Notulen20111022

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Wikimedia Nederland op 22 oktober 2011, Poort van Kleef, Mariaplaats 7 te Utrecht

Goedgekeurd tijdens de ALV van 24 maart 2011

Presentie

Aanwezig

• Lodewijk Gelauff
• Hay Kranen
• Vadim Zaytsev
• Gerard Meijssen
• Erik Zachte
• Henk Heikens
• Ziko van Dijk
• Maarten Brinkerink
• Paul Becherer
• Siebrand Mazeland
• Cyriel Brusse
• Jane Darnell (13.00)
• Ronald Beelaard (14.00)

Verhinderd

• Ad Huikeshoven (jarig)
• Henna/Finne
• Marjon Bakker
• Dolph Kohnstamm
• Alice Wiegand
• Marianne Korpershoek
• Marco Swart

Machtigingen

• Maarten Dammers machtigt Lodewijk Gelauff
• Andre Koopal machtigt Cyriel Brusse

Notulen

Opening

Ziko opent de vergadering om 11.35 en constateert dat de presentie (nog) lager is dan vorige keer.

Notulen vorige vergadering

Geen opmerkingen. Goedgekeurd in de huidige staat.

Ingekomen stukken

• Dolph Kohnstamm (afwezig) heeft per e-mail een vraag ingebracht, komt bij de rondvraag terug.
• Marco Swart laat weten dat de wijziging van de statuten, goedkegeurd in januari 2011, onderweg is naar de notaris.

Berichten Wikimania, Fundraising, Strategie

Ziko vertelt over Wikimania. Er waren 700 deelnemers (grootste tot nu toe). Aanwezigen waren tevreden over organisatie. Siebrand: Ongeveer vijf procent van de bezoekers was Nederlander.

Het belangrijkste onderwerp was de toekomst van de fondsenwerving. Voor 2011/2012 is de fondsenwerving voor Nederland in handen van de WMF, en niet van WMNL zoals voorgaande jaren. Enkele landen (11) waren voorheen betrokken als "payment processor". Het lijkt erop dat het dit jaar 3 landen zijn (DE, UK, FR). De WMF wil dit nu weer centraal beheren en de landelijke verenigingen de kans geven om fondsen te verkrijgen middels een subsidieaanvraag bij de WMF. Ziko refereert naar zijn e-mail, verstuurd naar aanleiding van de besprekingen tijdens Wikimania en opent de discussie.

Lodewijk: Wat was de reden om WMNL uit te sluiten? Ziko: Is een algemene tendens, daarnaast bleven de geplande uitgaven structureel lager dan gepland, waardoor WMNL een grote hoeveelheid geld in kas heeft, die eerst opgemaakt moet worden. Lodewijk: Wat is het fundamentele verschil tussen fundraising en een subsidie, wanneer er geen vertrouwen is dat het geld uitgegeven gaat worden. Paul: Om zelf te kunnen fondsenwerven moet een landelijke vereniging wel aantoonbaar het geld nodig hebben, maar een volledig duidelijk antwoord was dit niet. Siebrand: Destijds direct de vraag gesteld aan de verantwoordelijke binnen WMF, Barry Newstead, of hij überhaupt wel de mogelijkheid had om WMNL fondsen te laten werven. Barry gaf toen aan dat zijn handen gebonden zijn (door directief Board of Trustees/Sue Gardner).

Lodewijk: Dit is zorgwekkend voor de zelfstandigheid van de vereniging. Wat zou WMNL kunnen doen om misschien in toekomst weer 'zelf' fondsen te werven, kan de WMF de verbeterpunten helder maken. Siebrand: Wij delen deze zorg en de wens. Er zijn wel ook voordelen aan de subsidiestructuur. Fondsenwerving kost tijd en vrijwilligerswerk.

Lodewijk wijst op de vraag of WMNL Nederlandse fondsen kan werven als geld via een subsidie en niet direct binnen komt. Siebrand: Weet niet of dat momenteel relevant is, gezien de kloof tussen ambitie en realisatie. Gerard vraagt of dit alleen gaat om de officiële WMF-fondsenwerving (in principe het hele jaar), en hoe het met de kosten is gesteld. Siebrand bevestigt dat het gaat om fondsenwerving via website van de Wikimedia Foundation (hoofdzakelijk Wikipedia), en geeft aan dat wij niet weten of de WMF-oplossing minder zou kosten heeft (of andere meer- en minderopbrengsten).

