Notulen20100220
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen
Bestuursvergadering Wikimedia Nederland. zaterdag 20 februari 2010
- Locatie: De Amershof, Amersfoort
- Aanwezig: José (voorzitster), Lodewijk, Piter, Mark, Marco (komt binnen om 15.10), Hay (notulist)
- Actiepunten voor de verschillende bestuursleden zijn vet opgenomen in de tekst.
1. Opening
José opent de vergadering om 13.45
2. Vaststellen agenda
De agenda wordt, na het toevoegen van een aantal extra punten, vastgesteld.
3. Vaststellen notulen
Hay had de notulen op de bestuurswiki gezet. Deze zijn al bijgewerkt door een aantal bestuursleden. Lodewijk wil graag nogmaals de notulen van de ALV doorkijken. Drie dagen na vandaag zal de secretaris ze dan online zetten. Actiepunt Hay
4 Bestuursrondje
- Mark: heeft de contracten van target media voor een sms/0900 donatienummer binnen. Dit betreft een proefperiode van zes maanden waar geen extra kosten hoeven te worden betaald. Verder is de kascommissie (Siebrand en Ad) langs geweest bij Mark. De commissie was tevreden over de boekhouding. Er zal nog een advies van de kascommissie volgen op de ALV.
- Hay: Heeft een aantal lezingen en discussiemiddagen gehad en gaat er nog een paar geven.
- Lodewijk: heeft een contact gelegd bij Digitaal Erfgoed Nederland. Maar de e-mail is niet doorgekomen bij de rest van het bestuur. Lodewijk stuurt deze e-mail door naar het bestuur. Lodewijk is aangenomen als inhoudelijke coördinator van de aankomende chapter's meet in Berlijn. Dit is een betaalde functie vanuit Wikimedia Duitsland.
- José: heeft het contact met de Rijksdienst Cultureel Erfgoed opgepakt en gaat hier met Akoopal hopelijk binnenkort naar toe. Verder heeft José de Metro opgebeld voor een mogelijk vervolg op 'Wiki loves art' in de vorm van bijv vakantiefoto's. Lodewijk merkt hier over op dat Kennisnet eventueel geïnteresseerd is in een vervolgproject voor Wiki loves art, mits er een educatieve inslag in zit.
5. Bibliotheken & Wikimedia
José en Hay hebben een bespreking gehad met Karolien Selhorst over het Bibliotheken + Wikimedia project, wat inmiddels de naam 'Wiki loves bieb' draagt. Op 4 maart gaat José een training geven voor mediacoaches en medewerkers van de biblitheek Vlissingen over Wikipedia en Wikimedia. Maandag wordt het persbericht (dat is rondgestuurd) door Karolien uitgestuurd naar de bibliothekensector. Hay registreert de domeinnaam wikilovesbieb.nl
6. Vrij cultureel erfgoed-conferentie
Mark stelt voor om een mogelijk besluit over een subsidieaanvraag voor de Vrij cultureel erfgoed-conferentie uit te stellen na het punt over professionalisering. Lodewijk wil wel weer graag een subsidie aanvragen, bijvoorbeeld bij de Mondriaanstichting. Hay stuurt het voorstel voor de conferentie door naar Beeld en Geluid Lodewijk zet het begrotingsvoorstel op de bestuurswiki Als zowel de besprekingen over een locatie bij zowel het Tropenmuseum als Beeld en Geluid geen resultaat opleveren kan eventueel nog de KB worden benaderd als partner voor de locatie. Later in de vergadering wordt besloten een subsidieaanvraag te schrijven voor de Mondriaanstichting. José: subsidieaanvraag schrijven voor Mondriaanstichting
7. Jaarverslag 2009
Jose en Lodewijk hebben een begin gemaakt met een jaarverslag. Actiepunt allen: meeschrijven! José stelt voor om op de ALV te rapporteren over de uitwerking van de punten, maar naar buiten toe een mooi boekwerk te presenteren in de vorm van een jaarverslag, a la de WMF en WMDE. Daarvan worden dan papieren versies gedrukt. Krinkle is gevraagd om hier bij te helpen. Hay stelt voor om een professioneel bureau in te schakelen. Mark stelt voor om ook de huisstijl te betrekken. Hay wil niet al te overhaast hiervoor een huisstijl ontwikkelen. Mark merkt op dat het mooi zou zijn als het toevallig zo zou uitkomen dat de huisstijl en jaarverslag tegelijk kunnen worden opgeleverd. Hay en Lodewijk zijn het er over eens dat er eerst met de andere chapters en WMF moet worden overlegd of er aansluiting kan zijn bij bestaande huisstijlen. Mark wil liever geen huisstijl overnemen van een andere chapter of de WMF, maar zelf iets laten ontwikkelen omdat de andere huisstijlen naar zijn mening niet voldoen. Lodewijk neemt contact op met WMDE en WMFR voor huisstijlen en stuurt deze door. José en Hay gaan op zoek naar lokale designbureaus voor de huisstijl. Piter zet zijn buurman bij het lijstje met designbureaus.
