Wikimedia Conferentie Nederland/Tijdslijn Wikimediaconferentie

Deze tijdslijn was bedoeld als checklist voor de werkgroep Wikimedia Conferentie Nederland. Ze is niet meer actueel en daarom in het archief.

Zie ook: Draaiboek

Februari

• Werkgroep WCN samenstellen, 6 personen. Verdeel het werk:
  • voorzitter, aanjager - Status:    Ad Huikeshoven
  • programma - Status:    Hans Muller
  • logistiek - Status:    kantoor
  • public relations - Status:    Busy
• Mail list werkgroep aanmaken - Status:    Done

Maart

• Datum bepalen - Status:    Done
• Thema kiezen - Status:    de vrouwen en mannen achter Wikipedia
• Shortlist keynote speakers opstellen - Status:    Jan-Bart de Vreede en ...
• Doelgroepen in kaart brengen - Status:    Universiteiten:gebruik van Wikipedia in vakgebieden; Wikipedianen:Editor experience; GLAM en like-minded organizations: ervaringen eerste WiR, Wikipedia achter de schermen, auteursrecht
  • Developers en hackers voor technologie track - Status:    geen ontwikkelaarstrack
  • Leden van de Wikipedia gemeenschap en andere projecten voor het sociale track - Status:    Editor experience
  • Medewerkers partner-instellingen voor thema-track - Status:    Wikipedia achter de schermen, WiR, etc.
• Keus maken voor werkvormen, de verhouding tussen presentaties, workshops, discussies enz. - Status:    Busy
• Eisen opstellen zalen - Status:    keuze MeetingPlaza, zie eisen in WCN-lijstjes
• Begroting opstellen - Status:    Busy
• Vergaderdata van de werkgroep afspreken - Status:    vergadering zaterdag 14 september 2013 van 15 tot 18 uur is geweest

April

• IRL meet werkgroep - Status:    verslag 20 april
• Sprekers benaderen (m.n. keynotes) - Status:    Busy
• Zijn er mogelijkheden voor sponsoring? - Status:    MeetingPlaza biedt een flinke korting net als voorgaande jaren
• Zalen benaderen - Status:    MeetingPlaza optie reservering gedaan door Denise
• WCN website aanpassen; is alles van het vorige jaar afgesloten en naar het archief overgebracht? - Status:    Done
• Check het registratieprogramma - Status:    net als bij Amsterdam Hackathon 2013 zal met een Google form gewerkt worden.

Mei

• IRL meet 2 - Status:    op 4 en 18 mei is overleg geweest
• Zaal vastleggen - Status:    zaal is gereserveerd
• Contacten zoeken merchandise/promotiemateriaal, bv WMDE of eigen leveranciers - Status:    kantoor gevraagd om na te denken over goodie bag
• Eigen foldermateriaal updaten/herschrijven/laten herdrukken - Status:    Denise
• Folders verzamelen van andere instellingen (Creative Commons, Linux gebruikersgroep, etc) om uit te delen op conferentie - Status:    diverse uitnodigingen voor folders gestuurd

Juni

• Website WCN up http://www.wikimediaconferentie.nl/oproep-voor-sprekers/ - Status:    nieuw logo en oproep voor sprekers
• Update verenigingswebsite - Status:    De agenda en activiteiten linken nu naar oproep voor sprekers. Nog blog post maken met aankondiging WCN.
• Call for Proposals uitdoen: oproep voor sprekers + een oproep voor andere ideeën - Status:    in 17 Kroegen, in de sitenotice nl.wp, gaat in volgende nieuwsbrief
• Tekst voor nieuwsbrief, o.a. WMNL, eventueel verdere genodigde partijen - Status:    Denise
• Begroting -> naar bestuur voor akkoord - Status:    "finance" gemaild
  • Overleg met penningmeester over aparte bankrekening ivm controle betalingsgegevens e.d.? - Status:    "finance" gemaild
  • Voorstel toegangsprijzen naar penningmeester. Denk aan combinatieprijs: toegang conferentie + lidmaatschap WM - Status:    "finance" gemaild, zelfde als 2012

