Notulen bestuursvergadering 26 augustus 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 26 augustus 2021

Locatie	Via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.20 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (HR), Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig (met kennisgeving)	Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB)

Opening

Opening

• De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

• De punten 2.3 t/m 3.6 vervallen en worden doorgezet naar de vergadering van 9 september a.s. Er zijn verder geen mededelingen. De agenda is hierbij vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 22 juli 2021

• De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Actielijst

• 135 - FG-Verbindingspenning: FG en MW hebben overleg gehad. In de week van 6 september is er een afspraak gepland met SR en GC.  Het definitieve concept zal daarna aan het bestuur worden overlegd.
• 146 - Vertrouwenscommissie: JBV zal van de besproken punten een samenvatting maken.
• 148 - Voorstel vrijstelling contributie: wordt nog besproken. JBV zal dit navragen bij BN en JdB en verzoeken dit in te dienen bij de volgende vergadering van 9 september a.s.
• 149 - Verslag donateurswerving: 6 september is er met GC, SR, en MW een gesprek over het eindrapport van WWAV. Dit wordt doorgezet naar een volgende vergadering.
• 153 - Concept beantwoording vragen banner/donateurswerving: 3 september hebben HR en JBV een gesprek m.b.t. uitleg omtrent fondsenwerving. Tijdens de bestuursdag zal dit besproken worden.                                                      
• 155 - Data bijeenkomsten: worden nog doorgezet in spreadsheet

Organisatie en financiën

Voortgang Meerjarenstrategie (JBV/SR)

• De Meerjarenstrategie loopt parallel aan Jaarplan. Aan het bestuur wordt gevraagd aan te geven wat prioriteit heeft en/of belangrijk is voor de toekomst. Deze input zal worden verwerkt in de tekst van zowel de Meerjarenstrategie als het Jaarplan. De vraag is hoe groot willen we het meerjarenplan maken? Een voorstel is om in het meerjarenplan kort en bondig de diverse onderdelen te zetten en de uitwerking daarvan in de jaarplannen. Een doelstelling is om vanuit de Meerjarenstrategie een meerjaren Communicatieplan te ontwikkelen dat gekoppeld kan worden aan fondsenwerving.

De volgende punten worden als prioriteit of belangrijk gezien:

• Duurzaamheid Degelijke meerjaren communicatiestrategie, ook ter ondersteuning van fondsenwerving. Het moet echt duidelijk gemaakt worden wie we zijn en wat we doen. Presenteren op een manier die aantrekkelijk is/blijft voor sponsoren, etc.  Er moet meer de nadruk gelegd worden op de kracht en herkenbaarheid van Wikipedia en met de steun van Wikimedia kan dit bereikt worden. Waarbij benadrukt moet worden dat Wikipedia geen fake news bevat. Internationale samenwerking Daar zijn wij al leidend in. We worden gezien als constructieve partner van WMF - onze inbreng en expertise wordt zeer gewaardeerd. Een gezonde en levendige gemeenschap Versterken en uitbreiden van de community. Daar moet de aandacht op gevestigd zijn. We willen bereiken dat de bewerkende gemeenschap groter en diverser wordt. In de huidige, actieve vrijwilligersgroep (degenen die actief zijn en ons bijstaan in projecten) zit heel weinig groei en doorstroming.  Om te bereiken dat deze groep meegroeit in de aanpassingen moet er gekeken worden naar hoe we bij die groep nieuwe (jonge) enthousiaste vrijwilligers kunnen betrekken. Daarnaast moet deze gemeenschap ondersteund worden, ook op financieel gebied.
• Veiligheid en Inclusiviteit Belangrijk is dat iedereen zich prettig en veilig voelt in de gemeenschap waarbij handhaving van de UCoC/BVR essentieel is om dit te bewerkstelligen. Dit zal ook goed verwoord moeten worden in het meerjarenbeleidsplan.
• Kennis en partnership Overheid: Wikimediaprojecten daarin verankeren. Aanhaken bij het overheidsbeleid inzake digitalisering van het erfgoed. Daar liggen ook kansen v.w.b. financiering.
• Impact We blijven ons richten op kennis die nog ontbreekt op de projecten, m.n. als het gaat om kennis van/over/door groepen die traditioneel ondervertegenwoordigd zijn.

