Notulen20141105
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland, 5 november 2014, via Skype
Aanwezig: Frans (voorzitter), André (notulist), Ad, Jan Anton, Sandra, Justus (verlaat)
Afwezig: Marlon, Ronn
Opening
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
Notulen
Notulen bestuursvergadering 8 oktober
André stelt voor een regel toe te voegen betreffende de Enquete Senior Director of Grantmaking, gebaseerd op een latere email van Sandra (die bij de vergadering niet aanwezig was). Met deze wijziging worden de notulen goedgekeurd
Actiepunten
Actiepunten 1, 3, 5, 6 en 7 van de vorige vergadering zijn uitgevoerd. Actiepunt 2 wordt als onnodig afgevoerd. Actiepunt 4 is nog bezig.
Vergaderschema
Hetvergaderschema 2015 is in de vergadering aangepast. Met deze aanpassingen is men voorlopig akkoord.
Ingekomen stukken
KNAW
KNAW gaat iets over Wikipedia doen, met onder meer Jimbo Wales. 15 januari. Sandra raadt iedereen aan hieraan mee te doen.
Wikimedia België
Op woensdag 19 november is er een receptie ter gelegenheid van de oprichting van Wikimedia België. Sandra en Frans gaan in elk geval, André mogelijk ook. De andere bestuursleden zijn ook welkom.
Werk
Wikimedia Conferentie Nederland
De bestuursleden geven kort hun indruk:
- André: goede indruk, geen specifieke opmerkingen
- Ad: dag vloog voorbij, leuk, pauzes alsnog kort, minder mensen dan andere jaren
- Jan Anton: geslaagd, inhoudelijk, voordrachten niet altijd even goed (te veel informatie/slides)
- Sandra: prettige sfeer, goede lezingen
- Justus: goede inhoud, goede sfeer
- Frans: geslaagde dag. positieve feedback gekregen van enkele deelnemers. Heb al een mailtje rondgestuurdmet aanbevelingen voor de praktijktrack.
De vragen voor de enquête staan klaar in de mail. Er gaat een Wikizaterdag georganiseerd worden om de conferentie te bespreken en eventuele wijzigingen voor volgend jaar te plannen.
Publieksactie
Vier bureaus zijn om een offerte gevraagd. Drie hebben dat gedaan, maar 1 heeft zich teruggetrokken. Beide overblijvende bureaus waren creatief sterk. Het eerste scoorde beter op innovativiteit, het tweede op de organisatie en inkadering. Dit tweede bureau, MV, is gekozen. Ze zijn inmiddels begonnen met veldonderzoek. Naast de aanvankelijke werkgroep (Erik Zachte, Sandra en Justus) zijn ook Hay Kranen en Sindy bij de actie betrokken.
GLAMwiki Hackaton
Deze zal plaatsvinden in het weekend van 15 november. Frans is op vrijdag aanwezig om met de organisatie zaken te bespreken. Sandra is positief over de organiserende groep: Deze was self-supporting, zodat er weinig werk voor kantoor was. De planning is inmiddels afgerond, het geplande aantal deelnemers wordt gehaald, en men is binnen budget gebleven.
Nieuwjaarsbijeenkomst
Deze zal op 17 januari plaatsvinden, vermoedelijk bij Beeld & Geluid in Hilversum. (opmerking notulist: inmiddels is de locatie bevestigd)
Personeelszaken
Hay Kranen werkt als zzp'er aan het project 'Wikipedia in Museum'. Hij werkt aan een app die Wikipedia-content terugkoppelt naar collectie en bezoekers van een betrokken museum.
Jesse de Vos is een medewerker van Beeld en Geluid. Omdat hij aan zijn maximum aantal contractverlengingen zit, willen ze hem voor beperkte tijd (3 1/2 maand) bij ons in dienst laten nemen. Beeld en Geluid zal de helft van zijn loonkonsten betalen. Hij gaat zich bij WMNL onder meer bezighouden met het binnenhalen van grote contentdonaties.
Voor de Projectleider educatie is een goede kandidaat gevonden (Frank Meijer). Aanstaande woensdag (12 november) is er een afsluitend gesprek, maar dat zal voornamelijk zijn om hem in zijn nieuwe post in te werken, er is eigenlijk geen twijfel meer of we hem willen aannemen.
Mary van den IJssel, student onderwijskunde, werkt als trainee met Sebastiaan aan het ontwikkelen van trainingen. Momenteel is ze bezig met interviews.
Het server- systeembeheer werd totnogtoe gedaan door Hay, Siebrand en Andre Koopal. Zij hebben echter te weinig tijd, en dit gaat worden overgedragen aan een bedrijf of zzp'er. Voornoemde personen maken een profielschets, en ze worden ook betrokken bij de selectie.
Geld en rapportage
Het Q3 progress report is gereed. Het bestuur heeft geen opmerkingen. Volgend jaar zijn er geen Q1 en Q3 rapport meer nodig. We willen wel graag een kort rapport betreffende geld en key metrics houden.
Lila Tretikov heeft voorstellen gedaan naar aanleiding van de FDC. Frans ziet graag dat deze worden doorgenomen om te zien welke consequenties dit voor Wikimedia NL heeft, en waar we alert op moeten zijn. Ad, Jan Anton en Sandra zullen dat doen.
Internationaal
Ad heeft een stuk gemaakt betreffende de chapters dialogue. Diverse personen hebben hierop gereageerd. Ad gaat de commentaren bekijken, en in overleg met andere bestuursleden verwerken. In de volgende vergadering komen we hierop terug.
Rondvraag
- Sandra: Op 29 november is een schrijfbijeenkomst WO2 bij het NIOD. We willen veel deelnemers, want het NIOD is enthousiast.
- Frans: Stelt voor de vergadering van 11 december te vervangen door een etentje samen met de kantoormedewerkers en een rondleiding bij Het Schip in Amsterdam. Wie heeft hier belangstelling voor?
Functieprofiel directeur
Frans gaat een nieuwe versie van het functieprofiel maken en verspreiden.
Nieuwe actiepunten
- 20141101 Sandra: werkzaamheden Mary van den IJssel vermelden in de nieuwsbrief
- 20141102 Ad, Jan Anton, Sandra: voorstellen Tretikov doornemen en eventueel reactievoorstel vormen
- 20141103 Ad: reacties op werkdocument Chapters Dialogue verwerken
Open actiepunten
- 20131107-1 André: Voorlichting als doelstelling opnemen in de statuten van de vereniging (lage prioriteit)
- 20140207-6 André: Leden-maillijst opheffen als gevolg van het besluit om vanaf nu met CiviCRM te werken.
- 20141004 Ad: Met Marianne Korpershoek uitzoeken of de vrijstelling van contributie van actieve bewerkers juridisch acceptabel is
Opmerking
De geplande bestuursvergadering van 11 december 2014 is vervallen en vervangen door een informeel samenzijn. De eerstvolgende bestuursvergadering was derhalve die van 14 januari 2015