Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen 19 december 2010

Aanwezig: Marco (voorzitter), Lodewijk, Maarten, Marianne (notulen), Siebrand

Opening

Marco opent de vergadering om 15 29. Paul is afwezig met bericht. Skype vergadering ivm de barre weersomstandigheden. Er wordt enige tijd besteed aan het optimaliseren van de geluidkwaliteit van alle deelnemers.

Vaststellen Agenda

Opmerkingen notulen ALV. Er wordt vastgesteld dat notulen in de toekomst in het algemeen afgeschermd zullen worden van zoekmachines.

Notulen vorige vergaderingen

Notulen worden gepubliceerd

Voorstelbesluit: Notulen online plaatsen.
BV november 2010

Opmerkingen voor woensdag, publicatie uiterlijk voor de kerst van 2010.

Actiepunten

Worden besproken aan het einde van de vergadering.

Bestuursrondje

Lodewijk: bezoek museum Boerhaave - vrij goed, potentieel erg interessante samenwerking. Niet alleen content, maar vooral ook aanboren nieuwe (o.a. academische) doelgroepen en bij (semi-)educatieve projecten meedoen.
Lodewijk: Ik en MaartenD zijn actief bezig geweest om te kijken welke chapters geïnteresseerd zouden zijn om mee te doen met een Wiki Loves Monuments 2011 Europe. Hier lijkt veel animo voor te zijn. Het gaat dan om een serie nationale wedstrijden met overkoepelende coordinatie. Wellicht dat dit een extra werklast meebrengt, maar tegelijk hoeft er een hoop werk niet meer gedaan te worden dit keer omdat dat vorig jaar al is aangepakt. Ik vermoed dat dit enkele kosten met zich mee zou brengen, hopelijk ook aan organisatorische zijde (aan professionele ondersteuning en events enz)
Maarten vindt het evt ook een interessante ingang voor andere samenwerkingen.

besluit: Lodewijk en MaartenD krijgen de vrije hand om Wiki Loves Monuments 2011 verder te verkennen, vanuit Wikimedia Nederland bestaat de intentie bij een dergelijk project mee te doen, een definitief besluit zou in februari volgen. Vooralsnog wordt hier een budget van €7500 voor vrijgemaakt. TZT zal er meer maar niet zeer gedetailleerd projectplan en budget komen.

