Gebruiker:Romaine/Wikimania 2015

Wikimania 2015 werd georganiseerd in Mexico-Stad door de lokale chapter Wikimedia Mexico. Het was zover ik begreep de eerste keer voor deze vereniging om een conferentie te organiseren, en al helemaal van dit formaat. De conferentie duurde drie dagen: 17-19 juli, met daaraan voorafgaand twee dagen pre-conferentie: 15-16 juli. Op zaterdag 11 juli werd er op locatie begonnen met de eerste aanlevering van materialen, op maandag was er een eerste vergadering en op dinsdag kwam het team van vrijwilligers al vroeg samen om de conferentie op te bouwen. Het team dat de conferentie organiseerde bestond naast mijzelf uit iemand van het VK, iemand uit Spanje, het bestuur van Wikimedia Mexico en daarnaast zo'n 40 vrijwilligers die grotendeels relatief nieuw zijn binnen Wikimedia. Daarnaast was uiteraard de coördinator van de Wikimedia Foundation aanwezig.

De conferentie werd georganiseerd in het Hiltonhotel aan het park Alameda Central in het centrum van de stad. Hiervoor werd het conferentiecentrum gebruikt op de 2e en 4e verdieping van het hotel, die onderling via een roltrap verbonden waren. Op beide verdiepingen was er een grote centrale ruimte. Deze werd was continu voorzien van koffie, thee, water en ander drinken, samen met een diverse selectie fruit en zoetigheden. Op de tweede verdieping werd deze centrale ruimte daarnaast gebruikt voor de registratiebalie, voor de uitreiking van t-shirts en rugzakken, infodesk en konden mensen zitten. Op de vierde verdieping werd hier tijdens de drie dagen van de conferentie de community village gehouden waar Wikimedia-verenigingen hun stand konden hebben.

Op beide verdiepingen waren er aan de oostzijde vier grote ruimtes, elk toegankelijk via twee dubbele klapdeuren, waar de sessies, warme lunches en plenaire samenkomsten werden gehouden. De ruimtes konden samengevoegd worden waar nodig. Daarnaast waren er op beide verdiepingen nog twee kleinere ruimtes aan de westzijde beschikbaar voor sessies. Alle ruimtes waren dicht bij elkaar in de buurt en snel te bereiken.

De staf van het Hilton heeft heel veel werk verzet om de conferentie mogelijk te maken, voor te bereiden en alles tijdig gereed te hebben. We hadden een hele soepel samenwerking om problemen op te lossen en verzoeken van deelnemers in te willigen. Het team van vrijwilligers was zeer vriendelijk en erg behulpzaam en we hebben er met elkaar een groot succes van gemaakt. En blijkbaar waren ze erg dankbaar voor mijn hulp getuige hun dankwoord "without your participation would not be possible".

Naast de ondersteuning van de organisatie van de conferentie heb ik gesproken met diverse personen van de Wikimedia Foundation om kennis te maken en ervaringen uit te wisselen. Daarnaast heb ik gesproken met tal van andere vrijwilligers, waaronder die van Wiki Loves Monuments, en heb ik met mensen gewerkt aan verbeteringen van diverse projecten. Tevens heb ik gesproken met diverse chapters, met hen overleg gevoerd en ideeën uitgewisseld.

Ten slotte heeft het Wikimania 2016 team me gevraagd om volgend jaar in Esino Lario te helpen bij het ondersteunen van de organisatie van de conferentie.

Al met al een succesvolle conferentie waar ik vruchtbare sessies en gesprekken heb gehad met tal van mensen en het fijn was te kunnen ondersteunen om de conferentie tot een succes te maken.

Staande banner
De plenaire zaal
Een deel van de Hackathon
Stickers en polsbandje voor deelnemers
En ze kregen een rugzak en een t-shirt
Groep van vrijwilligers die Wikimania 2015 georganiseerd hebben
Ik heb ook vele stroopwafels meegenomen, ja, ook Mexicanen zijn dol op stroopwafels

Zie ook

Zie hier voor meer foto's van de conferentie