WCN 2006/evaluatie

Graag hier jullie input! Graag ondertekenen met je naam, en bovenaan een kort steekpuntenoverzicht. (kernwoorden dus bovenaan in een lijst, uitgebreide commentaren en discussies eronder) Effeietsanders 2 sep 2006 23:33 (CEST)

Foto's

Niet echt evaluerend, maar ik weet dat verschillende mensen foto's hebben gemaakt. Het thuisfront was er niet blij mee dat ik nauwelijks plaatjes geschoten heb, dus als jullie zo vriendelijk zouden willen zijn de foto's zoveel mogelijk online te zetten, bij voorbaat dank. JRM 3 sep 2006 00:12 (CEST)

Ik heb met Jan-Bart's toestel een aantal foto's geschoten van iedere talk en ook tussendoor. Deze zullen op de een of andere manier op commons verdagen denk ik. Maak alvast een categorie aan! WCN 2006!!! :D Effeietsanders 3 sep 2006 00:49 (CEST)

Foldertje

Ik kreeg een in drieën gevouwen A4 formaat foldertje, met aan de binnenkant tekst onder de kop "Wat is Wikipedia?" en op de achterkant "De Wikimedia Foundation". Wat me opviel is dat de Verenigng Wikimedia Nederland daarop niet vermeld staat, maar wel Wikimedia Deutschland, of althans een bankrekening nummer op hun naam - terwijl de Vereniging Wikimedia Nederland toch ook al een bankrekening heeft, niet waar? Dedalus 3 sep 2006 01:03 (CEST)

Dat is een foldertje van einde 2004. Toen was er nog geen Wikimedia Nederland. De Belgische bankrekening was juist open gedaan maar de IBAN en BIC van die rekening was doen dat foldertje gedrukt was nog niet geweten. Daarom dat de Duitste Wikimedia erop is gezet. Ik had die nog liggen in mijn kast en heb die mee gebracht in de hoop dat ze daar nuttiger zouden zijn dan in mijn kast. Het is nog steeds de meest actuele folder die er is (en ook de enigste) --Walter 4 sep 2006 12:50 (CEST)

Neen, het is niet de meest actuele folder. Ze waren per abuis geprint voor de Holland Open, en zijn verward geraakt met de actuele folders. De actuele folders zijn geüpdate in juni of juli ergens dit jaar. Het was dus niet de bedoeling dat de folders met WM DE er lagen, die hadden niet verward mogen worden. Effeietsanders 4 sep 2006 15:09 (CEST)

Zaalnummers

Ik vond een tikkie lastig om de zalen te vinden. Voortaan bij de organisatie van te voren informeren naar de zaalnummers (inclusief etage) en die vermelden ipv. zaal 1, zaal 2 en zaal 3. Elly 3 sep 2006 02:07 (CEST)

Bij dit soort zalenverhuurders wordt dat wel vaker redelijk last-minute ingepland welke zalen men ter beschikking stelt, dus vooraf weet je niet altijd precies wat/waar je iets krijgt. Gegeven de hoeveelheid lege zalen had het bijvoorbeeld ook op 2 etages gepast. Tertius 3 sep 2006 12:00 (CEST)

Ik begreep dat dit kwam door een verbouwing oid. Maar inderdaad iets om volgende keer van tevoren na te vragen van tevoren. Bednakt! Effeietsanders 3 sep 2006 20:07 (CEST)

Een briefje op de 4e en 6e voor als je de lift uitkomt zodat je weet welke gan g te kiezen was inderdad wel handig geweest. Of de kamernummers gebruiken van het gebouw zelf, dan werken de standaard wegwijzers opeens wonderbaarlijk :) Erik Zachte 3 sep 2006 21:15 (CEST)

Mee eens, de zalen waren wat onhandig aangegeven. Het vreemde was dat werd gezegd dat er geen 4 zalen op dezelfde verdieping beschikbaar waren, terwijl ze er toch leeg uitzagen. Maar volgende keer inderdaad nog beter de routes naar de zalen aangeven.Miekie_Kennisnet