8. Bestuursoverdracht 2009 – 2010
Mark stelt voor om kandidaat-bestuursleden te vragen om een kopie van hun paspoort mee te nemen tijdens de ALV om gelijk de KvK in orde te krijgen. Hay stelt voor om een overdrachtsvergadering te houden. Allen: input geven over de overdracht van alle bestuursleden, José zal het verder coördineren Hay en Mark: zorgen voor een manier om gezamenlijk bestanden te delen (b.v. WinSCP of Dropbox) Hay: zorgt voor KvK-formulieren op de ALV Mark: vraagt een doorverwijspostbus aan (o.a. voor de domeinen)
9. Professionaliseringsproces
José en Lodewijk zijn bezig met dit proces en hebben onder andere komende week een afspraak bij de KvK. José heeft een plan geschreven dat op de bestuurswiki staat en offertes aangevraagd bij een aantal administratiekantoren. Bij de bank zijn verder geen wijzigingen nodig, zo lang we een vereniging zonder winstoogmerk blijven. Het voorstel van José zou zijn om redelijk ambitieus in te zetten met minimaal 2 parttime werknemers die zich primair met een drietal werkvelden zouden bezighouden:
- projectuitvoering (voor b.v. GLAM),
- communicatie/pr
- fondsenwerving.
- Eventueel zouden medewerkers waar nodig kunnen ondersteunen op het gebied van ledenadministratie etc.
Voor de werknemers zijn meerdere werkzaamheden omschreven: : vrijwilligersondersteuning, projecten, fondsenwerving, communicatie en ondersteuning van de vereniging (bijvoorbeeld bij de ledenadministratie en financiën). Hay vraagt om ook een functie voor een techneut, Jose merkt op dat dit typisch ook iets is wat je kunt inkopen. Marco vindt de vrijwilligersondersteunende functie van medewerkers belangrijk. José zal het hebben van ervaring en/of affiniteit met vrijwilligers(werk) van een pré naar een must omzetten in de functieomschrijving. Verder wordt opgemerkt dat het niet per sé een voordeel hoeft te zijn als iemand ervaring heeft met de Wikimediagemeenschap.
Ook moet er huisvesting worden gevonden. José heeft een afspraak bij Regus bij Utrecht. Utrecht wordt door het bestuur als de meest voor de hand liggende locatie gezien voor de vestiging van WMNL. Het besluit voor de juridische constructie m.b.t. werknemers wordt uitgezocht na het bezoek aan de KvK en in overleg met het nieuwe bestuur.
Allen: doornemen en aanvullen plan José
Allen: zoeken naar geschikte locaties in omgeving Utrecht en daar buiten
10. Werkplan
José heeft een werkplan geschreven op hoofdlijnen: de exacte invulling en begroting zal afhangen van financiering en van het nieuwe bestuur. Mark merkt op dat het belangrijk is om dit al vroeg rond te sturen naar de leden zodat eventuele input mee genomen kan worden. José: maakt het werkplan af in een dusdanige vorm dat het doorgestuurd kan worden naar de leden voor de ALV.
11. "PicturePortal" / Wikiportret 2.0
José is hiermee aan de slag gaan en heeft een voorstel geschreven. Mogelijk is er interesse vanuit Daniel Kinzler om dit te realiseren. Mark stelt voor om deze opdracht ook aan de leden te sturen en te vragen of er daar interesse voor is. Hay doet de aankondiging van een Wikiportret opdracht in een nieuwsbrief en maakt een poll voor keuze van de projectsnaam
12. Hosting / Website
Hay installeert een blog en integreert dit met de huidige website Mark en Hay gaan aan de slag met de wikipedia.nl portal De hosting is gedeeltelijk omgezet, maar moet nog worden afgemaakt.
13. Wiki loves art vervolg
Er zijn vanuit meerdere bronnen verzoeken gekomen voor een vervolg op Wiki loves art. Het is nog onduidelijk hoe een vervolg precies vorm zal krijgen. Hay merkt op dat de doelen van het project ook al worden gevat door andere projecten die dit jaar op de rol staan. Er wordt besloten om een vervolg van Wiki loves art voorlopig uit te stellen.