Augustus

• Aandacht voor het programma:
  • Sitenotice plaatsen -> CentralNotice Call for Speakers, looptijd ongeveer 2 weken - Status:    centralnotice loopt met dank aan Romaine
  • Call for Speakers op website, verenigingswiki, De Kroeg, etc. Status:    nog niet in De Kroeg
• Eerste globale invulling van de programmalijnen: sprekers, onderwerpen en werkvormen Status:    besproken 14 september 2013
• Met behulp van de programmalijnen de public relations opzetten (doelgroepen) Status:    beknopt verslag gemaild, overleg met Denise week 16 september

September

• Sponsoren, financieel, maar ook in natura
• Update begroting
• In overleg met de penningmeester vaststellen toegangsprijs, denk ook aan combinatieprijs toegang conferentie + lidmaatschap - Status:    Done
• Update mail richting bestuur - Status:    Done
• Update website - Status:    Done
• Week 15 september: vooraankondiging versturen aan lijsten en extern Status:    Done
• Bestellen goodiebags (30 september)Status:    Denise gedaan incl presentje voor sprekers
  • tijdstabel op website - Status:    Done
  • FAQ opstellen voor de website
  • Sprekers en programma op de website plaatsen - Status:    Done
  • Informatie over inschrijvingen op de website (28 en/of 30 september) - Status:    Done
• Controleren inschrijvingsproces. Werkt alles? Status:    Denise

• Programma
  • Contact met sprekers onderhouden - Status:    afstemming heeft plaatsgevonden tussen Hans en Denise
  • Korte instructies (doelgroep)
  • Overleg over abstractssamenvattingen

Oktober

• Aandacht voor communicatie over de conferentie met het oog op inschrijvingen Status:    Denise
  • Persbericht opstellen en versturen - Status:    Denise
  • Overige doelgroepen aanschrijven - Status:    Denise
  • Tweede persbericht opstellen.Status:    Denise
  • Versturen tweede persbericht uiterlijk 29 oktober.Status:    Denise

• Sitenotice voorinschrijving plaatsen - Status:    central notice geplaatst door Romaine

• Bezoek aan MeetingPlaza vragen doornemen Status:    zie verslag op Drive

• Inschrijvingen
  • Bevestigen inschrijvingen en verzoek tot betaling versturen - Status:    Denise
  • Verwerken inschrijvingen en betalingen - Status:    Denise

• Voorbereidingen conferentiedag
• Contact opnemen met vrijwilligers voor de conferentiedag zelf - Status:    Ad heeft diverse vrijwilligers benaderd en al enkele toezeggingen
  • Sessieleiders indelen - Status:    indeling op Wikizaterdag 26-10 gemaakt
  • Korte instructie voor vrijwilligers opstellen. Aparte aandacht voor bliksemsessies en andere werkvormen - Status:    sessieleiders bevestigd en instructie gemaild
  • Overige vrijwilligers benoemen Status:    Denise
  • Opstellen overzicht met taken Status:    Denise
  • Briefing voor spreker opening en afsluiting opstellen - puntenlijst vanuit de organisatie Status:    Denise

• Afspraken maken met keynotes over de pers Status:    Denise
• Programmaboekje
  • Laatste controle inhoud programmaboekje deadline 22/10/2013 - Status:    met dank aan Vadim
  • Afdrukken 24/10/2013 tm 28/10/2013 - Status:    Denise
• Verzenden betalingsherinneringen - Status:    Linda
• Printen en insteken badges - Status:    Denise
• Goodiebags samenstellen - Status:    Denise
• Evaluatie enquête opstellen - Status:    Denise
• Restaurant voor etentje reserveren - Status:    Denise heeft Griek gereserveerd

November

• Logistieke processen conferentie
  • Materialen afleveren bij conferentiecentrum. Kan eventueel al op donderdag 31 oktober (goodiebags, programmaboekjes, badges, banners, prints plattegrond, overig uitdeelmateriaal) - Status:    Denise
  • Plattegrond zalen Status:    Denise
  • Opstellen taken vrijwilligers + bereikbaarheid
  • Taken bij ontvangst: inschrijven, betalen, badges

• Op de Conferentiedag zelf:
  • Check zalen en inschrijfbalie
  • Korte bijeenkomst voordat de eerste gasten binnenkomen
• Evaluatie enquête verzenden

December

• Evaluatie bijeenkomst met de werkgroep en alle vrijwilligers
• Verslag van de bijeenkomst op verenigingswiki plaatsen