Vacatures/office manager

Wikimedia Nederland is onderdeel van de wereldwijde Wikimedia-beweging die zich inzet voor het bevorderen van vrije kennis. Vlaggenschip van de beweging is Wikipedia - maar er gebeurt nog veel meer.

De Vereniging Wikimedia Nederland ondersteunt de vrijwilligers die in Nederland Wikipedia bewerken of zich op een andere manier inzetten voor vrije kennis. Wikimedia Nederland is een gewilde samenwerkingspartner voor musea, bibliotheken, kennisinstellingen en het hoger onderwijs.

Op het kantoor van Wikimedia Nederland in Utrecht werkt een klein team van zes mensen aan projectontwikkeling, communicatie, fondsenwerving en event-organising. Voor dit kantoor zijn we op zoek naar een

office manager (0,5 fte)

De office manager zorgt voor het efficiënt reilen en zeilen van het kantoor en de administratie. Hij/zij is verantwoordelijk voor

• beheer relatiemanagementsysteem; verzorgen van leden- en donateursadministratie
• coördineren afhandeling verzoeken om ondersteuning door vrijwilligers
• invoer facturen en declaraties in boekhoudsysteem; aanmaken betalingen
• maken van financiële en activiteitenrapportages voor directeur, bestuur en financiers, verwerken tijdschrijfgegevens
• zorg voor het kantoor: op peil houden voorraden, contact met huisbaas, schoonmakers en monteurs, zorgen voor verzekeringen en onderhoudscontracten
• zorg voor goed functioneren computers en andere apparatuur, contact met serverbeheerder, Internet- en telefoonproviders en pc-support.
• logistieke ondersteuning bij activiteiten, incidenteel op locatie buiten Utrecht, afhandelen registratie bij betaalde evenementen

Wat voor iemand zoeken we?

We zoeken iemand die het fantastisch vindt om in een kleine organisatie de logistieke en administratieve spin in het web te zijn. Je houdt van afwisseling en vindt het leuk om de ene dag bezig te zijn met het maken van een financieel overzicht en de andere dag bij een conferentie de deelnemers te verwelkomen.

Je bent praktisch en oplossingsgericht. Je bent niet bang voor cijfers en hebt voldoende kennis van IT om te weten hoe dagelijkse problemen kunnen worden opgelost. Je neemt verantwoordelijkheid en ziet wat er moet worden aangepakt.

Functie-eisen

• MBO bedrijfseconomisch, logistiek of management support, of ruime relevante ervaring
• ervaring met G-Suite/Google apps for business, zeer goede kennis van tekstverwerking-, spreadsheet- en presentatieprogramma’s
• ervaring met CRM- en boekhoudsystemen (ervaring met CiviCRM en Twinfields is een pré).
• kennis van/ervaring met beheer van kantoor IT
• ervaring met financiële administratie
• zeer goede beheersing van het Nederlands, en goede beheersing van het Engels

Wat bieden we?

• Afwisselende functie met veel ruimte voor eigen inbreng
• Flexibele werktijden
• Gezellig kantoor in hartje Utrecht
• Salaris tussen €1.972- € 2.642 bruto op fulltime basis.

Geïnteresseerd? Stuur dan uiterlijk 28 juni een brief met cv aan Sandra Rientjes, directeur van Wikimedia Nederland (sollicitatie(at)wikimedia(punt)nl). Voor meer informatie kun je ook kijken op de website of bellen met Sandra Rientjes: 06 – 31786379.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.