Strategie/Verslag bijeenkomst 2011-04-02

Aanwezig: Siebrand, Marco, Bernard, Ziko, Ad, Ciell, Paul, Lodewijk, Austin (na 15 min), MaartenB (na 45 min)

(opmerking van de notulist: niet alles is per se chronologisch weergegeven, om het ook achteraf bruikbaar te maken)

Siebrand introduceert de strategiediscussie. Op 15 januari is al besloten door de ALV dat er een strategieproces zou worden ingegaan. In februari is er een strategieweekeinde georganiseerd met huidige en voormalige bestuursleden en actieve vrijwilligers met interesse in strategie. Het proces wordt gefaciliteerd door Anna Royon-Weigelt.

De uitkomsten van het weekeinde staan op de verenigingswiki – er moeten nog enkele verbeteringen in aangebracht worden om het beter leesbaar te maken, maar het is in principe een getrouwe weergave. Het document is in het Engels, omdat het weekeinde ook in het Engels plaatsvond, en omdat het daarmee ook kan worden gedeeld met andere chapters.

Begonnen met een analyse waar we nu zijn, waar we trots op zijn, wat we beter hadden kunnen doen enz. Tijdens het weekeinde is hier een aanzet op gegeven. Dit proces is zeker nog niet afgerond. Trends die te ontdekken zijn omvatten bijvoorbeeld meer concurrentie van andere platforms in aandacht en tijd bij vrijwilligers, generatieverschuiving, geopolitieke ontwikkelingen en institutionalisatie.

Enkele doelstellingen geredeneerd vanuit de verschillende stakeholders (wat zouden zij over Wikimedia Nederland moeten zeggen in 2020...) zijn geformuleerd als voorzet. Daar zijn weer strategische doelstellingen die dergelijke effecten zouden kunnen sorteren uit voortgevloeid.

Daarnaast zijn er adviezen geformuleerd met betrekking tot het wervingstraject voor Wikimedia Nederland.

Het proces is zeker nog niet afgelopen! Voor een succesvolle strategiediscussie is de betrokkenheid van veel leden noodzakelijk. Siebrand schat in dat we nu ongeveer op een kwart van dit proces zitten, en dat er dus nog veel werk verzet moet worden. Omdat de legitimiteit ook deels voortvloeit uit de vrijwilligersgemeenschap, zou het goed zijn die ook actief te betrekken bij dit proces. De afstand tussen de vrijwilligersgemeenschap en de Vereniging is momenteel te groot.

Siebrand beseft zich dat er geen gelegenheid is geweest om het verslag uitgebreid te lezen voorafgaand aan de vergadering, en nodigt iedereen uit om vragen te stellen.

ToDo list

Ciell vraagt een toelichting op de todo list. Siebrand licht nader toe wat enkele van de punten betekenen. Anna heeft dit in een e-mail gespecificeerd.

Communicatie

Communicatie met de vrijwilligersgemeenschap is momenteel suboptimaal. Ciell complimenteert Siebrand met zijn bijdragen in de Kroeg.

Wat is de effectiefste methode om binnen dit proces te communiceren? De maillijst wordt gebruikt als hoofdcommunicatieknaal. Deze heeft een publiek archief. De publieke verenigingswiki gebruiken we om aan documenten en resultaten te werken. Daarnaast is het erg nuttig om enkele bijeenkomsten te organiseren. Siebrand zal een eerste bijeenkomst plannen over ongeveer een maand. Koppel je werkgroepen aan een plenaire sessie, of laat je die zelf sessies plannen buiten de plenaire sessies om? Eerste vergadering wordt een avondje op kantoor. Siebrand neemt initiatief voor een datum prikken.

Einddoel, proces

Het einddoel van het proces is realistische, brede doelstellingen, aan de hand waarvan keuzes kunnen worden gemaakt. Het bestuur is geen eigenaar van het strategieproces, maar dat zijn de leden. De bestuursleden spelen vanzelfsprekend wel een rol. De oorspronkelijke doelstelling voor voltooing was medio 2011. Ad wil een discussie over het proces, en stelt voor om een ruime uitbreiding aan de termijnen te geven. Lodewijk geeft aan dat als er een breed relevant draagvlak is voor het resultaat, er geen reden is om de periode te verlengen. Ten tweede moet je ook jaarlijks herijken, naast het nader invullen op korte termijn. Daarnaast zou de motivatie veel kleiner zijn bij langere procestermijnen. Siebrand is niet voor het vooraf bijstellen van termijnambitie, maar accepteert dat evt. uitloop mogelijk is wanneer nodig. We hebben de strategie ook nodig, uitstellen is dus zeker niet per se goed. Draagvlak is echter belangrijk.

Belanghebbenden benaderen

Op dit moment is er geen uitgebreid interviewproces opgenomen binnen het strategieproces. Hoe borgen we binnen dit proces dat we informatie ophalen uit de gemeenschap en de gelijkgestemde organisaties? Het is misschien mogelijk om hier kracht voor in te huren, maar Ziko ziet hier minder toegevoegde waarde in. Marco stelt voor om misschien een bijeenkomst te organiseren. Dat is dan ook haalbaar binnen het tijdspad, omdat je het binnen een avond kunt plannen.

Hoe zorgen we dat we meer belanghebbenden benaderen en betrekken? Daarbij zijn de volgende groepen van belang:

• Bewerkersgemeenschap
• Donateurs
• Gelijkgestemde organisaties

Waar het om een survey gaat, wil Marco wel input leveren op de bewoordingen; Ciell, Ziko en Siebrand willen wel input leveren op de inhoud van de vragen. (KISS) Eenzelfde set vragen zou je naar verschillende doelgroepen kunnen sturen. Bied ze wel op verschillende formuliertjes aan, zodat het weer een vraag scheelt. Ook de gemeenschap kun je zo benaderen als eerste stap. Nadere methoden worden nog evt. uitgewerkt. De uitdaging is om de kritische mensen ook te betrekken. MaartenB wil een (uitgebreidere?) vragenlijst voorleggen aan de partnerorganisaties.

Aandachtspunten

• Welke delen van het traject moet Anna betrokken zijn als facilitator?
• Het eindresultaat moet in het Nederlands zijn
• In welke vorm moet het resultaat worden gegoten