Notulen20140313

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 13 maart 2014, Kantoor WMNL, Mariaplaats 3, Utrecht

Aanwezig: Paul Becherer, Jan Anton Brouwer, Ziko van Dijk (voorz.), Frans Grijzenhout (not.), Ad Huikeshoven,

Afwezig met kennisgeving: Sandra Rientjes (vakantie)

Opening

• Ziko opent de 71e bestuursvergadering om 18:45

Notulen bestuursvergadering 7 februari 2014

• De notulen worden ongewijzigd vastgesteld en kunnen worden geplaatst op de verenigingwiki.

Actiepunten bestuursvergadering 7 februari 2014

Actiepunt 20131010-10 afgehandeld. De mappenstructuur is aangemaakt in Google drive en inmiddels gedeeld.

Actiepunt 20140109-3 afgehandeld. Ziko heeft een voorstel voor verlenging van de bestuurstermijn (wijziging HR) bij de stukken van de ALV gevoegd.

Actiepunt 20140109-8a staat op de agenda.

Actiepunt 20140109-12 staat op de agenda.

Actiepunt 20140207-1 afgehandeld. Deelnemers aan de Wikimedia Conferentie April 10-13, 2014 in Berlijn zijn aangemeld.

Actiepunt 20140207-2 afgehandeld. Stem uitgebracht.

Actiepunt 20140207-3 afgehandeld. Ziko heeft het voorwoord voor het Jaarverslag 2014 geschreven.

Actiepunt 20140207-4 afgehandeld. Frans heeft Justus Uitermark uitgenodigd voor het informele gedeelte van de ALV.

Actiepunt 20140207-7 afgehandeld. Voorziening pensioenvoorziening staf is opgenomen in de jaarrekening 2013.

Ingekomen stukken

Oproep voor kandidaten voor Affiliate-selected Board seats (voorheen Chapter selected board seats)

• Jan Anton: In principe willen we wel een kandidaat voorstellen of ondersteunen, er vanuit gaande dat de betrokken kandidaat voldoende kwaliteit voor deze functie heeft. Ziko maakt een korte vermelding in zijn verslag aan de leden. Aktie Ziko

Organisatie

Stand van zaken voorbereiding ALV 29 maart 2014

1 Jaarverslag 2013

• Het opgemaakte jaarverslag is nu beschikbaar. Ad wil nog een paar verbeteringen laten aanbrengen, o.a. het uitlijnen van de tabellen en het afronden van bedragen op hele euro’s. Ziko heeft nog een aantal verbeteringen in de punctuatie. Er zijn geen inhoudelijke opmerkingen meer. Als het kantoor de wijzigingen aanbrengt kan het jaarverslag vrijdag worden geplaatst op de verenigingswiki. Paul merkt op dat de schriftelijke accountantsverklaring nog niet binnen is. Die moet later nog worden ingevoegd.

• Ziko stelt de definitieve agenda voor de ALV op en schrijft een herinneringsmailtje aan de leden (via CiviCRM). Actie Ziko

• Frans vraagt aan Sindy om het verslag te plaatsen en het bericht van Ziko te verzenden. Actie Frans

• Jan Anton stelt voor om, net als vorig jaar, enkele hoofdlijnen uit het jaarverslag te presenteren. Paul wil de belangrijkste financiele informatie toelichten. Daarna de vraag- en antwoordsessie. De presentaties worden voor de ALV nog rondgestuurd aan de andere bestuursleden. Actie Jan Anton, Paul

2 Bestuurswisseling

• De kandidaten staan inmiddels op de verenigingswiki. De stemming vindt op de gebruikelijke manier plaats. Frans zal een stembiljet maken. Aktie Frans

• De afgetreden voorzitter blijft de ALV voorzitten. Ziko bereidt een dankwoordje voor.

• Paul merkt op dat de inschrijving van nieuwe bestuursleden bij de KvK binnen een week na de benoeming geregeld moet zijn. Actie Frans

• In verband met de tijd die het kost om de voorziene wisseling van het penningmeesterschap te laten registreren besluit het bestuur dat de betalingsbevoegdheid van Paul Becherer geldig blijft tot 14 dagen na de bestuursverkiezing, dus tot 13 april 2014. Bestuursbesluit

• Betalingen kunnen ook worden verricht door Ad Huikeshoven die ook over betalingsbevoegdheid beschikt.