Sessieleiders

Niet alle sessieleiders introduceerden (voor de lezing) en bedankten (na de lezing) de spreker. Het kost ietsje voorbereiding maar het resultaat is positief. Een andere suggestie is een sessieleider alle lezingen in één zaal te laten begeleiden. Of bijv. 2 lezingen achter elkaar. Dat geeft een wat rustiger beeld. Elly 3 sep 2006 02:07 (CEST)

Ja, ik heb bijv Oscar's lezing "geleid", maar dat was puur improvisatie. IIVQ 3 sep 2006 10:52 (CEST)

Heel goed

Over het algemeen vond ik de organisatie heel goed en het liep als een trein. Elly 3 sep 2006 02:09 (CEST)

Ik was alleen voor de koffie gekomen, die was goed, maar wat laat. Mijn indruk was dat het een zeer geschikte locatie is voor de Wikimedia Conferentie. De ontvangst was heel plezierig. Dedalus 3 sep 2006 09:12 (CEST)

Idem. Ik was van te voren wat bang voor het strakke tijdsschema, maar hier werd door de sprekers *en* deelnemers erg goed aan gehouden! Dank allen. IIVQ 3 sep 2006 10:53 (CEST)

WIFI

Na een aantal keer te hebben geïnformeerd naar de aanwezigheid van draadloos internet, ging ik ervan uit dat dit wel goed geregeld zou zijn. Op de dag zelf kwam ik er helaas pas achter dat dit betaald was en dat je zogenaamde Hotspot kaartjes moest kopen. Ik vond het erg jammer dat La Vie hierover niet had meegedacht. Tip voor de volgende keer: altijd vragen of WIFI kostenloos is. Miekie_Kennisnet

Vroeg aanwezig

Ik was erg blij met de vroege vogels die hebben meegeholpen met de opbouw. Je blijkt altijd weer voor verrassingen te komen te staan (zie WIFI verhaal hierboven), maar doordat we met genoeg mensen waren kon dit worden opgelost zonder in tijdnood te komen. Miekie_Kennisnet

Eten

Ik vond het erg jammer dat niet iedereen bijelkaar kon zitten tijdens het diner. Dit kwam doordat mensen op het laatste moment toch besloten om mee te gaan eten. Tip: volgende keer alvast meer plaatsen reserveren in het restaurant óf de late mensen kunnen/mogen gewoon niet mee. Miekie_Kennisnet

Tja, ik kon nu eenmaal niet. Maar de tosti was wel erg lekker. :) PPP 4 sep 2006 19:49 (CEST)

Evaluatieformulier

Om een goed idee te krijgen van wat de gemiddelde bezoeker er van vond is het wellicht verstanding evaluatieformulieren aan te maken en ter plekke in te laten vullen. Dat klinkt wellicht ouderwets voor de gemiddelde Wikiaan, maar het levert meer gestructurerde informatie op, en kan o.a. opleveren wat voor soort onderwerpen men het interessants vindt. Ook kan je dan e.e.a. correleren met de manier hoe mensen aan de projecten deelnemen: van af-en-toe een edit all the way tot hyper-actieve-admin. Een goede mix van onderwerpen voor al die doelgroepen is immers gewenst... Om de Dale Carnegie aan te halen (grin): Discuss what the other person is interested in. Tertius 3 sep 2006 17:04 (CEST)

Kan je deze ook even opnemen in nl.wikiquote? Alvast bedankt! Siebrand 3 sep 2006 17:39 (CEST)

Zou iemand een evaluatieformulier online willen aanmaken? :D Dan kan het alsnog worden ingevuld (liefst door iemand die weet wat te vragen) :) Effeietsanders 3 sep 2006 20:08 (CEST)

Wat dacht je van dit formulier? Dedalus 3 sep 2006 22:08 (CEST)

Audio & Rechten

Ik heb de audio bestanden geplaatst, maar niet aan alle sprekers daadwerkelijk gevraagd of men daar bezwaar tegen had. In dit geval betreft het allen actieve Wikimedianen dus is er een soort impliciete toestemming. Wellicht (om eventuele juridische problemen met "externe" sprekers te vermijden) dient het vrijgeven van de inhoud van een presentatie onder een bepaalde licentie te worden opgenomen (dwz gedocumenteerd) als voorwaarde voordat men als spreker op de agenda beland. Tertius 5 sep 2006 11:18 (CEST)

