Notulen20110402

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Wikimedia Nederland op 2 april 2011 te Utrecht [Voorlopige versie, wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de ALV op 22 oktober 2011]

Aanwezig:
Marco Swart (voorzitter), Marianne Korpershoek, Lodewijk Gelauff, Bernard Hulsman, Maarten Dammers, Maarten Brinkerink, Siebrand Mazeland, Ad Huikeshoven, Ronald Beelaard, Austin Hair, Finne Boonen, Ziko van Dijk, Paul Becherer [presentielijst onvolledig]

Machtigingen:

• James Forrester aan Finne Boonen
• Marielle Wiebel aan Marianne Korpershoek
• Andre Koopal aan Maarten Dammers
• Gerard Meijssen aan Siebrand Mazeland

Verhinderd:

• Gerrit Riezebos
• Jan Kruys
• Marko Phernambucq
• Bas de Lange
• Henk van Haandel
• Jane Darnell

Agenda

Bernard Hulsman had agendapunten ingebracht, en wilde graag een onafhankelijke waarnemer (journalist) meenemen, maar wil dat graag doorschuiven naar de volgende ALV. Marco geeft aan dat niet iedereen er prijs op stelt dat zijn privacy geschonden wordt door mediaberichtgeving. Publiceren is een ander punt. Toegang is dus mogelijk, maar er zijn wellicht enige beperkingen. Procedureel, beslist de vergadering zelf wie er aanwezig mag zijn. Leden hebben statutair toegang.

Ronald Beelaard stelt aan de orde dat er geen voorbereidingstijd is geweest voor de jaarrekening, omdat het nu eenmaal ingewikkelde materie is. Ronald vindt dat het niet mogelijk is om de jaarrekening goed te keuren, en het bestuur te dechargeren. Het besluit hierover zal bij het betreffende agendapunt genomen worden.

De agenda wordt vastgesteld.

Notulen

De notulen van de vorige ALV worden vastgesteld zoals online gepubliceerd.

Lodewijk: er zijn een aantal belangrijke stappen genomen.

Activiteitenverslag

1. In januari 2011 hebben we de ANBI status gekregen;
2. Belangrijke stappen richting professionalisering
3. Aantal belangrijke projecten geweest

Culturele samenwerkingen

Veel culturele samenwerkingen zijn geïnitieerd door Maarten D. Is ook een voorbeeld voor andere chapters. Veel van deze samenwerkingen worden vooral gedragen door vrijwilligers.

Een van de samenwerkingen die tot stand is gekomen is die met het nationaal archief. Is een belangrijke samenwerking omdat er foto's beschikbaar zijn die nog onder het auteursrecht vallen, maar die nog wel op analoge wijze zijn gemaakt. Tegenwoordig zijn er veel vrije foto's van politici beschikbaar. De 'donatie' van het Nationaal Archief vult dit gat. Deze week komt er een effectrapportage uit van kennisland met de resultaten van deze donatie.

• Wiki loves Bieb: Kwaliteit en gebruik van Wikipedia in Openbare Bibliotheken stimuleren. Project is gepresenteerd op de conferentie van de Openbare Bibliotheken. Collectie is vrijgegeven van het MuZeeum naar aanleiding van dit project.
• Het project met het Tropenmuseum wordt voortgezet. De samenwerking heeft tot nu toe bestaan uit twee omvangrijke donaties. Nu heeft het Tropenmuseum behoefte aan een afgebakende insteek, activiteiten voor aankomende tentoonstelling om bijvoorbeeld meer informatie boven water te krijgen. Er komt dan als het goed een wisselwerking tot stand.
• Monumenten: Er is het afgelopen jaar hard gewerkt aan de 60.000 monumenten in NL. Dit door een samenwerking met het RCE die Wikimedia een grote database geschonken heeft met lijsten van alle monumenten, met adressen en geocoordinaten. Naar aanleiding hiervan is het Wiki loves Monuments gestart. Er hebben 250 mensen aan meegedaan, 8.000 monumenten en 12.500 foto's. Dit is meer dan het project van 2009 Wiki loves Arts. Als voorbeeld wordt gegeven een foto van Leiden, waarbij vrijwel alle monumenten gefotografeerd zijn dit itt aan het begin van dit jaar. Wiki loves monuments wordt nu pan-europees gehouden. Op dit punt wordt verder in gegaan bij de bespreking van het jaarplan.

