Notulen20100620

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering 20 juni 2010

aanwezig: Lodewijk, Marco, Hay, Paul en Marianne(notulen)

Opening

Lodewijk opent de vergadering om 16:15

Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld

Vaststellen notulen vorige vergadering

Notulen worden vastgesteld. Marianne zet de notulen van de laatste en voorlaatste bv online;

Bestuursrondje

1. Lodewijk wil meer tijd steken in sociale activiteiten en wil op korte termijn wikimeets opzetten en wil daar budget vrij maken. Informele dan wel formele danwel conferentie achtige meets. Lezing + café. Lodewijk wil à la Duitsland op meer structurele basis een Stammtisch organiseren.

1. Hay laat weten dat hij op niet al te lange termijn graag wil aftreden. Hij had al voor de bestuursverkiezing willen aftreden, maar is overgehaald door Lodewijk en José om zich nogmaals verkiesbaar te stellen. Maar ook na overdracht van het secretariaat blijkt dat zijn motivatie toch niet voldoende te zijn voor hem. Hij kondigt aan om bij de ALV af te treden. ALV wordt ws gehouden begin oktober 2010, voorlopig wordt de datum van 9 oktober 2010 aangehouden.

ALV 26 juni 2010

Stand van zaken:

Wiki loves Monuments

José en Maarten hebben hier de leiding in. Wat: Contacten met monumentendag. Folders maken, folders drukken. Zijn er wel contacten met monumentendag, met wie? Wat houdt het project in: wedstrijd om foto’s te verzamelen met rijksmonumenten. Er staat € 5.000 op de begroting. Er moet een wedstrijd aan gekoppeld worden. Er is vorig jaar ook zo’n wedstrijd gedaan als 'Wiki loves art'. Deelnemers konden toen objecten van een museum fotograferen aan de hand van een lijst. Kennisland heeft dit destijds georganiseerd. Iemand moet dit project voor dit jaar organiseren, we hebben coördinatie nodig. José is twee keer met Andre Koopal naar RCE geweest. We weten niet of zij contact gehad met Open Monumenten Dag. We weten niet hoe het met de upload faciliteit (Maarten is hiermee bezig). Er is al een site voor ‘wiki loves monuments’ kan gekoppeld worden aan Flickr. Een Flickr groep staat heel snel mocht dat nodig zijn.

1. Techniek, eigen website + helpdesk
2. Jury voor wedstrijd – community
3. Communicatie met open monumentendag
4. Publiciteit pers + folder

Hay belt Maarten voor de ledenvergadering voor een update. Wij zoeken een freelance communicatiemedewerker met coördinerende rol wanneer daar voldoende geld voor op de begroting is. Marianne maakt dan een functieomschrijving. Marco neemt contact op met open monumentendag om te informeren naar de stand van zaken.

Vrije cultuurconferentie (GLAM)

GLAM wordt uitgesteld naar begin 2011 ivm het feit dat het Tropenmuseum geen geschikt tijdslot heeft om de conferentie te hosten.

Website

Hay toont op de ALV het concept van het voorstel voor de website

Jaarverslag

Marianne drukt het concept jaarverslag twee keer af voor de ALV

Privacy

Marianne geeft een overzicht van de stand van zaken aan de hand van het verslag van Hay. Bezoekers van de website, worden bij googleanalytics bijgehouden. Is handig bij fundraising. Donateursdatabase. (We hebben geen procedure om de gegevens te verwijderen. Er is een onlinedatabase. Paul verbreekt de relatie met Emma. Paul checkt of alle gegevens van de WM-leden ook daadwerkelijk verwijderd zijn.

Begroting 2010

wordt gewijzigd nav GLAM die naar volgend jaar gaat en Wiki loves Monuments dat ws meer dan € 5.000 gaat kosten.

Professionalisering

Er zijn twee scenario’s voor professionalisering

1. eerste scenario: We krijgen de grant van de Foundation. Dan kunnen we alles uit de grond trekken, met huur van ruimte en inhuur van fundraiser en communicatiemedewerker. We kunnen dan volgend jaar meer doen.
2. tweede scenario: We krijgen geen grant van de Foundation. We doen mee aan de fundraising van de Foundation. De fundraising kan op verschillende niveau’s. Wij willen mee blijven doen op het hoogste verantwoordelijkheidsniveau. Strategisch van belang dat we meedoen. We willen het nog beter doen dan vorig jaar. Fundraising is een voorwaarde voor alle projecten die we willen gaan uitvoeren. Er wordt meer van ons verwacht door de buitenwereld.

Lodewijk en Paul werken de begroting verder uit en sturen deze nog deze week rond aan de andere bestuursleden.

Er worden twee scenario's uitgewerkt. 1 voor het geval de grant wordt toegekend. 2 voor het geval er geen grant wordt toegekend. In principe zijn de ambities voor beide scenario's gelijk. Echter het tweede scenario zal langzamer uitgerold moeten worden.

Kort Kort Kort

Chapter selected board Seats

De kandidatenanalyse van Lodewijk wordt besproken, Lodewijk zal aan de hand van de kanttekeningen volgens de lijnen van de analyse handelen.

Wiki loves bieb

Onze contactpersoon van de bibliotheek Vlissingen heeft een andere baan gekregen. Haar rol wordt overgenomen door de directeur van de bibliotheek van Vlissingen. Hij gaat de begroting doen en de deadlines. Iemand anders gaat het uitvoerende werk doen. Een derde gaat het onderwijsdeel overnemen.

Wat gaan we doen. 1 juli is er een bijeenkomst voor het erfgoedinstellingen. Hay gaat daar een workshop doen om informatie te geven over Wikimedia aan erfgoedinstellingen. Informatiefolder, vertaald uit het Zweeds, er is commentaar geleverd om de folder aan te passen aan de Nederlandse situatie. Hay zal deze opmerkingen verwerken en doorsturen. Folder voor de erfgoedinstellingen. Hay zal deze folder uploaden naar de Wiki. Er komt ten slotte nog een algemene folder over wikipedia. 9 december 2010 bibliotheekconferentie + lezing. Wij gaan er een presentatie geven.

Vraagbaak. Aladin. Gerichte vraagbaak. Bibliotheek zou kan gericht overlegpagina’s monitoren en vragen aldaar beantwoorden. Er komen geen knoppen. Hay wijst ze op reeds bestaande pagina op wikipedia met onbeantwoorde antwoorden.

Domeinnaam

Marianne maakt roadmap, maar heeft minder prioriteit

Auteurswerkgroep

Inventariseren wat er wat er allemaal aan de hand is:

Groenboek auteursrecht Consultatie NL Auteursrecht Acta Digitale agenda

Uitkomst: 1 focus gebied. Taakverdeling, wie coördineert met andere chapters. Groenboek bijdrage zou uitgangspunt zijn. Vervolgafspraak Marco maakt voorstel voor aftrap.

Ledenadministratie

Uitschrijven/ opzeggen van leden die niet betalen. De aansporingen om te betalen gaan met de verzending van het jaarverslag mee.

Volgende vergadering

18 juli 2010 (voorlopig)

Oproep aan een ieder om zijn vakanties in de bestuursagenda op te nemen.

Sluiting

Lodewijk sluit de vergadering (na een pizzaonderbreking) rond 21:30.