Notulen20100109
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Bestuursvergadering zondag 10 januari, 13.00 Florin zaal 5
Agenda bestuursvergadering zondag 10 januari 2010 Café Florin, zaal 5
Aanwezig: Piter, Marco, Mark, Lodewijk, José, Hay (notulist)
Opening
De vergadering wordt geopend om 13.30.
Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld en akkoord bevonden.
Notulen vorige BV 10/10/2009
Worden vastgesteld met enkele wijzigingen.
Bestuursrondje
Hay en Lodewijk vertellen kort over de OPEN documentaire van de Humanistische omroep. Hay vertelt kort over de workshop in Parijs. Mark meldt dat declaraties voor 31 januari binnen moeten zijn, anders zijn ze voor de volgende penningmeester. Mark meldt dat we de mogelijkheid hebben om een half jaar microdonaties te doen gratis (bellen naar 0900 nummers en smsen). Marco merkt op dat dit alleen interessant is als er context wordt geschapen, niet voor de fundraiser. Mark en Piter melden dat er een vanuit de Nedersakische Wikipedia een initiatief voor een schrijfwedstrijd is gekomen, op eigen houtje zijn daar ook persberichten verstuurd. De WMF had liever gezien dat WMNL en WMDE die persberichten hadden uitgestuurd.
Financieel
Mark presenteert een nieuwe staat van baten en lasten 2009. Marco meldt dat we hieruit kunnen concluderen dat dit bedrag ook jaarlijks binnen kan komen. IDEAL is zonder meer een beslissende factor geweest in het binnenhalen van dit hogere bedrag.
1 maart: deadline voor de jaarstukken
- José: schrijven introductieverhaal voor de jaarrekening.
- Hay: overzicht maken ledenverloop
- Lodewijk: chapter's report onder elkaar zetten
Thank you's
Er is een groep van mensen die niet bedankt kan worden omdat er geen adres en geen mail bekend is.
Overboekingen moeten een schriftelijk bedankje krijgen. De rest (met e-mail) kan via e-mail worden bedankt.
Besteding fundraiser gelden
Mark merkt op dat als we een ANBI status hebben het belangrijk wordt om het geld ook uit te geven. Marco stelt voor dat dit het strategische moment is om iemand in dienst te nemen, niet om de volgende fundraiser te runnen, maar vooral als projectmedewerker.
Uitgezocht moet worden: waarvoor hebben we precies een medewerker nodig, en hebben we een kantoor nodig?
Besloten wordt verder te praten over deze vragen, ook op de bestuurslidkennismakingsavond. Voor deze avond moet eerst een concreet plan worden gemaakt.
Besloten wordt om zaterdag 20 februari deze avond te houden.
- Marco: kijkt naar de arbeidscontracten van de parttimers van kabelraden
- Allen: werken aan voorstel bestuurswiki
Automatische incasso
Mark meldt dat automatische incasso's toch makkelijker zijn bij ABN dan gedacht.
Het bestuur is ervoor om de fundraiser donaties 'all inclusive' op te nemen in de begroting, aangezien dit de meest aanvaarde en transparante methode is.
Conferentie (aka CEI/GLAM/Vrije cultuurconferentie)
De conferentieorganisatie is 'in limbo'. Het is nog niet duidelijk of het Tropenmuseum haar ruimte wil verlenen. De aanvraag bij het Prins Bernhardcultuurfonds is niet gekregen, maar dat kwam voornamelijk door procedurele problemen, het idee zelf wekte wel interesse. Marco stipt aan dat het een slechte situatie zou zijn als de GLAM conferentie tweede helft dit jaar zou zijn en er dan ook een WCN zou zijn.
- Hay: Susanne Ton bellen over gebouw KIT.
