Notulen20140508

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 8 mei 2014, Kantoor WMNL, Mariaplaats 3, Utrecht

Aanwezig: Ronn Boef, Jan Anton Brouwer, Justus de Bruijn, André Engels (not.), Frans Grijzenhout (vz.), Ad Huikeshoven, Sandra Rientjes (vervroegd vertrokken), Marlon

Opening

Frans opent de vergadering om 19:30 uur.

De punten 5 (Geld en rapportage), 6 (Werk) en 7 (Internationaal) worden naar voren gehaald voor punt 3 (Verenigingszaken) en punt 4 (Organisatie) om Sandra, die zich niet geheel fit voelt, de gelegenheid te geven eerder te vertrekken.

Notulen vergadering 5-6 april 2014

De notulen van de vergadering van 5-6 april en van die van 13 maart worden goedgekeurd.

Marlon verzoekt om privacyredenen niet zijn gehele naam te gebruiken. Hiertegen bestaat geen bezwaar.

Actiepunten 5-6 april

20140401: gedaan, wordt behandeld hieronder bij 'organisatie'

20140402: gedaan, wordt behandeld hieronder bij 'organisatie'

20140403: geschrapt, te vaag om als actiepunt te gebruiken

20140404: geschrapt, niet opportuun

Actiepunten 13 maart

20131107-1: staat nog open, wordt overgenomen door André (heeft lage prioriteit)

20140109-5: vervalt

20140109-6: staat nog open

20140109-8b: maakt vorderingen, een profielschets is opgesteld

20140109-9: staat nog open, maar is bijna voltooid

20140207-6: staat nog open, wordt overgenomen door André

Geld en rapportage

Op het Q1-report zijn geen op- of aanmerkingen.

De fiscale sponsorship van Wiki Loves Monuments internationaal is niet goed verlopen. Het was niet veel werk, maar leverde wel van beide kanten frustraties. Het projectteam was naar ons idee te weinig professioneel, er was erg veel inspanning nodig om het team ertoe te brengen hun verslag in te leveren. Sandra stelt dat het vanuit de optiek van het kantoor niet wenselijk is nogmaals een dergelijke constructie te gebruiken. Dat gaat andere aanwezigen toch wat te ver. Voorlopig doen we het niet, maar als er een verzoek komt, kunnen we dit heroverwegen.

Werk

Jaarplan/kwartaalplanning

• Wikipedia trainingen: Dit onderdeel loopt. Dick Bos gaat als experiment een langere serie cursussen geven bij de bibliotheek Amersfoort
• Theehuis: André, Ronn en Ad gaan hier verder over overleggen. De volgende stap is om de vrijwilligers (in de eerste plaats zij die zich al hebben aangemeld, maar eventueel ook anderen) samen te komen, bijvoorbeeld op een Wikizaterdag
• Contacten met de gemeenschap: Loopt goed
• Wikipedia liaisonfunctie kantoor: Zoals hierboven (actiepunt 20140109-8b) is vermeld, heeft dit voorgang
• FOKA regeling: loopt
• Wikipedia-dag (Wikimedia Conferentie Nederland): Wordt hieronder behandeld
• Wikizaterdag: De Wikizaterdagen lopen door, en worden relatief goed bezocht
• Wikipediacafé: Er is dit jaar nog geen café geweest. André wordt verzocht er een te organiseren in Eindhoven.
• Nieuwjaarsborrel: nvt
• Nieuwsbrief: loopt
• Relaties met GLAM-instellingen: In Q1 is hier minder resultaat geboekt dan gehoopt. Instellingen hebben ook hun planningscyclus, en om rond deze tijd iets op te starten, had al eind 2013 een idee van project moeten zijn gemaakt. De vooruitzichten voor Q2 zijn echter hoopvol.
• Educatieprogramma: Ligt op schema
• Samenwerking bibliotheken: Loopt goed. Met Amersfoort is een project opgestart (zie boven). Er zijn contacten met Vlissingen, waarbij de nadruk komt te liggen op vrouwen.
• Tweede Wereldoorlog: Ligt op schema. Er is volgende week een gesprek met het NIOD.
• Achter de Schermen: Hier moet aandacht aan besteed worden, zodat we de tweede helft van dit jaar iets kunnen organiseren
• Wiki Loves Earth: Loopt goed. Er is een samenwerking gestart met Naturalis. Zij willen een evenement houden op 4 en/of 5 oktober, het weekend van de wetenschap.
• Publiekscampagne: Staat op de agenda, zie hieronder
• Internationale lobbygroep: Is bezig
• Vrije kennis: Er zijn contacten. WMNL is hierin niet proactief. Wel zijn er plannen om nog dit jaar een folder rond dit onderwerp te maken. Mogelijk komt er hernieuwd contact met Kennisland.
• Ledenwerving: Op dit punt zijn geen activiteiten ondernomen, maar er komen wel nieuwe leden. De hoop is dat ook de publiekscampagne hier positief voor kan werken
• Sociale media en website: Loopt
• Publiciteit algemeen: Loopt
• Fondsenwerving: Loopt. Jan Anton merkt op dat we eigenlijk te weinig uitgeven. Er lijkt een overschot van circa 20.000 Euro te zijn. Met een significant overschot blijven zitten, is niet gunstig, omdat dat waarschijnlijk betekent dat we volgend jaar gekort worden. De bestuursleden worden daarom aangespoord een zinvolle (binnen de doelen van WMF en WMNL) besteding van dit geld te vinden.
• Donateurswerving: Het is van belang contact te houden met donateurs. In juni wordt er een donateursnieuwsbrief rondgezonden
• Internationale samenwerking: Loopt
• Bid GLAM-conferentie 2015: Binnenkort gaan we onze kandidatuur bekendmaken. Ad brengt in overweging om niet de GLAM-conferentie maar een andere activiteit te organiseren, bijvoorbeeld de chapters-conferentie. André stelt dat het bij de organisatie van een dergelijke conferentie van belang is bijtijds een partner uit het veld te vinden. Ad overweegt Wikimania 2019 in Nederland te organiseren.
• Reisbeurzen en scholarships: De mogelijkheid, in het bijzonder in verband met Wikimania, moet mogelijk uitgebreider geadverteerd worden.
• Training en nascholing medewerkers: Lijkt goed te gaan
• Rapportage en controle: Alles is op tijd gemaakt en ingediend
• Bestuurszaken: Loopt ok. Het jaarverslag 2013 zal naar de leden worden verzonden en krijgt een Engelse vertaling.