Ziko: Ook WMDE moet verslagen naar San Francisco sturen. De sterke positie van WMF geldt dus ook voor hen. WMF heeft zorgen omdat ze verantwoordelijk is voor de donaties (omdat die wereldwijd via WMF-sites binnen komen). Een verdere professionalisering van WMNL zal onze onderhandelingspositie verbeteren. Het gaat om een balans tussen verantwoordelijkheid en zelfstandigheid. Hay: In hoeverre heeft de WMF nog wel vertrouwen in de landelijke verenigingen. Ziko: In principe wil de WMF sterke landelijke verenigingen die veel in het betreffende land kunnen betekenen. Paul: Ik ben tegen het door landelijke verenigingen laten uitvoeren van de WMF-plannen; de verenigingen moeten eigen en onafhankelijk beleid kunnen voeren, dat de Wikimedia-beweging vooruit helpt.

Motie van Lodewijk (1): ALV verzoekt bestuur (a) nut en noodzaak van een Fundraising Agreement ten opzichte van een Grant Agreement te onderzoeken en terug te koppelen naar de leden, (b) te onderzoeken welke stappen ondernomen moeten worden om volgend jaar weer fondsen te kunnen werven en dit terug te koppelen naar de leden, en (c) de noodzakelijke stappen in die richting te zetten bij gebleken noodzaak en voordelen van een FR Agreement. Motie "Lodewijk (1)" aangenomen met 12 voor, 1 onthouding.

Erik: Speelt deze discussie bij de leden en de algemene gemeenschap? Ziko: Op de informatie die het WMNL-bestuur heeft verstrekt kwam geen respons. Hierna volgt een discussie over communicatie binnen de vereniging.

Erik: In hoeverre is Wikimedia (rekening houdend met de professionalisering van Wikimedia Nederland en een steeds groter en sterker wordende Wikimedia Foundation) nog een bottom-up beweging (grass roots movement), of top-down? Speelt dat mee in de betrokkenheid? Siebrand: Activiteiten van de vereniging richten zich zeker op het stimuleren van initiatieven bottom-up.

Motie van Lodewijk (2)': De ALV vraagt het bestuur in de toekomst voor het aangaan van overeenkomsten waarbij buitenlands recht van toepassing is en de overeenkomst naar het oordeel van het bestuur grote implicaties heeft voor de vereniging, gekwalificeerd juridisch advies in te winnen.

Overleg van ongeveer 30 minuten volgt over bovenstaande motie. MaartenB spreekt uit weinig te zien in deze motie omdat het leidt tot een verwacht antwoord: een advocaat die adviseert niet te tekenen vanwege onoverkomelijke juridische risico's; uiteindelijk wordt er na lang overwegen toch getekend omdat geen akkoord geen optie is. Paul: We zijn niet alleen afhankelijk van de goede wil van de Foundation, maar ook van de Amerikaanse overheid. Siebrand geeft aan dat hiervoor 5.000 EUR opgenomen moet worden in de begroting. Paul beaamt dit, en geeft aan dat dit aangepast moet worden in de begroting.

Motie "Lodewijk (2)" is aangenomen met 7 stemmen voor, 3 stemmen tegen, 1 onthouden.

Ziko vertelt over de strategiewerkzaamheden. Het weekend in februari heeft grove lijst met strategische doelen opgeleverd. In september zijn concrete doelen voor 2012 gesteld. Ziko vraagt de leden of een derde bijeenkomst in het voorjaar gewenst is waarin de strategische planning tot een einde wordt gebracht (document dat voorgelegd kan worden aan de leden en andere belanghebbenden). Hay stelt voor het te communiceren als het "Visie en toekomstcongres". Ziko kondigt aan dat in Q1-2012 een bijeenkomst over strategie wordt georganiseerd.