Gemeenschap

Er zijn in 2010 diverse activiteiten voor de gemeenschap georganiseerd. We hadden wel meer willen dan dan er is gedaan, maar wel is bijvoorbeeld de stamtafel totstandgekomen.

• Miniconferentie voor Wiki loves monuments prijsuitreiking + bespreken van relevante onderwerpen over Wikimedia.
• Verder zijn er in 2010 een aantal kleine subsidies uitgereikt.
• Translation Rally georganiseerd door translatewiki.net. Stichting Open Progress heeft een subsidie gekregen voor het prijzengeld voor de translation rally. Met een prijzengeld van 35 euro per deelnemer die 500 vertalingen of meer heeft gemaakt, zijn er veel extra vrijwilligers bijgekomen die ook weer terugkomen. Hierdoor is MediaWiki een van de best vertaalde opensource project van de wereld.
• Fundraiser heeft aan het eind van 2010 op een paar euro na 300K opgeleverd.
• Ronald informeert of de statuten zijn gewijzigd. Die zijn nog niet formeel gewijzigd omdat de notaris nog niet de nodige formaliteiten verricht heeft. De statuten zijn al wel doorgestuurd naar de notaris. Ronald verzoekt ook dat de nieuwe statuten op de website worden gepubliceerd.
• Ciell informeert naar de activiteiten ihk van Wikimedia10.
• Verder informeert Ciell naar Wikiportret op de vorige jaarvergadering is er beloofd dat de wachtrijen aangepakt worden. Er is een achterstand van anderhalve maand op OTRS. Dat kan opgelost door betere technische voorzieningen. Die waren vorig jaar al beloofd, maar zijn er nog steeds niet. Er zijn ca 18 mensen die toegang hebben tot de betrokken lijsten, desondanks worden de achterstand niet weggewerkt. Het is nogal repetetief werk dat niet erg motiverend is. Dit is makkelijk op te lossen met een bot. Hay ziet een aantal oplossingen. Wikiportret.nl. De huidige manier werkt niet. Het project moet gesloten worden. De huidige tickets moeten nog wel weggewerkt worden. Daarna wordt er gewerkt aan het ontwikkelen van een simpele interface om foto's te uploaden. Er is een budget van 4.000. Het probleem zit h'm vooral in het afwikkelen van de toestemming. Er iemand nodig die het ontwerp goed kan maken en vervolgens iemand die het ontwerp kan programmeren. Er zou een pagina op de Wmnederland pagina geplaatst moet worden met een tender. Siebrand het project ligt vanuit het bestuur bij mij, maar ik heb geen tijd gehad om er aandacht aan te besteden. Ronald vindt het tijd geworden om het project te beëindigen. Ciell meldt dat er internationale belangstelling is voor dit project. Wanneer het project internationaal wordt, dan zijn er meer mensen die aan het project kunnen werken, dan het huidige groepje van actievelingen op OTRS. Marco stelt voor dat de belangstellenden een avond bij elkaar komen om de specs/requirements vast te stellen. Siebrand blijft dit project. Hij zal Maarten D,Ciell en Hay uitnodigen voor een dergelijke bijeenkomst.

Jaarverslag

Voorgelegd wordt het jaarverslag zoals dat door het administratiekantoor is opgesteld. Paul zal een meer gecondenseerde versie presenteren. Aan de inkomstenkant ziet er goed uit ivm de goede opbrengsten van de fundraiser. Er is een verhoging van de algemene uitgaven. Ivm het drukken van het jaarverslag en nogwat . Wanneer het jaarverslag wordt goedgekeurd door de ledenvergadering dan komt er een samenstelverklaring van een accountant. Einde jaar waren er 107 leden die ook daadwerkelijk betaald hebben.

