Notulen20110106
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Opening
Vergadering 6 januari 2011. Locatie: Utrecht
Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld.
Notulen vorige vergadering
Notulen vorige BV hier beschikbaar: [1]. Notulen worden goedgekeurd.
De notulen worden vastgesteld. Marianne zal de notulen van November ALV en BV online zetten.
Bestuursrondje
Ingekomen stukken
- Lodewijk: Ik heb van Wikimedia Polen een boek toegestuurd gekregen dat zij hebben uitgegeven met daarin diverse artikelen in het Pools, Engels, Duits, Frans en Russisch over Chopin ter gelegenheid van zijn 200e geboortedag.
- Marianne heeft een brief met €20 contant gekregen als donatie. Marianne zal ze overhandigen aan Paul, zodat hij ze op de rekening kan storten en conform de Nederlandse wet en regelgeving in de boeken verwerken.
- Paul heeft de overeenkomst met HLB Schippers meegenomen zodat een van ons de overeenkomst kan ondertekenen.
Bootcamp
- Maarten: Begreep van Lieke van KL dat er nog plaats is voor 2 deelnemers. Laten we proberen dit op te vullen.
Stand van Zaken
Secretarieel
- Lodewijk: Ik heb nieuwjaarskaartjes verstuurd aan alle leden en diverse partners en andere chapters. Daarnaast enkele vrijwilligers die geen lid zijn.
- Lodewijk: Ik heb de ledenlijst bijgewerkt met wie er betaald heeft. Intussen zijn er zo'n 100 betalingen binnen voor 2010. De mensen die nog niet betaald hebben, is nog (ism Marianne) een herinnering gestuurd. Sommige mensen krijgen in januari nog een herinnering, Contributie 2010 moet in februari uiterlijk geheel zijn afgerond. Er moet even gekeken worden wat we precies doen met de uitschrijving van (recentelijk) actieve prominente leden.
10 jaar Wikipedia
13-15 januari
- Lodewijk: Er zijn zo'n 50 aanmeldingen voor de borrel, waarvan 20 via het AHM/Kennisland gekomen. Met de melding in de sitenotice kan dit nog aardig oplopen. Voorstel: bij lager dan 150 aanmeldingen zetten we een aankondiging ook in de banner voor anoniemen, afwisselend met de thank you tot we de 180 halen. Aldus besloten.
Lodewijk zal een bannervoorstel maken.
Overig 10j Wikipedia
Marco leidt de werkgroep rond 10 jaar Wikipedia-activiteiten. Hier zal nog actie worden ondernomen. Marco heeft geen mailadres van Ciell. Lodewijk geeft het mailadres.
Wiki Loves Bieb
- Maarten: Contact gehad met Dick Broers (Vlissingen) over herpubliceren van Wiki Loves Bieb projectdocumentatie op Commons. Dit mag, vraag is alleen of zij dit zelfs het beste kunnen doen of dat wij dit op ons nemen? Het kan allemaal. Maar het is minder werk voor hen wanneer ze het met de juiste metadata aanleveren aan Maarten Dammers. Verder heb ik in overleg met Marianne Dick geïnformeerd over de wensen aan de objectenlijst voor de donatie van het muZEEum. Ik ontvang in de loop van deze week een concept ter goedkeuring, daarna kan het muZEEum de vrijwaring ondertekenen. Tot slot heb ik Dick Scheepstra van DS Consults, waarvan ik het eerder doorgestuurde plan 'Opzet wiki Geschiedenis LV 2.0' had ontvangen, aangegeven dat ik graag een keer met hem telefoneer over hun plannen.
CoSyne
- Marco: Ik heb een paar honderd flyers van Cosyne gekregen en neem in ieder geval voor de bestuursleden een exemplaar mee.
Culturele Samenwerkingen
Een overzicht van lopende samenwerkingen en contacten staat op de bestuurswiki. Actief op dit moment: MuZEEum, AHM, diverse contacten. Maarten geeft aan dat dit overzicht niet compleet is en geeft mondeling een opsomming van de lopende en aankomende contacten.
