Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

NOTULEN BESTUURSVERGADERING 12 MEI 2010

Aanwezig: Ziko van Dijk, Marco Swart (techn. vz.), Maarten Brinkerink, Austin Hair, Paul Becherer (not.)

Afwezig met kennisgeving: Siebrand Mazeland, Jane Darnell

Opening

Marco opent de vergadering om 19:32

Vaststellen agenda

Maarten had twee extra punten ingebracht, een daarvan was reeds opgenomen, van het andere punt wist Ziko niet waar dat onder zou passen; ging over werkgroep auteursrechten. Marco dacht dat Marianne nog wel interesse had, Ziko meldt dat Esther Hoorn in ieder geval niet meer geïnteresseerd is.

Notulen vorige vergaderingen

Er zijn (nog) geen notulen van de vorige vergadering.

Ingekomen stukken

Geen stukken die ter vergadering besproken hoeven te worden.

Bestuursrondje

Ziko: doneert een boek aan de vereniging. Paul heeft geprobeerd bankzaken te regelen maar de KvK had de mutaties nog niet volledig verwerkt; de oude bestuursleden zijn uitgeschreven maar de nieuwe nog niet ingeschreven.

Strategie

Ziko neemt contact op met Siebrand over wat er nog gedaan moet worden voor het strategieproject. Marco vraagt of het haalbaar is om in juni/juli klaar te zijn daarmee. Ziko zal zien hoe het staat met de vragen voor donateurs en of we nog een meeting willen houden. Ziko stelt voor ook te kijken naar de verslagen van WMDE, die een soortgelijk traject hebben gevolgd.

PR

Communicatieplan

Ziko is hiermee met Marjon bezig, maar zoekt nog input van Siebrand. Meldt dat het communicatieplan nu op Google Docs staat en dat dit door de rest van het bestuur kan worden ingezien. Er zijn enkele dringende punten, die hierna volgen. De rest is minder dringend.

Nieuwsbrief

De eerste nieuwsbrief is uitgestuurd, maar Marjon meldt dat die niet is ontvangen. Ziko vraagt zich af hoe die maillijst precies werkt, en neemt dit op met Siebrand. Een frequentie van 1x per maand lijkt erg veel, eens in de twee maanden lijkt haalbaarder. De nieuwsbrief wordt in concept aangemaakt op de bestuurswiki.

Website

Ziko: voor zover bekend is Hay daarmee bezig, maar die lijkt op dit moment nog niet voldoende tijd daarvoor te hebben. Als de site eenmaal klaar is, zal de inhoud eenvoudig met WordPress aan te passen zijn. Marco meent zich te herinneren dat er vooral ook nog behoeft was aan teksten voor op de site. Ziko herinnert zich problemen met inloggen waardoor geen teksten konden worden ingevoerd. Marco zal Hay even vragen hoe het ermee staat.

Telefoonnummer kantoor

Siebrand gaat hier achteraan. De bedoeling is dat iemand op kantoor de telefoon beantwoordt als er iemand aanwezig is, en dat het nummer anders staat doorgeschakeld naar een bestuurslid of vrijwilliger.

Juridisch Handboek Wikimedia

Ziko zou het mooi vinden als er een handboek zou zijn voor bewerkers over juridische vragen, bijvoorbeeld aansprakelijkheid etc., wanneer men dingen overneemt uit de krant. Marco wil het in ieder geval online hebben omdat dit veld in ontwikkeling is, en informatie snel kan verouderen. Eventueel in combinatie met een wiki waar men kan bewerken, waarvan dan af en toe een 'flagged revision' op de website wordt geplaatst. Marco stelt wel voor dat we niet als WMNL een 'garantie' geven op juistheid van de informatie. Maarten ziet niet direct het verband met het kopje 'PR'. Het is geen 'public relations', maar wel 'publiekscommunicatie'. De vraag is nu of we mensen kunnen vinden die dit willen gaan opzetten, en wat de eventuele kosten zijn. Marco denkt dat Arnout Engelfriet en/of Marianne wellicht advies kunnen geven hoe we dit kunnen aanpakken of de uiteindelijke teksten kunnen beoordelen.

