Notitie over organisatie fondsenwerving door Wikimedia Nederland

Organisatie fondsenwerving Wikimedia Nederland

Jan Anton Brouwer, 4-12-2016

Organisatievorm

WMNL kiest ervoor de fondsenwerving en het beheer van het fonds binnen de eigen vereniging te beleggen. Een speciaal daarvoor op te richten commissie lijkt daarbij de beste optie om dit fonds te beheren. Deze commissie legt verantwoording af aan het bestuur van WMNL en via het bestuur dus ook aan de ALV van de vereniging. Voordeel van deze constructie is dat een eenduidig beeld en boodschap naar buiten gegarandeerd zijn, en dat de fondsenwerving onderdeel wordt van het reguliere verenigingsbeleid. Het voordeel van een stichtingsvorm (het onafhankelijk zijn van eigenzinnige besluiten door bestuur en/of ALV) kan via een bindend fondsreglement ondervangen worden.

Commissie

De ‘Fondscommissie’ is een klein comité bestaande uit vier leden: de directeur van WMNL, de penningmeester en twee verenigingsleden. Bij voorkeur betreffen dit ex-bestuursleden. Het bestuur kiest deze twee leden; het bestuur kan hen bij ongeschikheid ook ontheffen van het lidmaatschap. Er is voor hen geen minimum- of maximumtermijn aan het lidmaatschap van de commissie verbonden. Directeur en penningmeester zijn automatisch lid zolang zij in hun functie zijn.

Reglement

Het fonds moet worden beheerd, en dus ook worden beschermd tegen incidentele eigenzinnigheden van bestuur of ALV. Er moet daarom een reglement worden opgesteld waarin staat wat het doel is van het fonds, waarvoor de gelden in het fonds kunnen worden gebruikt en hoe aanspraken op geld uit het fonds kunnen worden ingediend. Ook de taken en bevoegdheden van de fondscommissie zou in dit reglement vastgelegd moeten worden. Het is daarom zaak om zo spoedig mogelijk een fondscommissie i.o. samen te stellen die de taak krijgt een reglement op te stellen die ter goedkeuring aan bestuur en ALV wordt voorgelegd.

Werkzaamheden fondsenwerving

Het werven van fondsen is een tijdrovende taak die strategisch inzicht, vasthoudendheid en focus vereisen. Er moeten keuzes worden gemaakt welke fondsen of potentiële geldverstrekkers benaderd worden, hoe het systeem van legaten moet worden ingericht, er moet een boodschap naar buiten worden geformuleerd, er moet worden geschreven en/of gebeld, de follow-up moet worden opgevangen en er moeten gesprekken gevoerd worden met de geldverstrekkers. Dit alles vergt veel tijd en aandacht, die niet louter bij de commissie kan worden neergelegd. Aan de commissie i.o. daarom de opdracht met voorstellen te komen om alle werkzaamheden te verdelen/te beleggen.

Eerste idee:

de commissie ‘bestuurt’ maar voert niet (teveel) uit: zo weinig als kan, zo veel als noodzakelijk de commissie is wel het gezicht naar buiten t.a.v. de fondsenwerving het kantoor van WMNL voert administratieve taken uit: correspondentie, financieel beheer etc selecteren geldverstrekkers, vinden juiste contactpersonen, advisering commissie over prioriteiten en communicatie etc. wordt uitbesteed aan een gespecialiseerd bureau afstemming fondsenwerving met WMF in overleg met het bestuur

Tijdpad

Omdat we voor 2017 reeds de nodige inkomsten uit fondsen hebben begroot, is het belangrijk zo snel mogelijk te starten met bovengenoemde werkzaamheden. De ALV van april 2017 lijkt daarom een ijkpunt om gemaakte keuzes voor te leggen, opdat er vervolgens mandaat is voor bestuur en commissie om werk te maken van de fondsenwerving. Daarom: commissie i.o. samengesteld: januari 2017 concept reglement gereed: maart 2017 werving incl. contractuele afspraken gespecialiseerd bureau ‘in concept’ gereed: maart 2017 goedkeuring ALV: april 2017 installatie definitieve commissie: tijdens de ALV april 2017