Taakbeschrijving diverse vrijwilligersfuncties bij WikiconNL

Voor de WikiconNL zijn wij op zoek naar vrijwilligers die het leuk vinden om tijdens deze dag te helpen. Hieronder staan de taakbeschrijvingen van de diverse functies.

Wil jij je voor één van deze functies opgeven? Laat dit dan weten via dit inschrijfformulier.

Mocht je hierover nog vragen hebben, mail deze dan naar Kirsten Jansen k.jansen[at]wikimedia[punt]nl

Taken Zaalhost

• Deelnemers aan de sessie in jouw zaal welkom heten
• Spreker introduceren (informatie over persoon/personen en tekst wordt verschaft)
• Zorgen dat sessies op tijd beginnen maar ook op tijd eindigen. Het programma zit strak in elkaar dus je moet 'streng' zijn. Dat betekent dat je dus 5 minuten voor afloop een seintje aan de spreker geeft. Uitloop kunnen we niet toestaan
• Na afloop van de sessie, spreker bedanken en presentje overhandigen
• Mocht het water op zijn, dit aanvullen
• In de gaten houden of alles goed verloopt en bij onregelmatigheden, seintje naar de evenementenondersteuner

Taken Opbouwassistent

• Zaal preparen
• Laptop + usbstick per zaal klaarzetten
• Het klaarzetten/uploaden van powerpoint presentaties en andere IT-gerelateerde zaken
• Verlengsnoeren aanleggen
• Stapeltje programma's neerleggen
• Wifi-wachtwoord in de zaal ophangen
• Het overzicht van de sessies die in de betreffende zaal worden gehouden, goed zichtbaar bij ingang zaal ophangen
• Cadeautje spreker en water klaarzetten
• In de gaten houden of alles goed verloopt en bij onregelmatigheden, kijken of je het zelf kunt oplossen op het gebied van techniek, anders seintje naar de evenementenondersteuner

Taken Gastbegeleider deelnemer

• Deelnemers welkom heten
• Verwijzen naar de garderobe en de inschrijfbalie
• De weg wijzen naar de diverse zalen, evt. lift wijzen voor mensen die moeilijk ter been zijn en, indien nodig, werking uitleggen
• Wijzen op ontprikkelruimte
• Wijzen op het programma en evt. vragen over de conferentie beantwoorden
• Tijdens pauzes deelnemers laten weten waar de koffie- en/of lunchpauze wordt gehouden
• In de gaten houden of alles goed verloopt en bij onregelmatigheden, seintje naar de evenementenondersteuner

Taken Gastbegeleider spreker

• Spreker opvangen maar ook in de gaten houden of de spreker wel op tijd aanwezig is. Zo niet, seintje naar de evenementenondersteuner
• Spreker begeleiden naar garderobe, inschrijfbalie en de zaal, eventuele vragen van de kant van de spreker beantwoorden, koffie/thee aanbieden
• Zaalbegeleider en evenementenondersteuner laten weten dat spreker aanwezig is
• In de gaten houden of alles goed verloopt en bij onregelmatigheden, seintje naar de evenementenondersteuner

Taken Inschrijfbalie deelnemers

• Inschrijfbalie inrichten: registratieformulieren, programma, badges, pennen, etc. klaarleggen
• De deelnemers bij binnenkomst registreren en voorzien van een badge
• Indien deelnemer niet op de foto wil, voorzien van herkenningsteken
• Wijzen op het programma en indien nodig, wijzen op inschrijven voor een workshop
• Bij meer vragen doorverwijzen naar gastbegeleider deelnemers

Vliegende Keep

• Bijstaan in de overkoepelende taken van de evenementenondersteuner
• Inspringen daar waar nodig (bijv. helpen bij de taken van de gastbegeleider, opbouwassisent of inschrijfbalie)
• Zorgen dat overal het programma en de mogelijkheid tot doneren via QR-code zichtbaar is opgehangen
• Tijdens pauzes deelnemers laten weten waar de koffie- en/of lunchpauze wordt gehouden

Beleid Vriendelijke Ruimte

Van deelnemers aan (online) evenementen van Wikimedia Nederland wordt verwacht dat zij het 'Beleid Vriendelijke Ruimtes' respecteren. Je kunt er hier meer over lezen.