Notulen20150425

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering 25 april 2015 Locatie: Se7en, Mariaplaats 7, Utrecht

Afwezig: Marike van Roon
Aanwezig: Frans Grijzenhout, JanAnton Brouwer, Justus de Bruijn, Bart Nieuwenhuis, Harriet de Man, Ad Huikeshoven, Sandra Rientjes (directeur)

Opening

Frans opent. De afgetreden bestuursleden krijgen alle drie een cadeautje. Hij geeft deze aan Sandra met het verzoek deze te verzenden. Frans heeft op de Nederlandstalige Wikipedia de Wikimedia Stroopwafel barnstar als blijk van verdienste voor hun werkzaamheden als bestuurslid in de periode maart 2014 tot april 2015 uitgereikt op de gebruikerspagina van Andre, Ronn en Marlon.
De agenda wordt vastgesteld.

Nadere kennismaking

Justus stelt zich voor, Harriet stelt zich voor, Bart stelt zich voor.
Er volgt een gesprek over Wikipedia als platform voor kennisdeling en gevolgen daarvan voor (openbare) bibliotheken, archieven, universiteiten.
Sandra stelt zich als directeur voor aan de nieuwe bestuursleden.

Korte terugblik ALV 18 april 2015

André heeft aan Frans beloofd om de aantekeningen van de ALV van 18 april 2015 te delen.
Frans meldt dat de aanwezigen (her)kozen zijn met ruime meerderheid. Op verzoek van Marike was de agenda omgegooid, eerst bestuursverkiezing en dan het jaarverslag in plaats van andersom. Marlon is niet herkozen, mede door mededelingen van werkgroep natuur. André had de minste voorstemmen en is niet herkozen. Ronn had zich niet herkiesbaar gesteld.
Het jaarverslag is vastgesteld tijdens de ALV met twee wijzigingen.
Het voorstel wijziging HR is met ordevoorstel uitgesteld tot september, met verzoek het juridisch uit te zoeken.
In de rondvraag van de ALV werd o.a. aandacht gevraagd voor: ledenwerving; idee Hay een boek; idee van Hay voorbeeld Amical; WCN is genoemd met oproep voor vrijwilligers voor programmacie; verzoek Vera ook een keer iets technisch doen; vraag Jane om op verenigingswiki de interfacetaal in het Engels te zetten. Actie: Ad stuurt Jane een mail. Andere punten zijn meer iets voor het jaarplan.

Notulen bestuursvergadering 11 maart 2015

20150301 (nog niet gedaan) Justus: Overzicht FOKA 2014 op de verenigingswiki corrigeren, zodat deze weer overeenkomt met het jaarverslag.
20150302 André (gedaan): Schrijf een voorstel voor de verandering van het Huishoudelijk Reglement voor de ALV.
20150303 Frans (gedaan): Voorstel betreffende duur en invulling van bestuursdag of -weekend maken.
20150304 Jan Anton (gedaan): Regels WMF betreffende financiële reserves nalezen, en een voorstel voor de ALV schrijven.
20150305 Ad (gedaan): Voorstel schrijven over de aanmelding van vrijwilligers voor de grant voor Wikimania.
20150306 Sandra (gedaan): Vaststellen wie er vanuit het kantoor naar Wikimania gaan.
20131107-1 André (overgedragen): Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging (lage prioriteit).
20140207-6 André (overgedragen): Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken.

Nieuw

20150525-1 Frans: leden-maillijst opheffen,
20150525-2 Frans: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging (lage prioriteit) en nog een suggestie van Bas van Pelt over statutenwijziging.

Na bespreking van de actiepunten zijn de notulen goedgekeurd.

Kennismaking met de vereniging: organisatie, activiteiten, procedures, communicatie (voorbereid door Ad)

Ad presenteert aan de hand van slides.

Er vindt een discussie plaats over de rol en verhouding tussen chapter, thorg en user groups.

En een discussie over de verhouding tussen leden, vrijwilligers, kantoor, bestuurslid. Het risico op vermenging van deze rollen wordt ook besproken.

Presentatie kantoor door Sandra.

Wat doet bestuur, wat doet kantoor.

Er zijn verschillen per onderwerp waar het initiatief ligt.

lunch

Portefeuilleverdeling

Frans refereert aan document specifieke verantwoordelijkheden en taken op basis van vorig jaar opgestelde functieprofielen.
Er worden de nodige opmerkingen gemaakt over de taakverdeling:

Contact met externe partijen kan ook bij secretaris

Teahouse (Wikipedia:Theehuis op de Nederlandstalige Wikipedia kan ook bij community

Bart vraagt naar ambassadeurs bij educatieve instellingen, hoeft niet per se voorzitter te zijn

Fondsenwerving / bijdrage aan adequate inkomstenstroom; penningmeester als eerste; maar wel breder trekken

Maak extra kolom voor educatieprogramma en haal dat weg bij internationaal

Communicatie, community overlappen; regel 15 kan samen met 6 Teahouse

WCN bij community; community ook trainingsprogramma niet te verwarren met educatieprogramma; WCN kan ook elders

GLAM / Inhoudelijke projecten: natuur, WO II

Advocacy EU is apart, zit nu bij voorzitter, hoort bij internationaal

Van acht naar zeven kolommen: breng communicatie onder bij vz of sc.

