Notulen20110115

Notulen Algemene Ledenvergadering 15 januari 2011 - Museum Geelvinck Amsterdam

Opening

• Aanwezig: Marianne Korpershoek, Lodewijk Gelauff, Marco Swart, Maarten Brinkerink, Siebrand Mazeland, Ziko van Dijk, Gerard Meijssen, Ad Huikeshoven, Henk van Haandel, Austin Hair, Finne Boonen, Ronald Beelaard, Erwin, Ciell

• Deze vergadering zijn afwezig met bericht: Dolph Kohnstamm, Bernhard Hulsman, Hay Kranen (met machtiging aan Marianne) en Paul Bercherer (verplichtingen in het buitenland)

Marco opent de vergadering om 14 00

Notulen vorige ALV 9 oktober 2010

Ciell staat onterecht niet als "met bericht van verhindering afwezig" vermeld. Bij deze is dit dus vastgesteld. Henk vraagt of de verslagen van de vergadering voortaan per mail aan de leden toegestuurd kunnen worden.

Er wordt besloten dat er een mailinglijst gemaakt wordt waarop leden zich zelf kunnen inschrijven voor dit soort mails om de overige leden niet teveel te belasten.

Kascommissie

Ad is momenteel het enige lid van de kascommissie nadat Siebrand vorige ALV in het bestuur is verkozen. Ad wil als kascommissie mededelingen doen. Felicitaties van de kascommissie. Compliment voor de overdracht van de penningmeesters, ging een stuk beter dan de vorige overdracht. Er is veel geld opgehaald bij de fundraiser. Er moet niet alleen verantwoording afgelegd worden aan de leden maar ook aan de 15.000 mensen die gedoneerd hebben.

Professionalisering moet worden doorgezet. Uitvoerend werk moet door betaalde krachten gedaan worden. Bestuur zal moeten gaan besturen.

Ad brengt het functioneren van Jose ter sprake. Deze is met bericht langdurig afwezig. In antwoord op het betoog van Ad zegt Marco dat de jaarvergadering het natuurlijke moment is voor de bestuurswisseling.

Voor een goed functionerende kascommissie zijn minimaal twee leden nodig. Er wordt gevraagd wie er lid van de kascommissie wil worden. Finne vraagt wat de kwalificaties zijn voor een kascommissielid. Marco antwoordt dat enig zakelijk inzicht belangrijker is dan grote financiële kennis. Finne wordt bij acclamatie gekozen tot lid van de kascommissie.

Statutenwijziging

Het bestuur stelt een wijziging van de statuten voor zoals vooraf toegezonden. Marco: het is een bescheiden wijziging die belangrijk voor de ANBI-status. De Foundation heeft de ANBI-status inmiddels ook.

Ad vraagt naar de verschillen.

Marco:

• art 17. Bij ontbinding moet het overgebleven geld in de ANBI-sfeer besteed worden.
• art 2. de doelomschrijving moet sluitend zijn. Foundation is nu naar de middelen omschrijving gebracht. Art. 2 lid 1 sub b is nu art. 2 lid 2 geworden

De statutenwijziging wordt bij acclamatie goedgekeurd.

Lodewijk zal de ChaptersCommittee op de hoogte stellen van de wijziging in de statuten, maar verwacht geen problemen. De WMF en wij zijn bijgestaan door een fiscaliste die gespecialiseerd is in ANBI-zaken.

Begroting

Lodewijk licht de voorstelbegroting toe zoals die ook de leden van tevoren is toegezonden. Er is een ingeschatte resultaatbestemming in de begroting opgenomen omdat de fundraiser en daarmee ook veel significante betalingen over de jaargrens heenlopen. Voor een duidelijk beeld moet dan ook vooral gekeken worden naar de toevoeging aan de Algemene Reserve. Omdat we nog van zins zijn om een grote donatie te doen aan de WMF, staat er een flink negatief saldo op de begroting, maar wanneer de resultaatbestemming wordt meegenomen, is de toevoeging aan de algemene reserve positief.

De begroting is een voortzetting van staand beleid, waarbij uitgegaan is van "Scenario A" zoals dat in de zomer van 2010 is goedgekeurd door de ALV voor 2010. Weliswaar zijn we uiteindelijk een ander bedrag met de WMF overeengekomen, we hebben tijdens de fundraiser ook meer opgehaald, zodat hiervoor gecompenseerd kan worden.