Wiki Loves ???
Lodewijk: Er zijn enkele suggesties boven komen drijven, waaronder Wiki Loves Cities (maak een foto die een stad/dorp karakteriseert), een essay-schrijfwedstrijd op een specifiek vakgebied en Wiki Loves Art. Input door actieve is dat er misschien gewoon niks gedaan moet worden om te kunnen focussen op Wiki Loves Monuments; dat er weinig overlap in interesse moet zijn; Dat het een geweldig initiatief is. Overall denk ik dat er zeker opgepast moet worden dat de projecten elkaar niet in de weg gaan zitten. Ik denk dat een tweede publieksactie, zeker bij professionalisering, haalbaar moet zijn als er de mensen voor te vinden zijn. Dat laatste zal de uitdaging zijn.
Maarten: Mijn actiepunt om een brainstorm te beleggen met Hay en KL staat nog open. Is dit nog wenselijk? Denk dat we dit rijtje nog wel kunnen uitbreiden/verder doordenken. Zelf blijf ik voorstander van Wiki Loves Video, misschien gekoppeld aan bijvoorbeeld de Cities variant.
Lodewijk: een brainstorm lijkt me zeker nuttig. Laat ze maar wat leuks bedenken, zeker als ze daar zelf ook moeite in willen steken. Wiki Loves Video lijkt me nog steeds ingewikkeld om te organiseren, maar ik heb verder geen principiële bezwaren. Specifieker maken lijkt me een goed idee, maar dan zou ik focussen op de daadwerkelijke toegevoegde waarde van video (geen idee of die bij steden te vinden is - hooguit "maak een video van maximaal een minuut waarbij je een stad introduceert"?).
De vraag is of we hiervoor voldoende mankracht voor hebben voor een nieuwe Wiki Loves .... Het initiatief moet van nieuwe mensen komen. We willen dit de 15e presenteren tijdens de borrel.
Maarten zal nog contact opnemen met KL om te brainstormen over een mogelijk nieuw onderwerp voor Wiki Loves ....
Wiki Loves Monuments 2011 EU
- Lodewijk: Er is een maillijst aangemaakt voor het overleg tussen de chapters. Eind januari heb ik overleg met de Duitsers, en heb ook aan andere chapters overleg aangeboden. Meer informatie en duidelijkheid hopelijk volgende vergadering.
Fundraising
Lodewijk: Fondsenwerving intussen succesvol afgesloten, de banners bedanken de donateurs op dit moment en verwijzen naar een bedankbrief. Siebrand kan wellicht meer informatie geven over de exacte opbrengsten.
Siebrand meldt dat de voorlopige eindstand €322.000 is. Daar komt nog enige correctie op omdat nog niet alles is verwerkt. + de contante betaling en de door Lodewijk verwerkte betalingen via de bank het ziet er naar uit dat dat + 10.000
We moeten nu gaan bedanken. Er zijn twee voorbeeld teksten gemaakt. Siebrand heeft contact gehad met Hay voor de listserver. Mensen die bedankt willen worden krijgen een mailtje + een link waarmee mensen zich in kunnen schrijven voor de nieuwsbrief. De inzet is de komende weken mensen te gaan bedanken.
We gaan de fundraiser evalueren. Het totale proces wordt door Siebrand en Lodewijk geëvalueerd. Marianne en Lodewijk zullen met Corinne evalueren. Deze evaluatie wordt geagendeerd voor de BV in maart. Paul en Siebrand stellen een definitief verslag op voor de Foundation met de opbrengsten van de Fundraiser. Lodewijk verwacht nog tot aan het einde van juni kosten, abonnement voor Ideal, kosten opstellen accountantsverslag. Kosten voor de Fundraiser worden in mindering gebracht op de opbrengsten, mogen niet meer dan 10% van de opbrengsten bedragen.
ANBI
WMF heeft de ANBI-status gekregen. We zijn in afwachting van de positieve beschikking van de Belastingdienst voor de Vereniging. Marco heeft een e-mail naar de belasting gestuurd met onze voorgestelde statutenwijziging.
