Notulen20140823

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 23 augustus 2014, kantoor WMNL, Utrecht

Aanwezig: Sandra Rientjes. Ronn Boef, Ad Huikeshoven, Jan Anton Brouwer, Frans Grijzenhout (vz.), André Engels.

Afwezig met kennisgeving: Justus de Bruijn, Marlon

Opening

• Frans opent de vergadering om 10:05

Notulen 3 juli 2014

• Sandra brengt een kleine wijziging aan in de zin: Verbeteren interactie/sfeer op Nederlandstalige Wikipedia.
• Ad merkt op dat WMBE door de WMF-board erkend is. Ad stuurt felicitaties namens WMNL.

Open Actiepunten

20140701 Justus: verslag vergadering mei completeren of materiaal aan André sturen. Ligt nu bij André

20140702 Justus: discussie betreffende communicatiestrategie organiseren. Nog doen

20140703 Sandra: overleg betreffende de toekomst van de GLAM-relaties opzetten. Staat nog open voor najaar 2014

20140704 Andre: daadwerkelijk starten met het opzetten van het theehuis. Is bezig.

20131107-1 André: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging (lage prioriteit) open

20140109-9 Jan-Anton: Een nieuw procuratieschema opstellen en effectueren. Prioriteren, Jolanda doet voorstel.

20140207-6 André: Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken.open

20140514 Jan Anton: Een voorstel doen voor de procedure voor het maken van een strategisch plan voor de komende periode.inbrengen volgende bestuursvergadering.

• De notulen worden goedgekeurd en kunnen worden geplaatst op de verenigingswiki. (Andre)

Jaarplan en begroting 2015

Jaarplan 2015

• De tijdsplanning voor de komende weken wordt besproken. Er was een bijeenkomst (via Skype of zelfs schriftelijk) gepland voor 9 september; dit wordt vervangen door een reactie van de bestuursleden op het definitieve concept naar Frans. De stukken zullen, naast dat ze naar de leden worden gezonden, ook online gezet. Een extra complicatie is dat de grantaanvraag een nieuw, meer gecompliceerd format dient te hebben. Het kan daardoor meer werk te zijn dan anders om een grantaanvraag te distilleren uit het jaarprogramma. Ook zal er gedetailleerder ingegaan worden op de plannen. De WMF zit meerjarenfinanciering te overwegen. Wij hebben daar wel belangstelling voor, maar een planning voor 2016 zal niet binnen enkele weken gemaakt kunnen worden. Als er voor dat jaar slechts lichte eisen op korte termijn worden gesteld, kan het wel. Indien niet, dan hebben we belangstelling om mee te doen in 2016-2018.
• Het concept-jaarplan wordt besproken en aangepast, onder meer door toevoeging van de meetbare resultaten. Na verdere verwerking (Sandra) zal het op 30 augustus gepubliceerd worden op de verenigingswiki.

Begroting 2015

• In de letter of intent (FDC grantaanvraag) is een bedrag van 380.000 Euro aangegeven, dit voorstel is 390.000 Euro. Posten die tot een stijging leiden zijn onder meer de GLAM-Wikiconferentie, het onderzoek en de publiekscampagne. De programmakosten stijgen meer dan de kantoorkosten. 380.000 zou de ‘gewone’ maximale verhoging zijn. Hebben we een goede grond om daarbovenuit te gaan? De GLAM-Wikiconferentie lijkt daar een goed argument te zijn.
• De begroting wordt in verder detail besproken, waarbij de posten worden aangeduid die gemakkelijk kunnen worden verlaagd. Het bestuur wenst de begroting wat lager op te stellen, met 380.000 in plaats van 390.000 grantaanvraag en 70.000 in plaats van 90.000 eigen inkomsten.

Voorstel leden en donateurs

• Ad heeft een voorstel gedaan om van betalende leden over te gaan op een gratis lidmaatschap waarbij een minimum aantal edits op Wikipedia of een van de andere projecten vereiste is.

Reacties:

Ronn: betaling is meer een bewuste keuze; breng het in bespreking, niet direct als voorstel

Frans: bedreigt de continuïteit doordat de fundamentele structuur van de vereniging wordt aangetast, meer oplossingen noemen, en dan discussiëren in plaats van voorstellen

Jan Anton: praktische vragen/problemen, niet ophangen aan een specifieke activiteit; gaat heel snel

André: maakt minder verschil dan het lijkt, liever meer expliciet onze activiteiten openstellen voor niet-leden, zodat de mensen uit de gemeenschap alle voordelen hebben behalve stemrecht; eens met AJ qua snelheid

Sandra: heeft dit wel het gewenste effect?

• Ad gaat de reacties in de komende week overwegen; ook de anderen nemen het opnieuw in overweging. André en Ronn hebben al wel aangegeven niet op een dergelijke termijn een specifiek plan op het ALV binnen te brengen.

ALV

Gaan we een gastspreker uitnodigen? Idee: Iemand vanuit het educatieproject. Is er ruimte? Alleen als het voorgaande punt niet op de ALV naar voren komt. Daarom uitstellen tot 4 september.

Global Metrics

Zal worden meegenomen in jaarplan naar WMF en grantaanvraag.

Overige agendapunten

Hackaton GLAM & Wikidata

Het bestuur besluit deze aanvraag goed te keuren. We wensen van het team een verslag waarin staat wat de resultaten geweest zijn. Sandra gaat dit communiceren met de organisatoren, maar we willen ook graag een ontmoeting tussen hen en Justus en Marlon.

Free Knowledge Advocacy Group EU Copyright Position Paper

Het gaat hier om een paper op 2 punten rond de harmonisatie van het auteursrecht binnen de EU, qua panoramarecht en auteursrecht op overheidsdocumenten. De policy-groep van Wikimedia heeft hier een pro-vrijheid position paper over geschreven. Ze willen graag steun van de chapters in de EU-landen op dit punt. Het bestuur besluit deze steun te geven.

Communicatie externe partijen

Naar aanleiding van een recent geval heeft Frans een protocolvoorstel geschreven. Men is het in het algemeen eens met de voorgestelde regels, maar vindt het te zwaar om er een officieel protocol van te maken.

Community/Chapters Dialogue

Wordt doorgeschoven naar oktober. Bestuursleden die nog niet hebben gereageerd, worden gevraagd alsnog te doen.

Wijziging vergaderschema

De vergadering van 9 oktober wordt verplaatst naar 8 oktober 20:00.

WiR op kantoor/Liaison

Er waren drie sollicitanten waarmee is gesproken. Twee hebben zich na het eerste gesprek teruggetrokken, de derde is na een tweede gesprek afgewezen. Verdere actie zal niet worden ondernomen tot volgend jaar, dan zal worden gekeken naar een nieuwe vorm. Voor een liaison zoals aanvankelijk gepland is in 2015 geen begrotingsruimte, dit zal dus een goedkopere vorm moeten krijgen.

Nabespreking Wikimania

Wordt uitgesteld tot volgende vergadering, op basis van de enquete die Jolanda momenteel uitvoert.

FTEs jaarplan

De medewerker educatie valt onder dat project. De formatie zal worden uitgebreid met een projectcoördinator met kennis van design en evaluatie.

Rondvraag

Geen punten ingebracht. De vergadering wordt gesloten om 17:15.