Maarten: Via Digitaal Erfgoed Nederland waren we uitgenodigd om te spreken op de Digitaal Erfgoed conferentie om te spreken in een sessie met de titel 'Ontmoet de concurrentie'. Volgens mij ben ik er tijdens mijn presentatie (de sessie was goed bezocht, met een volle ruimte van zo'n 40-50 man) redelijk in geslaagd om aan te tonen dat Wikimedia geen concurrent maar een potentiële partner van het erfgoed is. Concreet ben ik na de tijd door de directeur van Nieuwland Erfgoed gevraagd of we een keer kunnen afspreken om mogelijke samenwerking te bespreken (heb per mail aangegeven graag af te spreken). Daarnaast gaf Peter Gorgels tijdens de discussie van de online afdeling van het Rijksmuseum ook aan de intentie te hebben om met Wikimedia samen te werken. Ik zal Peter benaderen om hem aan die uitspraak te herinneren. Verder heb ik Susanne van het Tropenmuseum dus kort gesproken en ga ik begin januari bij hen in Amsterdam langs voor een uitgebreidere kennismaking (GerardM zal ik dan ook betrekken). Nadien werd ik per e-mail ook door Marie-France van Oorsouw, de projectleider van WikiDelft, benaderd met de vraag of er interesse is in een samenwerking. Met name Wiki Loves Monuments vond ze erg interessant. Heb aangegeven dat we zouden kunnen verkennen of er in het geval van een editie in 2011 niet de mogelijkheid is om een soort Wiki Takes Delft te organiseren valt. Erfgoed Delft en omstreken (waar zij voor werkt) zou dat wellicht kunnen faciliteren.
Maarten: Via de Twitter van medewerker Pepijn Lemmens zag ik dat het Nationaal Architectuurinstituut uit Rotterdam recentelijk enkele honderden foto's uit hun collectie in aardige kwaliteit op Flickr heeft gepubliceerd onder een CC-BY-SA licentie (http://www.flickr.com/photos/nai_collection/). Op basis hiervan heb ik contact gezocht over mogelijk samenwerking rond dit soort vrije collecties. Vervolgens ben ik in contact gebracht met Petra van Ree (hier is eerder mee gesproken). Voordat een samenwerking mogelijk is, werkt zij aan een aantal belangrijke beleidsstukken om vrijgave van collecties die het NAi zelf bezit aanmoedigt. Ik heb aangeboden hier input op te kunnen leveren.
Maarten: Er is een kennismakingsafspraak met de RCE geweest, morgen ontvangen ze van mij een gespreksverslag waar ik als uitstaande vervolgstappen in opneem dat we de mogelijkheden voor een gestructureerde aanlevering van wijzigingen gaan onderzoeken en een workshop organiseren met medewerkers van het RCE en vrijwilligers van Wikimedia Nederland. Daarnaast zijn ze reeds uitgenodigd voor de Bootcamp/Hackathon.
Lodewijk: geef gastcollege op de Haagse Hogeschool over Wikipedia begin januari.
Paul (via Lodewijk): Familie-omstandigheden nemen veel tijd in beslag. Maandag afspraak bij HLB Schippers Amsterdam, evt kn er iemand mee. Hij probeert binnenkort de snelle/belangrijke dingen op te pakken.Lodewijk en Paul gaan naar HLB voor de praktische sessie, kennismaking systeem.
Lodewijk: Gaat eind januari naar Frankfurt voor Movement Roles discussie zoals besproken per e-mail. Verslag volgt uiteraard achteraf.

Stand van Zaken

Secretarieel

Contributies: Paul moet een dump van de betalingen naar Lodewijk sturen. Statuten bepalen dat we alleen tegen het einde van het boekjaar kunnen opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van een jaar. Marianne schrijft een tekst voor een brief.

Bootcamp en Hackathon

Hay organiseert het bootcamp met Kennisland en het Amsterdams Historisch Museum. Er moet nog een budget vastgesteld worden. Reiskosten en verblijfskosten voor vrijwilligers voor de bootcamp en de deelnemers van de hackaton vallen onder het budget. Borrels worden door partner-organisaties betaald. We besluiten dat er budget van € 2500 op de begroting wordt opgenomen.

Nieuwjaarsborrel

Uitnodigingen zijn nog niet verstuurd. Komt bij de kerstkaartjes en de nieuwsbrief. Maarten stelt samen met Hay vast wie er buiten de leden nog meer uitgenodigd worden. Er is een excelsheet met mogelijk uit te nodigen contacten op Gdocs

Wiki loves bieb

Maarten: Er is inmiddels via e-mail het nodige contact geweest met de Bibliotheek Vlissingen. Onlangs is het project tijdens het jaarlijkse congres van de VOB gepresenteerd en goed ontvangen. Projectdocumentatie is online te vinden (http://wikilovesbieb.nl/?page_id=219). Op aanraden van Lodewijk zal ik informeren of wij deze materiaal ook mogen gebruiken en indien mogelijk ook op Wikimedia Commons publiceren. De contentdonatie van het muZEEum heeft nog even op zicht laten wachten, omdat de vrijwaring nog wat vertraging opliep. Deze zal waarschijnlijk nog voor de kerst binnen zijn. Wel zijn er nog vragen over de inventaristatielijst die het muZEEum dient bij te voegen. Marianne en Maarten overleggen hierover na de vergadering over hoe een dergelijke lijst er uit moet zien. Hier zou ik in overleg met het bestuur graag een heldere instructie voor aanleveren. Hoe is dit destijds bij het Nationaal Archief gedaan?

