Wikimedia Conferentie Nederland/Draaiboek
Dit is een oude pagina die nu in het archief van deze wiki zit.
Een Wikimediaconferentie organiseren, leuk! Maar hoe doe je dat, en waar let je op?
Een verzameling van tips en truuks uit het verleden: voel je vrij om aan te vullen waar nodig.
Wat is de Wikimedia conferentie?
De Wikimediaconferentie is een conferentie die in 2006, 2007, 2008, 2010 (miniconferentie) en in 2011 is georganiseerd door vrijwilligers van de Vereniging Wikimedia Nederland. De conferentie wordt in hoofdlijnen georganiseerd voor mensen met interesse voor Wikimediaprojecten (zoals Wikipedia, Wikimedia Commons en zusterprojecten) in al hun facetten: lezen, bijdragen, ontwerpen en verder ontwikkelen.
- Wat bedoel je met ontwerpen? LG.
Naast de Wikimediaprojecten wordt er vaak voor een extra thema gekozen, om zo ook extra geïnteresseerden te kunnen betrekken buiten de usual suspects uit de Wikimediagemeenschap. Daarbij wordt geprobeerd een brug te slaan tussen de projecten en een onderwerp dat op dat moment een brede interesse heeft maar ook aansluit bij de filosofie van Wikimedia. In het verleden waren dat bijvoorbeeld Onderwijs en Cultureel Erfgoed.
Doelgroep
De doelgroep voor de conferentie bepaal je gedeeltelijk zelf. Één deel van de doelgroep ligt min of meer vast, dat zijn de bijdragers uit online vrijwilligersgemeenschap. Het andere deel hangt sterk samen met het thema van de conferentie. Het kiezen van de doelgroepen gaat dan ook hand in hand met het vaststellen van het thema.
Een goed punt om te beginnen bij het maken van die keuze is de lopende activiteiten en focus van de vereniging. Vaak zijn er (gespreks)partners van de Vereniging van het afgelopen jaar die binnen een thema passen en waaruit een zekere behoefte blijkt voor het thema. Vraag dit eens na bij bestuursleden, vaak hebben zij goed zicht op wat er zoal speelt. Deze partners kunnen potentiële bezoekers en sprekers leveren, en kunnen wellicht ook helpen bij de organisatie (promotie, sponsoring, subsidies). Het is dan ook belangrijk dit in een vroeg stadium te betrekken bij de gedachtengang.
Probeer een inschatting te maken van het aantal mensen dat je denkt te kunnen bereiken met de conferentie. In het verleden schommelde dit aantal tussen 80-120 mensen. Vanuit de gemeenschap is het realistisch om zo'n 30-60 bezoekers te verwachten, de rest zal dus van daarbuiten moeten komen.
Vrijwilligers
In je eentje een conferentie organiseren zou te veel werk en te riskant zijn: het beste is om een werkgroep met andere vrijwilligers te starten. Probeer in ieder geval een of twee vrijwilligers van voorgaande jaren te betrekken bij je werkgroep, die je kunnen helpen vanuit hun ervaringen.
Laat het bestuur ook weten dat jij dit graag opzetten wilt en vraag ook om hun medewerking.
Je zult een kerngroep van 3-5 personen nodig hebben om de belangrijkste taken (bijv. Faciliteiten, Programma, Financiën, Promotie) te verdelen. Vooral de maand voor de conferentie zal de piek liggen, hou hier dus rekening mee bij beschikbaarheid. Daarnaast zijn er meestal nog zo'n 5-8 extra vrijwilligers te vinden voor allerhande specifieke taken (bijv. Goodies, sessies begeleiden, een specifieke sponsor benaderen, naamkaartjes maken enz.).
Welke informatiekanalen gebruiken we
Er zijn verschillende manieren om met vrijwilligers te benaderen (bijvoorbeeld om hulp te vragen)
- In persoon/direct, mensen die je IRL al kent - bijvoorbeeld van meets
- Via (leden)vergaderingen en verenigingsactiviteiten
- Benaderen via IRC
- Via berichten in w:nl:Wikipedia:De Kroeg (en eventueel de andere projectkroegen, zie wiki's)
Dan hebben we nog onze standaard informatiekanalen, waar je eventueel berichten kunt zetten
- De wcn maillijst wcn
lists.wmnederland.nl , veel mensen zullen vanuit voorgaande jaren nog lid zijn van deze lijst - De verenigingswiki
- De verenigingswebsite
- De nieuwsbrief voor leden (of eventueel ook de kwartaalnieuwsbrief voor donateurs)
Laat mensen aangeven wat ze denken dat ze goed kunnen, of wat ze graag zouden willen gaan doen voor de conferentie. Zie ook taakverdeling, wat je zoal gebruiken kunt. Bedenk dat mensen eerder dingen doen die ze leuk vinden (het is tenslotte vrijwilligerswerk), dan wanneer ze iets opgelegd krijgen. Vraag ook naar de hoeveelheid tijd die mensen beschikbaar denken te hebben.
