Gebruiker:Romaine/Wikimania 2017
Wikimania 2017 werd georganiseerd in augustus 2017 in een hotel in Montreal, Canada. Ik was daar een van de organisatoren van de conferentie, praktisch de enige met ervaring in het organiseren van conferenties op Ellie Young na. We werden ondersteunt door enkele stafleden van de Wikimedia Foundation en een grote groep vrijwilligers die voornamelijk uit Montreal kwamen.
Ik arriveerde in Montreal op de maandag voor de conferentie aan het einde van de middag. Snel naar de conferentielocatie om in de vroege avond meteen aan een stuk of 100 vrijwilligers uitleg te geven over wat er van hen verwacht wordt, wat het doel van de conferentie is, wie er op deze conferentie gaan komen en ook wat Wikipedia/etc in de praktijk is. Daarna volgde een vrijwilligersmaaltijd om met elkaar kennis te maken, maar ook om meteen wat eerste zaken te regelen.
Dinsdagochtend begonnen we met de inrichting van de conferentielocatie en het voorbereiden op de eerste conferentiegangers die in de tweede helft van de middag zich al konden registreren. Gelijk op de eerste conferentiedag hadden we een grote internetstoring waardoor we de registratie niet konden doen zoals dat de bedoeling was, gelukkig is het bij die storing gebleven.
Gedurende de conferentie heb ik de registratiedesk bemand en gecoördineerd waar nodig. Tevens ben ik veelvuldig bezig geweest met het afhandelen van klachten en problemen, evenals het helpen terugvinden van verloren kledingstukken en andere voorwerpen die de deelnemers van de conferentie kwijt waren geraakt. Op één dag alleen al hadden we vijf verloren mobiele telefoons, waarvan het verdacht lang duurde voordat de eigenaars die kwamen ophalen.
De conferentiecoördinator wilde na de vrijwilligerslunch een groepsfoto van de vrijwilligers laten maken en dat ging niet zonder slag of stoot. Allereerst hadden we geen goede fotograaf, moest geregeld worden, dan waren de foto's in een vreemd bestandsformaat dat geconverteerd moest worden, alsmede geen laptop beschikbaar met Photoshop om de convertering te doen, en meer... uiteindelijk alles gelukt.
Tussen al het regelwerk door heb ik met vele gebruikers gesproken, waaronder met MediaWiki technici over de problemen rond de visuele tekstverwerker en hoe die op te lossen, alsmede over de problemen rond linterrors op Wikipedia, tevens gewerkt aan het voorbereiden van Wiki Loves Monuments internationaal als lokaal, Wikimania-stuurcomité overleg, over databases rondom podiumkunsten en Wikidata, en tal van gesprekken meer.
Op zondag hebben we de conferentielocatie opgeruimd en vond de afsluitende ceremonie. Deze werd gevolgd door de Algemene Ledenvergadering van de Wikimedia Cuteness Association (WCA). Deze werd gecoördineerd door Asaf Bartov van de Wikimedia Foundation. Er waren in totaal 40 leden van de WCA aanwezig en zij werden ondersteund door bijna 40 personal assistants en vele supporters.
Na de afsluitende ceremonie en de Algemene Ledenvergadering volgde de party in het voormalige Windsorstation in de straat tegenover de conferentielocatie. Dit volledig lege stationsgebouw is voor het feest volledig ingericht met zitmeubilair, tafels, speltafels en computergames, drink- en eetgelegenheden, objecten met lichtjes erin, andere verlichting en een dansvloer. Met een metroingang vlakbij moest er door ons vrijwilligers gecheckt worden dat alleen die mensen naar binnen mochten die hun badge bij hadden.
Op maandag-dinsdag was de vlucht terug. Geen vakantiegevoel maar hard werken om twee banners aan te hebben voor twee projecten en een massa-mailing met uitnodiging om deel te nemen aan een schrijfactiviteit.
De conferentie was een succes en heeft de internationale samenwerking tussen de vele Wikimedia-gebruikers versterkt.