Lodewijk licht toe wat in het kader van deze begroting de fundraiserkosten zijn (in het kader van het aan de WMF te doneren bedrag).

Ronald maakt zich zorgen om de cashflow. Omdat de meeste inkomsten aan het eind van het jaar liggen, zou daar een probleem kunnen ontstaan. Lodewijk geeft aan dat daar in principe rekening mee wordt gehouden. Daarnaast willen we niet teveel langlopende verplichtingen aangaan. Ad merkt op dat minder wordt uitgegeven dan er momenteel in kas is, ziet derhalve niet veel risico’s in deze begroting.

Lodewijk licht de kosten en baten nader toe. De donatie naar de WMF is de grootste post, maar is ook direct dienend aan onze missie. Er staat een ongedefinieerde post "Overige Activiteiten" om eventueel nieuwe activiteiten vanuit de leden te kunnen organiseren.

Ciell vraagt of er dit jaar een conferentie komt. Marco er is geen vrije cultuurconferentie (doelgroep: musea) gepland, maar we willen wel in november een conferentie organiseren. Ad er zal wel een professionele programmamanager ingehuurd worden, dus wanneer er een initiatief uit de leden komt dan wordt dat van harte ondersteund door het bestuur. Het geld daarvoor is op dit moment voldoende.

Er is een potje "internationale ontwikkeling" die dit jaar echt moet worden besteed. Waarschijnlijk wordt dit besteed aan de internationalisering van Wikiportret.

Siebrand licht de strategie-ontwikkeling toe. We zijn benaderd door Anna Royon en Sebastiaan Moleski. Zij hebben veel ervaring met de professionalisering van (o.a.) de Duitse chapter. Zij zullen ons helpen met de strategische planning voor een verdere professionalisering. Het resultaat zou moeten zijn dat wij an het einde van Q2 van dit jaar een plan hebben voor de komende vijf jaar. Kosten zijn kosten voor Sebastiaan en Anna en kosten voor het strategieweekend. Daar komen Anna, leden van het bestuur en uitgenodigde leden van de vereniging. Naar verwachting maximaal 14 personen.

Ad stelt voor om bij de rapportagekosten (ook) uit te splitsen naar kosten voor fundraiser, programmakosten, en administratieve kosten. De WMF hanteert dit schema ook. Ad stelt daarom voor om aan te sluiten bij de indeling van de WMF. Er wordt voorgesteld dat Ad contact opneemt met de penningmeester om een en ander nader uit te werken.

Ciell vraagt of de communicatiemedewerker zich alleen richt op externe communicatie. Zij wil graag ook iemand die zich gaat richten op de ondersteuning van de vrijwilligersactiviteiten. Bestuur: het is een basistaak van iedereen die we als programmamedewerker aannemen om samen met de vrijwilligers te werken. Deze positie is geen uitzondering.

Ronald wil dit graag zien als een (tijdelijke) werkbegroting en wil daar een voorwaardelijke goedkeuring aan geven. Alles ontwikkelt zich snel en het is moeilijk om de posten voor 2011 te extrapoleren zonder vastgestelde cijfers voor 2010. Marco: als er aanleiding toe dan dient de begroting aangepast te worden. In april is er een jaarvergadering. Ronald: de leden hebben niet de gelegenheid gekregen om een verantwoord oordeel over deze begroting te vormen.

Ad stelt voor dat de begroting definitief vast te stellen bij de behandeling van de jaarstukken bij de jaarvergadering van april.

Ad vraagt wat de temporisering van de professionalisering is. Siebrand geeft aan dat na goedkeuring van de begroting kantoorruimte gehuurd gaan worden, liefst voor het einde van Q2 en dan ook twee mensen in dienst hebben (samen 1 FTE).

Ad vraag wanneer de eerste functieomschrijving klaar is. Bestuur geeft aan dat het streeft naar medio maart, maar in ieder geval voor de volgende jaarvergadering in april. Ad benadrukt dat er vooral een start gemaakt moet worden.

De begroting wordt voorlopig vastgesteld.

Applaus van de vergadering voor de kortste ALV ooit. Dat gaan we op de jaarvergadering goed maken.

Tot de jaarvergadering op 2 april 2011.