CoSyne

Testomgeving draait, maar Marco heeft nog geen tijd gehad om onze eigen testomgeving werkend te krijgen. Marco brieft Siebrand over de techniek.

NL in Beeld

Lodewijk: Zie de email hierover eerder - gaat in feite om een Nederlandse Geograph. Klinkt erg interessant, zeker als het vooral meeliften is. Dan is het weinig moeite voor mogelijk veel materiaal! Een aantal NL-vrijwilligers had begin 2010 interesse. NL in beeld heeft iets vergelijkbaars. NL in beeld heeft ons een e-mail gestuurd, maar het is niet helemaal duidelijk wat ze willen. Verder is niet duidelijk onder welke licentie een en ander vrijgegeven wordt. Maarten neemt contact op met NL in beeld om met hen te overleggen over de licentie moet bruikbaar zijn voor hergebruik binnen Wikimedia, goede gebruikersovereenkomst om te voorkomen dat er inbreukmakend materiaal geplaatst wordt via en verder onderzoeken waar wij het onder de aandacht kunnen brengen van vrijwilligers.

Fundraiser

Voortgang

Siebrand: We zien op dit moment een opleving van het aantal donaties en en het totaalbedrag ook de nog niet gerapporteerde dag van vandaag lijkt een succesvolle dag te zijn (est. 4k+). Door de stijgende opbrengsten – naar in aanneem door de aangepaste ”Jimmy Appeal” – komt mijn voorspelling voor deze week van 18.200 euro gelukkig niet uit; we zitten met 1 dag te gaan op bij 18.300 euro. De forecast voor de totale fundraiser – bruto – is gestegen van 234.000 naar 240.000.

We lopen op de rest van de wereld in het aantal banners. Verder redelijk veel klachten over het feit dat mensen op een NL landingspagina terecht komen als ze op een engels talige banner terecht komen. De betaalmodule moet dan vertaald worden in het Engels. Dit kost wel 8 a 12 uur om dit te regelen. Siebrand vraagt zich af of de cost-benefit positief is. Siebrand en Lodewijk hebben hier deze week nog contact over. Wanneer de cost-benefit postitief is, zal hierover nog extra actie op ondernomen worden.

Freelancer

In hoeverre is het nog nodig om Corinne nog in te zetten. Ze zou nog nieuwe banners en landingpages kunnen bedenken. Ze kan aankomende week nog een aantal afrondende zaken kunnen doen, zoals het inrichten een landing page voor vrijwilligers een thank you e-mail voor de donateurs van dit jaar + een opt in voor meer info over onze activeiten en een e-mail voor donateurs van vorig jaar waarbij ze kunnen opteren voor meer informatie over de activiteiten van de vereniging (toesturen van een jaarverslag) en om ze uit te nodigen om nogmaals te doneren wanneer ze dat nog niet gedaan hebben. Lodewijk en Marianne checken of Corinne dit nog deze week kan afwikkelen.

Volgende stappen

Engelstalig (zie hierboven)
E-mails - zowel thankyou als aanmoediging van voormalige donateurs? (Dit moet zsm)
Papieren thankyou waar noodzakelijk (Dit zsm)
Donateurs van vorig jaar hebben prioriteit

Marianne onderzoekt in hoeverre er nog publiciteit gegenereerd kan worden voordat de fundraiser is afgelopen

ANBI & Statuten

De Foundation heeft afgelopen week een beschikking van de belastingdienst gekregen waarbij ze de ANBI status krijgt. De inspectie was van plan vooruitlopend op onze statutenwijziging hetzelfde met ons te doen.

Lodewijk checkt bij Paul of er inmiddels een beschikking is ontvangen. Ineke koele heeft contact gehad met een notaris die een voorstel gaat doen voor de wijziging van de twee bepalingen in de statuten. Die zouden we deze week moeten krijgen. Wij moeten de wijziging formeel uiterlijk vijf dagen voor de ALV aan de leden voorleggen. Lodewijk en Marianne bespreken de gang van zaken hoe uit te nodigen.