Overigens pleit ik ervoor dat (volgende keer) alle sessies worden opgenomen, het is een goede manier die sessies te horen waaraan men niet deel kon nemen (o.a. omdat men wel aanwezig, maar bij een paralelle track was). In dit geval zijn er geen opnamen van sessies waar ik niet bij was, terwijl ik die nu eigenlijk achteraf zou willen beluisteren... Om alles op te nemen moet e.e.a. wel gepland worden, want het vergt meerdere personen die elk bijv. een presentatie-track opnemen. Tertius 5 sep 2006 11:18 (CEST)

Zou je misschien ook kunnen aangeven wat er bij opnemen allemaal komt kijken? (Aan apparatuur, waar je aan moet denken enz) Dan kan dat in de toekomst misschien gemakkelijker gerealiseerd worden. Effeietsanders 5 sep 2006 12:06 (CEST)

De twee makkelijkste manieren zijn a) een MP3 speler die ook geluid op kan nemen (interne/externe microfoon), of b) laptop met Audacity (of andere opnamesoftware) en liefst externe microfoon. Beter is het natuurlijk direct van de al aanwezige (en door de spreker gebruikte) versterker/microfoon gebruik te maken (en daarop direct in te pluggen) maar dat is lastiger te organiseren en vergt passende stekkertjes. Zelf het ik een variant op de MP3-speler gebruikt: een digitale recorder specifiek voor de menselijke stem (ca. EUR 60, met USB aansluiting), met ingebouwde microfoon - dit "dicteerapparaat" heeft ingebouwde hardware die al noise-filtering doet, en opnamevolume al regelt. Opnemen kan door de microfoon op de spreker of op een luidspreker-box te richten. Iedereen die Skype gebruikt heeft een koptelefoon.. met microfoon (die ook voor dit doeleinden meestal verrassend goed werkt, je legt de koptelefoon gewoon op tafel).

Het menselijk brein is goed in staat noise uit te filteren, al kan men met Audacity ook van tevoren al e.e.a. filteren. In dit geval heb ik Audacity alleen gebruikt om het begin/einde van de opnames te veranderen, en om stukjes opname te verwijderen (stiltes, wachten tot powerpoint start, etc.). Tertius 5 sep 2006 12:58 (CEST)

Ik was niet aanwezig bij de sessies en ben aangewezen op de opnames, danwel op proceedings - uitgewerkte teksten, of slides -. De geluidsopnames vind ik eerlijk gezegd matig, veel ruis, en sprekers uit de zaal slecht te verstaan. Het klinkt alsof er ter plekken een opnamemogelijkheid is bedacht. Voor het draaiboek volgend jaar: opnameapparatuur tevoren testen, dwz met de voorgenomen opstelling van apparatuur 1 een stuk tekst inspreken en 2 naluisteren en op basis van bevindingen 3 aanpassen en dan terug naar 1 totdat je bij 2 het gevoel hebt naar FM-radio te luisteren. Overigens voor de sprekers die min of meer een stuk tekst van papier hebben voorgelezen: gaarne hun tekst zsm op deze wiki. Dedalus 5 sep 2006 14:38 (CEST)

Het was inderdaad niet ingepland om opnamen te maken. Het was inderdaad de bedoeling om de presentaties in de loop van de tijd op de wiki te zetten. Dit zal in PDF of OpenOffice-formaat zijn. Effeietsanders 5 sep 2006 19:18 (CEST)

Brainstorm-opmerkingen

Aanvullingen naar aanleiding van de brainstorm bij Kennisnet op 27 september:

• GerardM: Er hadden veel meer mensen kunnen komen. Er had dan meer reclame moeten worden gemaakt.

• IIVQ: Niet duidelijk wat de mensen wilden. De communicatie zou wat dat betreft beter moeten.

• RonaldB: Er was geen duidelijk thema.

