Communicatie protocol bestuursleden

Communicatie met de buitenwereld namens Wikimedia Nederland

Het is belangrijk dat WMNL in contacten met de buitenwereld zoveel mogelijk dezelfde geluiden laat horen: zeker als het gaat om communicatie met belangrijke externe partners als WMF, andere spelers in de WM-beweging of (potentiële) externe samenwerkingspartners zoals GLAM instellingen of zakelijke relaties.

Het ondermijnt ons imago als professionele en goed bestuurde organisatie als vertegenwoordigers van WMNL elkaar tegenspreken, of over en weer niet op de hoogte zijn van wat er speelt c.q. afgesproken is.

Daarom is het goed een paar spelregels af te spreken.

1. Bij communicatie met de buitenwereld is de verdeling van taken en bevoegdheden leidend. Zowel bestuursleden als medewerkers zijn zeer terughoudend in het initiëren van contacten over onderwerpen die 'in het domein' van een ander vallen. Worden zij benaderd over een zaak die buiten hun portefeuille valt, dan dragen ze die z.s.m. over aan de juiste persoon.
2. In principe communiceren voorzitters met voorzitters, penningmeesters met penningmeesters, bestuurders met bestuurders, directeuren met directeuren en medewerkers met medewerkers. Als de communicatie niet via deze ‘horizontale lijnen’ loopt, wordt dat via c.c. kortgesloten.
3. Bij voorkeur gebeurt communicatie op persoonlijke titel niet vanuit het wikimedia.nl account. Als iemand vanuit zijn wikimedia.nl account op persoonlijke titel communiceert (dus niet uit hoofde van zijn bestuurs- of kantoorsfunctie) wordt dat duidelijk gemaakt.
4. Voor communicatie met WMF geldt dat alleen directeur en penningmeester contactpersonen zijn voor de teams grantmaking en finance. Bij communicatie met andere teams van WMF worden voorzitter en directeur altijd in cc betrokken.
5. Er zijn altijd twee bestuursleden nodig om de vereniging in rechte te vertegenwoordigen.