Statusbericht Wiki Loves Monuments 2011

Lodewijk geeft een korte toelichting over de resultaten van WLM. Goede resultaten. In Nederland is 60% van de Rijksmonumenten nu gefotografeerd. Effect-impact gaat onderzocht worden op vrijwillige basis door onderzoeker. Winnaars bekend op 5 november, in december op Europees niveau de bekendmaking van de Europese winnaars tijdens DISH conferentie in Rotterdam (Digital Strategies for Heritage). Op Europees heeft WLM 165.000 nieuwe afbeeldingen opgeleverd. Hiermee is WLM (onofficieel) de grootste fotowedstrijd ooit, vergeleken met het huidige Guinness Book of Records.

Statusbericht Wikimedia Conferentie Nederland 2011

Daarnaast zijn er vier coordinatoren: Ad voor facilitair, Ciell voor registratie, Marjon voor publiciteit en Vadim voor het programma; Lodewijk adviseur. Er worden ook proceedings gepubliceerd (ISSN 2212-5485). Vadim licht de sessies toe. Alle informatie is te vinden op de site http://www.wikimediaconferentie.nl/. Schrijf je nu in!

Siebrand geeft aan dat mensen die meewerken aan de organisatie van de conferentie gratis toegang hebben (inclusief lunch), als ook dat er reiskostenvergoeding beschikbaar is. Ronald spreekt zijn verbazing uit over dat sprekers zich moeten inschrijven. Vadim geeft aan dat dit heel normaal is.

Bestuursverslag

Maarten Brinkerink over cultureel erfgoed: Wikimedia Nederland organiseert samen met Liam Wyatt een GLAMcamp van 2-4 december 2011 in Amsterdam, een werkconferentie over cultureel erfgoed. Faciliteiten door WMNL en programma door Liam. http://meta.wikimedia.org/wiki/GLAMcamp_Amsterdam. We verwachten tussen 40 en 50 deelnemers uit zeker 15 landen en 4 continenten.

Tropenmuseum: Ambitie is om na de redelijk grote beelddonaties ook eens de diepte in te gaan, bijvoorbeeld expedities. Nationaal architectuurinstituut: verkennend niveau dat ze iets met hun afbeeldingen willen (beelddonaties). Gerard is bezig met een grant proposal bij WMF m.b.t. de taal Batak.

Maarten heeft contact met 4-5 instellingen. De bottleneck ligt momenteel aan de kant van Wikimedia Nederland qua aantal contacten dat we aankunnen.

Ziko: Wat betreft outreach en perscontacten zijn er interviews met kranten geweest. Ziko wil de pers meer pro-actief benaderen. Publicaties: een folder over de vereniging is klaar en wordt uitgedeeld tijdens de WCN, een brochure over de vereniging en vrije kennis is nog in planning. Ziko was bezig met een PR-plan of PR-handboek; dit is nog niet af. Er is een lijst gemaakt waarin staat welke informatiekanelen WMNL allemaal heeft. Verenigingssite, verenigingswiki, pagina op Wikipedia, mailinglijsten, Twitter en Facebook. Al die kanalen moeten ook onderhouden worden. Misschien moeten we in de toekomst, voordat we een nieuw kanaal openen, systematischer nadenken over hoe we zo'n kanaal willen gebruiken.

Ziko geeft aan dat in Q2-2012 de twee "chapter selected seats" opnieuw beschikbaar komen voor de Board of Trustees van de Wikimedia Foundation. Ziko vraag de aanwezigen om input over belangrijke eigenschappen van kandidaten. Stembriefjes worden uitgedeeld tijdens de pauze. Rapportage vindt later plaats via het blog van Ziko.

Bestuursverkiezing

Cyriel is de enige kandidaat voor 1 bestuurszetel. Zij stelt zich voor. Vragen aan haar:

• Hay: heb je een voorkeur een voor portefeuille. Heeft nog geen bijzondere voorkeur, anders dan dat ze communicatie erg belangrijk vindt.
• RonaldB: Wil je over een half jaar opnieuw verkiesbaar zijn? 50/50. Ligt aan de hoeveelheid reistijd. Zij wil in het komende half jaar bekijken of alles in elkaar past.