• GerardM: Meer op tracks indelen.

• Oscar: Er was weinig pauze
  • Begon wat laat. Anders was er een langere dag geweest.
  • Was een goede stap vooruit! Een mini-Wikimania
  • Een thema is een optie, maar moet dan wel breed gekozen worden.
  • Maaltijd mag informeler. Misschien broodjes in de ruimte zelf?
  • Een volgende keer ook een "nieuweling" in de 'cie vanwegen frisse kijk en inzicht in wat gewenst is.
  • Het is een wederzijdse opleiding.
  • Goed idee om naar buiten toe te presenteren. Om een breed spectrum vertegenwoordigd te krijgen.

• RonaldB: Doelgroepen verschillende doelen:
  • Elkaar verder helpen
  • Alà "kan ik het bewerken?"
• Moeten niet door elkaar gehaald worden.

• Jan-Bart: Als het intern is wil KN graag kijken of ze kan helpen. Maan als het voor bedrijven enz. wordt wordt dat twijfelachtig. Was zeer nuttig.

In de voorbereiding

Groepje

Ik heb gemerkt dat het in de voorbereiding tot iets dergelijks erg belangrijk is dat er een klein groepje enthousiastelingen staat die echt de schouders eronder wil zetten. Die hier al een half jaar van tevoren zeker mee moeten beginnen. Zo'n groep zou zich al negen maanden tevoren moeten vormen, goed onderling moeten communiceren, en een aantal malen bijeenkomen in real life. Er moet eigenlijk structueel veel overleg zijn, ook al hoeft dat niet zozeer intensief te zijn. Regelmatig zaken doorspreken voorkomt dat je vast komt te lopen, zaken uit gaat stellen. Effeietsanders 23 sep 2006 14:00 (CEST)

Tijdlijn

Dit jaar is in het begin weinig aan tijdlijn opgesteld, vooral omdat onduidelijk was wat te verwachten. Dit zou beter moeten. Voor begonnen wordt met het daadwerkelijk organiseren, moet in overleg een duidelijk verwachtingsschema, een flowchart (waarin de verschillende stappen beschreven staan), maar vooral data waarop bepaalde stappen genomen moeten zijn. Uiteraard zijn dit dan richtdata. maar het blijkt zeer belangrijk om die te hebben, en al ruim tevoren, anders meot er teveel op een te korte termijn worden gedaan. Dat is bepaald niet bevorderend voor de samenwerking of het vertrouwen. Effeietsanders 23 sep 2006 14:00 (CEST)

Sponsor

Dit jaar heeft Kennisnet eigenlijk driedubbel geholpen. Kennisnet heeft financiële middelen ter beschikking gesteld, materiële middelen (badges, laptops, beamers enz.) maar zeker ook heel belangrijk voor het slagen bleek de actieve en betrokken hulp van Annemiek. Annemiek houdt al geruime tijd samen met Jan-Bart namens Kennisnet contact met Wiki[p/m]edia, en maakte deel uit van de organisatie. Ze heeft hierdoor ook organisatorisch veel kunnen helpen, veel praktische zaken die anders heel moeilijk zouden zijn geweest. Effeietsanders 23 sep 2006 14:00 (CEST)

Sprekers

Er zijn in een vrij vroeg stadium al oproepen gedaan om sprekers. Uiteindelijk zijn bijna alle sprekers voortgekomen door er zelf naar te vragen. Door zelf mensen actief te benaderen, waardoor een redelijk beperkt scala aan onderwerpen is aangesproken. (Vooral de onderwerpen waar de organisatie aan dacht of mensen die bereikbaar waren) Op de een of andere manier zou de gemeenschap zodanig moeten worden betrokken dat zij zelf onderwerpen en sprekers aandragen. Verder waren de sprekers zonder uitzondering van binnen de gemeenschap. Helaas hebben we geen spreker kunnen aantrekken van buiten, die wel iets interessants te vertellen heeft aan de Wikianen. Ook miste ik het juridische deel erg. Een Q&A / discussie / lezing over auteursrechten bijvoorbeeld. Een volgende keer zou de organisatie al vroeg een richting moeten opstellen, en lezingen moeten zoeken uit een breed scala aan onderwerpen. Zeker ook met input van de gemeenschappen.

