Notulen20100321

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Bestuursvergadering zondag 21 maart 2010

Locatie: Louis Hartlooper Complex, Utrecht. 18.30.

Opening

Aanwezig: Hay, Paul, Marco, José (voorzitter), Lodewijk, Marianne (notulen)

José opent de vergadering om 18:37 uur.

Vaststellen agenda

Agenda wordt vastgesteld.

Vaststellen notulen bv 10-10-2010

Notulen 10 okt 2009 staan nog niet online. Hay regelt dit.

Notulen van 20 februari 2010 zijn bij deze goedgekeurd en worden door Hay over twee dagen on-line gezet op de verenigingswiki.

Ingekomen post

• Brief Prins Bernhardfonds met mededeling dat we max. €5.000 subsidie kunnen ontvangen voor de Conferentie Vrij Cultureel Erfgoed. Afhankelijk van de vraag of en in welke mate we aan de voorwaarden van toezegging kunnen voldoen.
• ABN e.dentifier ligt op postkantoor. José pikt hem op.
• 7 en 8 april is er een CoSyne kick-off. Marco kan alleen op 8 april. Wie gaat er nog meer mee? Komt later op deze vergadering aan de orde.

Algemene introductie lopende zaken

• Marks overdracht: Hij heeft een aantal zaken op de bestuurswiki gezet.
• Piters overdracht wordt met hem besproken door José.

• Glam conferentie
• Auteursrechten is heel weinig mee gebeurd in 2009. José zou een plan willen maken.
• Professionaliseringsproces. Kantoor zou na de zomer open moeten zijn.
• ALV: aandacht voor leden en ze actief krijgen. (letten op het Noorden van het land, moet geagendeerd worden voor volgende vergadering.) Wordt als punt toegevoegd op de agenda van vanavond.
• Wikiportret 2.0: er staat nog zo'n € 4500 gealloceerd voor internationale investeringen. Daarmee moet een makkelijker interface voor uploads naar Commons ontwikkeld worden. Kan ook gebruikt worden voor projecten als Wiki loves Art.
• Wiki loves Art. Fotoactie bijvoorbeeld via Zoom magazine/Metro, of andere printmedia. Foundation zou binnen enkele weken komen met een goede interface op Commons om media sneller te kunnen uploaden. Enkele bestuursleden betwijfelen of dit ook daadwerkelijk binnen de geplande termijn gaat gebeuren. Er moet een centrale plek komen die ook gedurende enkele dagen in de week wordt beheerd. Er moet een speciale projectwebsite komen met een communicatiemogelijkheid. José gaat in Berlijn bij de developers peilen hoe de vlag er bij hangt wat de Wikiportret 2.0-software betreft. Het zou uiterlijk na de zomer klaar moeten zijn.
• Conferentie Vrij Cultureel Erfgoed: Tropenmuseum wil wel ruimte beschikbaar stellen voor conferentie (moet wel voor betaald worden). We kunnen wel korting krijgen op zaalhuur en catering.
• Copyright: Esther Hoorn heeft in februari 2010 contact gehad in Brussel over lobby over copyright met Bits of Freedom en Google.

Bestuurszaken

• Functie- / taakverdeling:

José blijft voorzitter, Lodewijk blijft verantwoordelijk voor internationale zaken en vicevoorzitter.

Secretaris beheert het ledenbestand, krijgt de post, maakt de notulen en stuurt ze rond. En stuurt de nieuwsbrieven rond, beheert het archief. Penningmeester doet alles met geld behalve het sturen van aanmaningsbrieven. Boekhouding kan ge-outsourced worden naar een administratiekantoor met een online boekhoud systeem. Jaarrekeningen maken etc. kan dan ook door het administratiekantoor komen. Het geld voor het administratiekantoor kan uit wellicht uit de fundraising pot komen.

Marianne wordt secretaris. Hay wil ook wel een stuk ledencommunicatie blijven doen. Paul wordt penningmeester. Lodewijk maakt periodiek (bijv eens in de twee maanden) een internationaal rapport. José draagt er zorg voor dat de nieuwsbrief geagendeerd wordt.

