Notulen20140207

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van 13 maart 2014.

Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 7 februari 2014, skype

Aanwezig: Paul Becherer, Jan Anton Brouwer, Ziko van Dijk (voorz.), Frans Grijzenhout (not.), Ad Huikeshoven, Sandra Rientjes

Opening

• Ziko opent de 70e bestuursvergadering om 19:38.

Notulen bestuursvergadering 9 januari 2014

• De notulen worden ongewijzigd vastgesteld en kunnen worden overgebracht naar de verenigingswiki.

Aktiepunten bestuursvergadering 9 januari 2014

Aktiepunt 20130824-6 vervallen wegens onzekerheid over de organisatie van GLAM 2014.

Aktiepunt 20131010-5 afgehandeld. Resultaat FDC-aanvraag is door Ziko op 13 januari 2014 gecommuniceerd.

Aktiepunt 20131010-7 staat op de agenda.

Aktiepunt 20131107-3 afgehandeld. Interne bespreking over relatie WiR, instelling en WMNL is gehouden.

Aktiepunt 20131107-4 afgehandeld.

Aktiepunt 20140109-1 afgehandeld. Jan Anton heeft aan Bas de Lange doorgegeven dat we dit jaar niet kunnen deelnemen aan de Open Education Day.

Aktiepunt 201401-09-2 afgehandeld. Ziko heeft aan de kandidaat-bestuursleden korte tekstjes gevraagd om mee te sturen met de uitnodiging voor de ALV.

Aktiepunt 20140109-3 staat op de agenda.

Aktiepunt 20140109-4 afgehandeld. Tekst vrijwilligersbeleid is geplaatst op de verenigingswiki. Zie Vrijwilligersbeleid.

Aktiepunt 20140109-5 staat op de agenda.

Aktiepunt 20140109-7 afgehandeld. De vragen van WMF over het Q3 Report zijn beantwoord. Zie:Progress Report Q3

Aktiepunt 20140109-8a staat op agenda.

Aktiepunt 20140109-10 afgehandeld. Wikikids is uitgenodigd voor de Educatiebijeenkomst.

Aktiepunt 20140109-11 afgehandeld. De onderwerpen waarvoor WMNL belangstelling heeft zijn onder de aandacht gebracht van het organisatiecomité. Zie: Programme Review

Aktiepunt 20140109-12 staat op agenda.

Aktiepunt 20140109-13 afgehandeld. De vergadering is verplaatst.

Ingekomen stukken

Uitnodiging Wikimedia Conference April 10-13, 2014 in Berlijn

• Interesse om deel te nemen: Frans, Sandra, nieuw bestuurslid, bij voorkeur penningmeester. Ad gaat als lid van de programmacommissie. (Aktie Sandra, Frans)

Voting for new process on Chapter selected board seats

• Het bestuur stemt in met het voorgestelde voting process (Bestuursbesluit). Frans zal de stem van WMNL uitbrengen. (Aktie: Frans)

Organisatie

Kandidaten voor het bestuur

• Ziko stelt voor om in toekomst een adviescommissie in te stellen vanwege tijdsbeslag en neutraliteit, bijvoorbeeld als je zelf ook kandidaat bent. Werkzaamheden: kandidaten benaderen, informatie sturen, gesprekken voeren met kandidaten, gesprekken opvolgen, kandidaatstelling naar ALV begeleiden. Jan Anton ziet het nut van een commissie niet in. Paul: kost wellicht meer tijd dan het oplevert. Ad stelt voor om dit te bespreken tijdens het bestuursweekend in augustus. Frans stelt voor om dit te bespreken als de functieomschrijvingen en competentieprofielen gereed zijn. Nog geen besluit genomen.

Voortgang opstellen functiebeschrijvingen en competentieprofielen bestuursleden (Aktiepunt 20140109-12)

• De functiebeschrijvingen zijn vrijwel gereed. Ze zijn met de individuele bestuursleden doorgenomen. Hijmen wil twee groepsgesprekken voeren om input te krijgen voor de competentieprofielen. Jan Anton stelt voor om hier een deel van het bestuursweekend voor te gebruiken.
• Het zou goed zijn als de nieuw gekozen bestuursleden direct na hun benoeming over de functieomschrijvingen kunnen beschikken en ook snel na hun benoeming een gesprek met Hijmen voeren. (Aktie Frans)

Wijziging HR mbt periode bestuursleden (Aktiepunt 20140109-03)