Publieksactie

De publieksactie heeft 4 doelen: grotere bekendheid bij het publiek van feiten rond Wikipedia, toename van de donaties, toename van het aantal bewerkers en toename van het aantal leden. Er zal een bureau ingehuurd worden om samen met een projectgroep de actie voor te bereiden. Justus merkt op dat gekeken moet worden naar de motivatie van huidige en potentiële medewerkers. De uitgangspunten in de notitie van Sandra. Er wordt besloten een begeleidingscommissie bestaande uit 3 personen te vormen, 1 uit het bestuur, 1 uit het kantoor en 1 uit de community. Vanuit het bestuur zal Justus zich hiermee bemoeien, vanuit het kantoor Sandra of Sebastiaan, al is er een probleem dat beiden al veel werk hebben. Als communitylid zal Erik Zachte gevraagd worden.

Educatie

Op 21 mei komt de stuurgroep (waartoe vanuit het bestuur Ad en Jan Anton behoren) bijeen. Op 24 mei is het educatieprogramma onderwerp op de wikizaterdag.

De WMF heeft Floor Koudijs, een in San Francisco woonachtige Nederlandse, aangenomen als global education program manager. In de week van 23 juni is ze in Nederland; Ad gaat organiseren dat er dan contact tussen haar en de stuurgroep is.

Wikip/media Conferentie Nederland

Als datum voor de conferentie is 1 november geprikt. Ronn gaat een commissie vormen.

Internationaal

Wikimedia Chapters Conferentie Berlijn

De conferentie werd opgeschrikt door het overlijden van Cynthia Ashley-Nelson. De dag ervoor was ze nog gekozen in het Affiliations Committee.

De Chapters Dialogue, het resultaat van een serie interviews met de chapters, brengt rapport uit. Aanvankelijk was dit voor deze maand (mei) gepland, maar Ad vermoedt dat het eerder juni wordt. Hopelijk kunnen we dit op de vergadering van begin juli bespreken.

Hackathon

• Het weekend na de vergadering gaat in Zürich de Hackathon gehouden worden. De organisatie heeft contact gehad met Denise om onze ervaringen van de Hackathon Amsterdam 2012 door te spreken, zij het op een later tijdstip dan wij verwacht hadden. Vanuit Nederland gaan Siebrand Mazeland, Vera de Kok, Justus de Bruijn, Maarten Dammers, Gerard Meijssen en Robin van Peperstraten.

Board WMF

Ad en Frans hebben een voorstel gedaan voor de stemmen voor de affiliate selected boards. De oveirge bestuursleden sluiten zich bij hun keuze aan.

Wikimania

Vanuit het bestuur willen André, Ad, Ronn en Frans gaan; van de medewerkers Sandra, Sindy, Denise en Sebastiaan. Er zijn in totaal 20 plaatsen beschikbaar, de overige gaan naar Nederlandse personen vanuit de Wikimedia-gemeenschap. Hiervoor worden kandidaten gevraagd en geselecteerd.

