Internationaal/Wikimania/2010

Wikimania is een jaarlijkse internationale conferentie voor 350-500 bezoekers van over de hele wereld. De organisatie zou vermoedelijk een co-organisatie worden van Wikimedia Nederland en de Wikimedia Foundation. De details en verhoudingen moeten echter nog uitkristalliseren, en hangen vermoedelijk ondermeer af hoe e.e.a. loopt in Buenos Aires. Naast het feit dat het een leuke conferentie is voor de internationale gemeenschap en dat het een goed visitekaartje afgeeft van Wikimedia Nederland, heeft het een aantal grote voordelen voor Wikimedia in Nederland.

De conferentie zal de vrije inhoud nadrukkelijk onder de aandacht brengen van de Nederlandse pers, zeker in het zomerseizoen. Er bestaat genoeg potentieel voor PR op die manier om onze doelstellingen richting het publiek te verkondigen. Wikimedia Nederland krijgt richting de Wikimediagemeenschap, en vooral binnen Nederland, een duidelijk gezicht, het wordt duidelijk dat Wikimedia Nederland ergens mee bezig is, en niet alleen maar "bestaat". We laten hiermee zien waarom we er toe doen, en waarom mensen lid moeten worden.

Er zal nauw samengewerkt worden met partners, welke samenwerking in ieder geval ten dele zal kunnen worden voortgezet na de conferentie. Ook met sponsoren zal een relatie worden opgebouwd, waar in een later stadium, bijvoorbeeld met de nationale conferentie, maar mogelijk ook met andere evenementen en activiteiten, op teruggevallen kan worden. Wikimania biedt een goede ingang, maar niet noodzakelijkerwijs ook het enige wat we samen doen.

Nederland is natuurlijk ook een goede locatie voor de conferentie in 2010. Wanneer gekeken wordt naar de geografische verdeling sinds 2005 (Frankfurt, Boston, Taipei, Alexandrië, Buenos Aires) is het duidelijk dat de kans groot is dat of Australië of Europa Wikimania mag organiseren. Mijn inschatting momenteel is dat uit de hoek van Italië, Polen, Frankrijk en Duitsland nog het meest te "vrezen" valt, welke succesvolle chapters hebben die iets dergelijks goed kunnen organiseren en er ook de mankracht voor hebben rondlopen.

Nederland heeft echter het grote voordeel van de combinatie van een goede luchthaven, goed treinsysteem (met aansluitingen richting België, Frankrijk en Duitsland), centrale locatie binnen West Europa, goede "taligheid" binnen de vrijwilligers, die relatief dicht bijeen wonen (vergeleken met bijvoorbeeld Duitsland en Frankrijk) en natuurlijk enige ervaring met het organiseren van conferenties in de vorm van de WCN (hoewel dit geen unicum is). Daarnaast is Nederland toeristisch aantrekkelijk, staat het wereldwijd bekend als een "vrij" land en biedt het goede mogelijkheden met betrekking tot sponsoring, locaties en mogelijk zelfs subsidies.

Bij dit oriëntatieproces richten we ons op de steden Amsterdam en Rotterdam, omdat we de hoop hebben hier medewerking van de gemeente te krijgen, als het even kan ook financiële steun in de vorm van een subsidie. Maar uiteraard is het ook van groot belang in hoeverre sponsors ge-enthousiasmeerd kunnen worden om zich te verbinden aan een dergelijke internationale conferentie. De locatie ligt zeker nog niet muurvast, en is afhankelijk van diverse factoren.

Er kan inmiddels ongeveer ingeschat worden welke tijdlijn gevolgd moet worden om tot een succesvol bid te komen. Vermoedelijk opent het bidding proces formeel ergens eind november/begin december, waarbij kandidaten zich kenbaar moeten maken in december. In januari/februari zal het bid dan formeel moeten worden gemaakt, en afgerond moeten zijn.

Het is dan ook van wezenlijk belang om nu al te beginnen met het opzetten van een proces tot een succesvol bid te komen. Potentiële partners moeten benaderd worden, sponsoren gezocht, en mogelijke subsidiegevers moeten hun steun uitspreken. Vervolgens moet er nog een geschikte locatie en accomodatie gevonden worden, moeten er data worden gekozen, een budget worden opgesteld en goedgekeurd en moet een team van vrijwilligers nauw samenwerken om hiertoe te komen.

Het gaat om grote bedragen (200.000 - 300.000 euro is een eerste schatting), maar ook om heel veel werk, waar alle hulp goed gebruikt kan worden. Wat geleerd kan worden van Wikimania in Alexandrië is dat er toch eigenlijk wel een "local team" nodig is van 20-30 man minimaal, naast de internationale hulp op gebied van programma, website enz. Een en ander is natuurlijk afhankelijk hoe het komen tot een bid uitpakt. In tegenstelling tot eerdere jaren, hebben we er alle vertrouwen in dat het nu mogelijk moet zijn om 20 mensen enthousiast genoeg hiervoor te krijgen. Niet alleen vanuit de leden van Wikimedia Nederland, maar ook uit de overige Wikimediagemeenschappen (wat weer binding met WMNL kan opleveren).

Rond september wordt vermoedelijk een Ledenvergadering georganiseerd waarop in ieder geval dit Wikimaniabid aan de orde zal komen, en ook zeker aan de leden wordt gevraagd mee te denken. Dit is nu al het geval! Denk mee, kom me ideeën, dit is niet iets wat een paar mensen op een achterkamertje fatsoenlijk van de grond kunnen krijgen. Er is vooral behoefte aan mensen met ervaring in het organiseren van evenementen van enig formaat, mensen die sponsoren willen en kunnen benaderen, of die ervaren zijn op een ander facet dat belangrijk is bij het organiseren van een meerdaags wereldwijd evenement. Contacten hiervoor zijn gebruiker:Effeietsanders en gebruiker:Forrestjunky.