• Het bestuur stemt in met het voorstel van Ziko om de bestuursperiode te verlengen van 1 jaar naar 2 jaar. Een (éénregelige) wijziging van artikel 3.2. van het Huishoudelijk Reglement. Ziko schrijft een korte toelichting bij het voorstel. Concept wordt nog aan de andere bestuursleden voorgelegd voordat het naar de ALV gaat. (Aktie Ziko)

Stand van zaken voorbereiding ALV 29 maart 2014 - Jaarverslag 2013

• Definitief concept staat op Google drive. De structuur is identiek aan 2012. Dezelfde hoofdstukindeling. Per hoofdstuk een algemene beschrijving gevolgd door een meer gedetailleerde beschrijving van de activiteiten. Frans, Jan Anton: goed stuk, concept = oké. Ad: gedegen, verwacht dat accountant ook tevreden zal zijn. Enkele inhoudelijke opmerkingen: De toekomstparagraaf + B’2014 is inmiddels opgenomen. Het gele balkje (“toevoegen bestuur”) kan weg.
• Sandra vraagt aan Ziko om het voorwoord in te leveren. (Aktie Ziko)
• Maandag gaat de definitieve versie naar de accountant. Zie verder het tijdschema in de notulen van 9 januari 2014..

Informeel gedeelte ALV: Justus Uitermark over Wikitopia? + Concept agenda ALV 29 maart 2014

• Frans vraagt of we Justus Uitermark zullen uitnodigen voor het informele gedeelte van de ALV. Iedereen is akkoord. (Aktie Frans)
• Er is wat discussie over het beste tijdstip. Met name of het wel verstandig is om de formele punten en het informele agendapunt te vermengen. Uiteindelijk stellen we de volgende agenda op:

- Openen (nb. denk aan presentielijst)

- Agenda vaststellen 10 min (denk eraan om te vragen of leden nog punten willen inbrengen)

- Vaststellen notulen vorige ALV

- Informeel gedeelte: Spreker Justus Uitermark met discussie 60 min

Pauze

- Vaststellen Jaarverslag 2013 + décharge van het bestuur 30 min (nb. presentaties financieel gedeelte en activiteitenverslag moet nog worden voorbereid)

- Bestuursverkiezing 20 min

- Aanpassing HR 10 min

- Rondvraag 10 min

- Sluiting

Prognose einde: 17.00h

Voorstel voor de vorming van een auditcommissie (Aktiepunt 20131010-7)

• Paul er zit een gat tussen zaken die de penningmeester alleen kan en mag afhandelen en de financiële zaken die het hele bestuur aangaan. Ad: in de kern is het geen kascommissie, controle van de boeken gebeurt door de accountant. De audit commissie bespreekt de resultaten van de controle van de accountant. Jan Anton: goed om een ‘interne auditcommissie’ te hebben. Eens met voorstel.
• Sandra: Er is al een bestaande verdeling van bevoegdheden en taken tussen directeur (staf) en bestuur. Vanuit kantoor gezien moet er 1 aanspreekpunt blijven voor financiele zaken (de penningmeester) en niet een commissie.
• Sandra vraagt ook waarom er gekozen is voor een commissie met uitsluitend bestuursleden. Ad: Als we ook niet-bestuursleden willen opnemen wordt het gecompliceerder. Sandra waarschuwt voor onevenwichte verdeling van aandacht van het bestuur. Veel aandacht voor geld en weinig aandacht voor de projecten en activiteiten.
• Ad stelt voor om de commissie in te stellen nadat het nieuwe bestuur is gekozen en om de commissie samen te stellen tijdens het bestuursweekend.
• Het bestuur stemt in met het voorstel om een auditcommissie in te stellen (Bestuursbesluit). Tijdens het bestuursweekend zullen we de commissie samenstellen. (Aktie Frans)

Samenwerkingsbeleid (Aktiepunt 20140109-5)

• Ziko heeft een voorstel geschreven gebaseerd op eerdere losse teksten en gebruik gemaakt van documenten van andere verenigingen. Paul merkt op dat de focus nog teveel is gericht op plichten en niet op rechten van de leden. Jan Anton vraagt welk probleem we oplossen met dit document. Ziko: Je biedt houvast in de vorm van gedragsregels die horen bij de vereniging. Frans stelt voor om het documentje te splitsen in vrijwilligers (met gedrags- en communicatieregels) en aparte beschrijvingen van adviseurs van het bestuur en van externe partners.
• Ziko zal een volgende versie maken. (Aktie Ziko)

