Notulen20110310

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen Bestuursvergadering 10-03-2011 Utrecht

Aanwezig: Lodewijk, Maarten, Paul, Siebrand. Marianne en Marco zijn met melding afwezig. Marianne heeft ingebeld voor de punten Huisvesting en Werving.

Agenda:

1. Opening
2. Vaststellen agenda
3. Notulen vorige vergaderingen
4. Bestuursrondje
   1. Ingekomen stukken
5. ALV
6. Strategie
7. Werving & Huisvesting
   1. Huisvesting
   2. Werving
8. Stand van Zaken per e-mail
   1. Wiki Loves Bieb
   2. Culturele Samenwerkingen
   3. Bestuursoriëntatie
   4. Beleid rond domeinnamen
9. Overdracht en documentatie bestuurstaken Lodewijk
10. Berlijn
11. Donatie aan WMF
12. Declaratiereglement
13. Jaarverslag
14. Zittingstermijn bestuursleden
15. Sluiting

Opening

Lodewijk opent vergadering om 19:25. Maarten houdt actiepunten bij.

Vaststellen agenda

Wordt vastgesteld.

Notulen vorige vergadering

• Notulen vergadering januari en februari

Wordt doorgeschoven naar volgende vergadering.

Bestuursrondje

• Lodewijk gaat naar de volgende lezingen/conferenties:
  • Konferencja Wikimedia Polska 2011 Wroclaw 18-20 mrt
  • Wikimedia Chapters Meeting 2011 Berlijn 23-29 mrt (movement roles + Global Melt)
  • Hill&Knowlton EMEA, lezing 14 april
• Siebrand gaat ook naar Global Melt.
• Marianne, Paul en Lodewijk) maken een Skype-afspraak komende week. Marianne stuurt voorstel tijd en dag per e-mail.
• Paul: Boekhouding is bij, ingeleverd bij HLB. Ontbreken paar bonnen, neemt Paul contact daarover op met Kascommissie, controle is al gepland. Moet op tijd klaar zijn. Paul zorgt dat Lodewijk ook inzage krijgt in de administratie zoals eerder afgesproken.
• Paul is bezig met declaraties zoals vorige keer besproken.
• Siebrand en Lodewijk hebben gesprek gehad met Mira Kho van Vrede van Utrecht, gespreksverslag volgt nog per e-mail.

Ingekomen stukken

Geen ingekomen stukken.

ALV

Voorsteluitnodiging met agenda is rondgestuurd. Deze uitnodiging wordt verzonden door Siebrand – Lodewijk stuurt siebrand de adressen. Leden kunnen bereikt worden via "leden AT lists.wmnederland.nl". Lijst gemodereerd en in principe worden alleen e-mails van bestuurdsleden goedgekeurd.

Er worden drie presentaties voorbereid. Strategie (Siebrand), jaarverslag en Stand van Zaken (Lodewijk) en jaarrekening en begroting (Paul). Maarten bereidt een presentatie voor van een werkplan voor 2011 met daarin de grote lijnen qua activiteiten in het aankomende jaar, die nader zullen worden uitgewerkt door het aan te treden bestuur.

Een week voor de vergadering volgt nog een e-mail met een lijst kandidaatsbestuursleden naar de leden waarin de kandidaten een korte introductie op zichzelf kunnen geven. Deze e-mail wordt verstuurd door Marianne aan de ledenlijst.

Op de bestuurslijst is geopperd taart te regelen vanwege het 5-jarig bestaan van de Vereniging. Wordt opgepakt door Siebrand.

Strategie

Eind februari is er een strategieweekeinde gehouden. Eerste versie rapport is door Anna gemaild. Lodewijk en Siebrand hebben al input gegeven en deelnemers betrokken bij de verslaglegging. Geplande publicatie medio volgende week.

Er wordt voorafgaand aan de ALV een twee uur durende open bijeenkomst georganiseerd om dit verslag inhoudelijk te bespreken.

Werving & Huisvesting

Huisvesting

Lodewijk en Siebrand zijn afgelopen week bij Mira Media langsgeweest, hebben een mogelijke ruimte bekeken, aan het Mariaplaats in Utrecht. Mogelijk contract voor 6 maanden. Nadeel is dat het niet geheel zeker is dat we er voor lange tijd kunnen zitten, voordeel is dat we er snel terecht kunnen. Aanwezige bestuursleden hebben voor aanvang BV de ruimtes bezichtigd.

