Notulen20171016

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 16 november 2017

Notulen bestuursvergadering 16 oktober 2017

Telefonisch 19:30 - 21:00 uur

Aanwezig: Sandra Rientjes. Frans Grijzenhout, Michel Wesseling, Marike van Roon, Bart Nieuwenhuis, Mike Nicolaye

Afwezig met kennisgeving: Justus de Bruijn, Harriet de Man

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 19:32

• Besloten wordt om het ingekomen agendapunt over het gesprek bij het Ministerie van Binnenlandse zaken met betrekking tot de WhO uit te stellen omdat Justus niet aanwezig is.
• Frans verzorgt de verslaglegging.

Notulen

Notulen bestuursvergadering 17 augustus 2017 + afsprakenlijst

• De notulen worden goedgekeurd en kunnen worden overgezet naar de Verenigingswiki.

Notulen bestuursvergadering 7 september 2017 + afsprakenlijst

• Er is nog niet gecommuniceerd over het aanbod van Landgoed Noorderheide. Frans zal dit nu per mail doen. De suggestie van Michel om een bestuursdag te organiseren op een zaterdag in het voorjaar 2018 wordt gevolgd. Frans maakt een Doodle en neemt contact op met Noorderheide.
• Het actiepunt over het inschakelen van een student voor een onderzoek naar lacunes op WPNL en het actiepunt over het inplannen van een afspraak over het bestendigen van de relatie met bibliotheken blijven op de afsprakenlijst.
• De notulen worden verder goedgekeurd en op de Verenigingswiki geplaatst.

Activiteiten en community

Kwartaalrapportage 2017-Q4

Sandra geeft een toelichting op de kwartaalrapportage.

• Online communicatie: Er zijn 7 à 8 aanmeldingen voor de test met het e-learning programma. WCN. Er zijn nu 40 aanmeldingen. Gaat verder oplopen in de week voorafgaande aan de conferentie.

• Fonds kleine activiteiten: Aantal aanvragen wordt nog ingevuld.

• Onderzoek: Suggestie van Michel om de voormalige directeur van Atria hiervoor te benaderen. Michel mailt Sandra.

• Wikipedians in Residence: Er is belangstelling van de Unesco en Erfgoed Gelderland voor het aanstellen van een WiR.

• Content- en beelddonaties. Als we een beelddonatie ontvangen vragen we eerst de gemeenschap om een bijdrage te leveren aan de opload. Als deze oproep geen gehoor vindt dan schakelen we een betaalde kracht in.

• Openbare bibliotheken: Ondanks verschillende pogingen lukt het niet om een Wikikring Tilburg op te zetten.

• NL en de wereld (1): Unesco bijeenkomst overe het Caraïbisch gebied was interessant. Misschien kunnen we het format van de gendergap werkgroep gebruiken en een serie maandelijkse schrijfbijeenkomsten opzetten. Suggesties: (1) Asia Library Leiden, UvA, KB, Beeld en geluid, NA.

• Nederland en de wereld (2): Overleg met andere chapters over een programma voor Syrische vluchtelingen gericht op de Arabische WP.

• Natuur (1): Werkgroep is onderbezet. Sandra maakt een afspraak met de resterende leden van de werkgroep op een wikizaterdag.
• Natuur (2): WiR functioneert niet zoals verwacht. Sandra en Arne hebben nieuwe suggesties gedaan.

• Gendergap: Aanstaande donderdag bespreking. Hackathon staat op de agenda.

• Wiki Loves: Prijsuitreiking tijdens de WCN in 2 stappen: tijdens de inleiding een korte presentatie. Daarna een aparte bijeenkomst voor alle prijswinnaars. Marike, Michel of Bart kunnen hierbij aanwezig zijn. Mike overlegt met Michelle over de invulling en stuurt een mail.

• Pers en media: Klokhuis wil aandacht besteden aan Wikipedia en komt naar de WCN.

• Fondsenwerving: EU aanvraag. Sandra overlegt met andere chapters over twee mogelijkheden. (1) European year of cultural heritage 2018, of (2)
• Samenwerking in het kader van cultureel erfgoed. Michel merkt op dat EU aanvragen veel administratieve lasten met zich meebrengen. Sandra meldt dat het hier een kleinere aanvraag betreft van maximaal €200k.

