Notulen20131107 - Wikimedia

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen Bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 7 november 2013, Skype.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 9 januari 2014.

Aanwezig: Paul Becherer, Jan Anton Brouwer, Ziko van Dijk (voorz.), Frans Grijzenhout (not.), Hans Muller, Sandra Rientjes

Afwezig met bericht van verhindering: Ad Huikeshoven

Opening

Ziko opent de vergadering om 19:40 uur

Notulen vergadering 10 oktober 2013

De notulen worden vastgesteld en kunnen op de verenigingswiki worden geplaatst.

Aktiepunten

Aktiepunt 20130824-10 Staat op de agenda.

Aktiepunt 20130905-1 Afgehandeld. Ziko informeert te zijner tijd de bestuursleden.

Aktiepunt 20130905-3 Afgehandeld. Verslagje opgenomen in maandrapport.

Aktiepunt 20130905-8 Afgehandeld. Voorbereidingen zijn afgerond. Start tijdschrijven 1 januari 2014.

Aktiepunt 20130905-13 Staat op de agenda.

Aktiepunt 20131010-1 Afgehandeld. Frans heeft Anke Pereboom afgemeld bij KvK.

Aktiepunt 20131010-2 Staat op de agenda.

Aktiepunt 20131010-8 Afgehandeld. Sandra heeft Henk Heikens benaderd.

Aktiepunt 20131010-13 Afgehandeld. Herzien Deklaratiereglement is op de verenigingswiki geplaatst.

Aktiepunt 20131010-14 Staat op de agenda.

Voor openstaande punten zie onderaan.

Organisatie

Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten in verband met de voorbereiding van het CBF-keurmerk

Paul heeft een voorstel geschreven. De hoofdlijnen van dit voorstel zijn akkoord. Paul zal de opmerkingen van Ad nog verwerken. Ziko vraagt of er problemen kunnen ontstaan als er een tijd lang niet aan bepaalde doelstellingen wordt gewerkt. Volgens Sandra is dit geen probleem.

Paul zoekt neemt contact op met Marianne Korpershoek over de formulering van de doelstelling. Daarna zoekt Paul in overleg met Sandra een nieuwe notaris in Utrecht. (Aktie Paul)

Bespreking risico belangenverstrengeling als een bestuurslid Wikipedian in Residence wordt.

Hans heeft de bestuusleden geinformeerd dat hij per 1 november aan de slag gaat als WiR bij het consortium van wetenschappelijke en speciale bibliotheken. Hij wil terugtreden als bestuurslid als er sprake is van belangenverstrengeling.

Sandra meldt dat er op dit ogenblik nog geen formele relatie is tussen de betreffende instellingen en WMNL. Zij werkt op dit ogenblik aan de formalisering van de samenwerking met de instellingen. Zij denkt aan een structuur op werkniveau (met de betrokken WiR) en op bestuurlijk niveau (met de betrokken instelling). Frans vindt dat er een formele relatie is (moet komen) tussen WMNL en de instelling waarbij de WiR in dienst is. Er is een hiërarchische relatie tussen WiR en de betreffende instelling en een functionele relatie tussen de WiR en WMNL. Ziko vraagt wat de functie van de klankbordgroep is.

Paul merkt op dat het beeld bij de 'buitenwacht' kan ontstaan dat bestuursleden die dicht bij het vuur zitten mogelijk voorrang krijgen bij het verdelen van betaalde functies. Sandra heeft contact gehad met Jon Davies over de situatie in de UK. Zijn advies: "wees hier voorzichtig mee." Hans kan zich voorstellen dat het beeld van baantjesjagerij ontstaat. Maar er is een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden en hij benadrukt dat de WiR onafhankelijk is.

Jan Anton: Er zijn straks 4 Wikipedians in Residence in Nederland. Dat vereist ook een zekere structuur of afstemming. WMNL wil natuurlijk met de WiR samenwerken, bijdragen aan het succes en invloed uitoefenen op hun werkzaamheden. Dat kan alleen als je als WiR niet op een andere manier gebonden bent. Hans stelt voor dat hij aftreedt. Ziko: Dit zou een mogelijke uitkomst van de discussie zijn. Jan Anton benadrukt dat het niet gaat om persoonlijk aftreden maar om het principe of iemand die bestuurslid is van WMNL (tijdelijk) een betaalde betrekking kan aanvaarden bij een instelling die een relatie heeft met WMNL. Financiële belangenverstrengeling is bij de aanstelling van Hans als WiR overigens niet aan de orde, er worden geen financiele middelen van de Wikimedia-beweging ingezet. Ziko denkt dat de principiële discussie door kan gaan, los van een besluit van Hans.