Verenigingszaken

Evaluatie ALV

De sprekers zijn goed bevallen, zoiets willen we bij de volgende ALV in het najaar ook. Wellicht kunnen we via het educatieprogramma een interessante kandidaat vinden. De datum houden we vast op eind maart/begin april. Meer tijd voor het jaarverslag is niet noodzakelijkerwijs positief, het kan ook betekenen dat er simpelweg langer aan gewerkt wordt zonder dat dit de kwaliteit ten goede komt.

Linux gebruikersgroep

We hebben een uitnodiging ontvangen te spreken op de Linux gebruikersgroep op 28 juni aanstaande. Ad zal hier zorg voor dragen, en daartoe ook kijken welke mogelijkheden tot samenwerking er zijn tussen de beide organisaties. Ook Justus zal aanwezig zijn.

Organisatie

Toegang bestuurswiki

• Er wordt besloten dat de rol van adviseur niet nodig is. Het is goed om vrijwilligers te hebben waar we voor bepaalde onderwerpen op terug kunnen vallen, maar een (semi-)formele status daarvoor is niet nodig. De vraag of de adviseurs toegang moeten hebben tot de bestuurswiki komt daarmee te vervallen.

Vergaderschema

De vergadering van 5 juni wordt verplaatst naar 12 juni. De wikizaterdag rond het jaarplan 2015 wordt verplaatst van 26 juli naar 21 juni. André merkt op dat er ook over het strategisch plan 2016-2020(?) gediscussieerd moet worden, daarvoor is nog geen datum vastgesteld. Besloten wordt dat ook nu nog niet te doen, Jan Anton maakt een plan voor de te gebruiken methode.

Open actiepunten

20131107-1 Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging. Andre (lage prioriteit)

20140109-6 Uitgevoerd gedaan -Uitzoeken of we een buitenlanddekking kunnen toevoegen aan de huidige verzekeringen. Sandra:: aanvullende verzekering is nodig. We hebben twee opties gevonden (per reis of collectieve zakelijke buitenlandverzekering) die we nu vergelijken op dekking en kosten. Sandra

20140109-8b Uitgevoerd gedaan -Werven WiR op kantoor. Sandra: werving in gang gezet. Nadere afspraken maken over selectieproces/betrokkenheid bestuur. Sandra

20140109-9 Een nieuw procuratieschema opstellen en effectueren. Jan Anton

20140207-6 Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken. Andre Nieuwe actiepunten[bewerken]

20140501: Vrijwilligers rond het Theehuis samenbrengen, bijvoorbeeld op een Wikizaterdag. André

20140502: Voorbereidingen treffen om in Eindhoven een Wikipediacafé te houden. André

20140503: Uitgevoerd gedaan -Bereid voor de tweede helft van 2014 een evenement voor binnen het kader van 'Achter de Schermen'. Sandra: opties Naturalis of Rijksmuseum (beide kan natuurlijk ook) Sandra

20140504: Een nuttige besteding voor ca. 20.000 Euro bedenken. allen

20140505: Bij WMF en andere chapters bekend maken dat we belangstelling hebben de GLAM-conferentie 2015 te organiseren. Sandra

20140506: Een begeleidingscommissie voor de publieksactie vormen, en een basistijdpad vaststellen. Sandra

20140507: Uitgevoerd gedaan - Organiseren van een bijeenkomst met Floor Koudijs als ze in juni in Nederland is. Ad: op woensdag 25 juni 2014 is om 09:30 uur de derde stuurgroepvergadering en Floor sluit aan.

20140508: Vormen van een commissie voor de Wikipedia Conferentie Nederland. Ronn

20140509: Nadenken over een thema en bijbehorende invulling voor de WCN. Ronn

20140510: Uitgevoerd gedaan - Nagaan of andere chapters al een publieksactie hebben gedaan, en indien dat het geval is, zien hoe wij ons voordeel kunnen doen van hun ervaringen. Ad

20140511: Bijhouden wanneer het rapport van de Chapters Dialogue uitkomt, en indien nodig/nuttig een bespreking in de bestuursvergadering voorbereiden. Ad

20140512: Uitgevoerd gedaan - Stemmen voor de affiliate selected board seats doorgeven. Ad

20140513: Uitgevoerd gedaan - Een procedure opstellen om beurzen voor Wikimania aan gemeenschapsleden beschikbaar te stellen. Ad/Sandra

20140514: Een voorstel doen voor de procedure voor het maken van een strategisch plan voor de komende periode. Jan Anton

Besluiten

• Indien er een verzoek binnenkomt aan WMNL om als fiscal sponsor te dienen voor een nieuw project, doen wij dit slechts na een weloverwogen besluit na een gedegen analyse.
• Bij de aanstelling van nieuwe Wikipedians in Residence willen we in het contract met de instelling opgenomen zien dat zij ons regelmatig (bijvoorbeeld maandelijks) verslag doen van het verloop van het WiR-project.
• Het adviseurschap als (semi-)officiële rol komt te vervallen.

Sluiting

Frans sluit de vergadering.