Handleiding projecten

Dit is een verouderde pagina, die gearchiveerd is.

Inleiding

Op deze pagina vind je alle informatie die je nodig hebt om een activiteit te organiseren, zoals checklisten, standaard formulieren, etc. Aard en omvang van de activiteit bepalen hoeveel je hiervan nodig hebt. Heb je een vraag over de informatie op deze pagina? Neem dan contact op.

Waarom formulieren?

Afhankelijk van je activiteit is er meer of minder informatie om vast te leggen. Als het om een 'echte' Wikimedia Nederland activiteit gaat (die dus onder de vlag van de Vereniging wordt georganiseerd) is dit deels verplicht. Dit heeft er mee te maken dat Wikimedia Nederland voor haar werkzaamheden financiële steun krijgt van de Wikimedia Foundation; daarover moet verantwoording afgelegd worden. De formulieren zijn dus om twee redenen opgesteld:

1. om het organiseren van een activiteit makkelijker te maken en
2. om zeker te weten dat de gegevens die Wikimedia Nederland nodig heeft voor de verantwoording ook verzameld worden.

Het kantoor kan je precies vertellen wat er nodig is.

Proces

1. Loop onderstaande checklist na om te kijken welke standaard documenten, tools en formulieren er beschikbaar zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om aanmeldingsformulieren, enquetes, checklists voor de begroting. Heb je een formulier nodig dat voor je aangemaakt moet worden? Vraag deze dan aan. Heb je ondersteuning nodig? Doe daarvoor dan een aanvraag.
2. De formulieren worden voor je aangemaakt, je krijgt daarvan per e-mail een of meerdere berichten.
3. Pas de formulieren aan - voor zover dat nog nodig is - met de informatie over je activiteit. Op de formulieren zijn de plekken die aangepast moeten worden duidelijk aangegeven.
4. Op dit moment heb je al een contactpersoon op het kantoor. Houdt hem of haar op de hoogte over je project en de eventuele gewenste ondersteuning.
5. Heb je alle pagina's en formulieren bijgewerkt? Dan is het tijd om je activiteit aan te kondigen en mensen de gelegenheid te geven om zich in te schrijven.
6. Vergeet niet om tijdens het evenement de deelnemers te wijzen op de projectpagina op Wikipedia.

Checklist

Met de onderstaande checklist kan je bepalen welke ondersteuning er beschikbaar is en welke formulieren/templates/tools je kunt gebruiken.

Vraag	Antwoord	Benodigdheden	Actie
Wordt de activiteit in samenwerking met een Bibliotheek, Archief of Museum georganiseerd?	JA	Een projectpagina op Wikimedia en Wikipedia.	Je kan zelf de projectpagina's aanmaken. Een medewerker van kantoor kan meekijken om er een projectnummer aan toe te voegen. Stuur even een mail als je een beginnetje hebt gemaakt.
	NEE	Geadviseerd wordt om wel een projectpagina op Wikimedia en/of Wikipedia aan te maken.
Moeten deelnemers zich aanmelden voor de activiteit?	JA	Een inschrijfformulier. (Voorbeeld)	Vraag een medewerker om dit formulier voor je aan te maken. Hiervoor wordt momenteel gebruikt gemaakt van een spreadsheet in GoogleDocs. Gebruik je een ander e-mail adres voor Google Docs? Laat dat dan weten. In de loop van 2014 zal dit formulier vervangen worden door een formulier dat aan het CRM van Wikimedia Nederland gekoppeld is.
	NEE
Heb je ondersteuning nodig van het kantoor van Wikimedia Nederland?	JA	Geef aan welk soort ondersteuning je nodig hebt.
	NEE
Heb je een budget nodig voor de activiteit?	JA	1. Doe een aanvraag voor financiële ondersteuning van activiteiten. 2. Een activiteiten budget formulier. (Voorbeeld)	Je aanvraag voor financiële ondersteuning kan je per e-mail insturen. Wil je zelf alvast kijken bij welke prioriteiten je activiteit aansluit, kijk dan eens naar deze kruistabel. Als je aanvraag goed wordt gekeurd krijg je van een medewerker een link naar het activiteiten budget formulier. Met dit formulier kan je de gemaakte kosten bijhouden. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van een spreadsheet in GoogleDocs. Gebruik je een ander e-mail adres voor Google Docs? Laat dat dan weten.
	NEE
Wordt er training gegeven aan nieuwe bewerkers?	JA	1. Een enquete die tijdens de activiteit ingevuld moet worden. (Voorbeeld) 2. Een enquete enkele maanden na de activiteit naar de deelnemers wordt gestuurd. (Voorbeeld) 3. Volg deze communicatietips om je activiteit tijdig bekend te maken binnen de community. 4. Let erop dat de deelnemers zich op de deelnemerslijst zetten op de Wikipedia projectpagina.	Vraag een medewerker om deze formulieren (1. en 2.) voor je aan te maken. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van formulieren en spreadsheets in GoogleDocs. Gebruik je een ander e-mail adres voor Google Docs? Vermeld dat e-mail adres dan bij het aanvragen van deze formulieren. Vergeet niet om de deelnemers in de laatste 15 minuten van de activiteit de eerste enquete in te laten vullen. De tweede enquete wordt vanuit het kantoor gestuurd, wel vragen we je om bij deze al de juiste informatie in te vullen over de activiteit.
	NEE