Taakverdeling
Heb je een groepje waarmee je het project aan wilt gaan pakken (3 of 4 personen is in het verleden een goed minimum gebleken) en heb je je doelgroep en thema bepaald, maak dan een taakverdeling. "Iedereen doet wat hij leuk vindt" werkt goed, zolang ook de andere gebieden gedekt zijn.
Aan welke taken kun je zoal denken?
In het voorbereidende traject:
- Programma en sprekerscontact
- Sponsors zoeken en contact onderhouden
- Locatie/faciliteitencontact (eventueel ook catering)
- Begroting
- Deelname inschrijvingen
- Website en scoiale media onderhoud
- vrijwilligers contact
- Contact/verslaglegging met bestuur
- Promotie/persberichten
Op de dag zelf:
- Sessiebegeleiders
- Inschrijvingenbalie
- vliegende keep (overal inzetbaar, ook voor kleine klusjes)
- Uit- en inpakken
Bijeenkomsten en contact houden
Er zijn enkele manieren om er samen voor te zorgen dat dingen gebeuren - maar communicatie is hiervoor onontbeerlijk. Het is dan ook aan te raden om regelmatig gestructureerd contact te houden - dit kan door periodieke vergaderingen via IRC of in real life.
- IRC
De ervaring uit de afgelopen jaren leert dat IRC vergaderingen vooral handig zijn om te kijken of alles op schema ligt, en niet zozeer om te brainstormen. Een wekelijks (of tweewekelijks) moment van hooguit een uur kan handig zijn om iedereen up to date te houden en waar nodig hulp te vragen. Je kunt op IRC komen via http://webchat.freenode.net of via je favoriete IRC client. We gebruikten meestal #wcn
- Vergaderingen
Vergaderen kan heel handig zijn voor creatievere vraagstukken: hoe moet de begroting eruit zien, wie gaat wat doen, welke sponsoren/sprekers moeten benaderd worden. Probeer deze ruim tevoren te plannen, zodat iedereen het in zijn of haar agenda kan passen. Probeer er zeker eentje een of enkele weken voor de WCN te plannen, maar ook enkele malen ervoor.
- Maillijst
Doorlopend contact is mogelijk via de maillijst. De werkgroep zou toegang moeten hebben tot de speciale maillijst voor de WCN (wcn
lists.wmnederland.nl) en iedere kerngroepvrijwilliger zou daar in ieder geval op moeten zitten. Daar kun je je vragen kwijt, je verslagen en suggesties.
Financiën
Bij het opzetten van de conferentie kun je het zo gek maken als je wilt - maar aan alles hangt een prijskaartje. Het is dan ook goed om vantevoren met het bestuur duidelijk af te spreken wat de conferentie de vereniging mag kosten. We hoeven er heus geen winst op te draaien, maar het moet niet teveel uit de hand lopen.
De belangrijkste "inkomsten" voor de conferentie zijn sponsorgelden, entreegelden en het bedrag dat de vereniging er netto aan wil besteden. De "uitgaven" worden hieronder besproken.
Sponsoren
Sponsoren komen in alle soorten en maten. Men kan een presentje voor de deelnemers sponsoren, een prijs voor een eventuele prijsuitreiking die gedaan wordt, de catering, de technische faciliteiten, noem maar op. Men verwacht daar wel iets voor terug, dus denk bijvoorbeeld langs deze lijnen...
- Hoofdsponsoren: 2000 of meer (logo mag overal op, mogen zichzelf nadrukkelijk presenteren, 4 vrijkaartjes)
- Sponsoren: tussen de 750 en 1500 (logo mag op grote stukken en website, mogen een standje, 2 vrijkaartjes)
- Donateurs: tussen de 300 en 750 (logo op website en klein op programma, mogen zich presenteren, 1 vrijkaartje)
- Sponsoren in natura omrekenen naar werkelijke kostprijs
Sponsoren stellen het op prijs als je ze een beetje op de hoogte houdt van de voortgang. Leg je je contacten al in het voorjaar, laat dan tussentijds iets van je horen. Het is belangrijk om af en toe te laten weten dat de sponsorschap nog op prijs gesteld wordt.
- Sponsors in natura