• Uitbesteding financiële administratie: Is deze week geëffectueerd.

Ledenraadpleging strategic direction (zie ook verslag ALV)

• De inhoud van de mail is akkoord. Wordt deze week vanuit het kantoor (Jacqueline) verzonden aan de leden

Wikimedia Conferentie Nederland 2017

• Mike geeft een korte toelichting op het programma. De organisatie is in handen van Michelle Boon. Voor de tracks zijn Sandra Fauconnier, Ziko van Dijk en Mike zelf verantwoordelijk. Het programma is nu gevuld. Voor de sessie Fact Matter II komen een onderzoeksjournaliste en de directeur van het Utrecht Universiteitsmuseum. Michel Wesselink moet veranderd worden in Michel Wesseling.
• De werving van deelnemers loopt. We gebruiken de sitenotice op WP, Facebook, LinkedIn en onze perscontacten.
• Als bestuursleden aandacht voor deelname aan de WCN kunnen genereren via hun eigen netwerk is dat van harte welkom.

Organisatie en financiën

Voorlopige verslag ALV 23 september 2017

• Het bestuur is akkoord met het concept. Kan worden overgebracht naar de Verenigingswiki. De notulen zullen worden vastgesteld tijdens de volgende ALV.

Tekstvoorstellen wijziging statuten

• Voorstel tot wijziging artikel 1 lid 2 (Zetel van de vereniging) en artikel 2 (Doel van de vereniging) is akkoord.
• Michel suggereert om de Gedragscode voor culturele instellingen te volgen bij de aanpak voor een nieuw artikel over de verhouding tussen bestuur en directeur. Stappen zijn: (1) Opstellen directiestatuut, (2) bepalen wat voor soort bestuur we (willen) zijn, (3) daarna statutenwijziging voorbereiden.
• Sandra suggereert om nog eens te onderzoeken of WMAT of WMUK voorbeelden hebben die we kunnen gebruiken..
• Michel stelt voor om dit te bespreken tijdens een voorjaarssessie in Noorderheide.
• Frans stuurt een link naar de andere bestuursleden van het document waar de huidige afspraken in staan.

Rondvraag en sluiting

• Mike heeft op 3 oktober een conferentie van het Comité 4 en 5 mei bijgewoond. Hier komen geen actiepunten uit voort.
• Michel: Wat doen we met de aanvraag van Museum Meermanno. Marike en Sandra hebben wat onderzoek gedaan. Er is weinig synergie tussen Meermanno en Wikimedia. Mogelijkheden zijn: contentdonatie, schrijfbijeenkomst. Maar dit kan niet in ruil voor een financiële donatie. We besluiten om het verzoek om financiële ondersteuning af te wijzen. We kunnen de tentoonstelling wel ondersteunen door hier aandacht aan te geven in onze nieuwsbrief.
• Bart: Bij statutenwijziging zouden we ook een voorstel moeten doen over wijziging van artikel 6 Donateurs. Bart doet een voorstel.
• Er zijn verder geen punten voor de rondvraag.

De voorzitter sluit de vergadering om 21.00 uur

Actielijst

• Michel en Sandra: Een student inschakelen voor een onderzoek rond lacunes in WP.
• Sandra: Met Michel, Arne, Marike en Harriet een afspraak inplannen over het bestendigen relatie bibliotheken; inplannen na 1 nov.
• Justus: Verslag gesprek met MinBiZA over WhO op agenda zetten.
• Frans: Contact met Noorderheide + Mail werkgroepleden en Doodle bestuursdag voorjaar 2018.
• Michel: naam voormalig directeur Atria aan Sandra mailing t.b.v. onderzoek.
• Sandra: afspraak plannen met de werkgroep natuur op een wikizaterdag.
• Mike: contact opnemen met Michelle over invulling prijsuitreiking WLM tijdens conferentie
• Frans: Ledenraadpleging Strategic direction in werking zetten.
• Frans/Michel: Directiestatuut verder onderzoeken. Huidig document beschikbaar maken voor alle bestuursleden.
• Bart: Voorstel wijziging Statuten, Artikel 6 Donateurs.
• Sandra: Aanvraag Museum Meermanno beantwoorden.