Declaratiereglement

Uit Wikimedia
Ga naar: navigatie, zoeken

Dit document beschrijft het declaratiebeleid van de Vereniging Wikimedia Nederland.

Dit declaratiereglement is goedgekeurd en vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 10 oktober 2013.

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

Bedoeld worden met:

  1. de Vereniging: de Vereniging Wikimedia Nederland;
  2. het bestuur: het bestuur van de Vereniging;
  3. de penningmeester: de penningmeester van de Vereniging;
  4. de directeur: de directeur van de Vereniging;
  5. een werkgroep: een werkgroep of commissie die als zodanig is erkend door het bestuur van de Vereniging;
  6. een declaratie: een verzoek aan de Vereniging tot vergoeding van gemaakte kosten.

Artikel 2: Algemene bepalingen

  1. Slechts uitgaven die de statutaire doelstellingen van de Vereniging ten goede komen, komen voor vergoeding door de Vereniging in aanmerking.
  2. Of een uitgave de statutaire doelstellingen van de Vereniging ten goede komt, wordt beoordeeld door de directeur.
  3. Slechts uitgaven waarvoor door de directeur vooraf op enigerlei wijze ondubbelzinnige goedkeuring is verleend, komen voor vergoeding door de Vereniging in aanmerking.
  4. Of voor een uitgave door de directeur vooraf goedkeuring is verleend, wordt beoordeeld door de directeur.

Artikel 3. Persoonlijke declaraties

  1. Persoonlijke declaraties omvatten verzoeken tot vergoeding van in artikel 2 genoemde uitgaven, gemaakt door personen die op persoonlijke titel een product of dienst hebben afgenomen.
  2. In afwijking van artikel 2 lid 3 is goedkeuring vooraf met betrekking tot persoonlijke declaraties niet vereist voor:
    1. reiskosten, gemaakt door leden van het bestuur, voor zover die voortvloeien uit verplichtingen in verband met hun werkzaamheden voor de Vereniging;
    2. reiskosten, gemaakt door leden van werkgroepen, voor zover noodzakelijk om aanwezig te zijn op werkgroepbijeenkomsten die niet of bezwaarlijk op andere wijze kunnen worden georganiseerd;
    3. kantoorkosten, gemaakt door leden van het bestuur, voor zover die voortvloeien uit verplichtingen in verband met hun werkzaamheden voor de Vereniging;
    4. overige kosten, gemaakt tijdens of in verband met vergaderingen van het bestuur of van werkgroepen.
  3. De in het vorige lid genoemde uitgaven komen slechts voor vergoeding in aanmerking, voor zover zij redelijk zijn.
  4. Of een uitgave redelijk is, wordt door de directeur beoordeeld.
  5. Persoonlijke declaraties voor reis- en verblijfskosten voor een enkele bijeenkomst die het bedrag van 150 euro te boven gaan, komen slechts voor vergoeding in aanmerking indien van deze bijeenkomst een kort verslag is gemaakt en dit op de website van de Vereniging is gepubliceerd. In dit verslag zal in ieder geval voldoende aannemelijk worden gemaakt dat het bijwonen van de bijeenkomst bijdraagt aan de doelstellingen van de Vereniging. Of een dergelijk verslag aan de genoemde voorwaarden voldoet, wordt door de directeur beoordeeld.
  6. Voor buitenlandse reizen namens de vereniging geldt voor kosten, niet zijnde kosten voor internationaal en interlokaal (openbaar) vervoer en voor overnachting, en die niet anderszins worden vergoed, een standaard per diem ter hoogte van 25 euro voor iedere dag van de reis. Voor deze vergoeding hoeven in afwijking van het gestelde in artikel 5 lid 2 geen nadere bewijsstukken te worden overlegd. Wanneer de totale kosten die voor vergoeding onder dit per diem in aanmerking komen, dit standaardbedrag te boven gaan, kan door de declarant ook gekozen worden voor declaratie op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten voor de gehele reis. In dat geval dienen alle relevante bewijsstukken voor de gehele reis te worden overlegd conform artikel 5 lid 2.