Geleverd wordt:

1. Het recht op gebruik van ca. 55m2 op de eerste verdieping (twee ruimtes, ~20m2 en 35m2) aan de voorzijde van het pand aan de Mariaplaats 3-1 te Utrecht, voor de periode 1 april 2011 tot en met 30 september 2011, met de optie op verlenging. De te huren ruimte mag uitsluitend gebruikt worden als kantoorruimte ten behoeve van het uitvoeren van de werkzaamheden van Wikimedia.
2. De huurprijs bedraagt op jaarbasis € 10.000,00, gefactureerd per kalendermaand dat de huurovereenkomst loopt, inclusief bijkomende diensten zoals onderhoud, beveiliging (alarmsysteem), warmte- en waterlevering, elektriciteit, internet, telefoon, gebruik van de keuken, toilet en de vergaderzaal (op afspraak). Over de huurprijs zal geen omzetbelasting verschuldigd zijn.
3. Er is akkoord van eigenaar met onderhuur.
4. WMNL heeft een opzegtermijn van 1 maand, en een optie op verlening tot en met in ieder geval 31 december 2011 onder dezelfde voorwaarden uiterlijk per 31 augustus 2011.
5. Mira Media heeft een opzegtermijn van 2 maanden voor einde lopende overeenkomst.

Siebrand stelt voor een huurovereenkomst aan te gaan met Mira Media onder aangegeven voorwaarden. Met algemene stemmen aangenomen.

Siebrand en Maarten krijgen de vrije hand om tot een bedrag van 500 euro te besteden aan inrichting. Bij bedragen van meer dan 150 euro wordt de penningmeester geraadpleegd.

Werving

Siebrand en Maarten hebben functie-omschrijving rondgestuurd. De tekst ligt ook bij een medewerker P&O van een bevriende organisatie die er met een professionele blik naar kijkt. Marianne dringt aan op breder werven dan alleen via de wiki, en de mogelijke wervingskanalen meer ervaren wervers te bespreken. Algemene instemming.

Wervingsmethode zal voornamelijk via de CentralNotice zijn. Hierover wordt overlegd met de WMF door Siebrand. Overige wervingsmethoden hangen af van het advies van de medewerker P&O. Voor de anonnotice zetten we in op 2 weken op 15%, voor de ingelogde gebruikers op 1 week op 10%. Er wordt 500 euro gereserveerd voor online werving. Details worden nog via e-mail besproken. Marianne en Marco krijgen 48 uur om op dit voorstel bezwaar te maken c.q. input te leveren. [SM] 2011-03-16: geen bezwaar/input ontvangen.

Siebrand maakt tijdelijke mailbox aan voor de sollicitaties (sollicitatie@). De contactpersonen zijn Siebrand en Maarten. Sollicitatiegesprekken worden nog per e-mail uitgewerkt, Siebrand neemt hierin het voortouw. Aanstelling 16-32 uur afhankelijk van de competenties en functie-omschrijving.

Stand van Zaken per e-mail

Deze punten worden in een straf tempo afgelopen.

Wiki Loves Bieb

Maarten: Geen nieuws. Actiepunt voor contact hernieuwen staat nog open.

Culturele Samenwerkingen

Maarten: Allereerst excuses voor het nalaten van het rondsturen van een update van de lijst een week voor de vergadering. Naar mijn inschatting was er te weinig voortgang te melden. Komende maand is er vast beterschap. Deze maand hebben het strategieweekend, de twee hieronder beschreven afspraken en het schrijven van de drafts voor de sollicitaties alle vrije tijd die ik voor WMNL had opgeslokt. Deze was beperkter vanwege een redelijk plotse verhuizing.

Contact met de RCE, het Nationaal Comité 4 en 5 mei en NL in beeld opvolgen staat nog open.

Momenteel ligt de spreekwoordelijke bal bij het Tropenmuseum en Toen Leidschendam-Voorburg. Deze zal ik wel even reminden.

Tot slot heb ik deze maand gesproken met het Nationaal Architectuurinstituut en het Biografisch Portaal.

Bij het NAi blijven rechten een problemen. Tijdens het gesprek werd duidelijk dat zij met hun Creative Commons 'release' op Flick het niet zo nauw hebben genomen (waren deels verweesde werken). Ik heb uitgelegd dat er voor een donatie naar Wikimedia Commons een expliciete vrijwaring nodig is. Aangezien er wel interesse is bij het NAi en er ook collecties zijn waar de rechtenstatus beter van bekend is, gaan ze nu een 'kleinere' selectie samenstellen, om zo een eerste stap richting een samenwerking te kunnen doen.