Het onderwerp is ook opgekomen bij Wiki Loves Monument, i.v.m. panaromavrijheid en dergelijke. Paul stelt dat de nodige kennis hier eigenlijk wel aanwezig is in de gemeenschap, en dat er niet echt een handboek voor nodig is.

De conclusie is dat we inderdaad wel zoiets zouden willen maken, Ziko gaat op zoek naar mensen die dit kunnen uitvoeren.

Relatiegeschenken/Merchandising

Als het echt om merchandising/fanshop gaat, ligt de bal bij de WMF, relatiegeschenken kunnen wel. Ziko had contact met WMDE. Ze hebben alleen pins en buttons zonder taalafhankelijk opschrift. Hoeveel willen we bestellen? Wellicht is dit leuk om uit te delen bij evenementen als WPNL10 en de WCN. Er wordt besloten 500 buttons te bestellen, alsmede 100 speldjes. Voorzover bekend is het gebruik van het logo toegestaan, maar mogen die artikelen niet verkocht worden, alleen weggegeven.

De consensus is dat we bijv. mokken vooral voor speciale gelegenheden maken. Buttons en stickers kunnen wel in grotere hoeveelheden worden aangeschaft. Maarten informeert naar mogelijkheden voor stickers, bestuur als geheel denkt na over wat er op de stickers moet worden gezet; dit wordt via de mail afgehandeld.

Ziko zou graag zien dat we een up-to-date folder hebben voor de vereniging, vooral ten behoeve van ledenwerving, bijvoorbeeld in Den Bosch of voor erfgoedinstellingen. Ziko vraagt Marjon om een en ander te regelen.

Er ontstaat enige discussie over het idee van een wat grotere brochure over hoe Wikipedia werkt. Marco vindt dit niet echt meer onder PR vallen, en stelt voor een apart agendapunt daarvan te maken.

Jaarverslag

Dit loopt nog. De tekst is nog niet af. Het ontwerp is vorige keer door Timo Tijhof gedaan, Siebrand zal hem benaderen. Paul zal input gaan vragen voor de teksten en de coördinatie op zich nemen.

Chapter reports

Rapporten over maart en april ontbreken nog. Marco stelt voor dat iedereen standaard probeert van activiteiten die ze coördineren een kort stukje tekst (precieze omvang nog te definiëren, ca. 300 woorden) aan te leveren dat geschikt is voor nieuwsbrief of chapterreport. Zo'n stukje zou dan op de daarvoor bestemde plek op de verenigingswiki gezet kunnen worden.

'Banners'

Marco brengt het idee op dat er wellicht twee 'banners' worden aangeschaft met logo. Ziko bespreekt een en ander met Marjon.

Brochure over Wikipedia

Wat is de doelgroep? De informatie is in principe wel aanwezig maar vaak niet zo goed georganiseerd. We zouden dan mensen moeten vinden die dit willen doen. Het maken van een dergelijke tekst is sowieso nuttig, en we kunnen dan zien of we hardcopy maken of niet. De uitdaging is hoe we binnen de gemeenschap de juiste mensen vinden om dit te doen. Ziko gaat dit doen.

Cultureel erfgoed

Wiki Loves Bieb

Maarten: geen nieuws, actiepunt voor hernieuwen contact staat nog open.

RCE

Maarten is er vandaag geweest om weer bij te praten over een paar lopende zaken, onder meer het uitwisselen van gevonden fouten in de database. Ze willen graag weer betrokken worden bij WLM. Dit jaar willen ze tijdig aanhaken ook voor hun eigen communicatie. RCE heeft nieuwe versie van beeldbank gelanceerd, helaas met CC NC-licentie.

Ze denken er nu over om afbeeldingen met lage resolutie niet onder NC-restrictie te plaatsen. Het gaat om afbeeldingen met een maximale resolutie van ca. 800x800. In totaal zijn het ca. 460.000 monumenten, die overigens niet allemaal tot op monumentnummer te duiden zijn, wat weer een aanzienlijke inspanning van de gemeenschap vereist.

Wiki Loves Monuments

Maarten gaat met Lodewijk met de gemeente Delft praten over een lokaal initiatief.