Bestuursverkiezingen
Functieprofiel:
- Affiniteit met onze doelstellingen
- (Enige) ervaring met besturen of projecten
- Tenminste enkele uren per week tijd
- Minimaal één dag per maand hebben om te vergaderen
- Diversiteit aan ervaringen en achtergronden is een pré
Hay: maakt campagnetje voor de bestuursverkiezingen
Bibliotheken + Wikimedia
Lodewijk: kunnen wij zelf ook mensen inhuren van hun geld? Dit is nog onduidelijk. Teach the teachers: moet ook nationaal, niet alleen maar in Vlissingen.
Beurs Museums & the Web Hay
- Hay: samenvatting voorstel sturen
Status domeinnamen (en hosting algemeen?)
Mark meldt dat bijna alle domeinnamen zijn overgezet naar Pcextreme. De enige uitzondering is wmnl.nl,waar hij later deze week achter aan gaat.
Verder wordt besloten om weg te gaan bij Soleus en een VPS aan te vragen bij Pcextreme.
Stichting "Toolserver Nederland" (plan WMDE)?
Wikimedia Deutschland wil af van de toolserver en dit onderbrengen bij een Nederlands rechtspersoon omdat het voor hen te veel bureacratie word. Eventueel zou er een constructie mogelijk zijn waarin deze nieuwe stichting WMNL zou inhuren voor een medewerker (systeembeheerder) voor de toolserver.
Wij willen een voortrekkersrol spelen bij de organisatie, we willen ons ook inspannen om het in Nederland mogelijk temaken, maar met de financiën willen we nog terughoudend zijn, dit kan in de komende jaren wel oplopen.
Tropenmuseum borrel
José heet de bezoekers welkom, als José niet kan zal Hay de honneurs waarnemen.
Marco is helaas verhinderd. Hay komt mogelijk later.
Wikiportrait
- Mark: maakt een afspraak over Wikiportret 2.0
Cosyne
Cosyne gaat per 1 maart beginnen. Een praktisch project dat voordeel van het project zou kunnen hebben kan de auteursrechtenlobby zijn, aangezien daar veel tekst is die realtime vertaald moet worden. Dit betekent wel dat die lobby weer op gang moet worden gebracht.
- Marco: pakt de lobby op en roept de werkgroep groenboek bij elkaar
Kort
Nieuwsbrief
- Hay: Twee nieuwsbrieven: ruim voor en na de borrel.
Beamer aanschaf
Er worden met enige regelmaat beamers gehuurd voor bijv. alv's en presentaties. Het bestuur besluit dat er een eigen beamer zal worden aangeschaft.
Freenode donatie
Er wordt geen donatie aan Freenode gegeven.
MyEmma aanvragen
Het bestuur besluit dat we MyEmma aanvragen, mits de privacy goed geregeld is en dat zij geen gegevens bewaren. Mark zal dit navragen en wanneer in orde MyEmma aanvragen.
CreditCard aanvragen
Mark meldt dat er voor het aanvragen van MyEmma creditcard de gevraagde betalingsmethode is. Er worden echter bezwaren opgeworpen omdat het minder controleerbaar is dan normale bankrekeningen en in de praktijk vaak fraudegevoelig.
Voorlopig wordt er nog geen creditcard aangevraagd.
Bestuursverzekering
Deze verzekering wordt aangevraagd en kost circa 350 euro per jaar.
Translation Rally Siebrand / Gerard
In principe zijn we terughoudend om een additionele bijdrage te leveren (bovenop het al begrootte bedrag) vanwege de hoge kosten van overige plannen/professionalisering, maar voor een goed idee is altijd geld.
Bedrijven als donateurs opnemen, vanaf welk bedrag, of niet vastleggen?
Mark heeft een voorstel geschreven. Lodewijk wil graag nog een iets fijnere verdeling hierin, gebaseerd op werknemers.
- Piter en Mark: bedenken hier een voorstel voor.
Cadeautjes voor oud-bestuursleden
- Mark verstuurt het kado van Ronald.
Reizen
Lodewijk wil graag eventueel een reiskostenvergoeding naar Duitsland om te overleggen over diverse onderwerpen wanneer dit via de e-mail onvoldoende gaat.
De vergadering wordt gesloten om 17.00