Ronald wil dat er meer inzicht gegeven wordt in de ontwikkeling van het verloop van de leden. Wie zijn er nieuw bijgekomen, wie zijn er weggegaan, hoe lang waren ze lid, wat was de reden. Paul belooft om op de volgende ledenvergadering een beter overzicht hiervan te geven. Ronald vindt het de taak van het bestuur om er voor te zorgen dat er een helder verslag komt over de stand van zaken rond de leden.

• Hoeveel zijn er bijgekomen;
• Hoeveel hebben er opgezegd;
• Hoeveel zijn uitgeschreven omdat ze niet betaald hebben.
• Wat is de opbouw van het ledenbestand in jaren.

Vragen:

• Ronald: Wat is Cosyne? Marko: een consortium van een aantal (onderwijs)organisaties die een project van de Europese unie uitvoeren. Er worden wiki's ontwikkeld die direct/automatisch vertaald worden.
• Ronald: Is de subsidie definitief of conditioneel? (een conditionele subsidie die terug gevorderd Kunnen worden wanneer er niet aan de deliverables voldaan wordt). Marko: wij leveren gebruikerservaringen dmv vrijwilligers. De UvA is leading in dit project. De totale projectwaarde is 2,3 mio.
• MaartenD: hoe staat het met de werkgroep auteursrecht. Antwoord: Deze is slapende. Is één keer bijeengekomen in 2010.
• Ciell: is er inzicht in het aantal werkgroepen. Antwoord: Dat wordt behandeld bij het betreffende agendapunt.

De pot van de kleine projecten is nog steeds vol. Overige activiteiten is voornamelijk opgegaan aan de miniconferentie.

Bankkosten zijn zo hoog in verband met de kosten voor Ideal, die lopen op tot 80 à 90 cent per transactie. Er in in 2010 meer kleine donaties geweest dan in 2009.

• Ronald: zijn de gegevens verzameld. Lodewijk: de gegevens zijn verzameld door de WMF die heeft deze gepubliceerd per chapter. Het is ook opgenomen in de NL Evaluatie van de Fundraister. Siebrand: we levereren Ronald geanonimiseerde details van de giften.

Totale lasten zijn veel lager dan verwacht en het batig saldo is derhalve ook veel hoger dan begroot. Daarom stelt het bestuur voor om het bestemmingsfonds voor WMF te verhogen conform de bijlage Financiële overzichten 2010.

Verslag Kascommissie

Complimenten aan het bestuur en de penningmeester voor de verantwoording van de financiën en ook complimenten voor de openheid waarmee de vragen van de kascommissie zijn beantwoord. De kascommissie wijst er op dat Cosyne wel een risico kan zijn omdat het maar de vraag is of wij de vrijwilligers bijeen kunnen krijgen. Dan lopen we het risico dat we voor een volgende subsidieaanvraag op een zwarte lijst komen.

De kascommissie wijst er wel op dat het bestuur de gehele boekhouding wordt uitbesteed. Voor de toekomst wordt er geadviseerd om specifiek iemand te zoeken met financiële kennis van zaken. Verder is er een opmerking gemaakt over pinpassen. Met deze passen zouden geen contante betalingen gedaan moeten worden. Er zijn op dit moment drie passen in omloop, streefgetal is twee.

Voor wat betreft de hosting geldt dat de hostingpartij geen backups maakt. De kascommissie adviseert om voor de vergadering te laten hoe het backupprobleem geregeld opgelost gaat worden. Vorig jaar was er sprake van onderuitgaven. Voor de anbi-status is nodig dat er 75% van het geld gebruikt wordt voor projecten. Voor de langere termijn moet dit in gaten gehouden worden.

De kascommissie stelt voor om het bestuur te dechargeren en de jaarrekening goed te keuren. Ronald vindt dat de stukken eerder toegestuurd hadden moeten worden en wil de jaarrekening conditioneel goedgekeurd hebben zodat de volgende ALV de jaarrekening formeel goed kan keuren. Bernard wil een stemverklaring geven dat hij zich zal onthouden. Hij wil het bestuursbeleid niet steunen.