Nieuwsbrief verschijnt nu onregelmatig, maar het is gewenst dat ‘ie eens in de twee maanden verschijnt. Hay wil een verenigingsblog opzetten.

• Vaste vergaderdag

Vaste vergaderdag 3e zondagmiddag van de maand. Het piepsysteem wordt gehanteerd. José bewaakt. In principe in Eindhoven, Ten Hagestraat 5. Volgende vergadering 25 april 18 uur.

• Publiceren notulen: notulen worden direct op de bestuurswiki gepubliceerd. Iedereen krijgt een week voor commentaar. Daarna gaan ze publiek.

• Andere afspraken (communicatie etc)

Communicatie naar buiten: Met minstens met twee man kijken voordat het op wiki gaat. Plan: zet het op de bestuurswiki. De e-mail wordt gebruikt om de anderen te attenderen dat er iets op staat. José is de officiële woordvoerder voor de pers. Hay communiceert vaak naar de community, Lodewijk meestal naar de Foundation cq andere chapters. Naar de leden toe is de secretaris woordvoerder.

• Formele zaken: visitekaartjes, KvK, etc.

Hay wil titel coördinator culturele samenwerking en outreach. Hay doet per mail / wiki een voorstel voor een kort maar krachtige omschrijving voor op de kaartjes. Marco maakt zijn oude kaartjes op, voor hem hoeven geen nieuwe besteld te worden. José heeft nieuwe kaartjes nodig, ze zijn bijna op. Paul en Marianne krijgen nieuwe. Lodewijk voert de functie vice voorzitter / vice president. Maarten Dammers heeft ook aangegeven kaartjes nodig te hebben. Zijn titel wordt : Adviseur/consultant culturele zaken.

KvK regelt Hay. Paul en José gaan naar de bank. Naam / adressen staan op de bestuurswiki. Lodewijk heeft een document op Google documents gemaakt met een aantal internationale personen en wat achtergrond. Hij geeft iedereen toegang met een Google-account. Lodewijk regelt de OTRS toegang voor Marianne en Paul. Hij geeft José, Paul en Marianne binnenkort uitgebreidere uitleg in Eindhoven.

ALV nabespreking

José agendeert de nieuwe bestuursverkiezing voor volgend jaar ruim van te voren.

• ALV notulen

ALV notulen worden door iedereen bekeken en ge-edit . We krijgen 1 week de tijd. Hay zet de ALV notulen online.

• Datum nieuwe ALV

Datum voor de nieuwe ALV. Nieuwe ALV in juni, volgende in oktober. Hay plant nieuwe ALV en houdt rekening met 12 juni (kan Marco niet) en (op zijn eigen verzoek) de wedstrijden van het Nederlands elftal op het WK voetbal.

• Actiepunten vanuit ALV

1. Privacy staat op de agenda van deze vergadering.
2. Input op de begroting van 2010 op de ALV van oktober 2009 wordt verwerkt door Paul.

Auteursrechten / lobby

Partijprogramma’s worden nu vastgesteld. We moeten nu actie ondernemen om iets in de verkiezingsprogramma’s te krijgen.

Lijstje maken van mensen die dit verder willen brengen. We dragen wat materiaal aan.

Mogelijke ideeën voor imput voor verkiezingsprogramma's:

Auteursrecht, vrijheid van internet. Bevorderen van vrij delen van IE. Bevorderen van kennis delen onder Creative Commons. Beleid.

Vrije kennis publiek geld/publieke rechten.

Marco maakt een initiële lijst met namen van ingangen bij politieke partijen voor de partijprogramma's voor op de bestuurswiki .

Een inhoudelijke aanzet gaat op de bestuurswiki en dan ook op de verenigingswiki.

Marco roept de auteursrechtencommissie bij elkaar en doet een datumvoorstel. José reserveert vervolgens de Amershof in Amersfoort. Marco benadert in ieder geval de groenboekmensen + Bernard die zich al aangemeld.

