WCN 2007/evaluatie

Dit is een interne evaluatie van de organisatie van de Wikimedia Conferentie Nederland 2007.

Uitzetten van de grote lijn

(tot maart 2007)

In november 2006 zijn de eerste email- en wikicontacten geweest tussen Lodewijk, Siebrand, Hay en Tijmen. Dit naar aanleiding van een oproep op de Wiki. Uiteindelijk is de eerste bijeenkomst op 12 januari geweest, in Rotterdam, voorafgaand aan de Board Meeting-borrel.

Tijdens deze ontmoeting is in ieder geval afgesproken dat er een organiserend comité zou worden opgezet en dat er een thema moest worden gekozen. Daarnaast is afgesproken bij het organiseren op een groter publiek in te zetten, en zo meer bezoekers te trekken. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen het "bedrijfsleven" en de "onderwijssector". Tenslotte is afgesproken om, in tegenstelling tot het voorgaande jaar, ieder commissielid een coordinatietaak te geven. Dit lid zorgt er dan voor, in samenspraak met de anderen, dat alles gebeuren zou wat moest gebeuren op dat gebied. De uiteindelijke verdeling is geworden dat Tijmen zorg zou dragen voor de logistiek (incl. locatie), Siebrand voor de financiën, Hay voor de Public Relations en Lodewijk voor het programma.

Ongeveer een maand later, op 9 februari, is er een tweede ontmoeting geweest in real life, ditmaal in Utrecht. Hier waren door omstandigheden slechts Siebrand en Lodewijk aanwezig. Tijdens deze ontmoeting is een tijdlijn opgezet, is er wat gebrainstormd over sponsorwerving, locaties en programma. Er is vastgesteld dat de conferentie zich zou richten op het thema "Wiki's en Educatie" en dat aansluiting gezocht zou worden bij Kennisnet. Qua communicatie wordt besloten dat er zowel van de Wiki gebruik zou worden gemaakt als van www.wikimediaconferentie.nl , hoewel het in de praktijk uiteindelijk vooral op het laatste zou neerkomen. De initiële taakverdeling is uiteindelijk als volgt geworden:

Taakverdeling

Financiën

• Sponsorwerving
• Geld innen registranten
• Relatiegeschenken kopen
• Inkoop van facilitaire zaken (badges, pennen, papier)
• Boekhouding / financieel verslag

Programma

• Contacten sprekers
• Opstellen biografieën sprekers
• Redigeren abstracts lezingen
• Registreren van de dag zelf (video, audio, foto's)
• Toestemming vragen voor registratie aan de sprekers
• Thema's vaststellen
• Lijst maken van potentiële sprekers (op de wiki? dat mensen zichzelf

ook kunnen aanmelden?)

Logistiek

• Registraties inschrijvingen
• Vrijwilligers coördinatie
• Locatie (welke taken zouden hierbij kunnen horen?)
• Catering
• Inplannen sprekers over zalen
• Aanmeldingen verenigingen

PR & Communicatie

• Promotie binnen Wikimedia-projecten
• Promotie buiten Wikimedia-projecten
• Persvoorlichting (telefonisch en per mail)
• Website 'extern'
• Website 'intern' (wiki)
• Promotiemateriaal (grafisch)
• Folders Wikipedia / Vereniging

Uitwerken van de grote lijn

Op 2 maart 2007 is een volgende ontmoeting gehouden, dit maal in Hilversum. Er is besloten om tot de conferentie min of meer wekelijks een irc-bijeenkomst te houden, meestal behoorlijk kort liefst, zodat er zo min mogelijk zaken blijven liggen onnodig. Hier is half maart mee begonnen. Eind maart is uiteindelijk de eerste vergadering met Annemiek van Kennisnet, waarbij in intentie wordt overeengekomen dat Kennisnet de conferentie zal sponsoren. Zowel in natura als financieel. Ook zal Kennisnet kijken of ze een bijdrage kan leveren aan het programma.