Algemeen

Maarten B en Maarten D gaan komende week naar het 'GLAM-camp'. Maarten B heeft een sessie op de KVAN-dagen samengesteld.

Bijeenkomsten en trainingen

WMNL en Wikimania

Wie van ons gaat naar Israel? Austin geeft een korte uitleg over wat het is. In principe zullen er twee bestuursleden naar Haifa gaan. Maarten coördineert dit verder.

WPNL10 Den Bosch

Ziko licht de plannen toe. De entree is vrij, maar mensen moeten zich wel van tevoren aanmelden. Er kunnen max. 175 mensen naar binnen. Marco stelt voor in ieder geval alle oud-bestuursleden uit te nodigen, Maarten zoekt naar eventueel externe contacten die uitgenodigd zouden moeten worden.

WCN 2011

Aparte rekening? Marco raadt dit af. Als het erom gaat om snel dingen te regelen, dan kunnen daar beter andere afspraken over worden gemaakt. Ad had het vooral over het uitfilteren van aanmeldingen en dan is het ook mogelijk de bestaande ING-rekening te gebruiken die vrij activiteitsluw is. Dat is dan ook het voorstel van het bestuur.

WM Management Congres

Austin is sceptisch: heeft nog geen concrete agenda etc. gezien, en betwijfelt of deze conferentie effectief is. Marco stelt voor dat we de organisatoren vragen om een programma en aanvullende gegevens om te kunnen beoordelen of dit zinvol is. Austin zal dat vragen en op de mailinglijst rapporteren.

Sfeer in de community

Mogelijkheid voor training/seminar etc. hoe ervoor te zorgen dat de sfeer in de gemeenschap goed blijft en hoe men met 'lastige' mensen omgaat. Eerder zijn wel moderatorenworkshops georganiseerd en dit zou daar eventueel in passen.

Er ontstaat enige discussie over de invulling ervan. Ziko stelt voor iemand iets te laten vertellen over het soort groepsprocessen dat op Wikipedia optreedt en zo iemand een discussie te laten modereren. Belangrijk is het doel positief te formuleren: we willen een goede sfeer op de projecten, en de bijeenkomst niet in te vullen als iemand van buiten die ons komt vertellen wat we moeten doen.

Ziko bespreekt dit met de werkgroep Trainingen.

Kantoor en professionalisering

Maarten heeft voor zichzelf dagen ingeroosterd waarop hij op kantoor zal zijn.

Contributie

Siebrand stelt per e-mail voor de contributie te verlagen naar EUR 12,50. Marco is hier kritisch over, stelt dat de huidige regeling goed werkt, en ziet toch graag enige drempel. Daarnaast is hij van mening dat het minder waard maken van het lidmaatschap niet de juiste strategie is. Paul vindt dat die kosten die we specifiek voor leden maken in ieder geval niet uit donaties moeten worden bekostigd. Omdat er geen haast bij is wordt het punt doorgeschoven zodat Siebrand het persoonlijk kan toelichten.

Beleid presentaties

Marco stelt voor de totale vergoeding vooral af te laten hangen van de draagkracht van de organisatie. Vergoedingen van feitelijk gemaakte kosten uiteraard niet. Over vrijwilligersvergoedingen is men sceptisch. Aldus wordt besloten.

Fundraiser

Ziko en Paul vragen zich af wat een fundraiser nu precies zou doen en toevoegen. Dit lijkt bij uitstek een vraag om mee te nemen bij het bezoek van Marjon aan WMDE, die daar al ervaring mee hebben.

Declaratiebeleid

Paul stelt EUR 0,19 voor als vaste kilometervergoeding, wat wordt besloten. Daarnaast oppert hij het idee van een voorschotregeling voor reis- en verblijfskosten, waarbij vooraf tot 75% van de begrote kosten kan worden overgemaakt. Het bestuur vraagt zich vooral af of dit echt nodig is. Het verkrijgen van een CBF-certificaat of -keurmerk vereist accountantscontrole: HLB Schippers kan hierover advies bieden. Marco merkt wel op dat het belangrijk is zo'n adviesgesprek goed voor te bereiden, zodat het niet te veel tijd (en dus geld) kost.

Sluiting

Marco sluit de vergadering rond 22.30