Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Bestuursvergadering 15-08-2010

Agenda

Opening
Vaststellen agenda
Vaststellen notulen vorige vergadering
Bestuursrondje
ALV oktober
Professionalisering
Fundraiser
ANBI
Wiki loves Monuments
Wiki loves Bieb
Vrije cultuur conferentie
Kort Kort Kort
1. Jaarverslag
2. Domeinnaam
3. Bestuursverzekering
4. Nieuwsbrief
Volgende vergadering

Notulen

Bestuursvergadering 15/08/2010 Utrecht, vergaderzaal Louis Hartlooper Complex

Aanwezig: Lodewijk (plv. voorzitter), Hay (plv. notulist), Paul, Siebrand (op speciaal verzoek van het bestuur) Afwezig: Marianne, José, Marco

Opening

Lodewijk opent de vergadering om 14.20.

Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zonder wijzigingen.

Vaststellen notulen vorige vergadering

Zijn nog niet doorgenomen, maar zullen binnen een week per mail worden afgehandeld.

Bestuursrondje

Lodewijk: is bij Kennisland geweest vanwege een Ronde Tafel conferentie over E-culture. Lodewijk heeft aangegeven dat het eigenlijk best goed gaat in Nederland met Open Inhoud, maar dat het vooral aan voorlichting ontbreekt.
Lodewijk is bij een chat (IRC) aanwezig geweest over de fundraiser. Philippe (coordinator fundraiser) komt naar Nederland toe.
Lodewijk is betrokken geweest bij het “Roles of the movement” project
Lodewijk heeft weer contact opgenomen met de RCE.
Bij de BBQ in Duisburg heeft Lodewijk contact gehad met Dennis Barthel, die verantwoordelijk is voor een educatieproject binnen Wikimedia DE en geïnteresseerd is in het Wiki loves bieb project.
Verder zijn er weinig inschrijvingen voor de BBQ op 4 september en wordt overwogen om de hele BBQ af te blazen.
Paul: Emma is opgezegd, Soleus is gemaild voor de opzegging maar heeft nog niet gereageerd. Het adres van de ABN staat inmiddels bij Marianne ipv bij Hay. Verder moeten de contracten van Target voor SMS en telefoon donaties worden opgezegd.
Marianne (niet aanwezig): is bij het Amsterdams Historisch Museum geweest om te overleggen over vrijgave van foto’s.

ALV Oktober

De volgende ALV staat gepland op zaterdag 9 oktober, wederom bij de Kargadoor in Utrecht.

Lodewijk: maakt een opzet voor de agenda van de ALV

Hay: boekt de Kargadoor voor 9 oktober

Hay: schrijft voorstel voor oproep kandidaten / ALV 9 oktober

Hay: vraagt Maarten B. of hij interesse heeft om bestuurslid te worden

Voor de volgende BV worden een aantal kandidaten uitgenodigd vanwege de aanvulling van het bestuur per volgende ALV.

Professionalisering

Lodewijk en Paul zijn op gesprek geweest bij de ABN vanwege de bestuursaansprakelijkheidsverzekering e.d. Deze verzekering is inmiddels aangevraagd. Verder is er een offerte&polis opgesteld voor de toekomstige situatie met een kantoor e.d, en een collectieve ongevallenverzekering. Die laatste kan ook nu al ingaan voor vrijwilligers die activiteiten ontplooien. Er zit een maximum van 40 vrijwilligers aan, waar we dus goed op moet letten bij activiteiten.

Er wordt besloten om op dit moment geen collectieve ongevallenverzekering af te sluiten, aangezien er nog te weinig activiteiten worden georganiseerd waar dit noodzakelijk voor kan zijn.

Paul gaat 1 september samen met Marianne langs bij HLB-Schippers, een mogelijke kandidaat die onze administratie, loonadministratie en jaarrekeningen gaat doen. Er is nog een andere kandidaat in Eindhoven, die ongeveer dezelfde diensten aanbiedt maar kleinschaliger is.