Ondersteuning en formulieren aanvragen

Heb je één of meerdere formulieren nodig om je activiteit te organiseren? Dan kan je onderstaande tekst gebruiken om deze aan te vragen. Kopieer deze in een mail naar info (at) wikimedia.nl of gebruik het contactformulier en laat alleen de formulieren in je mail staan die je nodig hebt. Heb je al een projectpagina op de verenigingswiki en/of Wikipedia aangemaakt? Stuur die link dan zeker mee!

Beste,

graag zou ik voor de activiteit [NAAM ACTIVITEIT] ondersteuning willen hebben voor...

Daarnaast zou ik graag de volgende formulieren voor de activiteit hebben:
- Een inschrijfformulier
- Een activiteiten budget formulier
- Enquetes voor een activiteit met (nieuwe) bewerkers


Met vriendelijke groet,

[NAAM]

Bevestigen inschrijvingen

Heeft iemand zich ingeschreven via het formulier? Laat dit dan weten aan hem/haar.

Een begroting maken

Advies over het maken van een goede begroting van een activiteit. Link volgt.

Richtlijn voor het bewaken van de begroting. Link volgt.

Activiteit promoten

Heb je alle benodigde pagina's en formulieren en heb je deze bijgewerkt? Dan is het tijd om reclame te maken voor je activiteit. De volgende kanalen zijn hiervoor beschikbaar:

1. Verschillende pagina's op Wikipedia en Wikimedia
2. Website Wikimedia
3. Wikimedia Facebook pagina
4. Wikimedia Twitter account

Stuur de tekst (of een link naar de tekst op je projectpagina) van je activiteit naar info[at]wikimedia[punt]nl of naar meijer[at]wikimedia[punt]nl om je activiteit de website en social media kanalen aan te kondigen.

Hier vind je tips over effectief gebruik van social media. Een bericht schrijven voor op de website? Kijk hier voor meer informatie en tips.

Verder hebben we nog voor je:

1. checklist publiciteit (nog aan te maken)
2. model persbericht & hoe schrijf ik een persbericht.
3. model teksten over Wikipedia en Wikimedia (link volgt)
4. het huisstijlhandboek (het handboek wordt regelmatig geupdate)Mocht de link niet werken stuur dan een berichtje naar info(at)wikimedia(punt).nl

Projectmap

Als je documenten wilt delen met andere deelnemers in het project kan dat via een project map in Google Drive. Handleiding volgt.

Projectpagina op de Verenigingswiki of Wikipedia

handleiding aanmaken projectpagina's (volgt)