Voorbereiding bestuursweekend

• Op zondag is alleen het nieuwe bestuur bijeen. Op zaterdag zijn ook de ‘oude’ bestuursleden aanwezig. Iedereen is ook uitgenodigd voor het diner op zaterdagavond. Op zaterdagmorgen willen we het jaarplan 2014 bespreken. Op zaterdagmiddag willen we dan de bestuurstaken verdelen en ruimte inplannen voor individuele overdracht. Op zondag willen we de taakomschrijvingen bespreken en competentie profielen maken. Hijmen Vos zal zondag aanwezig zijn.

Voortgang functieomschrijvingen bestuursleden (Actiepunt 20140109-12)

• De functieomschrijvingen van bestuursleden zijn gereed. Ieder bestuurslid heeft input gegeven voor zijn functieomschrijving. Daarna zijn de omschrijvingen geüniformeerd door Frans en Hijmen. De vraag is nu of de set een goede basis vormt. Ad vindt dat de set functieomschrijvingen een goede basis vormen. Het is natuurlijk mogelijk om de omschrijvingen verder aan te passen of aan te scherpen maar hij denkt dat het beter is om er nu eerst mee te gaan werken.Ziko vraagt waarom de functie-eisen met betrekking tot de opleiding van elkaar verschillen. Frans antwoord dat dit erin geslopen is. Hij vraagt aan Hijmen om dit te uniformeren. Actie Frans

Geld en rapportage

Planning impact report 2013

• Sandra is begonnen met het opstellen van het Impact Report 2013. Op 26 maart is de draft gereed. Daarna kunnen penningmeester en secretaris wijzigingen aanbrengen als dat nodig is. De deadline is 31 maart 2014. Actie Sandra

Werk

Evaluatie WCN 2013

• Ad stelt voor om de dag om te dopen in: Wikipedia Conferentie Nederland. Tijdens de evaluatie is er een voorstel gedaan om er een tweedaagse van te maken. Eén dag voor bewerkers en 1 conferentiedag met een invulling zoals we gewend zijn. Het is aan de programmacommissie om hier invulling aan te geven. Voorstel om de locatie te handhaven. De logistieke ondersteuning door kantoor verloopt uitstekend. Vorig jaar en het jaar daarvoor was er verloop in de werkgroep. Tijdens de voorbereiding moet hier rekening mee worden gehouden. De doelstellingen van de conferentie zijn gehaald. Volgend jaar alert zijn op ‘nieuwe’ bezoekers, uit de enquette bleek dat enkele nieuwe deelnemers zich toch wat verloren hebben gevoeld. We spreken af dat we tijdens de ALV nieuwe mensen werven om de WCN 2014 voor te bereiden. Tijdens het bestuursweekend benoemen we de portefeuillehouder. Actie Ad

Educatie-project (Actiepunt 20140109-8a)

• De werving van een projectleider is afgerond. Er zijn een paar gesprekken gevoerd. De uiteindelijke keuze is gevallen op Bureau PBF. Voor fase 1 en 2 zijn een voorbereiding van een veldonderzoek voorzien, het uitvoeren van een veldonderzoek en rapportage daarover. Dit blijft binnen het budget van € 15.000. Fase 3 = uitvoeren van een pilot. Dit zit nog niet de begroting en hiervoor is ook nog geen akkoord gegeven. In mei, na evaluatie van fase 1 en 2, moet hierover een besluit worden genomen. Deze fase vergt vermoedelijk een additioneel bedrag van € 7,500. Ad zal telefonisch contact opnemen met Bureau PBF en hij informeert Sandra Rientjes. Sandra moet de opdracht nog formeel bevestigen. Actie Ad, Sandra

Rondvraag

• Ad merkt op dat we de sterke punten van onze werving moeten vasthouden.

• Ad vertelt dat op Wikizaterdag 15 maart de Educatie programma extensie getest.

• Ad vertelt iets over de Wikimedia Conference in Berlijn. Inhoudelijk gezien is er dit jaar meer focus op bestuurlijke zaken in de beweging en wat minder aandacht voor activiteiten.

• Ziko merkt op dat dit zijn laatste bestuursvergadering is. Er is veel veranderd in de afgelopen drie jaar. Hij treedt tijdens de komende ALV af als voorzitter, maar hij wil graag blijven bijdragen aan de beweging. De andere bestuursleden bedanken Ziko voor als het werk dat hij voor Wikimedia heeft verricht.