Statutenwijziging
Marco heeft na overleg met de belastingdienst en de notaris een statutenwijzigingsvoorstel online gezet: [2]. Het bestuur besluit deze wijziging voor te leggen aan de ALV met positief advies. Marco heeft de door Siebrand geconstateerde fout gecorrigeerd. Het voorstel staat online en wordt vanavond rondgestuurd door Marianne.
Professionalisering
Korte termijn strategie
Siebrand en Lodewijk hebben een SWOT en een beleidsplan met voorstellen bij het bestuur rondgestuurd. Iedereen die nog input heeft wordt van harte uitgenodigd deze nog te leveren. Wanneer er voor 10 januari geen bezwaren genoteerd worden, gaan we er voetstoots vanuit dat allebestuursleden de visie van Siebrand en Lodewijk delen. Maarten verzoekt een bewerkbaar document op Google docs, zodat een ieder het document naar believen kan becommentariëren (niet bewerken).
Lange termijn strategie
Lodewijk: Zoals eerder besproken ligt er een voorstel van Sebastian en de WMF om in een strategietraject te stappen als onderdeel van een pilot met enkele andere chapters. Dit zou een investering van 10.000 euro met zich meebrengen, en naar aanleiding hiervan zijn vorige vergadering enkele aanvullende vragen gesteld. Hier is intussen (ten tijde van de vergadering) een antwoord op gekomen. Sebastian heeft een toelichting gestuurd en een aangepaste beschrijving in antwoord, en heeft ook een CV meegestuurd van de consultant die hierbij primair betrokken zou zijn. Iedereen krijgt de gelegenheid dat iedereen het document van Sebastian voor het weekend (10 januari) becommentarieert. Mochten er maandag geen bezwaren komen, dan gaan we er van uit dat we op de ingeslagen weg verder gaan. Anders prikken we een moment om een en ander te bespreken. In principe gaat Anna het traject begeleiden.
Begroting 2011
Lodewijk: Ik heb hierover een voorstel rondgestuurd naar de bestuurslijst, waarbij ik enkele aannames heb gedaan met betrekking tot de opbrengsten van de fundraiser enz. Ik ben hier grotendeels uitgegaan van de situatie zoals geschetst in de communicatie met de Wikimedia Foundation eerder in 2010, en de daarbij geleverde begroting, en de begroting 2010 zoals die in mei/juni 2010 door de ALV is goedgekeurd. Daarnaast is er uitgegaan van het plan en de inschattingen zoals die door mij en Siebrand gezamenlijk zijn opgesteld, en die ook zijn rondgestuurd. Hierbij is het geld dat gereserveerd was voor een specifieke programmamedewerker teruggeschroefd, en is het aantal FTE van de programmaleider verminderd. De specifieke projectkosten zijn enigszins verhoogd, en er is nog wat geld beschikbaar om aan specifieke projecten / verhoging van de capaciteit te besteden in geval van onvoorziene omstandigheden. Teruglopen van de algemene reserve zou in onze positie niet per se als nadelig moeten worden gezien, dus gezien de stijging daarvan met 22.000 zoals begroot zouden de uitgaven eventueel kunnen worden verhoogd.
We kiezen bewust voor parttimers om een bredere spreiding over functies te krijgen. Fundraiser ligt het zwaartepunt aan het einde van het jaar. De rest van het jaar kan deze persoon bijvoorbeeld subsidieverzoeken schrijven of sponsors te werven.
Lodewijk zou €2000 willen toevoegen aan de post Strategieontwikkeling voor het heideweekend met vrijwilligers. Wij stellen voor om ook de post Overige activiteiten te verhogen tot € 10.0000 gezien de toch weer hogere bijdrage aan de algemene reserves. Lodewijk stelt om op de ALV van april met een update op deze begroting te komen nav de definitieve uitkomst van deze fundraiser.
