met hun geld werd/wordt gedaan.
Concreet voor het fase-2-plan heeft Sandra R. een opzetje gemaakt voor een mogelijke indeling in werkgroepen voor de verschillende taken/activiteiten. Voor nummer 3 (concrete projecten) lijkt het Ad wenselijk om daar zoveel mogelijk plaats in te ruimen voor vrijwiligers in concrete activiteiten (die ook in tijd begrensd zijn).
Communicatieplan
Sarah heeft via de mail gevraagd om, als we dit op deze vergadering bespreken, in ieder geval procesafspraken te maken over de verdere stappen. Actiepunt: ieder gaat dit individueel nog doorlezen en evt. input naar Sarah te sturen, zodat het plan op de volgende vergadering kan worden vastgesteld. De relevante werkgroepen voor 'fase 2' worden ook op de hoogte gebracht met dit plan.
20:56 korte pauze 5 minuten tot 21:02.
De vergadering wordt hervat om 21:07
Culturele projecten
Sandra F heeft nu een overzicht, en het is nu een goed moment om te kijken naar wat er anders/beter kan, waar evt. onbalans zit, etc. Daarover graag feedback van anderen. Ook het jaarplan zal nog even naast het lijstje worden gelegd. Frans stelt voor de projecten ook in te delen naar enkele criteria, zoals al aangegane verplichtingen, match met het jaarplan.
Na een gesprek met Sandra R. kwam haar oude werkgever (www.ecnc.org) met een een door 'Wiki Loves ...' geïnspireerd idee 'Wikipedia en natuur in Europa'. Dit lijkt haalbaar en financierbaar. Cyriel plaatst als kanttekening dat een onderwerp in de praktijk vooral uitvoerbaar blijkt als het onderwerp goed afgebakend is (en daarmee ook jureerbaar). Er zou in ieder geval concreet op moeten worden gereageerd, omdat het om een concreet verzoek tot samenwerking gaat. Sandra F wil in eerste instantie wel contactpersoon zijn.
Ziko wijst erop dat het gebruik van de generieke term 'wiki' niet altijd even geslaagd is, en ook moeilijk is te beschermen tegen misbruik.
Nieuwjaarsborrel
Sandra F. zou dit graag zien gebeuren bij een van onze partners, inclusief rondleidingen etc. Het Tropenmuseum hebben we twee jaar geleden opgevuld, dus wellicht is een ander museum nu een beter idee. Doel is om op de volgende BV een concreet voorstel te hebben. Sandra F. coordineert het voorstel.
WCN
Frans brengt kort verslag uit. Er is een gepubliceerd concept-programma. Er wordt momenteel een lijst gemaakt met mensen die we nog willen benaderen, Cyriel heeft geholpen met sitenotice en enkele andere punten die tussen de wal en het schip waren gevallen. A.s. zaterdag is er nog een bijeenkomst over de organisatie en het werven van deelnemers. Met wat horten en stoten begint het vorm te krijgen. Er is een sponsor gevonden, nl. de eigenaar van de locatie (zelfde persoon als vorig jaar, hoewel andere locatie). Jimmy Wales heeft toegezegd, maar details zijn niet bekend. Ziko ziet de conferentie ook als een prima gelegenheid om de vereniging te promoten, ook door als bestuursleden te netwerken. Ad stelt voor een lijstje te maken van iedereen die zou moeten worden bedankt voor WLM etc. zodat niemand wordt vergeten.
Hackathon
Dag na de conferentie zal er vermoedelijk een hackathon worden georganiseerd. Frans vraagt of er nog bemoeienis van de WCN-groep nodig is, of dat men dat allemaal zelf regelt. Het laatste dus. Er is wel wat onduidelijkheid over wie onderdak etc. betaalt. Sandra R. zal contact opnemen met Maarten Dammers om te vragen of er van onze kant iets nodig is.
Vergaderschema
Schema wordt vastgesteld.
Rondvraag
Ad vraagt, naar aanleiding van het doornemen van activiteiten/verantwoordelijkheden jaarplan 2012 hetzelfde te doen voor jaarplan 2013 op de komende bestuursvergadering. Sandra R. maakt een opzet incl. waar mogelijk indeling in kwartalen.
Paul en Frans gaan ernaar kijken hoe we ervoor kunnen zorgen dat voor vrijwilligers en leden duidelijk is bij wie ze voor welke onderwerpen terechtkunnen.
Sandra F. wil nog even kwijt dat het niet zo'n goed idee lijkt om de ALV met een activiteit te combineren.
Sandra R. kreeg een verzoek van een medewerker van het Nationaal Archief om in een jury plaats te nemen voor beoordeling van apps en wil daarin graag plaatsnemen.
Sandra R. merkt op dat het prettig zou zijn als komende maart niet een groot deel van het bestuur zou wisselen, ook met het oog op de gewenste continuiteit in de fase waarin de vereniging nu zit.
Ad stelt voor om, zoals ook bij de Audit Committee van de WMF, af en toe een moment in te lassen waarop het bestuur buiten aanwezigheid van de directeur vergadert/bespreekt. Hij vraagt zich ook af of we niet naar een iets groter bestuur zouden moeten groeien, bijv. 9 personen. Dit zou het bestuur kunnen ontlasten, maar kan ook leiden tot een onduidelijkere taakverdeling.
Cyriel noemt nog even het wereldrecord voor de grootste fotowedstrijd dat nu aan WMNL is toegekend n.a.v. WLM internationaal 2011.
Ziko spoort het bestuur aan om alle mooie plannen nu ook concreet in activiteiten om te zetten.
De vergadering wordt om 22.00 gesloten.