Notulen20110915

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Bestuursvergadering 15 september 2011

Bestuursvergadering op donderdag 15 september 2011, 19 uur, Utrecht

Aanwezig (gepland): Paul, Siebrand (notulen), Jane, Ziko, Maarten Brinkerink, Marjon, Austin (19:50), Marco (komt later binnen)

Afgemeld:

Afwezig zonder bericht:

Opening

Opening om 19.30 door Ziko.

Vaststellen agenda

Agenda vastgesteld.

Notulen vorige vergadering

• Bestuursvergadering_2011-08-18 worden per e-mail behandeld. Alle bestuursleden hebben tot en met 23 september de tijd om notulen goed te keuren en aan te passen.

Inkomende stukken

• Paul laat de jaarstukken 2010 ondertekenen door bestuursleden die dat nog niet hebben gedaan.
• Er zijn sinds de vorige vergadering 16 leden bijgekomen. Dit komt vooral door het uitsturen van een mailing aan alle donateurs van vorig jaar.
• Naar aanleiding van de e-mail van Ziko over de fondsenwervingsactie is er 1 steunbetuiging binnengekomen van een lid.
• De moderatorenworkshop van begin oktober wordt geannuleerd doordat Ciell plotseling moet werken en Siebrand in het buitenland is. Hiermee is de organisatie niet rond te krijgen. Het aantal geinteresseerden was ook (ver) beneden verwachting met ongeveer vijf.

Functioneren bestuur

Maarten: kan wegens persoonlijke omstandigheden weinig tot geen beloften doen wat betreft beschikbaarheid. De overige bestuursleden wensen Maarten veel sterkte toe. Ziko en Austin hebben afgesproken op korte termijn een overleg te hebben om de actiepuntenlijst van Austin voor elkaar te krijgen wegens een laag activiteitsniveau van Austin in de afgelopen maanden door persoonlijke omstandigheden.

Foundation, grants, fondsenwervingsactie

Er zijn nog reports te sturen, en voor 2012 moeten we een programma hebben. WMF eist op 1 oktober een budget voor de programma's voor 2012. Dat moet dus over twee weken rond zijn. Vraag of en wat voor iemand we willen inhuren.

Cultureel erfgoed en WLM

Belgie WLM oké?

Kleine projectenbudgt van EUR 250 was al goedgekeurd. Vanuit WMDE is gevraagd om een paar dingen richting de Belgen te regelen. Paul pakt dat op.

GLAMcamp

Toch door laten gaan. Marco, Maarten en Siebrand gaan eventorganiser zoeken. Maandag GO/NOGO. Morgenavond per e-mail statusoverzicht. Extra beschikbaar budget: 14.000 incl. BTW (komt uit budget "programmamanagement". Geschatte tijdsbesteding 150-170 uur. Organiseren in Haarlem of Utrecht. Amsterdam is te duur.

GLAM centre of excellence

Projectvoorstel dat nu op tafel ligt ligt ver boven gestelde budget in Haifa. WMUK on board. WMFR onduidelijk. We moeten in contact treden met de organisatie die het voorstel heeft uitgebracht. MaartenB gaat dat 16/9 doen.

WCN

Prijzen etc. oké? Besluit: prijzen, vrijkaartjes, ed. is een zaak van de organisatie

Rondvraag

• Siebrand geeft aan dat hij maandag 19 september afspraak heeft met leverancier om Google Apps for Business definitief in te richten. De e-mail @wmnederland gaat dan ook over naar Google mailservers. Hierdoor kan de e-mail wat vertraging opleveren of zoek raken - kleine kans.

• info@wikimedia.be forward voor WMBE in oprichting. Kan dat? Siebrand: ja. Laat ze maar aangeven waar die mail heen moet. Dat ga ik maandag regelen met de leverancier van Google Apps.
• Paul: ALV: uitnodiging moet verzonden worden aan de leden. Ziko en Paul verzorgen die. Siebrand werkt voor de uitnodiging wordt verzonden de ledenmailinglijst bij. Ook oproep betalen contributie meenemen.
• Paul: Ik stuur herinnnering naar ABN/AMRO voor offerte over verzekeringen
• Paul: Fraduleuze incasso wordt geen aangifte gedaan. Bedrijf wordt nogmaals opgeroepen terug te storten. Dreigen met juridische actie en aangetekend verzenden.
• Marjon: Beleidsplan/strategieweekend? Gaat door.
• Marjon: Als we geen fundraiser doen, wat kan ik nog met e-mailadressen doen? Donateurs hebben een bedankbrief gekregen en zijn ingeschreven op de mailinglijst voor de kwartaalnieuwsbrief. Tweede week oktober gaat een mail uit met in ieder geval WCN en WLM als onderwerpen.
• Marjon: Mailinglisttools: Sponsoring door grote Nederlandse nieuwsbrievenprovider wordt nog steeds overlegd.
• MaartenB: Cosyne: Er is nu vanuit het project een lijst met verwachtingen van ons. MaartenB stuurt morgen een mail van hoe dit gaat. Marco heeft hier de bal!

Sluiting

Vergadering wordt gesloten om 22:22. Volgende vergadering op 13 oktober om 19.00, Mariaplaats 3 te Utrecht.