Notulen20101017

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Bestuursvergadering zondag 17 oktober, 14.00 Ten Hagestraat 5 Eindhoven

Agenda

1. Opening
2. Vaststellen agenda
3. Vaststellen notulen vorige vergadering
4. Bestuursrondje
5. ALV oktober
6. Professionalisering
7. Fundraiser
   1. Technisch
   2. Sociaal
   3. WMF
8. ANBI-status
9. Wiki X
   1. Nieuwjaarsborrel
   2. Community-activiteiten
   3. Bootcamp
   4. Hackathon
10. Wiki Loves Bieb
11. RCE
12. Kort Kort Kort
    1. Leden en contribtie
    2. Jaarverslag
    3. Domeinnaam
    4. Bestuursverzekering
    5. Nieuwsbrief
    6. Vrije Cultuur Conferentie
    7. Visitekaartjes
    8. Wiki Loves Monuments
       1. Uitreiking enz?
       2. Bedankjes vrijwilligers?
    9. CoSyne
    10. presidium Tweede Kamer
13. Upcoming:
    1. Nerds Unite (19 okt) - Lodewijk
    2. State of Social Media Summit (28/29 okt) - Hay gaat; MaartenB gaat misschien donderdag
    3. Arnhem NL/DE Wikimeet (30 okt)
    4. Fundraising (v.a. november)
    5. Economies of the Commons pre-conference: Open Video (11 nov)
    6. Economies of the Commons (12/13 nov)
    7. Wikimedia Conferentie (20 nov)
    8. GLAM UK (26/27 nov) - MaartenD, misschien Lodewijk
    9. Stamtafel Utrecht (1 dec) - Lodewijk, Siebrand, MaartenD gaan
    10. GLAM FR (3/4 dec) - MaartenD
    11. Digitaal Erfgoed Conferentie (7/8 dec)
    12. Bibliotheekinnovatiecongres (9/10 dec)
    13. Wikipedia Bootcamp (13/14/15 jan)
14. Volgende vergadering

Notulen 17 oktober 2010

Opening

Lodewijk opent om 1415 de vergadering

Agenda

Toegevoegd aan de agenda 8b (techniek) en aan kort kort kort aanvraag schrijfwedstrijd, OTRS openstaand.

De volgorde wordt enigszins aangepast zodat Hay eerder wegkan.

Notulen

Vaststellen notulen moeten binnen drie dagen becommentarieerd worden en gaan daarna publiek.

Bestuursrondje

Paul heeft het oude boekhoudprogramma aan de gang gekregen met de administratie van 2009. Siebrand informeert naar een backup. Er wordt besloten dat MK de backup beheert.

Lodewijk is met Maarten D. naar de Europeana conferentie geweest. Hay was er ook de eerste dag. Lodewijk en Maarten D&B hebben een paar dagen daarvoor nog contact gehad met de organisatie Europeana om te overleggen over samenwerking met Wikimedia. Lodewijk is nog naar de kennisland kenniseconomie monitor bijeenkomst geweest. De stamtafel is goed bezocht (14 mensen).

ALV oktober

De ledenvergadering van oktober leverde enige actiepunten op. Paul zoekt op wat er nog voor de verbetering van wikiportret gereserveerd staat en communiceert dat naar geïnteresseerde leden. Lodewijk stuurt Siebrand toe wat er aan informatie is, hij coördineert dat verder. MK stelt een SWOT rondom het bestuur, de vereniging en quora enz op. Dit kan dan worden geagendeerd voor de ALV van maart; MK stelt hiervoor een bestuursnotitie op. Lodewijk e-mailt Ronald, die niet aanwezig was op de ALV, hierover.

Professionalisering

Wat willen bereiken met de professionalisering: borgen van continuïteit van de organisatie; het ondersteunen van projecten; het ondersteunen van de community; het operationeel ondersteunen van de vrijwilligers

Maarten B en Siebrand kunnen eventueel gedurende de opstart van de organisatie een dag in de week aanwezig zijn op het te huren kantoor

Een werkgroep van enkele bestuursleden heeft tot eind december de tijd om een Project Initiatie Document (PID) te schrijven, waarin wordt ingegaan op de doelstellingen, verantwoordelijkheden en waar/hoe enz. Deze groep wordt volgende BV vastgesteld.

Er wordt besloten dat samenwerking wordt aangegaan met HLB Schippers.

Wiki loves bieb

Hay draagt deze portefeuille over aan Maarten B buiten de vergadering. Er moet contact gezocht worden met de bibliotheek Vlissingen. Maarten B, Lodewijk en Hay maken een afspraak.

