Notulen20140329

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

(Deze notulen zijn vastgesteld door de ALV van 2 september 2014)

Notulen 19e Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Wikimedia Nederland, 29 maart 2014 Locatie: Se7en, Mariaplaats 7, Utrecht

Aanwezige leden: Paul Becherer, Ronn, Jan Anton Brouwer, Justus de Bruijn, Ziko van Dijk (voorzitter), André Engels (vanaf 14:00 u), Frans Grijzenhout (notulen), Ad Huikeshoven, Hay Kranen, Bas van Pelt, Dick Stomp, Marlon, Lodewijk, Vera de Kok, Romaine, Siebrand Mazeland, Jane Darnell, Frank Hendriks, Dick Bos (tot 15:15 u), Ciell, Sebastiaan ter Burg (vanaf 15:20 u).

Andere aanwezigen zonder stemrecht: Denise Jansen (staf), Sindy Meijer (staf), Sandra Rientjes (directeur), Emiel Rijshouwer (gastspreker), Justus Uitermark (gastspreker), gebruiker:Nederlandse Leeuw (gast).

Afwezig en ander lid gemachtigd: Lotte Belice Balthussen machtigt Hay Kranen, Erik Zachte machtigt Lodewijk Gelauff, Dick Bos machtigt Jane Darnell.

Afwezig met kennisgeving: Henk Heikens

Opening

• Ziko opent de vergadering om 13:35 uur.

Vaststellen agenda

• De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

Vaststellen notulen ALV 21 september 2013

• De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.

Sprekers Justus Uitermark en Emiel Rijshouwer, met discussie (informeel gedeelte ALV)

• Justus en Emiel geven ieder een interessante presentatie. Justus over zijn oratie in Rotterdam, getiteld:‘Wikitopia’. Hij vertelde over de opzet en organisatorische ontwikkelingen bij enkele groepen vrijwilligers, door Justus ‘zelf-organiserende netwerken’ genoemd. Hij vertelde dat succesvolle groepen vrijwilligers niet zomaar ontstaan maar dat daarvoor al een institutioneel weefsel aanwezig moet zijn. Hij ging verder in op de noodzaak om binnen een beweging tegengas te geven op het gebied van machtsconcentratie, het beteugelen van regeldrift en segregatie.
• Emiel begon zijn presentatie met de bevindingen van enkele grote sociologen zoals Max Weber, Robert Michels en Norbert Elias over institutionalisering, oligarchie en gevestigden-buitenstaanders dynamiek, en legde vervolgens een verband tussen hun theorieën en de ontwikkelingen bij Wikipedia. De door Emiel geschetste bevindingen zijn voor veel aanwezigen zeer herkenbaar.
• Na de presentaties veel vragen en er volgt een geanimeerde discussie over de problemen en uitdagingen binnen de Wikipedia gemeenschap. Ziko sluit de discussie om 15:00 uur. Frans bedankt de sprekers voor hun inspirerende bijdragen.

Pauze

Presentatie en vaststellen Jaarverslag 2013 en décharge van het bestuur (hervatting officieel gedeelte ALV)

• Jan Anton presenteert de high-lights van het Jaarverslag. Paul licht de Balans per 31 december 2013 toe (p.37 - 41 van het jaarverslag). Een bedrag van Euro 6.597, bedoeld als reservering voor de accountant voor controle van het jaarverslag en de jaarrekening 2013 is per abuis niet opgenomen in tabel op pagina 36. Het bedrag is wél opgenomen in de Jaarrekening achterin het jaarverslag. De tabel zal nog worden gecorrigeerd.
• Met betrekking tot de Staat van Baten en Lasten (pag. 41 - 48 van het jaarverslag) legt Paul uit dat de personeelskosten verdeeld zijn over verschillende activiteiten. Als grondslag voor deze verdeling is de begroting genomen. Dit is niet ideaal omdat de werkelijke verdeling kan afwijken van de begrote verdeling. Het kantoor is gestart met een systeem van urenregistratie zodat we volgend jaar een betrouwbaarder beeld kunnen geven.
• Vraag van Lodewijk over het bestemmingsfonds CoSyne. Paul antwoordt dat het overschot terugbetaald is uit de algemene middelen. De ALV moet instemmen met een overboeking ten laste van het reserveringsfonds CoSyne.
• Vraag van Lodewijk: reflecteert het vermelde bedrag voor personeelskosten ten behoeve van fondsenwerving de werkelijkheid? Antwoord Sandra: ook dit bedrag is gebaseerd op de begroting. De afwijking ten opzichte van de werkelijke uren kan groot zijn, maar we hebben over geen 2013 geen accurate gegevens. Nogmaals: voor 2014 is een systeem van urenregistratie voorzien waardoor dit probleem wordt opgelost.
• Lodewijk stelt een vraag namens Erik Zachte over de geplande publieksactie. Is er al voortgang te melden? Sandra antwoordt dat de actie staat ingepland voor het 4e kwartaal 2014. De voorbereiding start in het 2e kwartaal.
• Hay vraagt of het Motivaction-onderzoek herhaald wordt. Antwoord Jan Anton: Ja, we willen een herhalingsonderzoek in 2015.
• Er worden nog enkele kleinere foutjes gemeld. Die worden alsnog gecorrigeerd in het te publiceren Jaarverslag 2013. Ziko brengt het Jaarverslag in stemming.