Slotanalyse:

• De confrontatiematrix: Conclusie is dat de afhankelijkheid van WMF een risico vormt, vooral in combinatie met de onduidelijkheid over positie en ambities van WMF. Er worden veel mogelijkheden gezien in het beleid dat de overheid aan het ontwikkelen is op het gebied van digitalisering. De doelstelling van digitalisering is zichtbaarheid en daarvoor zou Wikimedia Commons en Wikidata ingezet kunnen worden. De kernvraag is wel waar legt WMNL de prioriteit: partners, GLAM, de educatiewereld, gemeenschap? Ook zou er gekeken moeten worden of er bijv. kosten doorberekend kunnen worden als partners gebruikmaken van onze ‘diensten’. Het Ministerie van OCW zou hier ook iets in kunnen betekenen door bijv. voor een bepaalde periode 1,5 fte als subsidie te geven. SR zal met deze input het document aanpassen en zal op de volgende vergadering besproken worden. Jaarplan moet gepresenteerd worden op de ALV. V.w.b. de Meerjarenstrategie: een keuze kan zijn om dit nog verder uit te werken en input blijven vragen en deze later (dwz na de ALV) te presenteren. Besloten wordt om ook de input van de ALV af te wachten en dit te bespreken tijdens de bestuursdag. Op de ALV zal gecommuniceerd worden waar de prioriteiten liggen en dat we nog wachten op de uitkomsten van sommige discussies over de Movement Strategy binnen de internationale gemeenschap.

Jaarplan 2022 + begroting - eerste aanzet

• Dit jaarplan is het totaaldocument van alle binnengekomen suggesties vanuit kantoor, partners en vrijwilligers. De doorrekening is nog een ruwe berekening waaruit blijkt dat indien alles uitgevoerd zou worden er een tekort is van een ton en 1 fte (een halve ton). Belangrijk is nu om te bepalen wat niet haalbaar/minst zinvol is, wat we werkelijk willen doen en wat vanuit de basisfinanciering haalbaar is, en wat we zouden willen doen maar waar externe financiering voor nodig is. Daarna zal kantoor een lijst maken met alle overgebleven projecten waaruit daadwerkelijk gekozen kan worden. De vraag komt op of de donateurs- en ledenwerving onder Outreach valt. Dit valt daar op dit moment buiten, maar in de nieuwe indeling op basis van de Movement Strategy bestaat de mogelijkheid om dat te laten vallen onder bijv. Duurzaamheid. Feedback wordt gevraagd over de uitgangspunten en de structuur. De suggestie wordt gedaan om de structuur van het Meerjarenstrategie aan te houden. De WikiZaterdagen: gaan we daar mee door? In het kader van het activeren van de gemeenschap wordt i.p. de voorkeur gegeven aan het laten doorgaan. Wel kan gekeken worden hoe de Wikizaterdagen leuker en/of interessanter gemaakt kunnen worden en daardoor wel succesvoller worden. SR geeft aan dat ‘het Wikizaterdagenprobleem” al voor de lockdown speelde en dat er het een en ander is geprobeerd. De Wikizaterdagen werden voorheen volledig getrokken door vrijwilligers, de verantwoordelijkheid voor invulling en organisatie ligt nu volledig bij kantoor. Qua urenbesteding is dit vrij belastend. Conclusie: zoals het nu in het concept jaarplan staat (kantoor is beschikbaar voor wie iets wil, maar bal ligt bij vrijwilligers) is akkoord. Dit punt zal evt. voorgelegd worden aan de ALV met de vraag dat mocht men willen dat de Wikizaterdagen doorgaan, wie deze kar dan wil trekken. Techstorm / Hackathon: Beide hebben bewezen succesvol te zijn, maar we merken dat er vaak dezelfde vrijwilligers plannen indienen. Hoewel dit zeer gewaardeerd wordt, is het nodig dat nieuwe vrijwilligers worden aangetrokken om de community te versterken en de druk bij kantoor te verminderen. Mocht besloten worden beide events te organiseren zal dit een dringend advies zijn aan het huidige organiserende comité. Kantoor gaat in overleg met de mensen die Techstorm en Hackathon hebben voorgesteld om te kijken of synergie/combinatie mogelijk is. Summerschool: is 2022 te kort dag of doorzetten naar 2023? Dit is een hele goede suggestie maar ook hier is de vraag of er voldoende capaciteit is en kan hier financiering voor worden gevonden. De suggestie wordt gedaan om te starten met kleinere trainingen, en hiermee ook de behoefte aan een grotere summerschool te toetsen. Dit kan eventueel ook gekoppeld worden aan de techstorm en/of hackathon. De voorbereidingen hiervoor kunnen gestart worden in 2022 om de summerschool dan in 2023 te laten plaatsvinden. Naar OCW kan dit een goed signaal zijn om te laten zien dat er daadwerkelijk plannen worden uitgevoerd met de financiering. Wiki loves Art: voorstel is om een fotowedstrijd in musea te doen. Wiki loves Art is in zijn originele vorm wat ingehaald doordat veel instellingen zelf al materiaal op Commons zetten. Om de fotowedstrijd interessant en nuttig te blijven zijn kan gedacht worden aan het werken met kleinere instellingen die enkele van hun topstukken op Wikimedia Commons zetten. Ook een koppeling met Deel je Data is mogelijk. Gebruikers/bewerkerssurvey: Voorstel is om het Bijdragerssurvey te noemen. Dit behelst alle bijdragers. De mogelijkheid bestaat om het dit jaar uit te voeren. Dit wordt een goed idee bevonden. Mediawijsheid: banden met WikiKids aanhalen. Die zijn er al heel goed mee bezig. Het is beter om dit voorlopig niet op te nemen in het programma. Of in ieder geval om niet volledig zelfstandig lesmateriaal over Mediawijsheid te ontwikkelen. Hier werken al veel partijen aan, zoals Beeld en Geluid en FutureNL, die ook al veel directe ingangen hebben in het onderwijs. Samenwerken is dan logischer. De komende WikiZaterdag van 16 oktober a.s. is dit het thema. JBV zal de WikiKids uitnodigen om hieraan deel te nemen. PICA: is een mogelijke financierder voor een aantal projecten.