Bibliothekenproject

• Mediawijsheid, Ziko kan hierover meedenken. Wat is mediawijsheid: Hoe ga je om met de geschiedenis van dit artikel, hoe betrouwbaar is de informatie. Filmpje dat Lodewijk heeft rondgestuurd kan wellicht als idee dienen. Er zitten leraren in het biblioteekteam dat de informatie gaat maken. Lesmateriaal maken voor Wikiwijs. Wisdom of the crowd. Er moeten tutorials komen zoals die er al zijn voor het Engelse taalgebied.

Helder moet zijn: Wie is Wikimedia? Wat wil Wikimedia? Hoe wordt dat bereikt? Hoe doe je het zelf?

Het budget voor het hele bibliothekenproject is nog steeds onduidelijk.

• Cultureel erfgoed. Wordt verder naar achter geschoven. Sluit aan bij wat het RCE ook wil. Centraal erfgoedportaal. Veel lagere overheden en organisaties zijn al bezig met het ontsluiten van lokaal erfgoed. Inventariseren welke projecten er al zijn. We kunnen dan voorstellen hoe het anders kan. Wellicht zelfs een onderwerp voor een aparte conferentie. Bibliotheken zijn de ingang voor het ontsluiten van lokaal erfgoed. Wij kunnen kennis aanbieden voor ontsluiting. Waar zit de community, zoek de community. José en Hay pakken dit op.

• De bibliotheken willen graag de digitale kennisstructuur laten aansluiten op Aladin.

Duitse bibliotheken hebben hun metadata vrijgegeven. José stelt voor om te onderzoeken of er iets soortgelijks hier mogelijk en wenselijk is.

Kort kort kort

1. Privacy : Inventariseren welke persoonsgegevens worden verzameld. Hay doet dat. De vereniging heeft nog geen privacybeleid, buiten het beleid dat voor donateurs is geformuleerd. Na de lijst van Hay gaan we onderzoeken in hoeverre we voldoen aan de wet. Daarna kunnen we gaan nadenken wat we hoe het verenigingsbeleid er uit moet zien samen met de leden/community.
2. Samenwerking met Wikimedia Indonesië. José heeft een afspraak met Gerard over zijn plannen over de samenwerking met Wikimedia Indonesië. Wij gaan onderzoeken in hoeverre een en ander ingepast kan worden in bestaande projecten.
3. Chapters meeting Berlijn: José en Lodewijk gaan als vertegenwoordigers namens Wikimedia Nederland. Er staan een aantal grote zaken op het programma. Bijvoorbeeld het proces voor de Chapter selected board seats. José en Lodewijk krijgen mandaat om naar bevind van zaken handelen. Rest van het bestuur wordt op de hoogte gehouden en er volgt uiteraard een uitgebreide rapportage. Zaken die aan de orde kunnen komen omvatten mogelijk: auteursrechtlobby zaken, strategyproces, plek van de Chapters in de beweging. Mogen universiteiten ook Chaper worden? Trade mark policy.
4. Jaarverslag: Het bestuur wil het graag laten printen, zodat het gebruikt kan worden als promotiemateriaal. De rest van het bestuur zal het verslag op die merites beoordelen. Lodewijk stelt voor om ook algemene informatie over Wikimedia op te nemen. José heeft een pagina aangemaakt voor illustraties. Hay vult het lijstje aan met bureaus die eventueel de grafische vormgeving te verzorgen. Voor de volgende bestuursvergadering worden de teksten gescreend door de rest.
5. Verenigingen&Stichtingen: Kost 4 euro per maand. Is een soort helpdesk voor bestuurszaken. José zoekt uit wat de looptijd van het verenigingslidmaatschap is en neemt daarna een beslissing over het lidmaatschap.
6. CoSyne update: 7, 8 april kick off in Amsterdam. Marco vraagt zich af ook leden geïnteresseerd zijn. Marco zet zsm een oproep op de verenigingswiki voor deelname aan deze kick off. De vereniging wordt niet gecommitteerd aan het gebruik van de projectresultaat. De vereniging kan € 20.000 inzetten voor het testen van de gebruiksmogelijkheden van de te ontwikkelen software in de komende drie jaar zonder dat we daar definitief aan vast zitten. Er staan nog twee vragen open van Catalonië en Erik Möller. Marco gaat deze vragen zorgvuldig beantwoorden binnen twee weken.
7. Google Summer of Code. Geograph-idee past daar mooi in. Project in VK om van iedere vierkante mijl een foto te maken. Is wellicht goed project voor Nederland. WMF wil aansluiten bij Google summer of Code daar is wel een mentor voor nodig. José schrijft een projectvoorstel.
8. Soleus: hostingvereniging. Wij doen er niets meer mee. Lodewijk stelt voor om op zeggen. Paul regelt de opzegging.