Alles overwegende besluit Hans om af te treden als bestuurslid. Ziko bedankt Hans voor alles wat hij tot nu toe voor de vereniging heeft gedaan. "We houden natuurlijk contact met jou als vrijwilliger en in je hoedanigheid als WiR." Hans zal zijn besluit zelf aan de leden communiceren. (Aktie Hans)

Sandra zal een bijeenkomst organiseren en petit-comité om een voorstel te formuleren over de gewenste structuur van de relatie tussen WMNL, instelling en WiR. (Aktie Sandra)

Vraagstuk overheidssubsidie

Tijdens de WCN is Jan Anton benaderd door een lid van de Tweede Kamer. Volgens het betrokken lid zou het logisch zijn als Wikipedia mede uit publieke middelen gefinancierd zou worden, net als de publieke omroep.

Sandra meldt dat WMSE ook overheidsfinanciering kent, op projectbasis, niet structureel. Hans waarschuwt dat dit een publiciteitsstuntje van de betreffende partij kan zijn. Frans vindt dat contact met kamerleden belangrijk is en stelt voor om het contact inhoudelijker te maken, bijvoorbeeld in het kader van het project Staten-Generaal 550 jaar. Sandra zal de mail beantwoorden. De betrokken persoon wordt benaderd als Tweede Kamerlid, niet als lid van zijn partij. (Aktie Sandra)

Community en leden

Voorstel voorbereiding ALV 20 maart 2014 (Aktiepunt 20131010-2)

Frans heeft een voorstel geschreven. Sandra merkt op dat er in het tijdpad geen rekening gehouden is met de tijd die de accountant nodig heeft. Frans past het document aan en zal een oproep doen voor enkele vrijwilligers. (Aktie Frans)

Ziko schrijft de oproep voor nieuwe bestuursleden. (Aktie Ziko)

Onderzoekje Documents mailinglist

Er is een een enquête verstuurd naar de mailinglist. De lijst wordt eigenlijk niet meer gebruikt. De functie is grotendeels overgenomen door de Nieuwsbrief. Het bestuur stemt in met het voorstel om de lijst op te heffen. (Aktie Frans)

Toegang tot bestuurswiki

Naast de zittende bestuursleden hebben ook enkele adviseurs toegang tot de bestuurswiki. Is dat wenselijk? Paul merkt op dat dit zo gegroeid is. De betreffende personen hebben de status van adviseur van het bestuur. Jan Anton vindt dat de bestuurswiki uitsluitend bestemd is voor bestuursleden en de directeur. Ziko vraagt of we de bestuurswiki nog wel nodig hebben, is Google docs niet voldoende? Sandra antwoordt dat de toegangsrechten in Google docs per document geregeld worden. Dat levert dus allerlei complicaties op bij bestuurswisselingen.

Afgsproken wordt dat Ziko en Frans gaan nadenken over de samenhang, de structuur en de functie van de website, de verenigingswiki en de bestuurswiki en met een voorstel komen. (Aktie Ziko, Frans)

Herformulering FOKA regeling (Aktiepunt 20130905-13)

Hans en Ziko hebben de tekst van de FOKA regeling aangepast. Het bestuur stemt in met het voorstel. Er worden nog enkele kleine aanpassingen voorgesteld. De verwijzing naar het 'potje van Elly' kan worden verwijderd. Verzoeken voor een bijdrage kunnen worden gericht aan het kantoor. Jan Anton zal als bestuurslid optreden.

Ziko past de tekst nog aan en zorgt voor plaatsing op de verenigingswiki. (Aktie Ziko)

Geld

Voorstel zelfstandige betalingsmogelijkheden kantoor (Aktiepunt 20130824-10)

Het voorstel van Paul wordt aangenomen. Paul gaat aan de slag met de uitvoering.

