Notulen20090606
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Algemene Ledenvergadering zaterdag 6 juni 2009
- Locatie: De Amershof, Amersfoort
- Aanwezig: José (voorzitter), Hay (notulist), Lodewijk, Mark, Marco (vanaf 15.10), Bernard, Ad, Ger Hanssen, Ton Hagebeuk, RonaldB, Hans van Nes, Hettie van Nes, Ziko, Berend van der Weerdt, Bouke, Erwin
- Afwezig: Piter (met melding)
Opening / Agenda
José opent de vergadering om 13.30
Notulen ALV januari
Deze worden per acclamatie geaccepteerd door de ALV.
Lopende zaken
Er wordt kort een presentatie gegeven van de lopende activiteiten van de vereniging.
Ger vraagt naar de betrokkenheid van Vrijschrift bij Wikiwijs. Hay meld dat dit is vanwege de licentie van Wikiwijs: CC-BY. Ronald wil graag het bestuur en de ALV wijzen op een Amerikaans initiatief wat lijkt op Wikiwijs en Wikibooks: www.cnx.org
Begroting
Mark licht toe: Er is een aangepaste begroting gemaakt naar de nieuwe situatie. O.a. reiskosten en kosten bestuursvergaderingen zijn verhoogd. Een aantal posten zijn aangepast t.o.v. het verleden. Ronald: Op de bijgewerkte begroting, pagina 1/4, staat dat het nadelig saldo 55% van de omzet betreft. Een nadelig saldo van 10.000 op een omzet van 19.000. Dus teer je nogal in. Mark: er zijn veel uitgaven, meer dan er waren. Maar we verwachten ook meer inkomsten zoals betere resultaten bij de funddrive. Dus vooralsnog een nadelig saldo van 10.000, maar verwacht dat dit minimaal 6000 omlaag gaat door inkomsten. Ronald: dat kan, maar op deze manier is niet duidelijk dat een en ander met elkaar wegvalt en dus eigenlijk buitengewone inkomsten en uitgaven zijn. Ik kijk vooruit, en ik zie dat je inteert. Ik begrijp het wel, maar je moet het apart laten zien José: misschien beter om het als aparte post op te nemen? Frans: in feite doe je met de conferentie hetzelfde. Je kan op die manier een stroom van in en uitgaven beter duiden.
José: de begroting wordt vastgesteld, met de wijziging die door Ronald is voorgesteld?
De ALV besluit de begroting goed te keuren, met de aantekening dat Ronald's suggestie wordt meegenomen.
Toekomstvisie
Een discussie over de toekomstvisie van de vereniging wordt geopend. Het onderwerp ledenbinding wordt enkele malen aangesneden. De belangrijkheid van leden wordt onderstreept door Berend en Ronald, die aangeven dat het verloop onder de vrijwilligers dikwijls lager ligt dan onder de werknemers. Het aannemen van werknemers zou dan ook geen garantie zijn voor stabiliteit. Lodewijk merkt op dat stabiliteit meer is dan alleen dezelfde mensen, maar ook de garantie dat een project ook daadwerkelijk wordt afgerond. Werknemers kunnen erg handig zijn bij het uitvoeren van klusjes die de vrijwilligers niet kunnen/willen opknappen. Mark merkt op dat professionaliteit niet per se van professionals van buitenaf hoeft te komen.
Voor professionalisering zijn volgens Frans stabiele inkomsten onontbeerlijk (en niet alleen contributies). Jose geeft aan dat fondsen hiervoor zeldzaam zijn, en dat vanuit een projectbasis werken de grootste kans van slagen heeft.
De leden van Wikimedia Nederland komen deels van de Wikimedia projecten, maar er zitten ook mensen tussen die puur de idealen ondersteunen. Er worden diverse suggesties gedaan om het aantal (actieve) leden te verhogen. De communicatie kan bijvoorbeeld worden verbeterd door deze kort en krachtig te laten zijn, en vooral niet overvloedig (geef mensen de informatie die ze willen/nodig hebben). Niet alleen naar de leden, maar ook naar de donateurs of potentiële donateurs.
Om leden beter te binden kan gedacht worden over een duidelijkere herkenbaarheid door middel van bijvoorbeeld ledenlijsten. De meningen hierover zijn verdeeld. Enerzijds kan een dergelijke externe (of interne) identificatie positief werken voor het groepsgevoel en de onderlingen communicatie, anderzijds is het erg tegen de cultuur van de Wikimediaprojecten, waar anonimiteit algemeen geaccepteerd is. Sommige leden vragen zich af of mensen die anoniem willen blijven wel de juiste doelgroep zijn voor de vereniging om uit te putten.
