Notulen20141008

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 8 oktober 2014, in Utrecht Aanwezig: Frans Grijzenhout (voorzitter), Justus de Bruijn, Ad Huikeshoven, Jan Anton Brouwer, André Engels (notulist), Marlon (verlaat) Afwezig met kennisgeving: Sandra Rientjes, Ronn Boef

Opening

20:00 opent Frans de vergadering. Technische issues zorgen aanvankelijk nog wel tot enig oponthoud. De agenda wordt vastgesteld en goedgekeurd, waarbij Justus nog enkele punten inbrengt.

Notulen

Notulen bestuursvergadering 4 september

Jan Anton merkt op dat we bij de ALV vergeten zijn een oproep te doen voor een lid van de projectgroep strategie. De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd, en kunnen worden gepubliceerd.

Notulen ALV

De wijzigingen in het jaarplan naar aanleiding van de opmerkingen tijdens de ALV zijn inmiddels uitgevoerd, en het document is gefixeerd. De grantaanvraag is ingediend. Het zou goed zijn de leden te vragen hierop te reageren, zodat er ook positieve reacties zijn.

Werk

Programma

De (reeds voltooide en nog komende) activiteiten in de rest van het vierde kwartaal worden doorgenomen.

• Schrijfbijeenkomst Naturalis: De fotowedstrijd Wiki Loves Earth is hiermee afgesloten, en de prijzen zijn uitgereikt. Er waren ca. 25 personen aanwezig
• Lezing Hay Kranen (afsluiting WiR-schap): Hay gaf een goede presentatie. ER waren 14 aanwezigen
• 18 oktober wordt in Delft een schrijfdag gehouden. Dit is geen WMNL-activiteit, maar we willen het toch even noemen.
• WCN: Er is een gevarieerd programma opgesteld. Zoals al op de ALV voorgesteld willen we gaan kijken of we het karakter willen veranderen en/of de conferentie uitbreiden in de toekomst. Het lijkt een goed idee dit op de conferentie zelf met belangstellenden te bespreken.
• Workshop + Hackaton Wikidata voor GLAM: Het bestuur is van mening te weinig contact met de organisatie te hebben. Justus neemt contact op met de organisatoren.
• Schrijfbijeenkomst WO2: Is in voorbereiding
• Themabijeenkomst online communicatie: Dit ligt in principe bij Ronn. Frans neemt met Sandra en Ronn contact op.

GLAMWiki-conferentie

Sebastiaan heeft een document betreffende de organisatie geschreven, en de bestuursleden worden uitgenodigd hierop te reageren. Het bestuur complimenteert hem met een uitstekend document op dit vroege tijdstip. Namens het bestuur biedt Justus zich aan om in de commissie te gaan zitten. Het bestuur heeft geen bezwaar tegen de besteding van geld (voornamelijk in de vorm van werkuren van medewerkers, vooral Sebastiaan) aan de voorbereiding van de conferentie terwijl er nog geen beslissing over de grantaanvraag is.

Publieksactie

Er zijn drie bureaus aangeschreven. Hoewel 1 daarvan eigenlijk al is afgevallen, is van alle drie een offerte gevraagd. Een daarvan is al binnen, de andere twee komen hopelijk in de lopende week. Als de offertes binnen zijn, wordt een beslissing genomen. De commissie is op zoek naar een centrale formule die met wijzigingen hergebruikt kan worden.

Organisatie

Contributieregeling

Op de ALV is ons verzocht de nieuwe contributieregeling voordat deze wordt ingevoerd nog eens juridisch door te lichten. Ad zal dit met Marianne Korpershoek bespreken. De mogelijkheid van vrijstelling moet worden vermeld in de brief betreffende verlenging van lidmaatschap. De verdere regeling van dit onderwerp komt later ter sprake.

Vergaderschema

De vergadering van donderdag 6 november wordt verplaatst naar woensdag 5 november. André gaat een nieuw vergaderschema voor 2015 opstellen.