Uiteraard was een van de grote baal-punten dat Jimmy uiteindelijk toch niet kon komen, ondanks eerdere toezeggingen. Hieruit werd duidelijk dat het eigenlijk heel belangrijk is dat er een plan B ligt. En dat het programma eigenlijk ook interessant genoeg is als de keynote wegvalt. Probeer er dus twee te vinden minstens. Effeietsanders 23 sep 2006 14:00 (CEST)

Vrijwilligers

Op WCN 2006 is veel gebruik gemaakt van vrijwilligers. Deze waren simpelweg onmisbaar voor de organisatie, zo waren er mensen om het te organiseren, mensen om de sessies te geven, mensen om de sessies te introduceren, er waren mensen nodig achter de inschrijvingstafel, er was een aanspreekpunt nodig voor de pers enz. Vrijwilligers zijn dus heel belangrijk voor een dergelijke conferentie, en moeten eigenlijk al in een vroeger stadium worden aangetrokken. Dit jaar ging dat allemaal erg op het laatste moment, en had ik het idee dat teveel werd gevraagd van sommigen, doordat er eigenlijk te weinig mensen waren aangetrokken om te helpen. Gelukkig ging het allemaal wel goed (voor zover ik kon bezien) maar een volgende keer meot er gewoon eerder mee begonnen worden omdat het een volgende keer misschien harder nodig zou kunnen blijken. Hopelijk kan een aantal mensen die bijgesprongen zijn ook reageren hierop? Effeietsanders 23 sep 2006 16:42 (CEST)

Checklist

Zaken waar aan gedacht moet worden:

• Laptops voor sprekers gedurende presentatie, ook voor evt workshops
• Beamers
• Geluidsopnamen
• Foto's wat gestructureerder
• Persrelease
• Presskit
• Sprekers éérder benaderen
• Zoek op tijd een sponsor / meerdere sponsoren, bekijk de mogelijkheden, en maak duidelijke afspraken.
• Zoek op tijd een zaal, vraag naar de prijzen, mogelijkheden, en communiceer ook per email. Telefonisch contact heeft weliswaar het voordeel van doorvragen, maar het nadeel dat de toezeggingen niet op papier staan.
• Zorg voor een sociaal aansluitend iets. Veel mensen wonen niet bepaald naast de deur en hebben geen zin om alleen te komen voor wat praatjes. Zorg dus zowel voor genoge pauzes als voor vooralf en aansluitend iets "leuks".
• Kom met een pakkende ondertitel (op tijd!)
• Locatie:
  • Microfoons voor de sprekers
  • WiFi (geen hotspot!)
  • Whiteboard en bord om je beamer op te richten
  • Parkeergelegenheid beter uitwerken en op de wiki zetten
• Zorg voor tijdige inschrijving. Eventueel met korting bij voorinschrijven en vooruitbetalen.
  • Zorg voor ene bankrekening om op te kunnen betalen vooruit.
  • Zorg dat voldoende informatie wordt verkregen, zodat naamkaartjes vooraf kunnen worden gedrukt.
  • Zorg dat voldoende gegevens worden verkregen, zodat mensen zich aan de hand daarvan kunnen legitimeren dat zij degene zij die vooruitbetaald heeft.
  • Zorg voor een inschrijvingsprocedure niet via een wiki-pagina. Dat werkt lastig. Doe dat liefst via een webformulier, waarbij een een werkend emailadres wordt achtergelaten.

