Wikimedia Conferentie Nederland/Tijdslijn Wikimediaconferentie
Uiterlijk
(Doorverwezen vanaf WCN 2013/Checklist)
Deze tijdslijn was bedoeld als checklist voor de werkgroep Wikimedia Conferentie Nederland. Ze is niet meer actueel en daarom in het archief.
Zie ook: Draaiboek
Februari
- Werkgroep WCN samenstellen, 6 personen. Verdeel het werk:
- voorzitter, aanjager - Status: Ad Huikeshoven
- programma - Status: Hans Muller
- logistiek - Status: kantoor
- public relations - Status: Busy
- Mail list werkgroep aanmaken - Status: Done
Maart
- Datum bepalen - Status: Done
- Thema kiezen - Status:
de vrouwen en mannen achterWikipedia - Shortlist keynote speakers opstellen - Status: Jan-Bart de Vreede en ...
- Doelgroepen in kaart brengen - Status: Universiteiten:gebruik van Wikipedia in vakgebieden; Wikipedianen:Editor experience; GLAM en like-minded organizations: ervaringen eerste WiR, Wikipedia achter de schermen, auteursrecht
- Developers en hackers voor technologie track - Status: geen ontwikkelaarstrack
- Leden van de Wikipedia gemeenschap en andere projecten voor het sociale track - Status: Editor experience
- Medewerkers partner-instellingen voor thema-track - Status: Wikipedia achter de schermen, WiR, etc.
- Keus maken voor werkvormen, de verhouding tussen presentaties, workshops, discussies enz. - Status: Busy
- Eisen opstellen zalen - Status: keuze MeetingPlaza, zie eisen in WCN-lijstjes
- Begroting opstellen - Status: Busy
- Vergaderdata van de werkgroep afspreken - Status: vergadering zaterdag 14 september 2013 van 15 tot 18 uur is geweest
April
- IRL meet werkgroep - Status: verslag 20 april
- Sprekers benaderen (m.n. keynotes) - Status: Busy
- Zijn er mogelijkheden voor sponsoring? - Status: MeetingPlaza biedt een flinke korting net als voorgaande jaren
- Zalen benaderen - Status: MeetingPlaza optie reservering gedaan door Denise
- WCN website aanpassen; is alles van het vorige jaar afgesloten en naar het archief overgebracht? - Status: Done
- Check het registratieprogramma - Status: net als bij Amsterdam Hackathon 2013 zal met een Google form gewerkt worden.
Mei
- IRL meet 2 - Status: op 4 en 18 mei is overleg geweest
- Zaal vastleggen - Status: zaal is gereserveerd
- Contacten zoeken merchandise/promotiemateriaal, bv WMDE of eigen leveranciers - Status: kantoor gevraagd om na te denken over goodie bag
- Eigen foldermateriaal updaten/herschrijven/laten herdrukken - Status: Denise
- Folders verzamelen van andere instellingen (Creative Commons, Linux gebruikersgroep, etc) om uit te delen op conferentie - Status: diverse uitnodigingen voor folders gestuurd
Juni
- Website WCN up http://www.wikimediaconferentie.nl/oproep-voor-sprekers/ - Status: nieuw logo en oproep voor sprekers
- Update verenigingswebsite - Status: De agenda en activiteiten linken nu naar oproep voor sprekers. Nog blog post maken met aankondiging WCN.