Rondvraag en sluiting

Voorzitter dankt iedereen voor zijn/haar input en aanwezigheid en sluit de vergadering om 21.20 uur.

Afspraken en actiepunten

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	20/5: MW vraagt aan de bestuursleden om commentaar op het door Frans en hem geformuleerde voorstel en suggesties voor juryleden. 22/7: wordt 26/8 besproken 26/8: na overleg met SR zal het definitieve concept voorgelegd worden aan het bestuur.
146		JdB/LJ JBV/SR	Vertrouwenscommissie conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	18/3: is in progressie 20/5: JBV en SR zullen een opzet maken 17/6: opzet bevoegdheden, etc. 22/7: Voorstel is geschreven en wordt rondgestuurd 26/8: JBV zal van de besproken punten een samenvatting maken.
148		BN/JdB	Meervoudig voorstel vrijstelling contributie	17/6: wordt besproken in bestuursvergadering van 22/7 22/7: wordt besproken in bestuursvergadering van 26/8 26/8: JBV zal dit nog navragen bij BN en JdB
149		MW	Verslag donateurswerving	26/8: Na 6 sept. overleg met WWAV en SR, GC, MW betr. eindrapport. Wordt 9/9 besproken.
153		HR	Concept opstellen tbv beantwoording vragen omtrent banner/donateurscampagne	26/8: HR en JBV hebben overleg en dit zal tijdens de bestuursdag in oktober besproken worden.
155		JBV	Data bijeenkomsten communiceren naar leden bestuur	26/8: JBV zal dit in het spreadsheet ‘bijeenkomsten’ aanvullen.
156		SR	Input verwerken in nieuwe versie Meerjarenstrategie en Jaarplan
157		JDB	WikiKids uitnodigen voor de WikiZaterdag van 16 oktober a.s.