Niet gedaan in WCN 2007

• meer aandacht geschonken aan sessieleiders. Kan nog wel iets beter (wat precies)
• samenzijn na conferentie: er was helaas geen gelegenheid in de buurt van het conferentiecentrum. Idee voor WCN 2008 is een 'subgroep' het sociale aspect na de conferentie te laten invullen, los van de organisatie.
• Geen evaluatieformulier. Bewuste keuze. Bezoekers worden per e-mail gevraagd te evalueren.
• Audio & Rechten: van veel sessies beeldmateriaal beschikbaar. Wordt nog bewerkt.
• reclame en bezoekers: goed gegaan. 115 bezoekers in totaal (incl. sprekers). Anonieme sitenotice had beter (langer) gebruikt kunnen worden. Communicatiekanalen Kennisnet maximaal gebruikt. Aankondigingen via blogs waren er ook.
• Er was geen duidelijk thema: deze keer zeker wel: "Wiki's en educatie"
• Meer op tracks indelen: is gebeurd (educatie/wikimedia/wikitech)
• Er was weinig pauze/begon te laat: opgelost. Mogelijk meer tijd voor de lunch inruimen
• Een volgende keer ook een "nieuweling" in de 'cie vanwegen frisse kijk en inzicht in wat gewenst is: Siebrand en Hay waren nieuw naast Lodewijk.
• Organiseren met commissie: er was een commissie van 4, vrij snel naar 3. Te klein. 5 gewenst tot de conferentie start.
• Tijdlijn: organisatie had tijdlijn opgesteld. Financiele dekking liet erg lang op zich wachten. Overige punten in tijdlijn in orde.
• Sponsor: vorig jaar 1 sponsor. Dit jaar twee financieel, 2 in natura (computers). Risicospreiding gewenst. Advies: volgend jaar bij voorkeur 4 sponsoren met financiele bijdrage *vooraf*
• Sprekers/onderwerpen: Ging een stuk beter dan vorig jaar. Door het thema kwamen mensen zelf met sessies aandragen. Er waren twee keynotes gepland: opening en na de pauze. Dus voorzien in "Plan B"
• Laptops voor sprekers gedurende presentatie, ook voor evt workshops: OK, via Kennisnet
• Beamers: OK
• Geluidsopnamen: OK (zelfs video)
• Foto's wat gestructureerder: nog niet bekend 30 okt 2007 21:34 (CET)
• Persrelease: OK
• Presskit: niet aanwezig
• Sprekers éérder benaderen: OK
• Zoek op tijd een sponsor / meerdere sponsoren, bekijk de mogelijkheden, en maak duidelijke afspraken: blijkt lastig. 1 sponsor erbij. Groeipad.
• Zoek op tijd een zaal, vraag naar de prijzen, mogelijkheden, en communiceer ook per email. Telefonisch contact heeft weliswaar het voordeel van doorvragen, maar het nadeel dat de toezeggingen niet op papier staan: OK.
• Zorg voor een sociaal aansluitend iets. Veel mensen wonen niet bepaald naast de deur en hebben geen zin om alleen te komen voor wat praatjes. Zorg dus zowel voor genoge pauzes als voor vooralf en aansluitend iets "leuks": niet gebeurd.
• Kom met een pakkende ondertitel (op tijd!): OK
• Locatie:
  • Microfoons voor de sprekers: OK (waar nodig)
  • WiFi (geen hotspot!): OK, via Kim/KPN
  • Whiteboard en bord om je beamer op te richten: OK
  • Parkeergelegenheid beter uitwerken en op de wiki zetten: OK
• Zorg voor tijdige inschrijving. Eventueel met korting bij voorinschrijven en vooruitbetalen. : OK
  • Zorg voor ene bankrekening om op te kunnen betalen vooruit: OK
  • Zorg dat voldoende informatie wordt verkregen, zodat naamkaartjes vooraf kunnen worden gedrukt: OK
  • Zorg dat voldoende gegevens worden verkregen, zodat mensen zich aan de hand daarvan kunnen legitimeren dat zij degene zij die vooruitbetaald heeft: OK
  • Zorg voor een inschrijvingsprocedure niet via een wiki-pagina. Dat werkt lastig. Doe dat liefst via een webformulier, waarbij een een werkend emailadres wordt achtergelaten: OK. Hay heeft een fantastisch systeem geschreven dat herbruikbaar is (!)

Nieuwe punten

• Max 20% vrijkaartjes calculeren. Van 115 bezoekers waren er nu x vrijkaartjes (vrijwilligers, sponsoren, sprekers)