ANBI-status

Paul heeft contact gehad met de belastingdienst over de ANBI-aanvraag. De belastingdienst heeft aangegeven waarschijnlijk negatief te beschikken op de huidige aanvraag als hier nu op besloten zou moeten worden. Hierbij zijn, mondeling, vier redenen aangedragen:

A. WMNL lijkt teveel op een steunorganisatie van een niet ANBI-organisatie

B. WMNL lijkt teveel de particuliere belangen van de leden te behartigen

C. De regelingen rond opheffing en vereffening dienen anders ingericht te worden

D. De (formulering van de) doelstelling voldoet niet aan de eisen

C en D kunnen meegenomen worden in de statutencheck die al gepland stond. We constateren dat we het niet voor 1 november (begin van de fundraiser) voor elkaar gaan krijgen om ANBI-erkend te worden. Een mogelijkheid die overwogen wordt is de Foundation voor te stellen ook de ANBI-status aan te vragen. Dit zou het proces ook voor ons vereenvoudigen. Er is contact met een advocaat die is ingehuurd door de WMF over dit onderwerp, en hiermee worden de mogelijkheden besproken. Marco en Paul zullen dit overleg verderzetten.

Marianne vraagt zich af hoever de mogelijke terugwerkende kracht werkt. En of een licentiefee op dit moment een latere ANBI-erkenning in de weg zou staan. (A) Iedereen zet de vragen aan de advocaat op de e-mail.

Fundraiser

Lodewijk licht de huidige (problematische) situatie in het kort toe die is opgetreden in het overleg met de Wikimedia Foundation. De Foundation zoekt een oplossing die voor alle chapters werkt. Zowel de Foundation als de chapters moeten voldoende inkomsten kunnen genereren om hun activiteiten te kunnen uitvoeren. Hiervoor moeten oormerken zoveel mogelijk vermeden worden.

De Foundation heeft de indruk dat momenteel die mogelijkheid niet bestaan in Nederland. Wanneer we/WMF geen ANBI zijn/is moet de Foudation 30% schenkingsrecht betalen. Andere mogelijkheden worden nog onderzocht.

Wanneer de fundraiser via de Foundation loopt is het slecht uit te leggen is dat er niet per iDEAL betaald kan worden - een belangrijke betaalmethode in Nederland. Vorig jaar is er 190.000 euro opgehaald. Het grootste deel hiervan via iDEAL. Marco en Lodewijk doen een voorstel dat naar de Foundation gestuurd wordt. Marco en Paul nemen, zoals ook in het vorige agendapunt is gemeld, contact op met de betrokken advocaat.

De status van het inhuren van een freelancer om bij de fundraiser ondersteuning te bieden wordt nader besproken. Marianne stuurt de functieomschrijving naar Lodewijk en is contactpersoon. Marianne, Hay en Maarten zullen de introductiegesprekken voeren. Lodewijk communiceert de omschrijving via de website.

Wiki X

Marco roept uiterlijk eind november de evenementencommissie met de mensen die zich op de ALV hebben gemeld bijeen. Uiteraard zijn ook anderen van harte welkom. Lodewijk wil graag in de communicatie voor deze commissie betrokken worden.

Rond het weekend van 15 januari 2011 worden er een bootcamp, een hacketon en de nieuwjaarsborrel georganiseerd. We schatten in dat daar een budget van maximaal ca. €3000 voor nodig is van de kant van Wikimedia Nederland.

Kort kort kort

Leden

Lodewijk heeft jaarverslagen en brieven verstuurd. Op dit moment hebben 26 mensen betaald. We hebben op dit moment ~110 leden. Hay heeft een bestand met leden die zijn uitgeschreven wegens wanbetaling.

Jaarverslag

We moeten Timo nog bedanken voor zijn inspanningen. MK (nu schrijvend aan de notulen wil dit wel op zich nemen)

Domeinnaam

Staat nog steeds op de actielijst van MK.

Bestuursverzekering

Nog nix gehoord. Paul gaat er achteraan.

Nieuwsbrief

Lodewijk doet een voorzet voor de nieuwsbrief met onder andere een verslag over het chapters report. Wij vragen Hay om de nieuwsbrief nog een keer te versturen. Input voor de nieuwsbrief svp naar Lodewijk sturen.

Visitiekaartjes

Siebrand wordt verantwoordelijk voor de visitekaartjes. Hay stuurt hem de relevante bestanden op. Hay krijgt ook een visitekaartje met 'advisor to the board' o.i.d.

KVK

Formulieren worden ingevuld en opgestuurd.

Techniek

Siebrand neemt het techniekstuk (VPS enz) van Hay over.

Schrijfwedstrijd

Wij willen de prijs, waarvoor een verzoek is ingediend, wel subsidieren voor €150. Voorwaarden zijn dat er onafhankelijke jury moet worden aangesteld die bepaalt wie de prijs krijgt. Er mag geen geldprijs uitbetaald worden, maar de prijs moet in natura uitgereikt worden.

CoSyne

Marco gaat naar de meeting in Heidelberg.

Tweede Kamer

Marco heeft contact opgenomen met de Tweede Kamer over de plaatsing van historische lijsten van leden. Marco wordt contactpersoon.

Vergaderwijze

Er gaan stemmen op dat de vergaderingen efficiënter kunnen. Hiertoe is betere voorbereiding, gestructureerdere agenda, voorbereiden van besluitpunten, actielijst en meer informatie op de vergaderpagina nodig. Er wordt besloten hieraan te werken, en Lodewijk en Siebrand nemen het op zich om de vergaderingen voor te bereiden op de bestuurswiki.