De aannames van Lodewijk worden door hem toegelicht. De begroting wordt aldus op de ALV gepresenteerd. Paul zal een mondelinge toelichting geven op orde grootte geven de algemene reserve.
ALV 15 januari
De ALV zal plaatsvinden in Museum Geelvinck. Hier mogen we - met dank aan het AHM - kosteloos van een zaal gebruik maken. We kunnen beamen op de muur, maar moeten zelf de beamer meenemen. Overige punten mbt ALV zijn al eerder cq per e-mail besproken.
Kort Kort Kort
Trainingen
Lodewijk: Er is regelmatig vraag naar moderatorentrainingen. Weet iemand een goed bruikbare locatie? Maarten, zou B&G hierbij behulpzaam kunnen zijn (op een za/zo?)
- Maarten: Misschien wel! Om hoeveel man zou het gaan? En welke faciliteiten zijn er nodig? Mits mensen eigen laptops meenemen is er iig open wifi aanwezig.
- Een computerzaal zou het ideaalst zijn, omdat je dan niet afhankelijk bent van laptops (niet iedereen heeft die) - half om half zou haalbaar moeten zijn. Denk in de orde grootte van 10-20 deelnemers. Faciliteiten zijn computerplekken (5-10), wifi, stroom, koffie/thee en bereikbaarheid (idealiter in de buurt van OV en eetgelegenheid, maar dat is geen vereiste). Beamer hebben we zelf, er moet alleen een muur/scherm zijn.
Daarnaast zijn er mogelijkheden in Eindhoven en Deventer.
Jaarverslag 2010
- Lodewijk: Hoe pakken we het samenstellen van een jaarverslag dit keer aan? Wie gaat het schrijven, op welke termijn, wie betrekken we erbij? Ik wil hier best een deel van het werk doen, maar zie het niet zitten het allemaal alleen te moeten doen. Stel voor het wel op de publieke wiki te schrijven, zodat we andere mensen kunnen vragen te helpen.
- Marianne en Lodewijk zijn bereid om te schrijven. Paul gaat coördineren. De deadline voor de teksten is de jaarvergadering in maart.
Overige actiepunten
Iedereen geeft voor 10 januari commentaar op het standpunt over wikimedia.nl.Daarna zal Marianne na verwerking van het commentaar. Het bericht versturen naar legal@wikimedia.org en zal tevens om een ontvangstbevestiging verzoeken.
13e begint de bootcamp en brengt Lodewijk de 10 jaar Wikipedia T-shirts naar Kennisland. Aldaar kunnen ze op de 14e opgehaald worden. De vrijwilligers voor X wikimedia hebben voorrang boven de de hackateers.
Marco maakt een overzicht van de stand van zaken over Cosyne.
10 jaar Wikipedia heeft op dit moment prioriteit boven de auteursrechtencie.
Lodewijk meldt dat de betawebsite klaar staat op beta.wmnederland.nl. Iedereen wordt nogmaal van harte uitgenodigd om teksten te schrijven. Marianne zal een en ander vanuit secretarieel oogpunt controleren.
Paul checkt de gemachtigden voor Ideal en Paypal etc.
De KvK gegevens kloppen niet. Marianne gaat een en ander checken.
Paul checkt de WA-verzekering
Paul stuurt de gegevens van de leden die lid zijn geworden tijdens barbecue naar Marianne
Rondvraag
Paul geeft het contractformulier van het administratiekantoor ter ondertekening aan Lodewijk.
Paul stelt voor dat er bij de declaratie van meer dan €150 aan reiskosten een verslag komt van de reis. Hij zal een voorstel doen voor de aanpassing van het declaratiebeleid. De verslagen worden in ieder geval op de Wiki gepubliceerd.
Marianne overhandigt de €20 contant aan Paul die per post als donatie was binnengekomen.
Bij de volgende jaarlijkse ALV (we stellen voor 2 april) zal er weer een bestuurswisseling komen. We zullen 15 januari aankondigen dat wij nieuwe bestuursleden zoeken.
Locatie voor de volgende bestuursvergadering Poort van Kleef 10 februari.