Werk

Wikipedia project SG550

Frans vertelt dat er een werkgroepje bezig is het het project Staten-Generaal 550 jaar. De werkgroep vraagt of zij kunnen rekenen op beperkte financiële ondersteuning en op enige ondersteuning van het kantoor. Sandra meldt dat zij ook al met enkele werkgroepleden heeft gesproken. Het is een goed, levensvatbaar initiatief. Verenigingsleden vinden het interessant. De vraag is wat er precies nodig is aan ondersteuning. Het bestuur is positief. Het werkgroepje kan een aanvraag doen met vermelding van benodigde middelen.

Resultaatmeting editathon en bewerkerstraining

Sandra: De respons was zeer beperkt en de resultaten zijn nogal teleurstellend. Het effect van een editathon op bewerkingsrecrutering is blijkbaar zeer gering. Conclusie: we moeten niet doorgaan met het organiseren van editathons, met deze doelstelling.

Hans: de eerste editathons hadden slechte start, dat heeft de uitkomst van het onderzoek negatief beïnvloed. Hij stelt voor om nog even vol te houden. Jan Anton merkt op dat de editathons misschien wel aantrekkelijk zijn, maar dat het blijkbaar geen structureel middel is om bewerkers te trekken. Sandra: editathons kunnen wel veel opleveren, maar dat zijn vooral de editathons waar ervaren bewerkers aan meedoen. Ziko stelt voor om een wikizaterdag aan dit onderwerp te besteden. Sandra regelt een Wikizaterdag in januari om over dit onderwerp verder te praten. (Aktie Sandra, Ziko).

Statement of Intent van de Free Knowledge Advocacy Group EU

Frans heeft een bijeenkomst bijgewoond van deze werkgroep. Tijdens die bijeenkomst is een Statement of Intent opgesteld. Wil het bestuur het Statement onderschrijven?

Ziko vraagt of er nog bijzondere verplichtingen zijn. Antwoord Frans: het project wordt getrokken en betaald door WMDE, maar de betrokken medewerkers van WMDE willen graag commitment van de andere Europese Wikimedia-verenigingen. Paul vraagt of er afgestemd is met de staf van WMF. Antwoord Frans: is gebeurd.

Bestuursbesluit: Het bestuur besluit om het Statement of Intent van de Free Knowledge Advocacy Group EU te onderschrijven.

Q4 planning (Aktiepunt 20131010-14)

Sandra heeft de kwartaalplanning bijgewerkt. Ze wijst op enkele aandachtspunten:

Social event bestuur en medewerkers. Frans en Sandra zullen dit orginiseren. (Aktie Sandra, Frans)

De nieuwjaarsreceptie 2014. Er ligt een uitnodiging van de KB/NA. Dit lijkt een goede mogelijkheid. De datum moet nog worden vastgesteld. Inhoudelijk is afstemming met de werkgroep SG550 mogelijk. (Aktie Sandra)

Rondvraag

Hans: Er zitten nogal wat taalfouten en inconsequenties in de nieuwe website. Kan er nog een keer naar de tekst gekeken worden? Hans mailt een lijstje met fouten die hij gevonden heeft.

Open huis in Utrecht (Aktiepunt 20131010-11). Besloten wordt om dit op 23 november te organiseren. (Aktie Hans)

Sandra heeft een email ontvangen van Katy Love. Op 8 november brengt de WMF-staf advies uit aan de FDC, ook over de Nederlandse FDC aanvraag.

Sluiting

Ziko sluit de vergadering om 22:00 uur.

Besluiten bestuursvergadering 7 november 2013

Bestuursbesluit 20131107-1: Het bestuur besluit om het Statement of Intent van de Free Knowledge Advocacy Group EU te onderschrijven.

Aktiepunten bestuursvergadering 7 november 2013

Aktiepunt 20130824-3: Vrijwilligersbeleid uitschrijven en op de agenda plaatsen van de bestuursvergadering van 10 oktober 2013. 7 nov: wordt verschoven naar jan. Paul

Aktiepunt 20130824-6: Contact opnemen met de organisatoren van GLAM 2014 in verband met de voorbereiding van GLAM 2015 in Nederland. 7 nov.: staat op agenda van de werkgroep GLAM. Beslissing gevallen dat GLAM WIKI 2014 in Mexico zal zijn. Sandra

Aktiepunt 201308245-7: Ziko zal enkele punten uit het concept van de Commissie hervormingen WMNL 2013 lichten en aanbevelingen formuleren voor de bestuursvergadering van 10 oktober. 10 okt.: Ziko herschrijft zijn voorstel voor de bestuursvergadering van 7 november 2014. Ziko