Fundraiser

Voor de aankomende fundraiser zijn er twee dingen nodig:

communicatie (slogans, statistieken, pers, acties)
techniek (vanwege het ingewikkeldere iDEAL-systeem, professionalisering)

Voor het tweede is het waarschijnlijk beter om dit uit te besteden aan een derde partij.

Hay: programma van eisen maken voor nieuwe donatiesysteem / website in een Google Docs (zodat Siebrand ook kan meekijken) + link op de bestuurswiki

Verder is er een fundraising agreement-draft waar meerdere niveaus worden aangeboden. Niveau 1 (wat wij vorig jaar hadden) bestaat alleen uit de mededeling ‘Geef aan Wikimedia’, niveau 2 zit op het niveau ‘Geef aan Wikimedia of aan Wikimedia Nederland’.

Lodewijk: neemt contact op met Erik over de voorwaarden van de Fundraiser. Lodewijk: koppelt Hay aan Tomasz over CiviCRM implementatie

ANBI

Hay overhandigt een brief met een herinnering voor de ANBI aan Paul die nog op zijn adres was binnengekomen.

De aanvraag voor de ANBI loopt op dit moment. Echter, het volgende antwoord kan 8 weken gaan duren en dat is eigenlijk te lang voor de fundraiser, die al half oktober gaat beginnen.

Paul: neemt contact op met de Belastingdienst vanwege de ANBI status om te kijken of dit sneller kan dan 8 weken Paul: stuurt de documenten voor de ANBI aanvraag op naar de Belastingdienst

Wiki loves monuments

Lodewijk is vanuit het bestuur voornamelijk verantwoordelijk voor dit project. De voorbereidingen zijn in volle gang. Er zijn erg leuke prijzen georganiseerd.

Hay: zet juryproces op en nodigt mensen uit Lodewijk: begint met een persbericht voor Wiki loves monuments (o.a. focus op lokale pers)

Wiki loves bieb

Hay trekt dit momenteel, maar er moet hier overgenomen worden in verband met zijn staken van bestuursactiviteiten. Beschrijving is op de website te vinden in algemene termen. Er zit binnenkort een project samen met de scheepswerf aan te komen als samenwerking. Er moet gekeken worden hoe de vrijwilligers van Wikipedia eventueel kunnen helpen hier een succes van te maken. Hay: kijkt naar openstaande mails over wiki loves bieb Hay: overdrachtsdocument schrijven voor de GLAM-positie binnen het bestuur Hay: vragen aan bijv Troefkaart of hij interesse heeft om te helpen bij het Wiki loves bieb project (IRC) bij het begeleiden van vrijwilligers die artikelen schrijven Hay: polsen of bijv Lymantria interesse heeft voor het begeleiden van het educatieve gedeelte van Wiki loves bieb

Vrije cultuur conferentie

Er is vanuit het bestuur nog steeds interesse om een Vrije Cultuur Conferentie waarbij culturele instellingen betrokken worden bij Wikim/pedia en samenwerkingen kunnen worden aangegaan. De bottle necks zijn mankracht en locatie. Er is vanuit B&G een aanbod gekomen om een deel van de organisatie van de vrije cultuur conferentie over te nemen.

Er wordt besloten dat er in ieder geval dit jaar geen conferentie meer zal plaatsvinden, vanwege wiki loves monuments en de fundraiser, maar dat we voor volgend voorjaar zeker mogelijkheden zien. We zullen er dan op een later moment op terugkomen. Hay: B&G terugmailen over de conferentie

Kort kort kort

Jaarverslag - bottle neck hier is vooral dat iedereen drukdruk is...
Domeinnaam - geen urgentie, komt volgende keer wel.
Bestuursverkiezing - de procedures hiervan worden besproken.
Nieuwsbrief
Vertaling van Lodewijk’s chapter’s report + uitnodiging ALV en oproep voor bestuurskandidaten.

Lodewijk: aanzetje schrijven

Hay: versturen nieuwsbrief

Paul: stuurt laatste versie ledenbestand door naar Hay voor nieuwsbrief verzending

Volgende vergadering

Lodewijk stuurt een voorstel rond over de volgende vergadering.