Te verdelen portefeuilles zijn dan: voorzitter, secretaris, penningmeester, community, GLAM + contentprojecten, internationale zaken, educatie

GLAM = cultureel erfgoed projecten

Natuur (als inhoudsonderwerp in jaarplan)

Tweede wereldoorlog (als inhoudsonderwerp in jaarplan)

Educatieprogramma = Bart (+ kennisinstituten)

Internationale zaken

Biblioteken en archieven / vraagbeantwoording = Harriet

Portefeuilleverdeling na discussie:

-Frans: Voorzitter

-Jan Anton: Penningmeester

-Justus: Secretaris {wil samen met Frans naar instituten toe} + utreach activiteiten en de publiciteitscampagne

-Ad: Community, Internationaal

-Harriet: Content - Archieven, Bibliotheken

-Marike: Content - Musea

-Bart: Educatie

Frans zal de functieomschrijvingen aanpassen. Op 21 mei de portefeuilleverdeling bekrachtigen bij het vaststellen van de notulen, Frans spreekt nog met Marike. In algemene zin over een jaar de portefeuilleverdeling nog eens bezien.

Discussie strategische periode 2016 - 2018. (Zie notitie Strategie 2016 - 2018 en SWOT WMNL)

SWOT is doorgenomen, besproken is klantsegmentering, waardepropositie Wikipedia en waardepropositie WMNL. Er volgt een discussie over klantsegmentering. De volgende opmerkingen worden gemaakt:

Lezers zijn ook gebruikers

GLAM instellingen zijn gebruikers, Wikipedia is een platform voor ontsluiten

Dual sided platform: waarde voor creator waarde voor raadpleger

Fact checkinginstrument

Opstap voor verdieping kennis

Verbinding van kennis

Wat is beinvloedbaar door WMNL op Wikipedia, behoefte dubbele SWOT, SWOT van produkt Wikipedia en een SWOT van WMNL.

Onderzoeken wat gebruikers willen: Bart geeft aan dat het Business Model Canvas negen vakken heeft. Moeten we per vak een SWOT maken?

Harriet: Gebruik Empathy mapping: kijk vanuit de schoenen van de klant naar Wikipedia en WMNL.

Kunnen we iets met toegevoegde waarde klant en klantprofielen doen, meer vanuit produkt minder vanuit organisatie, en meer vanuit buiten naar binnen.

Input van Sandra: Ondersteunen we de community of de mission? Vanaf de start van het kantoor wilden we een vliegwiel functie voor de vrijwilligersorganisatie. Zo is dat niet gerealiseerd.

Hoe kunnen we nieuwe groepen bewerkers aanboren.

Libelle voorbeeld: de beelden zijn gedoneerd, maar er zijn geen vrijwilligers om er artikelen bij te schrijven. Moet je dan mensen inhuren om te schrijven? Of een trainer die vrijwilligers van de libelle club opleiden tot Wikipedia schrijver om libelle artikelen te schrijven.

JanAnton: community ondersteuning: twee sporen, een op aanvraag, en twee aanbod gericht; bijvoorbeeld vakantiekamp.

Harriet: Wiki Loves Prison.

Bart gas geven op community ideeën

Frans: chapter ondersteunt missie, community is daar onderdeel van.

Fondsenwerving: Met natuurorganisaties samen bij Prins Bernhardfonds, nog apart met Prins Bernhardfonds voor gender gap.

Denk ook aan het nieuwe SIDN fonds! En aan de Postcodeloterij: de Clinton foundation krijgt al geld van ze, waarom wij niet?

JanAnton: houd het plafond komende drie jaar op 4,5 ton euro, en ga van 80:20 nu naar 50:50 WMF tov andere inkomsten. JanAnton pleit voor professional op kantoor twee dagen in de week fondsenwerven.

Bart schetst waardepropositie: contentdonatie van kennisinstituten, niet meer gratis plaatsen maar laten betalen voor plaatsen, dienstverlenen.

Frans samenvattend drie punten:

1 Toegevoegde waarde bepalen met gebruik van business model canvas en klantsegmentering (Bart) en empathy mapping (Justus, Harriet)

2 Meer samenwerking met instellingen (Sandra, Harriet en Marike reflecteren)

3 Twee sporen een op aanvraag, een op aanbod (Jan Anton samen met Ad)

Vaststellen vergaderschema 2015

Ad vraagt om de datum van de WCN definitief vast te stellen.

Sluiting

16:52 uur