Aanloop vernieuwing strategie

• Ziko stelt voor om nu al te praten over een roadmap naar de nieuwe strategie: 2016-2018 of 2016-2020. Paul: terugrekenen vanaf 2016 betekent dat we dit nodig hebben vanaf jaarplan 2016, dus schrijven en vast te stellen in de 2e helft 2015 en dus beginnen in 2014. Ad: tijdlijn is oké, tijdens bestuursweekend april 2015 strategie vaststellen, eerste bespreking met leden in het voorjaar 2014. Sandra merkt op dat een planning met deze tijdlijn niet kan leiden tot een zinvolle strategie omdat die ook afhangt van discussies binnen WMF en besluiten over financiering. Ze stelt voor om de ontwikkeling van het Jaarplan 2016 en de Strategie 2016-2018 parallel te laten lopen. Jan Anton: Vul de eerste bijeenkomsten met de leden in als brainstormsessies, dus streef in die periode nog niet naar een strategie-document. Paul: Het is nog te vroeg om de huidige strategie te evalueren, maar brainstormsessies kan wel.
• Uiteindelijk vinden we overeenstemming in het voorstel om te streven naar een concept in het voorjaar 2015 met definitieve afronding in het najaar 2015.
• De brainstormsessies kunnen in juni 2014 beginnen. Jan Anton neemt hierin het voortouw. (Aktie Jan Anton) Ziko past de tijdlijn aan. (Aktie Ziko)

Besluit over het vervangen van de leden-mailinglijst door CiviCRM

• Voorstel om leden-mailinglijst op te heffen en te vervangen door CiviCRM. Gegevens over onze leden worden bijgehouden in CiviCRM dat daarmee de enige betrouwbare bron is voor officiële mededelingen, uitnodigingen, etc. Dat loopt op dit ogenblik altijd via kantoor, maar er is wel een mogelijkheid om een bestuurslid te trainen in het gebruik van CiviCRM.
• Het bestuur stemt in met het voorstel om de leden-mailinglist op te heffen en te vervangen door CiviCRM. (Bestuursbesluit / Aktie Paul)

Geld en rapportage

Pensioenvoorziening staf

• Paul heeft een voorstel geformuleerd om een financiële voorziening aan te leggen ten laste van 2013, nodig als besloten wordt om de pensioenregeling met terugwerkende kracht in te laten gaan voor de stafleden die op het moment van ingang langer dan een jaar in dienst zijn.

Sandra: stafmedewerkers willen in principe ingaan op het pensioenvoorstel. Er staan nog wat vragen uit van de medewerkers. Ad vermoedt dat de onderbouwing nog onvoldoende is om de accountant te overtuigen.

• We besluiten om de voorziening op te nemen in het concept jaarverslag dat naar de accountant gaat. En we wachten het oordeel van de accountant hierover af. (Aktie Paul)

Werk

Evaluatie WCN 2 november 2013

• Wordt verschoven naar de bestuursvergadering van 13 maart.

Educatieprogramma (Aktiepunt 20140109-8a)

• Ad vertelt over de resultaten van de bijeenkomst van 1 februari toe. Er is een verslag gemaakt dat op de verenigingswiki staat. Er is een wervingsdocument voor een freelance onderzoeker opgesteld door Jan Anton. Sandra, Ad en Jan Anton overleggen over de uitvoering. (Aktie Jan Anton)

Wereld

Kort verslag directeuren-bijeenkomst Berlijn 3 en 4 maart 2014

• Er leeft zorg bij de directeuren over het beeld dat WMF van de chapters heeft. Gezien de ontwikkelingen bij WMF is er maar een korte periode van beïnvloeding mogelijk. De directeuren hebben voorgesteld om snel werk te maken van het beschrijven van de resultaten die behaald kunnen worden dankzij de inzet van chapters. Ad vindt de houding van de WMF medewerkers erg aanmatigend. Wij doen verslag van onze activiteiten en resultaten in het jaarverslag. Dat jaarverslag wordt ook in het Engels vertaald. Dat is de formele lijn. Anderzijds is het wel goed om ook op andere manieren het beeld te beïnvloeden. Ad doet de suggestie om dit onderwerp ook te behandelen tijdens de brainstormsesses over de strategie.
• Ziko bedankt Sandra voor het verslag.

Rondvraag

• Geen.

Sluiting

Ziko sluit de vergadering om 22:50 uur.