Artikel 4: Declaraties van uitgaven gemaakt in naam van de Vereniging

  1. Declaraties van uitgaven gedaan in naam van de Vereniging, waarvan de kosten bij levering niet door de Vereniging zijn voldaan, kunnen voor vergoeding in aanmerking komen, voor zover deze betrekking hebben op een vorm van dienstverlening, waarbij de Vereniging afneemster is of redelijkerwijs geacht kan worden te zijn, zulks ter beoordeling van de directeur.
  2. Uitgaven als bedoeld in het vorige lid komen slechts voor vergoeding in aanmerking, indien de factuur op naam van de Vereniging is gesteld en zij volledige zeggenschap heeft of zal krijgen over de geleverde dienst.
  3. In afwijking van artikel 2 lid 3 dient voor declaraties van uitgaven gedaan in naam van de Vereniging vooraf schriftelijk toestemming van de directeur te zijn verkregen.

Artikel 5: Indienen van declaraties

  1. Een declaratie wordt ingediend door middel van digitaal declaratieformulier, dat volledig is ingevuld.
  2. Het declaratieformulier dient bij de eerste declaratie te worden ondertekend.
  3. Bij een declaratie dienen alle scans of kopieën van facturen en betalingsbewijzen te worden overlegd of, indien deze ontbreken, een kopie van een dagafschrift van een bank- of girorekening waaruit de betaling blijkt.
  4. Alle digitale declaraties alsmede de elektronische bewijzen van betaling dienen door de indiener ingezonden te worden vanuit een vooraf vastgelegd e-mail adres naar finance@wikimedia.nl.
  5. Declaraties van de directeur dienen mede te worden ondertekend door de secretaris van de Vereniging.
  6. Declaraties van de penningmeester dienen mede te worden ondertekend door de voorzitter van de Vereniging.

Artikel 6: Aanvullende bepalingen

  1. In alle gevallen waarin dit document niet voorziet, beslist het bestuur.
  2. Het bestuur kan op zwaarwichtige gronden afwijken van de in dit reglement genoemde bepalingen.
  3. Over beslissingen als genoemd in de vorige twee leden legt het bestuur verantwoording af aan de algemene vergadering van de Vereniging.
  4. Van een beslissing door of namens het bestuur tot het niet honoreren van een declaratie staat beroep open op de algemene vergadering van de Vereniging.

Declaratieformulier

Vanaf 2014 gaan we bij Wikimedia Nederland op een nieuwe manier declareren, namelijk digitaal. Waar u voorheen met pen uw declaratieformulier in moest vullen en met de post de bonnetjes moest aanleveren, is dat vanaf nu niet meer nodig. U mag in de toekomst alle stukken digitaal aanleveren. Het formulier kunt u op de computer invullen en de bonnetjes kunt u via foto's of scans bijvoegen en via de e-mail naar ons toe sturen. Het nieuwe Wikimedia Nederland declaratieformulier is hier beneden bijgevoegd en is voorzien van nadere uitleg. Is het voor u niet mogelijk om een declaratie digitaal bij ons aan te leveren dan kunt u dat uiteraard nog gewoon per post doen.

Eerste maal declareren

Wij willen u vragen om de eerste maal uw declaratieformulier uit te printen en van een handtekening te voorzien. U kunt het declaratieformulier nadat u het van een handtekening heeft voorzien gewoon weer inscannen of er een foto van maken om deze vervolgens via de e-mail naar ons toe te sturen.

Met deze handtekening bevestigt u uw rekeningnummer en uw e-mail adres. In het vervolg zullen wij dan controleren of uw declaratie verzonden wordt van het e-mail adres dat u heeft opgegeven en het overgemaakt kan worden aan het rekeningnummer dat bij ons bekend is. Een handtekening is daardoor in de toekomst niet meer nodig. Bij een wijziging van het rekeningnummer of e-mailadres vragen wij u om deze stap te herhalen. Voor vragen kunt u contact opnemen met: infoAt sign.svgwikimedia.nl

Declaratieformulier

Het declaratieformulier kunt u hier downloaden.

Zie ook