Sluiting

• Ziko sluit de vergadering om 20:50

Actiepunten bestuursvergadering 13 maart 2014

Actiepunt 20130824-8 Gedaan Checklist maken (een hulpmiddel voor vrijwilligers en voor communicatie-medewerkers) voor mogelijke public relations voor én na een (kleine) activiteit. zie: https://nl.wikimedia.org/wiki/Handleiding_projecten. Sandra

Actiepunt 20131010-3 Gedaan Wikizaterdag organiseren over meetbaarheid van resultaten. 9 jan.: oorspronkelijke datum van 1 februari kan niet doorgaan omdat we prioriteit geven aan het Educatieproject. 13 mrt.: Opnieuw een datum plannen. Nieuwe datum gepland: 10 mei 2014. Sandra

Actiepunt 20131010-12 Gedaan Sandra stelt voor medewerkers een eigen declaratiereglement op. 13 mrt.: staat nog open. Sandra

Actiepunt 20131107-1 Open Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging. Paul neemt contact op met Marianne Korpershoek over de precieze formulering en zoekt in overleg met Sandra een notaris in Utrecht. 13 mrt.: overdragen aan nieuw bestuur. Paul

Actiepunt 20131107-7 Gedaan Wikizaterdag regelen om over functie en resultaten van editathons te praten. 13 mrt: opnieuw plannen. Wordt gecombineerd met actiepunt 20131010-3. Sandra, Ziko

Actiepunt 20140109-5 Open Opzet voor gedragsregels maken (samenwerkingsbeleid). Tweede versie maken. 13 mrt.: nog in bewerking. Ziko

Actiepunt 20140109-6 Open Uitzoeken of we een buitenland dekking kunnen toevoegen aan de huidige verzekeringen. 13 mrt.: staat nog open. Sandra

Actiepunt 20140109-8b Open Werven WiR op kantoor. 13 mrt.: werving wordt in Q2 gestart. Sandra

Actiepunt 20140109-8c Gedaan Werving administratief medewerker per 1 mei voorbereiden. 13 mrt. Gesprekken met kandidaten gepland. Nieuwe medewerker gestart op 15 april 2014 Sandra

Actiepunt 20140109-9 Open Paul bereidt een nieuw procuratieschema voor ter bespreking tijdens de bestuursvergadering van 7 februari. Daarna afspraken maken met ING Bank en ABN Amro om e.e.a. te effectueren. 13 mrt.: overdragen aan nieuw bestuur. Paul

Actiepunt 20140207-5 Gedaan Aanloop vernieuwing strategie. De brainstorm sessies kunnen in juni 2014 beginnen. Jan Anton. Ziko past de tijdlijn aan. Ziko

Actiepunt 20140207-6 Open Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken. 13 mrt.: staat nog open. Paul

Actiepunt 20140313-1 Gedaan Ziko maakt een korte vermelding in zijn verslag aan de leden van de oproep voor kandidaten voor Affiliate-selected Board seats WMF. Ziko

Actiepunt 20140313-2 Gedaan Ziko stelt de definitieve agenda voor de ALV op en schrijft een herinneringsmailtje aan de leden (via CiviCRM). Ziko

Actiepunt 20140313-3 Gedaan Frans vraagt aan Sindy om het Jaarverslag 2014 te plaatsen op de verenigingswiki en om de herinneringsmail voor de ALV te verzenden via CiviCRM. Frans

Actiepunt 20140313-4 Gedaan De presentaties voor de ALV rondsturen aan de andere bestuursleden. Jan Anton, Paul

Actiepunt 20140313-5 Gedaan Frans zal het stembiljet voor de bestuursverkiezingen maken. Frans

Actiepunt 20140313-6 Gedaan Inschrijving van nieuwe bestuursleden bij de KvK regelen. Frans

Actiepunt 20140313-7 Gedaan Frans vraagt aan Hijmen Vos om de functie-eisen met betrekking tot opleiding te uniformeren. Frans

Actiepunt 20140313-8 Gedaan Impact Report 2014. Op 26 maart is de draft gereed. Daarna kunnen penningmeester en secretaris wijzigingen aanbrengen als dat nodig is. De deadline is 31 maart 2014. Sandra

Actiepunt 20140313-9 Gedaan WCN 2014. Tijdens de ALV nieuwe mensen werven om de WCN 2014 voor te bereiden. Tijdens het bestuursweekend portefeuillehouder benoemen. Ad

Actiepunt 20140313-10 Gedaan Educatie-project. Ad zal telefonisch contact opnemen met Bureau PBF en hij informeert Sandra Rientjes. Sandra moet de opdracht nog formeel bevestigen. Ad, Sandra

Besluiten bestuursvergadering 13 maart 2014

Bestuursbesluit 20140313-1: In verband met de tijd die het kost om de voorziene wisseling van het penningmeesterschap te laten registreren besluit het bestuur dat de betalingsbevoegdheid van Paul Becherer geldig blijft tot 14 dagen na de bestuursverkiezingen, dus tot 13 april 2014.