Aktiepunten bestuursvergadering 7 februari 2014

Aktiepunt 20130824-8: Checklist maken (een hulpmiddel voor vrijwilligers en voor communicatie-medewerkers) voor mogelijke public relations voor én na een (kleine) activiteit. 7 nov.: staat nog open. 9 jan.: in uitvoering, zie: https://nl.wikimedia.org/wiki/Handleiding_projecten. Sandra

Aktiepunt 20131010-3: Wikizaterdag organiseren over meetbaarheid van resultaten. 9 jan.: oorspronkelijke datum van 1 februari kan niet doorgaan omdat we prioriteit geven aan het Educatieproject. Opnieuw een datum plannen. Sandra

Aktiepunt 20131010-7: Voorstel voor de vorming van een auditcommissie indienen voor de bestuursvergadering van 9 januari 2014. Ad: concept tekst aan Paul gemaild op 6 november 2013. 9 jan.: wordt nog aan gewerkt. Paul, Ad

Aktiepunt 20131010-10: Sandra maakt op verzoek van Ad een overzichtje van de mappen die gedeeld kunnen worden met bestuursleden en/of vrijwilligers. 9 jan.: is enigszins vertraagd door nieuwe rechtenstructuur Google drive. Wordt aan gewerkt. Sandra

Aktiepunt 20131010-12: Sandra stelt voor medewerkers een eigen declaratiereglement op. 9 jan.: staat nog open. Sandra

Aktiepunt 20131107-1: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging. Paul neemt contact op met Marianne Korpershoek over de precieze formulering en zoekt in overleg met Sandra een notaris in Utrecht. 9 jan.: staat nog open. Paul

Aktiepunt 20131107-7: Wikizaterdag regelen om over functie en resultaten van editathons te praten. 9 jan: opnieuw plannen. Sandra, Ziko

Aktiepunt 20140109-3: Verlengen van de bestuurstermijn van 1 jaar naar 2 jaar. Een bestuursvoorstel aan de ALV tot wijziging van HR art 3.2. Ziko schrijft een korte toelichting die nog voorgelegd wordt aan de andere bestuursleden. Ziko

Aktiepunt 20140109-5: Opzet voor gedragsregels maken (samenwerkingsbeleid). Tweede versie maken. Ziko

Aktiepunt 20140109-6: Uitzoeken of we een buitenland dekking kunnen toevoegen aan de huidige verzekeringen. Sandra

Aktiepunt 20140109-8a: Bespreken werving onderzoeker Educatieproject. Jan Anton, Ad, Sandra

Aktiepunt 20140109-8b: Werven WiR op kantoor in Q2. Sandra

Aktiepunt 20140109-bc: Werving administratief medewerker per 1 mei voorbereiden. Sandra

Aktiepunt 20140109-9: Paul bereidt een nieuw procuratieschema voor ter bespreking tijdens de bestuursvergadering van 7 februari. Daarna afspraken maken met ING Bank en ABN Amro om e.e.a. te effectueren. Paul

Aktiepunt 20140109-12: Bestuursweekend benutten om de competentieprofielen te bespreken. Functieomschrijvingen doen toekomen aan nieuwe bestuursleden + gesprek met Hijmen regelen. Frans

Aktiepunt 20140207-1: Wikimedia Conferentie April 10-13, 2014 in Berlijn. Deelname: Sandra, Frans, nieuw bestuurslid (bij voorkeur penningmeester). Ad gaat als lid van de programmacommissie. Sandra, Frans

Aktiepunt 20140207-2: Voting for new process on Chapter selected board seats. Stem uitbrengen (vóór). Frans

Aktiepunt 20140207-3: Jaarverslag 2014. Ziko schrijft het voorwoord. Ziko

Aktiepunt 20140207-4: Frans nodigt Justus Uitermark uit voor het informele gedeelte van de ALV. Frans

Aktiepunt 20140207-5: Aanloop vernieuwing strategie. De brainstorm sessies kunnen in juni 2014 beginnen. Jan Anton. Ziko past de tijdlijn aan. Ziko.

Aktiepunt 20140207-6: Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken. Paul

Aktiepunt 20140207-7: Opnemen pensioenvoorziening staf in de concept jaarrekening 2013. Oordeel van accountant afwachten. Paul

Besluiten bestuursvergadering 7 februari 2014

Bestuursbesluit 20140207-1: Het bestuur stemt in met het voorgestelde voting process voor Chapter selected board seats.

Bestuursbesluit 20140207-2: Het bestuur stemt in met het voorstel om een auditcommissie in te stellen.

Bestuursbesluit 20140207-3: Het bestuur stemt in met het voorstel om de leden-mailinglist op te heffen en te vervangen door CiviCRM.