Begroting 2011

Lodewijk: Er zal een begroting moeten worden opgesteld voor 2011, waar in ieder geval Paul bij betrokken zal moeten zijn. Het grootste deel van de bedragen zal gebaseerd zijn op de professionalisering, dus het zou logisch zijn om die twee bijeen te rapen en gezamenlijk op te pakken (of iig parallel). Maar dat laat wel weinig tijd voor het afronden ervan voor 15 januari...Voorstelbesluit Lodewijk: L+S pakken dit op bij hun ontmoeting a.s. woensdag en stemmen dit verder af met Paul. Het grant request richting WMF wordt hierbij als basis gebruikt.Voorstel Lodewijk wordt aangenomen.Wij kunnen via de bestuurslijst zien welke voorstellen nog worden toegevoegd aan de GR. Wij doen geen voorstel om de contributie te verhogen.

ALV januari 2011

Agenda

Lodewijk: Voorstel: "Opening, Notulen, Kascommissie, Statutenwijziging, Budget 2011, Sluiting"

Agenda wordt vastgesteld.

Praktische zaken

Lodewijk: er moet, op basis van de agenda, worden vastgesteld hoeveel tijd nodig is, en hoe de uitnodiging wordt verstuurd.

Marco: De vergadering zou niet langer moeten duren dan een half uur, met een uitloop van niet langer dan een half uur.

Maarten regelt de locatie. Bij voorkeur bij het AHM op een plek met een witte te bebeamen muur of een projectiescherm. Lodewijk en Marianne zorgen voor de komende week voor een uitnodiging die ook nog voor de kerst van 2010 uit kan gaan met de statutenwijziging.

10 jaar Wikipedia

13-15 januari

Lodewijk: Hay is hiermee bezig, en heeft voorgesteld dat wij de reis- en verblijfkosten van de vrijwilligers op ons nemen. Ik stel voor dit over te nemen.

Is al besloten onder het agendapunt Bootcamp en Hacketon. Marco neemt contact op met Ciell om de verjaardagscommissie kick off te organiseren voor 14 januari in het AHM te Amsterdam.

Wiki Loves ...

Lodewijk: In het kader van Wiki Loves, zou ik het interessant vinden te verkennen of we in mei/juni, naast een Wiki Loves Monuments in september, nog een Wiki Loves evenement kunnen organiseren. Graag zou ik hiervoor input krijgen.
- Maarten: Mij lijkt een Wiki Loves Video interessant, Beelden voor de Toekomst (Beeld en Geluid en Kennisland) zou daar ook een rol in kunnen/willen spelen vermoed ik.

Maarten maakt de shortlist voor Wiki Loves... in overleg met Hay en kennisland. Wellicht kunnen we ook nog samenwerken met Kennisland en Beeld en Geluid.

Besluit: We nemen in de begroting een stelpost op voor Wiki loves ....

Professionalisering

Strategie korte termijn (3-12 maanden)

Strategie (middel)lange termijn (meer dan 12 maanden)

L+S: Conference Call gehad met Sebastian Moleski (als onafhankelijk consultant) over een project om 5 chapters te helpen zich strategisch te ontwikkelen. Het gaat dan in feite om het schrijven van een "bedrijfsplan", waarbij een facilitator hierbij het bestuur helpt. Dit omvat een assesment, visie-ontwikkeling en capacity building. L+S zijn bezig met de kortere termijn al, maar voor de langere termijn bestaan er wel langer al intenties om dit aan te vliegen, maar tot nu toe zonder succes. Sebastian zou graag een kickoff meeting opzetten eerste weekend van februari als mogelijk, van tenminste een hele middag. Voorstel is hierbij bestuur en enkele leden te betrekken. Er wordt uiteraard betrokkenheid en "meedoen" verwacht, kosten zijn nog onduidelijk. Het proces omvat zes maanden. Van het bestuur wordt een besluit hierover gevraagd. Budget voor dit traject is 10.000 euro.
- voorstelbesluit: Er wordt toegezegd mee te doen aan dit programma, en de benodigde inzet te tonen. Er is intentie om actief de leden bij dit proces te betrekken om voldoende steun te verwerven. Het resultaat wordt aan de Ledenvergadering voorgelegd.
  OK Siebrand 17 dec 2010 00:08 (UTC) Ja, het kost 10.000 euro, maar daar krijgen we ook wat voor, nl. een solide inzicht in onze strategie en een fatsoenlijk en realistisch werkplan.
  