14. ALV
Hay: maakt een agenda op de bestuurswiki, met onder andere een punt over wijziging van het aantal bestuursleden. Hay: verstuurt ook de formele uitnodigingen
15. Kort kort kort
Bestuursverzekering
Er komt een offerte voor de bestuursverzekering en deze zal worden ondertekend en besteld. Actiepunt Jose & Lodewijk
status ANBI-aanvraag
De ANBI-aanvraag is nog steeds niet opgestuurd door de Belastingsdienst. Mark: achter de aanvraag aanbellen
Geograph
Maarten en MarkB ( hebben op de verenigingswiki wat punten hierover bij elkaar gezet. Om het Geograph project in Nederland te implementeren zouden nogal wat technische aanpassingen mogelijk zijn. Punt komt terug op een volgende vergadering, als duidelijker is in hoeverre vrijwilligers er iets mee willen en wat de rol voor de vereniging zou kunnen zijn.
100 jaar Tropenmuseum
Geen bezwaar. Actiepunt José
Wikimania groepsvervoer
Er zijn goedkope vluchten beschikbaar naar Gdansk, terwijl het gezamenlijk gaan met een bus of trein veel duurder is en veel langer duurt. Er staan plannen voor een gezamenlijke treinreis vanuit het Verenigd Koninkrijk op de Engelse Wikipedia, dus we kunnen mensen evt. wel daarop wijzen. De vereniging kan wel goed faciliteren in het huisvesten van Nederlandse deelnemers in hetzelfde hotel (voor wie dat wil). De conferentie vindt plaats van 9 – 11 juli.
Gadgets en merchandising
Er wordt besloten om een bedrag (lump sump) van 1200 euro ter beschikking te stellen voor promotiedoeleinden, waaronder in ieder geval wat mapjes (voor workshops etc), een banner en mogelijk andere dingen zoals pennen, leuke merchandising, foldertjes, etc. Hay en José: een lijstje maken met spulletjes op de bestuurswiki
Target media SMS/0900 nummers
Moeten getekend worden door José en Mark. Marco stelt voor om dit niet te communiceren als vervanging voor de fundraiser.
Bedankjes voor fundraiser
Mark stelt een brief op voor het bedrijf wat de bedankjes gaat versturen.en verstuurt de bedankjes.
Toolserver
Er is een commissie gevormd over een mogelijke 'stichting toolserver' waar wij niet inzitten.
Schrijfwedstrijd
Lodewijk heeft gereageerd op de verenigingwiki. Het bestuur betreurt dat bedoeling om de Schrijfwedstrijd te ondersteunen zo negatief is ontvangen. Bij een evt volgende keer zal goed moeten worden gekeken hoe het wel zou kunnen.
Bedankjes voor vrijwilligers
José koopt bedankjes voor vrijwilligers die veel hebben gedaan voor de vereniging in het afgelopen jaar.
15. Actiepunten van vorige vergaderingen
Jose heeft een overzicht gemaakt van actiepunten uit de notulen van voorgaande maanden, die (mogelijk) nog niet zijn uitgevoerd of waarvan dat niet zeker is. De punten worden doorgelopen. De actiepunten die inderdaad nog blijven staan, zijn:
- Marco: de notulen van Brussel schrijven en doorsturen
- Marco: privacypolicy checken (jaarlijks)
- Marco: het projectplan van CoSyne doorsturen (op hele korte termijn)
- Marco: een langere samenvatting schrijven van het CoSyne project
- Marco: de KB benaderen voor potentiële samenwerking (en contactpersoon doorsturen)
- Marco: contracten van parttimers kabelraden doorsturen
- Lodewijk: uitzoeken internationale samenwerking op het gebied van merchandising
- Lodewijk: doorsturen gegevens DEN
- Lodewijk: uitzoeken gegevens SenterNovem subsidie GLAM
- Mark: achter ANBI-aanvraag nabellen
- Mark: het kado van Ronald versturen
- Mark: overdracht ABN automatische incasso's
- Piter: kijkt nog naar een mogelijkheid van een workshop in Groningen
- Piter: stukje over Wikilounge in Groningen en een algemeen stukje over pers schrijven voor het jaarverslag
- Hay: partners vermelden op de website
- Hay: praten met Ziko over voorstel Zwitsers
- Hay: overzicht maken van het ledenverloop (belangrijk!)
16. Rondvraag
De uitnodiging van de WMF voor een fundraiser-summit voor chapters komt ter sprake. Het lijkt niet efficiënt om zoveel chaptervertegenwoordigers (waarvan er veel in Europa wonen) naar San Francisco te vliegen, in plaats van een paar WMF vertegenwoordigers naar een bijeenkomst in Europa. We zullen dat dan ook aangeven, maar het belang van de bijeenkomst is zo groot dat we in ieder geval wel aanwezig willen zijn. Wie precies gaat wordt later besloten.
17. Afsluiting
José sluit de vergadering om 17.00 uur.