Het Biografisch Portaal verwijst momenteel al naar Wikipedia als een externe bron bij hun biografieën. Maar er is ook interesse in het aantrekken van vrijwilligers om hun eigen informatie te corrigeren, verrijken en compleet nieuwe beschrijvingen aan te laten maken. Het Biografisch Portaal is zelf rechthebbende over hun 'persoonspagina's' en wil onderzoeken of ze het onder een geschikte licentie kunnen vrijgeven. Ik heb aangegeven dat het hier wel een uitdaging is dat er twee platformen naast elkaar bestaan en dat de gemeenschap voornamelijk op de Wikimedia projecten zelf actief is. Wel kwam ik ter plekke met het idee dat een aanpak zoals met de RCE database wellicht wel interessant is. Dus lijsten publiceren, op basis van een logisch criterium en de gemeenschap hierom heen mobiliseren. Wellicht met een specifieke 'uitdaging'. Om dit vanuit de inhoud verder door te kunnen denken ontvang ik meer informatie over de velden en hoeveelheid informatie.

Bestuursoriëntatie

Op 24 februari 2011 is de bestuursoriëntatie georganiseerd. Buiten (voormalig) bestuursleden waren aanwezig Ziko, Jane en Austin. Twee van de drie aanwezigen hebben aangegeven zeer sterk te overwegen zich te kandideren als bestuurslid tijdens de ALV op 2 april 2011. Lodewijk merkt op dat hem ter ore is gekomen dat niet ieder lid uitgenodigd zou zijn. De ledenlijst wordt bijgewerkt zodat dit probleem de volgende keer hopelijk is opgelost. Er wordt bij de uitnodiging voor de ALV een oproep tot kandidaatstelling ingevoegd.

Beleid rond domeinnamen

Wordt per e-mail besproken, Siebrand neemt voortouw.

Overdracht en documentatie bestuurstaken Lodewijk

Lodewijk stelt zich niet beschikbaar voor herverkiezing. Lodewijk zal de eerste bestuursvergadering van het nieuwe bestuur ook aanwezig zijn ihkv overdracht.

• Internationaal – Lodewijk doet dit voornamelijk mondeling met Siebrand en Paul
• Chapters report - Marianne – Lodewijk schrijft korte handleiding
• Strategie - Marco (samen met Siebrand)
• Wiki Loves Monuments – documentatie is grotendeels al online beschikbaar.
• Pers - kennis delen met Paul iig, meenemen in competenties. Dit gebeurt na bestuursoverdracht.
• Fundraising - Paul & Marianne & Marco – Evaluatie is grotendeels al beschikbaar.
• actielijstbewaarder/procesbewaker - Siebrand

Berlijn

• Lodewijk: (in progress) (voor ons) belangrijke punten zullen waarschijnlijk omvatten:
  • Fundraiser
  • Movement Roles
  • Praktische dingen
  • Projecten
  • Internationale samenwerkingen

Belangrijk punt wordt de fundraiser en het chapters agreement, en de onafhankelijkheid en zelfstandigheid van de chapters is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Lodewijk, Siebrand en Paul skypen zondagavond over de voorbereiding. Lodewijk krijgt 250 euro budget voor taart "5 jaar WMNL" en regelt dat met de organisatie.

Donatie aan WMF

Besluit: De vereniging doneert een bedrag van €75.000 aan de WMF als bijdrage in het kader van de Fundraiser 2009/2010. Dit wordt overgemaakt door de penningmeester. Met algemene stemmen aangenomen.

Besluit: De vereniging doneert een bedrag van €150.000 aan de WMF als bijdrage in het kader van de Fundraiser 2010/2011. Dit wordt overgemaakt door de penningmeester. Met algemene stemmen aangenomen.

Paul zal met de bank afstemmen wat de beste praktische uitvoering hiervan is.

Declaratiereglement

Paul stuurt nog per e-mail een herformulering van het declaratiebeleid rond in lijn met de eerder genomen principebesluiten.

Jaarverslag

Lodewijk heeft een hoofdstukjesconcept op de wiki gezet. De intentie is om de tekstuele versie een week voor de ALV af te hebben.

Zittingstermijn bestuursleden

Siebrand wil graag verkennen wat de mogelijkheden zijn qua langere bestuurstermijnen voor een deel van het bestuur. Hij agendeert dit voor een van de twee eerstvolgende bestuursvergaderingen, zodat een eventueel voorstel kan worden gedaan aan de ALV medio 2011.

Sluiting

Voorzitter sluit de vergadering om 22.00.