Ontwikkeling van activiteiten wordt cruciaal geacht voor het werven van leden en donaties. Deze kunnen gericht worden op specifieke doelgroepen zoals vaksecties binnen het onderwijs. De communicatie moet zich dan wel op deze doelgroepen aanpassen. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van bestaande kanalen zoals de Wetenschapsquiz. Er moet wel opgelet worden dat de boel niet te versnipperd raakt, er moet enige coherentie zijn. Hay zegt toe te werken aan een balk boven alle projectwebsites om dat te verbeteren. Ook de leden kunnen ingezet en gemotiveerd worden om activiteiten te ontwikkelen, waarbij enige controle op haalbaarheid wel wenselijk is.
Ronald wijst op de tanende groei cq de krimp van Wikipedia, en suggereert om dan ook te brainstormen om Wikipedia te redden. Berend suggereert ook na te denken over andere projecten met vrije kennis. Mark wil dat er ook meer aandacht wordt besteed aan structurele donateurs naast aan de leden en de eenmalige donateurs.
Toekomstige bestuursverkiezingen
Marco geeft een presentatie over de bestuursverkiezingen van afgelopen jaar met zijn analyse. Een aantal dingen zijn goed in de procedure: weinig formaliteiten en weinig eisen. Momenteel is het alleen wel lastig om binnen te komen als je net lid bent, je moet nog leren hoe alles werkt. Daarnaast is er geen duidelijkheid dat het nieuwe bestuur met elkaar kan samenwerken, het zou goed zijn als kandidaten elkaar eerst leren kennen.
Niet-persoonsgebonden informatie kan worden gepubliceerd op internet (ook voor niet-leden). Persoonsgebonden informatie moet alleen voor leden toegangelijk zijn. Alle kandidaten krijgen dezelfde positie: iedere kandidaat moet de kans krijgen om eigen gegevens te gegeven. Maar leden moeten ook niet al te veel informatie krijgen.
Marco stelt een proces voor: in november moet het proces duidelijk zijn: data en de gang van zaken. Ook een profiel: wat verwacht je van de bestuursleden? (bijv. "openstaan voor kritiek") Ook van het bestuur als geheel (bijv. "Minstens één financieel expert"). Maak discussies en meningsverschillen ook duidelijk. Begin november: melden bij secretaris dat mensen interesse hebben. Geen onderscheid wel/niet bestuursleden, zelfs niet-leden? Mensen die zich later kandidaat stellen moeten kenbaar maken waarom ze geen interesse eerder hebben getoond.
Vervolgens wordt er een kennismakingsbijeenkomst georganiseerd voor alle mensen die interesse hebben om bestuurslid te worden. Discussiestof is er dan genoeg: jaarverslagen e.d. In periode tussen bijeenkomst en bekendmaking agenda mogen kandidaten zich aanmelden en komen dan ook terecht op de agenda. Statuten verhinderen het niet dat mensen zich na de deadline nog aanmelden, maar het is wel handig als het niet gebeurt en kandidaten moeten zich hier wel voor verantwoorden.
Volmachten: eerst naar de secretaris én naar het lid, de secretaris maakt het vervolgens bekend op de ALV.
ALV zelf: kandidaten presenteren zichzelf. Elke kandidaat moet een meerderheid krijgen. De ALV besluit over de grootte van het bestuur.
De voorstellen worden besproken. Er wordt ingebracht om misschien een ander rooster van aan- en aftreden in te stellen, waarbij het bestuur maar deels wordt gekozen. Er lijken geen statutaire belemmeringen hiertoe te zijn. Langere zittingsperiodes verbeteren de continuïteit, maar verhogen ook de drempel om je verkiesbaar te stellen. Een periode van 3 jaar wordt gesuggereerd, maar uiteindelijk wordt besloten dat dit te lang is. Twee jaar lijkt redelijker, met de helft van de plaatsen ieder jaar beschikbaar.
Er wordt kort gesproken over de mogelijkheid tot verkiezing in functie, maar daar zijn flexibiliteitsbezwaren tegen. Er wordt besloten het punt op de ALV van eind 2009 op de agenda te zetten en dan eventueel te besluiten erover. Mensen kunnen niet anoniem bestuurslid zijn.
Afsluiting
José sluit de vergadering om 16.12