De jaarrekening wordt goedgekeurd en het bestuur wordt gedecharcheerd.

De kascommissie voor 2011 wordt gevormd: door Ronald en Ad. Finne wordt bedankt voor haar werkzaamheden voor de kascommissie.

Werkplan 2011

Het werkplan staat ook op de wiki. MaartenB presenteert de belangrijkste punten van het werkplan.

• Er worden wederom twee translation rally's ondersteund.
• Er zal uploadsoftware worden ontwikkeld voor projecten zoals wiki loves monuments.

Dit jaar wil het bestuur meer activiteiten voor de gemeenschap organiseren:

• stamtafels (iedere twee maanden)
• workshops
• 5 november 2011 Wikimedia Conferentie Nederland 2011
• 19 juni: feest voor 10 jaar Nederlandstalige Wikipedia

Outreach

Er wordt een communicatieplan opgesteld om de communicatie te verbeteren (door middels van nieuwsbrieven, persberichten, online gemeenschap, website van de vereniging, sociale media etc.). Dit moet ondersteund worden door de in te huren communicatiemedewerker.

Publieksactiviteiten zoals Wiki loves Monuments. Dit jaar wordt WLM internationaal georganiseerd zodat andere chapters kunnen delen met de kennis die vorig jaar in NL is opgebouwd.

Content

Het faciliteren van van vrije content. In het werkplan worden vijf pijlers hiervoor beschreven.

Professionalisering

Er gaan belangrijke stappen genomen. Er is een kantoor gehuurd. Er zullen ca drie mensen in dienst genomen. De boekhouding zal verder geprofessionaliseerd worden.

Fundraising

We zullen dit jaar ook weer meedoen aan fundraising. Maar er wordt ook onder zoek gedaan naar andere bronnen, zoals subsidies en sponsoring.

Vragen naar aanleiding van het werkplan

• Ronald kaart aan dat het aantal edits op de grote projecten terugloopt. Dat baart zorgen. Een en ander is ook aan de orde geweest tijdens de chaptersmeeting in Berlijn. Ronald mist in het werkplan ideeën voor de aanpak van deze trend. Dit punt is ook al drie ledenvergaderingen geleden aan de orde geweest. Toen heeft de ALV op zich genomen om hier een bijeenkomst over te organiseren. Er wordt wederom een voorstel gelanceerd om een bijeenkomst hierover te organiseren.
• MaartenD pleit voor meer kleine activiteiten zoals barbecue, moderator workshop, editing workshop.
• MaartenD meldt dat er veel musea die activiteiten met ons willen organiseren. Hij pleit voor een werkplan. Siebrand dat kan makkelijk georganiseerd door de professionals. Er kan dan een event kit gemaakt worden die gebruikt kan worden.
• Lodewijk is bereid om samen met Ronald een bijeenkomst voor de community te organiseren om newbies op te vangen. Ronald ook. Eelco meldt zich ook. Marco: daar willen we de professionalisering voor in zetten.
• MaartenD: wat is de status van WikiX? Marko meldt dat hij er de afgelopen maanden niet aan toe gekomen. Ciell vraagt wat Marko nodig heeft om te organiseren. Er wordt voorgesteld om dit punt door te schuiven naar de werkgroepen. MaartenD stelt voor dat wanneer duidelijk wordt dat niet gaat lukken, dat direct gemeld wordt en wordt overgedragen naar iemand die het wel kan doen.

Begroting 2011

Het gaat hier om dezelfde conceptbegroting als in januari 2011 is besproken, omdat Ronald toen niet de gelegenheid had om hem te vergelijken met de jaarrekening. Omdat de jaarrekening pas vandaag is ontvangen kan dat nog steeds niet. Hij stelt voor om dit weer op de volgende vergadering te agenderen

Marko stelt voor om deze begroting nu goed te keuren. Wanneer er behoefte aan bestaat komt deze begroting 2011 weer op een volgende ALV aan de orde.