Structuur staf/vereniging

De (tweede) arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met onze directeur loopt af in mei 2015. Een verlenging zou wettelijk een contract voor onbepaalde tijd inhouden. Willen we dat wel, gezien de mogelijkheid van een toekomstige beleidswijziging van de vereniging of verminderde grant toewijzing vanuit de WMF? Na een discussie, die om privacyredenen hier niet verder vermeld wordt, is de conclusie dat we sowieso een kantoor willen aanhouden, en geen bezwaar hebben tegen vaste contracten. Alvorens een besluit te nemen over een vaste aanstelling, wordt er een aangepast functieprofiel voor de directeur opgesteld.

Internationaal

Chapters dialogue

Ad gaat de geleverde input betreffende de chapters dialogue tot een concept-mail verwerken, om zo ons aandeel te leveren in het heropstarten van de discussie.

Enquete Senior Director of Grantmaking

Deze enquete is vanuit het WMF naar ons toegekomen. Frans vraagt zich af voor wie die bedoeld is. Ad antwoordt dat dit voor de programmaleiders van de diverse programma's is. Binnen WMNL zijn dat Marlon, diverse WiRs en diverse kantoormedewerkers (in elk geval Sebastiaan). Sandra zal worden opgedragen deze bij de juiste personen onder aandacht te brengen.

Opmerking notulist: Sandra, die bij de vergadering niet aanwezig was, verduidelijkte later dat de enquete bedoeld was voor die personen waarvan de projectresultaten niet al via de verslagen van WikimediaNL bij de WMF komen. Dus wel de WiRs, maar niet de kantoormedewerkers en bestuursleden.

Evaluatie Wikimania 2014

Op een enkele uitzondering na hebben alle betrokkenen gereageerd op het verzoek de enquete in te vullen. Het beeld is gemengd.

EU advocacy group

In Brussel hebben we een lobbyist, Dimi. Deze is totnogtoe betaald door WMDE, maar spreekt ook namens andere nationale chapters. Omdat WMDE moet bezuinigen, is er een verzoek binnengekomen dat ook andere landen hieraan mee gaan betalen. Frans stelt voor dit verzoek in te willigen met een bedrag van 4000 Euro. Jan Anton en de rest van het bestuur scharen zich achter dit voorstel.

Contacten WMDE

Justus heeft gesproken met iemand van WMDE. Deze wil graag contact om te zien hoe WMNL en WMDE kunnen samenwerken. Ad en Justus zullen deze contacten voortzetten. Frans merkt op dat er ook contact met WMBE moet zijn, bijvoorbeeld via Romaine.

Rondvraag

• Justus toont Wikiplay, een idee voor een kennisspel met gebruik van Wikipedia. Sandra en hij praten met de ontwikkelaars.
• Justus heeft de verenigingssite (wikimedia.nl) en de projectensite (nl.wikimedia.org) bekeken. Wikimedia.nl ziet er goed uit, maar ze overlappen elkaar erg. nl.wikimedia.org moet naar zijn mening meer een werk-wiki worden. Hier gaat hij aan werken
• Justus heeft contacten met een professor nieuwe media aan de Universiteit van Tilburg. Er is de mogelijkheid om afstudeeropdrachten bij Wikimedia te laten doen.

Nieuwe actiepunten

• 20141001 Frans: De leden in enige vorm oproepen voor een kandidaat voor de strategiecommissie 2016 en verder
• 20141002 Sandra: In de nieuwsbrief de leden oproepen te reageren op de grantaanvraag.
• 20141003 Justus: Contacten aanhalen tussen bestuur en organisatoren GLAMWiki hackaton
• 20141004 Ad: Met Marianne Korpershoek uitzoeken of de vrijstelling van contributie van actieve bewerkers juridisch acceptabel is
• 20141005 André: Vergaderschema voor 2015 opstellen
• 20141006 Ad: Concept maken van uitgaande mail betreffende de chapters dialogue
• 20141007 Sandra: De enquete van de Senior Director of Grantmaking door de relevante personen laten invullen

Open actiepunten

• 20131107-1 André: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging (lage prioriteit)
• 20140207-6 André: Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken.