Discussiestuk vernieuwen statuten e.a

Discussiestuk oven vernieuwen van Statuten, Huishoudelijk Reglement en andere protocollen van de Vereniging Wikimedia Nederland

Inleiding

Tijdens de ALV van 24 september 2016 is aan het bestuur gevraagd om een discussiestuk op te stellen met ideeën, suggesties of knelpunten met betrekking tot het besturen van de vereniging. Op de Verenigingswiki is een kladlijstje gepubliceerd met punten die mogelijkerwijs in aanmerking komen om te bespreken. Op 18 februari 2017 is dit kladlijstje besproken met enkele leden. Ieder punt wordt toegelicht en wordt van commentaar en een advies voorzien. De bedoeling is om dit discussiestuk te bespreken tijdens de ALV voorjaar 2017. Richtinggevende uitspraken van de ALV worden daarna omgezet naar wijzigingsvoorstellen voor Statuten, HR en eventueel voor de andere reglementen & protocollen. Het bestuur zal daarna concrete tekstuele wijzigingen of aanvullingen formuleren die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de ALV najaar 2017.

Bronnen

Op de pagina Documenten vindt u links naar de statuten, naar het Huishoudelijk Reglement, en alle verdere regelingen en protocollen.

Kladlijstje, met toelichting en advies

1 Fondsenwerving opnemen als doelstelling. (art.2 Statuten)

• Niet duidelijk waarom dit nodig is. Misschien is verwarring opgetreden met het opnemen van communicatie als doelstelling. Zie punt 15.

Advies: punt laten vervallen.

2 Algemeen herzien van de doelstelling van de vereniging. Denk hierbij aan interne consistentie, verwijzing naar externe organisatie, enz. (art.2 Statuten)

• De doelstelling van WMNL past binnen de doelstelling van WMF. Het Chapter Agreement regelt de verhouding tussen de Nederlandse vereniging en het WMF. Er is volgens ons geen aanleiding om dit te veranderen.

Advies: punt laten vervallen.

3 Verankeren relatie tussen bestuur en directeur / staf, de rol van het bestuur als werkgever en de relatie tussen de directeur en de ALV verduidelijken.

• De Statuten en het Huishoudelijk reglement zijn opgesteld in de tijd dat er nog geen directeur of stafleden waren. Na de aanstelling van de directeur is er een bevoegdhedenschema opgesteld waarin de taakverdeling tussen bestuur en directeur is vastgelegd. Een verwijzing naar dit schema en vermelding van het bestuur als werkgever zou kunnen worden opgenomen in de Statuten.

Advies: Verhouding bestuur – directeur en de rol van het bestuur als werkgever opnemen in de Statuten.

4 Schorsingsbevoegdheid bestuur uitbreiden. Creëren van de mogelijkheid om een bestuurslid op non-actief te zetten door de overige bestuursleden, tot aan eerstvolgende ALV. (art.8 Statuten)

• De ALV benoemt en ontslaat bestuursleden. Een bestuurslid op non-actief zetten tot aan de eerstvolgende ALV, bijvoorbeeld vanwege een conflict of vanwege niet functioneren, is niet mogelijk. Een meerderheid binnen het bestuur kan wel de functies van een bestuurslid afnemen.

Advies: afzien van het voorstel om de schorsingsbevoegdheid van het bestuur uit te breiden.

5 Instellen van een Raad van Toezicht met als taak het toezicht houden op algemeen financieel en algemeen beleid en het oordelen of beleid conform de statuten, reglementen en besluiten is; het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur.

• Er is een wijziging van het Burgerlijke Wetboek op komst (34.491) in verband met de uniformering en de verduidelijking van enkele bepalingen omtrent het bestuur en de raad van commissarissen van rechtspersonen. (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen).[1].
• Instellen van een Raad van Toezicht vereist aanpassing van de statuten. Wellicht is het verstandig om af te wachten wat er in de nieuwe wet wordt geregeld voordat wij een Raad instellen en de statuten aanpassen.
• We kunnen wel discussiëren over de vraag wat er precies met deze Raad beoogd wordt. Welk probleem moet worden opgelost? Dient de Raad van Toezicht als aanvulling van de expertise van het bestuur. Is ze bedoeld om bij te dragen aan fondsenwerving? Of is het een toezichthouder op het financieel en algemeen beleid?

Advies: Laat de ALV zich uitspreken over de gewenste invulling en de noodzaak daartoe van een Raad van Toezicht.

6 Oprichten van een Stichting fondsenwerving Wikimedia c.q. het inrichten van een fonds binnen de huidige vereniging. (art.2.4 statuten)

• Al enkele jaren wordt onze grant aanvraag bij het WMF voorzien van de aantekening dat WMNL ook zelf fondsen zou kunnen werven. Een apart fonds heeft als voordeel dat we op basis van een jaarplan geld kunnen aanvragen en dus niet voor elke activiteit afzonderlijk een projectvoorstel hoeven in te dienen.
• Nadelen: Oprichten van een aparte stichting komt de transparantie niet ten goede, intern maar ook naar relaties. Een aparte rechtspersoon voor het opbouwen en beheren van fondsen is niet nodig. Binnen de huidige verenigingsstructuur zijn bestemming-, operationele en egalisering reserves mogelijk.

Advies: geen aparte rechtspersoon opzetten voor werven en beheer van fondsen, maar regelen binnen de huidige vereniging.

7 Afspreken en verduidelijken lidmaatschap organisaties (art.4.3 Statuten)

• Alleen natuurlijk personen kunnen lid worden van de vereniging. Zie artikel 4.3 van de Statuten. Het instellen van een institutioneel lidmaatschap is ingewikkeld en vereist een fundamentele verandering van de statuten. De voordelen daarvan voor de vereniging zijn niet evident.

Advies: punt laten vervallen. Zie ook punt 8.

8 Verduidelijken situatie donateurs of artikel schrappen (art.6 Statuten)

• WMNL ontvangt ieder jaar ongeveer 120 donaties, meestal van natuurlijke personen die eenmalig of ieder jaar doneren. Er zijn ook bedrijven en instellingen die doneren. Donateurs hebben beperkte formele bevoegdheden binnen de vereniging. Ze hebben het recht om de ALV bij te wonen en het woord te voeren.
• Eenmaal per jaar ontvangen donateurs een nieuwsbrief en ze worden uitgenodigd voor de nieuwjaarsbijeenkomst en de jaarlijkse Wikimedia Nederland conferentie..

Volgens de statuten moet er een minimum hoogte van de donatie worden vastgesteld. Dit moet nog altijd gebeuren. Gezien onze activiteiten om de fondsenwerving te intensiveren lijkt het ook goed om een beleid voor donateurs op te stellen, denk bijvoorbeeld aan de toegang tot evenementen, vaststellen minimale hoogte donatie, verbeteren nieuwsbrief, etc.

Advies: Artikel 6 handhaven. Minimumhoogte donatie vaststellen. Nader invullen positie donateurs in een Protocol donateurs.

9 Bestuursleden niet iedere twee jaar tegelijk kiezen, maar het ene jaar 3 en het volgende jaar 4 bestuursleden. (art.8.5 Statuten)

• Het gaat hier om een rooster dat de reguliere gang van zaken van aftreden van bestuursleden regelt. Tot nu toe is dat een periode van 2 jaar die voor alle bestuursleden tegelijkertijd begint en eindigt. Voor dit voorstel is geen wijziging van de statuten voor nodig; het kan worden toegepast binnen de huidige statuten. Het voordeel van bestuurstermijnen die niet meer gelijk lopen, maar elkaar overlappen is dat er meer continuïteit binnen het bestuur wordt gewaarborgd. Enkele bestuursleden moeten bereid zijn om eenmalig voor een termijn van 1 jaar aan te treden.

Advies: Voorstel aannemen, bestuur stelt daarna een rooster op.

10 Optioneel: opzeggen lidmaatschap minder koppelen aan einde van het boekjaar (bijv. bij niet-betalen contributie). (art.5.2 en 5.3 Statuten)

• Dit punt kan al worden verwezenlijkt door gebruik te maken van de mogelijkheid die in de laatste alinea van artikel 5.3 genoemd wordt; ”[…] onmiddellijke beëindiging […] wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet kan worden gevergd het lidmaatschap te laten voortduren."

Advies: Geen wijziging aanbrengen. Huidige situatie continueren.

11 Stemprocedures mogen best iets meer algemene omschrijving krijgen. (art. 12.4/12.5 Statuten)

• De huidige procedures worden zeer summier omschreven en het is goed voorstelbaar dat leden meer inzicht willen hebben in deze procedures. Dit geldt ook voor de voorbereidingen van de ALV en de gang van zaken tijdens de ALV.
• We zouden de huidige gang van zaken kunnen uitschrijven. Denk daarbij aan de termijnen die we in acht nemen voor de publicatie van stukken (jaarplan, jaarverslag), het verzenden van uitnodigingen, presentielijsten en omgang met machtigingen, stemmingsprocedure voor zaken en voor personen. Publicatie van notulen. Regelen dat mensen die zich kandidaat stellen dit een x aantal dagen voor de vergadering bekend maken, etc.

Advies: Eerst het huidige proces beschrijven. Daarna vaststellen in de vorm van een protocol of in de vorm van een wijziging van het Huishoudelijk Reglement.

12 Herziening contributie. Mogelijkheid om vrijstelling te krijgen van het betalen van contributie indien er 50 edits zijn gedaan. (Notulen ALV 20 september 2014)

• De regeling was bedoeld om bewerkers van Wikipedia te bewegen om lid te worden van de vereniging. Van deze regeling is tweemaal gebruik gemaakt in 2015, eenmaal in 2016 en vier maal in 2017.

Advies: Deze uitzonderingsregel vervangen door een algemene regel dat het bestuur in uitzonderlijke gevallen vrijstelling kan geven van betalen van contributie.

13 Herziening contributie. Lidmaatschap voor een deel van het kalenderjaar mogelijk maken. (art. 2 HR)

• De jaarlijkse contributie is laag (€ 24,00) met de mogelijkheid om gebruik te maken van het aangepaste tarief van € 12,00. Lidmaatschap voor een deel van het kalenderjaar heeft weinig meerwaarde. Wel kan overwogen worden om een combinatieprijs: toegang conferentie / lidmaatschap vast te stellen.

Advies: Contributie op jaarbasis continueren.

14 Openbaarheid van de gehele notulen van bestuursvergaderingen. Personeelsbeleid kan daar eventueel van worden uitgezonderd. (art. 4 HR)

• De notulen van bestuursvergaderingen worden eerst gepubliceerd op de Bestuurswiki, die alleen toegankelijk is voor bestuursleden en de directeur. De notulen worden eventueel gecorrigeerd en vervolgens vastgesteld tijdens een volgende bestuursvergadering. De vastgestelde notulen worden daarna overgebracht naar de Verenigingswiki waar ze voor iedereen toegankelijk zijn. Alleen vertrouwelijke zaken die personen betreffen worden niet overgebracht naar de Verenigingswiki.

Advies: dit proces continueren.

15 Voorlichting opnemen als doelstelling van de vereniging (art 2 Statuten)

• Dit is nodig om de uitgaven die gemaakt worden voor het geven van voorlichting als een activiteit te kunnen kenmerken. Als communicatie als expliciete doelstelling ontbreekt in de Statuten worden deze uitgaven als organisatiekosten gekenmerkt. (CBF keurmerk). Dit leidt tot een onjuiste weergave van de verhouding tussen activiteiten en overhead.

Advies: Artikel 2 van de Statuten aanpassen.

16 Zetel van de Vereniging (art.1 Statuten)

• De vereniging is gevestigd in Eindhoven. Dit dateert nog uit de tijd dat de vereniging geen kantoor had. Sinds enkele jaren is er een kantoor in Utrecht.

Advies: Art.1 Statuten wijzigen in: Zij is gevestigd in Utrecht.