Aktiepunt 20130824-8: Checklist maken (een hulpmiddel voor vrijwilligers en voor communicatie-medewerkers) voor mogelijke public relations voor én na een (kleine) activiteit. 7 nov.: staat nog open. In uitvoering: https://nl.wikimedia.org/wiki/Handleiding_projecten Sandra

Aktiepunt 20130824-11: Als CiviCRM in de lucht is de vroegere donateurs weer aanchrijven. 5 sept.: CiviCRM is geen voorwaarde. In december worden de donateurs weer aangeschreven. 10 okt.: Ad, Sandra en Denise overleggen over aktie richting donateurs. Ad: Op 16 oktober een mail naar Denise c.s. gestuurd met vragen over follow up juli donateursbrief. Ad. Mail verzonden aan 6359 donateurs op 19 nov. Heeft 22 nieuwe leden opgeleverd.

Aktiepunt 20130905-4: Tekst over onze ANBI status plaatsen op de nieuwe verenigingssite. 10 okt.: Tekst gereed, planning site gereed 2 nov. 7 nov,: Op de nieuwe website ontbreekt nog fiscaal nummer. Staat op website pagina contact. Frans

Aktiepunt 20130905-13: FOKA regeling opnieuw bekijken. 7 nov.: voorstel Ziko en Hans is akkoord. Laatste correcties aanbrengen en herziene regeling plaatsen op de verenigingswiki. Ziko

Aktiepunt 20131010-2: Frans gaat met enkele vrijwilligers de ALV van 29 maart 2014 voorbereiden. 7 nov.: tijdpad accountant opnemen in planning. Oproep in Nieuwsbrief voor vrijwilligers Frans. Oproep nieuwe bestuursleden Ziko

Aktiepunt 20131010-3: Wikizaterdag organiseren over meetbaarheid van resultaten (1 feb.) Sandra

Aktiepunt 20131010-4: Resultaten 2012 naast het Jaarplan 2012 leggen. Sandra neemt contact op met Erik Zachte. Sandra

Aktiepunt 20131010-5: Uitslag FDC aanvraag met leden communiceren. Paul

Aktiepunt 20131010-6: Werving nieuwe penningmeester starten.

Aktiepunt 20131010-7: Voorstel voor de vorming van een auditcommissie indienen voor de bestuursvergadering van 9 januari 2014. Ad: concept tekst aan Paul gemaild op 6 november 2013. Paul, Ad

Aktiepunt 20131010-9: Sandra plant een wikizaterdag met en opfriscursus OTRS. 28 nov.: in overleg met de Werkgroep WP-OTRS gepland op WikiZaterdag 15 feb. Sandra

Aktiepunt 20131010-10: Sandra maakt op verzoek van Ad een overzichtje van de mappen die gedeeld kunnen worden met bestuursleden en/of vrijwilligers. Sandra

Aktiepunt 20131010-11: Open Huis 26 oktober 2013 organiseren in Utrecht. 7 nov.: datum verzet naar 23 november. Hans

Aktiepunt 20131010-12: Sandra stelt voor medewerkers een eigen declaratiereglement op. Sandra

Aktiepunt 20131107-1: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging. Paul neemt contact op met Marianne Korpershoek over de precieze formulering en zoekt in overleg met Sandra een notaris in Utrecht. Paul

Aktiepunt 20131107-2: Hans zal zijn aftreden als bestuurslid communiceren. Hans

Aktiepunt 20131107-3: Bijeenkomst organiseren en voorstel formuleren over de structuur van de relatie tussen WMNL, instelling en WiR Sandra

Aktiepunt 20131107-4: Contact opnemen met Tweede Kamerlid van SP. Sandra

Aktiepunt 20131107-5: Opheffen Documenten mailing list. Frans

Aktiepunt 20131107-6: Voorstellen doen over de samenhang, structuur en functie van de website, verenigingswiki en bestuurswiki. Ziko, Frans

Aktiepunt 20131107-7: Wikizaterdag regelen om over functie en resultaten van editathons te praten. Sandra, Ziko

Aktiepunt 20131107-8: Social event (kerstdiner) voor stafmedewerkers en bestuursleden organiseren op 12 dec. Sandra, Frans

Aktiepunt 20131107-9: Nieuwjaarsbijeenkomst 2014 bij de NA/KB organiseren (bij NA/KB op 11 of 18 jan. Sandra