Bestuursverkiezingen

Lodewijk licht toe:

• Een kandidaat moet vijftig procent van de uitgebrachte stemmen halen.
• Er wordt een stemcommissie ingesteld.
• Marco vraagt of er nog leden zijn die zich kandidaat willen stellen. Die zijn er niet.

Zes kandidaten hebben zich al voorgesteld aan de leden. Jane Darnell heeft zich op het laatste moment gemeld. Lodewijk licht haar kandidatuur toe. Hay en Lodewijk vormen de stemcommissie.

De kandidaten stellen zich voor.

Vragen:

• MaartenD vraagt wie de chapterreports gaat schrijven nu Lodewijk geen kandidaat is. Antwoord: Er wordt gemeld dat daar in wordt voorzien.
• Hay vraag welke kandidaat bereid is om voorzitter te worden. Antwoord: Dat is op dit moment nog niet duidelijk.

Uitslag verkiezing: Alle kandidaten worden gekozen.

Het nieuwe bestuur bestaat uit:

• Jane Darnell
• Austin Hair
• Paul Becherer
• Maarten Brinkerink
• Ziko van Dijk
• Siebrand Mazeland
• Marco Swart

Afgetreden en niet herkiesbaar:

• Marianne Korpershoek
• José Spierts
• Lodewijk Gelauff

Werkgroepen

MaartenD stelt voor om een deel van de vrijwilligersactiviteiten te bundelen in werkgroepen die projecten kunnen organiseren. Er zijn een aantal specifieke klussen die in werkgroepen georganiseerd kunnen worden. Op die manier kunnen ook nieuwe leden geïntroduceerd worden in de vereniging. Het zullen dan bestuurscommissies worden. Om een koppeling tussen het bestuur en de werkgroep te bewerkstelligen zou in ieder geval één bestuurslid deel moeten nemen aan de betrokken werkgroep. Er zijn dan doorlopende werkgroepen en projectgroepen.

Het bestuur geeft aan dat ze dit plan volledig ondersteunt:

Ciell onderscheidt op voorhand de volgende werkgroepen. Welke werkgroepen feitelijk ontstaan, zal de toekomst uitwijzen.

• Stamtafel
• Wiki loves monuments (groep met mailinglijst)
• Feestcie/WikiX
• Wikimedia Conferentie (WCN) (groep met mailinglijst)
• Workshops en trainingen
• Auteursrecht
• Cultureel Erfgoed (groep met mailinglijst)
• Cosyne
• Wikiportret????
• Outreach/PR
• Strategie (groep met mailinglijst)

Opmerkingen en discussie:

• Ronald wijst er op dat er wikipagina's zijn waarop mensen zich in kunnen schrijven op een werkgroep.
• Hay meldt dat je niet perse lid hoeft te zijn om deel te kunnen nemen in werkgroepen. Een werkgroep kan dan een middel zijn om nieuwe leden te werven.
• Een werkgroep heeft een voorzitter, een mailinglist en een activiteitenlijst/werkplan en er moet op een of andere manier gerapporteerd worden.
• In de brief voor de nieuwe leden worden zij ook expliciet uitgenodigd om deel te gaan nemen in een werkgroep.
• Lodewijk stelt voor om iemand van het bestuur verantwoordelijk specifiek te maken voor de werkgroepen.
• MaartenD stelt voor om de clubs die nu zijn te formaliseren en verder gewoon aan de bak gaan. De werkgroep vrije media lijkt te zijn overleden.
• Hay stelt voor om volgend jaar de werkgroepen hun eigen stuk te laten presenteren. De WCN is ook een goed podium.

Rondvraag

Lodewijk bedankt iedereen voor de geweldige belangstelling. Ziko wil nogmaals benadrukken dat hij bewondering heeft voor Lodewijk die vijf jaar van zijn (jonge) leven besteed heeft aan dit project.

Sluiting

De vergadering wordt om 18:43 gesloten.