Toelichting jaarrekening 2018
Aan: de leden van de Vereniging WMNL
Van: Penningmeester, Bart Nieuwenhuis
Tijdens de ALV van 22 april 2019 heeft het bestuur de Jaarrekening 2018 van de vereniging gepresenteerd. Wij hebben de ALV echter niet om goedkeuring gevraagd omdat er een aantal onduidelijkheden waren met betrekking tot de toerekening van kosten aan doelstellingen en er (kleine) verschillen zaten in de totalen. Inmiddels hebben we uitgebreid overleg kunnen voeren met zowel de boekhouder als de accountant.
Als bestuur hadden we een andere presentatie van de cijfers willen laten zien, in het bijzonder de wijze waarop de boekhouder de kosten aan de doelstellingen heeft doorberekend. De accountant beperkt zich in deze slechts tot het controleren van de berekening.
Met betrekking tot de (kleine) verschillen stelt de boekhouder dat het verschil tussen de verschillende optellingen van de activiteitenlasten te maken heeft met het feit dat afschrijvingen en rente in de convertering naar rapportage op basis van grootboek niet zijn meegenomen. Daarnaast zijn er afrondingsverschillen, aldus de boekhouder. Met betrekking tot de verschillen stelt de accountant dat weliswaar afwijkingen zijn maar dat dat “dit is onder de voor deze jaarrekening van toepassing zijnde foutenmarge”
De conclusie is dat het bestuur na alle extra checks nu voorstelt de door de accountant goedgekeurde jaarrekening ook als ALV goed te keuren. Er valt het nodige af te dingen op het werk van boekhouder en accountant, maar een nieuwe jaarrekening zou onevenredig extra tijd en geld kosten terwijl het “resultaat” van de WMNL jaarrekening 2018 er uiteindelijk niet door zal veranderen.
Het bestuur wil zich nogmaals verontschuldigen voor de ontstane verwarring en spreekt de hoop uit dat met deze toelichting de onduidelijkheden zijn weggenomen. We zullen voor de WMNL jaarrekening 2019 de boekhouder opdragen een presentatievorm te kiezen die meer transparantie biedt.
Deze toelichting is ook geplaatst op de verenigingswiki. Tijdens de najaars-ALV van 29 september zullen we een en ander nog nader toelichten.
Toelichting
De jaarrekening van WMNL is gebaseerd op een Nederlands grootboekschema. Voor de vereniging hanteren we tegelijkertijd echter ook nog twee andere boekhoudschema’s, te weten kostenplaatsen en projectcodes. De kostenplaatsen vloeien voort uit de Richtlijnen voor jaarrapportage van het CBF; ze lijken veel op grootboek series maar net niet helemaal.
WMNL gebruikt zoals vele organisaties een kostenplaatssysteem voor de boekhouding. Elke factuur krijgt een code die relateert aan de activiteit in het jaarplan waarvoor de kosten zijn gemaakt. Op die manier is op ieder moment in het jaar de financiële stand van zaken per activiteit inzichtelijk te maken. Voor de boekhouding zijn dit directe kosten: direct toe te rekenen aan een activiteit of dienst van WMNL.
In de jaarrekening wordt een onderscheid gemaakt tussen kosten die rechtstreeks bijdragen aan het realiseren van de doelstelling van de organisatie, en kosten die dat niet doen. Hier houden we ons - uit eigen keuze - aan de CBF richtlijn voor financiële rapportage door goede doelen.
- De WMNL programmaonderdelen Community, Content en Communication dragen bij aan de doelstellingen van WMNL. Het vierde programmaonderdeel Organization gaat over office management, personeel, bestuurskosten, verzekeringen etc en draagt niet rechtstreeks bij aan de doelstellingen.
- In de jaarrekening wordt inzichtelijk gemaakt welke directe kosten er voor de doelstellingen zijn gemaakt. Indirecte kosten (niet gemaakt voor een specifieke activiteit) worden via een verdeelsleutel op basis van gewerkte uren deels aan de doelstellingen toegerekend.
De verwarring over de toerekening van indirecte kosten aan de doelstellingen is ontstaan omdat kosten geboekt onder programmaonderdeel Organization geen ‘normale’ indirecte kosten zijn. Het programmaonderdeel Organization draagt echter ook niet bij aan de doelstellingen. Bij het bestuur was de verwachting dat ook deze kosten als indirecte kosten zouden worden doorberekend aan de doelstellingen. Dat is echter niet het geval en het is puur boekhoudtechnisch ook correct om dat niet te doen omdat de kosten al zijn toegerekend aan het programma Organization
De accountant adviseert om om vanaf boekjaar 2019 de wijze van toerekenen van kosten besteed aan doelstellingen te heroverwegen, om zo te komen tot een methodiek die beter inzicht verschaft. Ten behoeve van het inzicht kunnen dan de vergelijkende cijfers 2018 worden aangepast aan de nieuwe wijze van toerekening, aangezien dit geen gevolgen zal hebben voor het resultaat.
Bijlage
Gewaarmerkte Jaarrekening 2018