Besluiten:

• Het Jaarverslag 2014 en de daarin opgenomen Jaarrekening 2013 wordt bij acclamatie goedgekeurd.
• Vervolgens verleent de ALV het bestuur décharge voor het gevoerde beleid in 2013.

Bestuursverkiezing

• De bestuursleden stellen zichzelf voor. Er staan korte introducties op de verenigingswiki. De kandidaten vertellen iets over hun (werk-)ervaring en vertellen wat ze willen bijdragen aan de vereniging. Enkele persoonlijke vragen worden naar tevredenheid beantwoord.
• Hay licht de stemprocedure toe. De kiescommissie bestaat uit Hay Kranen en Vera de Kok. De stemprocedure wordt door Hay toegelicht. Om te worden gekozen tot bestuurslid moet een kandidaat meer vóór dan tegenstemmen hebben. Gekozen worden:

- Ronn Boef: 19 voor - 2 tegen

- Jan Anton Brouwer: 19 voor - 1 tegen

- Justus de Bruijn: 18 voor - 1 tegen

- André Engels: 14 voor - 7 tegen

- Frans Grijzenhout: 21 voor - 0 tegen

- Ad Huikeshoven: 18 voor - 2 tegen

- Marlon: 15 voor - 7 tegen

Aanpassing Huishoudelijk Reglement

• Het bestuur stelt voor om de termijn van bestuursleden te verlengen van 1 naar 2 jaar. Hiervoor is wijziging van het huishoudelijk reglement (art 3, 2e lid) nodig. De wijziging gaat in bij de volgende verkiezing.
• Lodewijk vraagt waarom het bestuur de indruk heeft dat een langere termijn beter is dan de huidige regel. Je kunt je ook voorstellen dat een langere termijn een hogere drempel voor kandidaten vormt. Ziko vindt dat de eigenlijke drempel bijvoorbeeld in de hoeveelheid tijd ligt die je moet investeren. Het gaat om het signaal dat continuïteit en een langer, vooraf aangegaan commitment belangrijk zijn. Nieuwe bestuursleden hebben veel tijd voor de inwerking nodig.
• Hay vraagt wanneer de 2-jaren termijn ingaat en of er geen mogelijkheid is om ieder jaar de helft van de bestuursleden opnieuw te kiezen. Ziko antwoordt dat de termijn van 2 jaar pas ingaat bij de volgende verkiezingen en herhaalt dat de bestuursverkiezing juist daarom eerder op de agenda stond. Zo wisten de kandidaten voor welke periode ze kandidaat zijn. Er werd overwogen om in ieder jaar de helft te laten kiezen, maar dit had de zaken ingewikkelder gemaakt. Het gewenst effect komt deels ook tot stand wanneer een bestuurslid tijdens de rit afhaakt - de opvolger wordt immers voor 2 jaar gekozen. Paul: Het bestuur kan overigens zelf een rooster van aftreden vaststellen.
• Hay merkt nog op dat het goed zou zijn als er ook vrouwelijke bestuursleden komen.
• Nederlandse leeuw vraagt wanneer precies het mandaat van het nieuwe bestuur ingaat. Ziko antwoordt dat het mandaat onmiddellijk ingaat. Volgende week is er een bestuursweekend gepland. De taken worden dan inhoudelijk overgedragen.
• Het voorstel tot wijziging van het HR wordt in stemming gebracht. Uitslag: 16 stemmen voor, 3 stemmen tegen en 2 onthoudingen.

Besluit: Het voorstel van het bestuur om het Huishoudelijk Reglement artikel 3, 2e lid, inhoudende een verlenging van de bestuurstermijn van 1 naar 2 jaar, is aangenomen.

Aftredende bestuursleden

• Ziko bedankt Paul. Hij heeft een cadeau laten maken om Paul te bedanken voor zijn bijdrage sinds 2010, deels als penningmeester, deels als secretaris: een troffel met inscriptie, als symbool voor de bijdrage van Paul aan de opbouw van de vereniging.
• Vervolgens wordt Ziko bedankt door Frans. Hij memoreert de belangrijke bijdrage van Ziko aan de vereniging, en in het bijzonder zijn bijdrage aan het professionaliseringsproces gedurende zijn 3-jarig voorzitterschap en hij overhandigt Ziko een toepasselijk cadeau: een antiquarische encyclopedie.

Rondvraag

• Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag.

Sluiting

• Ziko sluit de vergadering om 17:20 uur.

Besluiten ALV 29 maart 2014

Besluit 20140301-1 Het Jaarverslag 2013 en de daarin opgenomen Jaarrekening 2013 wordt bij acclamatie goedgekeurd.

Besluit 20140301-2 De ALV verleent het bestuur décharge voor het gevoerde beleid in 2013.

Besluit 20140301-3 Het voorstel van het bestuur om het Huishoudelijk Reglement artikel 3, 2e lid, inhoudende een verlenging van de bestuurstermijn van 1 naar 2 jaar, is aangenomen.