Wikimedia Conferentie Nederland/Tijdslijn Wikimediaconferentie
Uit Wikimedia
Deze tijdslijn is bedoeld als checklist voor de werkgroep Wikimedia Conferentie Nederland.
Zie ook: Draaiboek
Inhoud |
Februari
- Werkgroep WCN samenstellen, 6 personen. Verdeel het werk:
- voorzitter, aanjager - Status: New
- programma - Status: Busy
- logistiek - Status: Busy
- public relations - Status: Busy
- Mail list werkgroep aanmaken - Status: Done
Maart
- Datum bepalen - Status: Done
- Thema kiezen - Status: de vrouwen en mannen achter Wikipedia
- Shortlist keynote speakers opstellen - Status: Busy
- Doelgroepen in kaart brengen - Status: New
- Developers en hackers voor technologie track - Status: New
- Leden van de Wikipedia gemeenschap en andere projecten voor het sociale track - Status: New
- Medewerkers partner-instellingen voor thema-track - Status: New
- Keus maken voor werkvormen, de verhouding tussen presentaties, workshops, discussies enz. - Status: Busy
- Eisen opstellen zalen - Status: Busy
- Begroting opstellen - Status: Busy
- Vergaderdata van de werkgroep afspreken - Status: New
April
- IRL meet werkgroep - Status: verslag 20 april
- Sprekers benaderen (m.n. keynotes) - Status: Busy
- Zijn er mogelijkheden voor sponsoring? - Status: New
- Zalen benaderen - Status: MeetingPlaza optie reservering gedaan door Denise
- WCN website aanpassen; is alles van het vorige jaar afgesloten en naar het archief overgebracht? - Status: Done
- Check het registratieprogramma - Status: New
Mei
- IRL meet 2 - Status: op 4 en 18 mei is overleg geweest
- Zaal vastleggen - Status: zaal is gereserveerd
- Contacten zoeken merchandise/promotiemateriaal, bv WMDE of eigen leveranciers - Status: New
- Eigen foldermateriaal updaten/herschrijven/laten herdrukken - Status: New
- Folders verzamelen van andere instellingen (Creative Commons, Linux gebruikersgroep, etc) om uit te delen op conferentie - Status: New
Juni
- Website WCN up http://www.wikimediaconferentie.nl/oproep-voor-sprekers/ - Status: nieuw logo en oproep voor sprekers
- Update verenigingswebsite - Status: [http://www.wikimedia.nl/agenda-en-activiteiten/ De agenda en activiteiten linken nu naar oproep voor sprekers. Nog blog post maken met aankondiging WCN.
- Call for Proposals uitdoen: oproep voor sprekers + een oproep voor andere ideeën - Status: in 17 Kroegen, in de sitenotice nl.wp, gaat in volgende nieuwsbrief
- Tekst voor nieuwsbrief, o.a. WMNL, eventueel verdere genodigde partijen - Status: Busy
- Begroting -> naar bestuur voor akkoord - Status: New
- Overleg met penningmeester over aparte bankrekening ivm controle betalingsgegevens e.d.? - Status: New
- Voorstel toegangsprijzen naar penningmeester. Denk aan combinatieprijs: toegang conferentie + lidmaatschap WM - Status: New
Juli
Augustus
- Aandacht voor het programma:
- Sitenotice plaatsen -> CentralNotice Call for Speakers, looptijd ongeveer 2 weken
- Call for Speakers op website, verenigingswiki, De Kroeg, etc.
- Eerste globale invulling van de programmalijnen: sprekers, onderwerpen en werkvormen
- Met behulp van de programmalijnen de public relations opzetten (doelgroepen)
September
- Sponsoren, financieel, maar ook in natura
- Update begroting
- In overleg met de penningmeest vaststellen toegangsprijs, denk ook aan combinatieprijs toegang conferentie + lidmaatschap
- Update mail richting bestuur
- Update website
- tijdstabel op website
- FAQ opstellen voor de website
- Sprekers en programma op de website plaatsen
- Informatie over inschrijvingen op de website
- Controleren inschrijvingsproces. Werkt alles?
- Programma
- Contact met sprekers onderhouden
- Korte instructies (doelgroep)
- Overleg over abstracts
Oktober
- Aandacht voor communicatie over de conferentie met het oog op inschrijvingen
- Persbericht opstellen en versturen
- Overige doelgroepen aanschrijven
- Sitenotice voorinschrijving plaatsen
Voorbereidingen conferentiedag
-
- Contact opnemen met vrijwilligers voor de conferentiedag zelf
- Sessieleiders indelen
- Korte instructie voor vrijwilligers opstellen. Aparte aandacht voor bliksemsessies en andere werkvormen
- Overige vrijwilligers benoemen
- Opstellen overzicht met taken
- Afspraken maken met keynotes over de pers
- Programmaboekje
- Laatste controle inhoud programmaboekje
- Afdrukken
November
- Logistieke processen conferentie
- Materialen afleveren bij conferentiecentrum (goodiebags, programmaboekjes, badges)
- Plattegrond zalen
- Opstellen taken vrijwilligers + bereikbaarheid
- Taken bij ontvangst: inschrijven, betalen, badges
- Op de Conferentiedag zelf:
- Check zalen en inschrijfbalie
- Korte bijeenkomst voordat de eerste gasten binnenkomen
December
- Evaluatie bijeenkomst met de werkgroep en alle vrijwilligers
- Verslag van de bijeekomst op verenigingswiki plaatsen