- Call for Proposals uitdoen: oproep voor sprekers + een oproep voor andere ideeën - Status: in 17 Kroegen, in de sitenotice nl.wp, gaat in volgende nieuwsbrief
- Tekst voor nieuwsbrief, o.a. WMNL, eventueel verdere genodigde partijen - Status: Denise
- Begroting -> naar bestuur voor akkoord - Status: "finance" gemaild
- Overleg met penningmeester over aparte bankrekening ivm controle betalingsgegevens e.d.? - Status: "finance" gemaild
- Voorstel toegangsprijzen naar penningmeester. Denk aan combinatieprijs: toegang conferentie + lidmaatschap WM - Status: "finance" gemaild, zelfde als 2012
Juli
Augustus
- Aandacht voor het programma:
- Sitenotice plaatsen -> CentralNotice Call for Speakers, looptijd ongeveer 2 weken - Status: centralnotice loopt met dank aan Romaine
- Call for Speakers op website, verenigingswiki, De Kroeg, etc. Status: nog niet in De Kroeg
- Eerste globale invulling van de programmalijnen: sprekers, onderwerpen en werkvormen Status: besproken 14 september 2013
- Met behulp van de programmalijnen de public relations opzetten (doelgroepen) Status: beknopt verslag gemaild, overleg met Denise week 16 september
September
- Sponsoren, financieel, maar ook in natura
- Update begroting
- In overleg met de penningmeester vaststellen toegangsprijs, denk ook aan combinatieprijs toegang conferentie + lidmaatschap - Status: Done
- Update mail richting bestuur - Status: Done
- Update website - Status: Done
- Week 15 september: vooraankondiging versturen aan lijsten en extern Status: Done
- Bestellen goodiebags (30 september)Status: Denise gedaan incl presentje voor sprekers
- tijdstabel op website - Status: Done
- FAQ opstellen voor de website
- Sprekers en programma op de website plaatsen - Status: Done
- Informatie over inschrijvingen op de website (28 en/of 30 september) - Status: Done
- Controleren inschrijvingsproces. Werkt alles? Status: Denise
- Programma
- Contact met sprekers onderhouden - Status: afstemming heeft plaatsgevonden tussen Hans en Denise
- Korte instructies (doelgroep)
- Overleg over
abstractssamenvattingen
Oktober
- Aandacht voor communicatie over de conferentie met het oog op inschrijvingen Status: Denise
- Persbericht opstellen en versturen - Status: Denise
- Overige doelgroepen aanschrijven - Status: Denise
- Tweede persbericht opstellen.Status: Denise
- Versturen tweede persbericht uiterlijk 29 oktober.Status: Denise
- Sitenotice voorinschrijving plaatsen - Status: central notice geplaatst door Romaine
- Bezoek aan MeetingPlaza vragen doornemen Status: zie verslag op Drive
- Inschrijvingen
- Bevestigen inschrijvingen en verzoek tot betaling versturen - Status: Denise
- Verwerken inschrijvingen en betalingen - Status: Denise
- Voorbereidingen conferentiedag
- Contact opnemen met vrijwilligers voor de conferentiedag zelf - Status: Ad heeft diverse vrijwilligers benaderd en al enkele toezeggingen
- Sessieleiders indelen - Status: indeling op Wikizaterdag 26-10 gemaakt
- Korte instructie voor vrijwilligers opstellen. Aparte aandacht voor bliksemsessies en andere werkvormen - Status: sessieleiders bevestigd en instructie gemaild
- Overige vrijwilligers benoemen Status: Denise
- Opstellen overzicht met taken Status: Denise
- Briefing voor spreker opening en afsluiting opstellen - puntenlijst vanuit de organisatie Status: Denise
- Afspraken maken met keynotes over de pers Status: Denise
- Programmaboekje
- Laatste controle inhoud programmaboekje deadline 22/10/2013 - Status: met dank aan Vadim
- Afdrukken 24/10/2013 tm 28/10/2013 - Status: Denise
- Verzenden betalingsherinneringen - Status: Linda
- Printen en insteken badges - Status: Denise
- Goodiebags samenstellen - Status: Denise
- Evaluatie enquête opstellen - Status: Denise
- Restaurant voor etentje reserveren - Status: Denise heeft Griek gereserveerd
November
- Logistieke processen conferentie
- Materialen afleveren bij conferentiecentrum. Kan eventueel al op donderdag 31 oktober (goodiebags, programmaboekjes, badges, banners, prints plattegrond, overig uitdeelmateriaal) - Status: Denise
- Plattegrond zalen Status: Denise
- Opstellen taken vrijwilligers + bereikbaarheid
- Taken bij ontvangst: inschrijven, betalen, badges
- Op de Conferentiedag zelf:
- Check zalen en inschrijfbalie
- Korte bijeenkomst voordat de eerste gasten binnenkomen
- Evaluatie enquête verzenden
December
- Evaluatie bijeenkomst met de werkgroep en alle vrijwilligers
- Verslag van de bijeenkomst op verenigingswiki plaatsen