Rijksmonumentenverhaal

Ontsluiten van de collectie van RCE. Ze zijn nu alles aan het digitaliseren. Is in 2012 klaar. Zien WMNL als mogelijke partner en we mogen meepraten. Tot nu toe is niet gepraat met techneuten, maar met conceptontwikkelaars. Willen een portal maken met koppeling naar bv Molensite, reliwiki. Ze willen een termenwiki maken, die niet editable is. Ze willen daarvan een standaard maken van de RCE-termen. Hay er moet een plek komen voor digitale content. José content ook gekoppeld worden. RCE wil traffic genereren, à la IMBD. José blijft contactpersoon.

Conferentie Vrij Cultureel Erfgoed

Waar gaan we het houden. Misschien bij Beeld en Geluid en wellicht kunnen zij bijdragen aan levering van de zaal. Hay en José gaan daar langs. Ook het Tropenmuseum is in beeld, maar er zal wel betaald moeten worden. Er is een projectplan, echter zonder begroting. Conferentie is gepland voor oktober/november. Is gericht op museumdirecteuren. Ook de follow-up moet geregeld worden. Er zou een groot project met een looptijd van een jaar moeten komen. Mondriaan Stichting zou mogelijke subsidient kunnen zijn. José gaat met ze praten. Er wordt gedacht aan een projectmedewerker waarvoor subsidie aangevraagd kan worden. Lead time voor aanvraag bij Mondriaan Stichting duurt twee maanden. José probeert voor volgende BV conceptprojectplan te schrijven. Wordt in volgende BV besproken en afgehandeld. NAV projectplan wordt er een functieomschrijving voor een projectmedewerker opgesteld.

Het project moet al wel voorbereid worden. Dat gebeurt door Hay en José.

Professionalisering

Moet kantoorruimte gezocht worden, werkplek voor minimaal 3 mensen en incidenteel ruimte voor vrijwilligers + vergadercentrum. Zet ideeën op bestuurswiki. In het Zuiden heeft Brainport (een door verschillende overheden geïnitieerde venture capital club) ook bedrijfsruimte in diverse bedrijfsverzamelgebouwen te huur. Wellicht dat er een vergelijkbare club is in de buurt van Utrecht.

Ledenwerving wordt geagendeerd voor de volgende agenda. Volgende week wordt de nieuwste nieuwsbrief verstuurd. Hay verstuurt de nieuwsbrief volgende week zondag op de traditionle manier. Emma wordt vooralsnog niet gebruikt. Lodewijk en José verzorgen de teksten.

Fundraiser

Rand van de WMF wil update hebben van de hoeveelheid geld die wij als donaties opgehaald worden. Van de donaties moeten de kosten afgetrokken worden. De deadline is vastgelegd in het contract, ligt in juni. Paul en José handelen een en ander af. Lodewijk houdt zich op de achterhand beschikbaar. Verder moeten er nog bedank-e-mails verstuurd worden naar donateurs waarvan we het postadres niet hebben.

Rondvraag

Biografieportal. Hay gaat volgende week met de vertegenwoordigers van deze club praten.

Sluiting

José sluit de vergadering om 22:45 uur.