  OK MaartenB 17 dec 2010 14:37 (UTC)

Siebrand en Lodewijk werken deze week verder uit wat zij Sebastiaan kunnen gaan vragen. We gaan referenties vragen die we kunnen bellen van referenten waar hij vergelijkbare zaken heeft getrokken. We besluiten dit proces in te gaan met Sebastiaan en/of Anna en als dat niet lukt dan zoeken we een andere consultant die ons in dit proces kan begeleiden. We gaan er ernstig naar streven om op de volgende bv van 6 januari te besluiten of we een dergelijk traject in kunnen gaan met Sebastiaan of Anna.

De deliverables moeten beter gespecificeerd worden, er moet worden opgenomen dat we een business plan moeten krijgen dat wordt goedgekeurd door de ALV medio 2011; er moet beter worden gespecificeerd dat er een minimum aantal bijeenkomsten komt.
We willen graag referenties, hebben ze het vaker gedaan? Met wie kunnen we contact opnemen om de referenties na te trekken?
We willen weten wie we krijgen voor we instemmen. Is het mogelijk om 1 eindverantwoordelijke te krijgen?

Datum te prikken voor een heideweekend. We stellen voor het weekend van 19/20 feb te blokkeren.

Vrije Cultuur Conferentie

Lodewijk: Het gaat hier om de conferentie zoals die bedoeld was met als doelgroep de musea enz. Ik heb hier enkele malen met MaartenD over gesproken, en we zijn het eigenlijk momenteel wel eens dat de bottle neck momenteel vooral in het afhandelen van de samenwerkingen zit. Daarnaast zou voorlopig net zoveel effectiviteit kunnen worden behaald bij het bezoeken van reeds bestaande events. Het zelf organiseren lijkt dan op dit moment ook niet zozeer een prioriteit.
- Voorstelbesluit: Er worden voorlopig geen verdere stappen ondernomen om een Vrije Cultuur Conferentie voor de cultureel erfgoedinstellingen te organiseren, maar er wordt meer energie gestoken in het aansluiten bij bestaande evenementen en op die manier bereiken van de doelgroep.
  Siebrand 17 dec 2010 00:09 (UTC) Alleen als er een Wikimedia community outreach voor in de plaats komt wat mij betreft (volledige WCN). Hangt sterk samen met de door Marco te initieren evenementencommissie.
  
  MaartenB 17 dec 2010 14:38 (UTC): Lijkt mij verstandig om dit besluit in de daadwerkelijke BV te bespreken.

We streven er wel naar om in het kader van WIKI X een conferentie voor de community te organiseren. Dit wordt mee genomen in de bijeenkomst die gepland staat voor 14 januari 2011.

Kort Kort Kort

Siebrand: chapter conference in Berlijn. 25-27 maart. Hangt af van de ledenvergadering. We willen dit zo goed mogelijk voorbereiden en gaan nadenken wie uitgenodigd zullen worden om WM NL te vertegenwoordigen. We zullen de volgende vergadering daarover een beslissing nemen.
Lodewijk: Orde van de vergaderingen - Actiepunten moeten beter afgeschreven. De manier van aanpak van Maarten wordt aanbevolen. Iedereen zou minstens drie dagen van te voren zijn input op de komende agenda kunnen leveren.
Nieuwe bestuursverkiezingen. Worden de volgende vergadering voorbereid.

Volgende vergadering 6 januari 2011 Poort van Kleef Utrecht. 19 uur. Marco sluit de de vergadering om half elf. (met een ruime eetpauze tussen de bedrijven door)