Siebrand stelt voor om Cyriel per acclamatie aan te stellen, omdat er maar een kandidaat voor een positie is, en weinig tot geen oppositie lijkt te zijn. Enkele leden vragen om een schriftelijke stemming, die aldus plaatsvindt.

Uitslag stemming: 15 stemmen voor, 0 stemmen tegen. Hiermee is Cyriel unaniem verkozen tot lid van het bestuur. De vergadering feliciteert Cyriel onder applaus.

Begroting/programmaplan 2012

Paul behandelt de begroting 2012 en de samenhang met het programmaplan 2012. Zie https://nl.wikimedia.org/wiki/Programma_en_begroting_2012 en https://upload.wikimedia.org/wikimedia/nl/3/31/Begroting_2012.pdf.

Er is een discussie over het profiel van de in te huren directeur. Voornamelijk over in hoeverre de aansturing bij het bestuur of bij de directeur moet komen te liggen. Siebrand stelt dat ofwel de ambities flink lager moeten leggen, of de directeur daar verantwoordelijkheden moet krijgen die *ook* op bepalend vlak liggen wat betreft het realiseren van de ambities en doelstellingen die door het bestuur zijn vastgesteld.

Erik vreest dat het bestuur teveel op afstand komt te staan, en dat de medewerkers van Wikimedia Nederland teveel op zichzelf komen te staan, en zo "Wikimedia in Nederland" gaan runnen. Het bestuur geeft aan dat het verantwoordelijk blijft houden voor beleidsbeslissingen. Beleidsvoorstellen kunnen uiteraard wel komen uit de professionele organisatie, als ook van het bestuur of leden. De functie-omschrijving voor de directeur wordt gedeeld met de leden.

Bij enkele posten van de begroting vindt korte discussie plaats over de hoogte en zinnigheid ervan. Een langere discussie over de hoogte van de post personele ondersteuning. De diverse verlopen van de bestemmingsfondsen wordt doorgelopen. Na 2011 moeten de meeste fondsen uitgeput zijn (met uitzondering van Cosyne), na 2012 staat alleen nog een algemene reserve gepland - alle bestemmingsfondsen zijn vooralsnog verbruikt. Eind 2011 moet het eigen vermogen flink zijn gedaald door een grote donatie aan de WMF, die enige maanden geleden is uitgevoerd op basis van de Fundraiser Agreements voor 2009/2010 en 2010/2011. Na 2012 is het doel de algemene reserve op 6 maanden van de jaarexploitatie te stellen.

Ronald maakt zich zorgen om de inschatting van het aantal beschikbare vrijwilligersuren. Lodewijk vindt dat op basis van de in 2011 besteedde vrijwilligersuren zo'n inschatting wel realistisch en haalbaar zou zijn. Er worden meer uren in concrete projecten gestoken dan je zou verwachten.

Aangenomen amendementen op de begroting:

• De begroting wordt verhoogd met 5.000 EUR voor juridisch advies.
• De begroting wordt verhoogd met 10.000 EUR voor massacommunicatie over Wikipedia, WMNL en mogelijkheden om te doneren aan Wikimedia Nederland. Mocht deze verhoging niet gedekt kunnen worden uit de subsidie van de Wikimedia Foundation onder de Grant Agreement, dan komen deze kosten ten laste van Algemene Reserve.

Stemming over begroting: 11 stemmen voor, 1 tegen, 1 onthouding.

Rondvraag

• Opmerking Hay: Drie punten om participatie aan de ALV te stimuleren: 1. 11:00 is vroeg (dus motiveer WAAROM), 2. Maak het programma aantrekkelijk (lezing, gratis lunch), 3. Reiskosten zijn belemmering
• Vraag Ronald: Hoeveel leden heeft de vereniging op het moment. Siebrand: Reeds 80 leden hebben de contributie betaald. Twee leden hebben hun lidmaatschap per eind 2011 opgezegd. Een mailing aan ongeveer 3.800 donateurs uit het verleden heeft meer dan 10 nieuwe leden en een paar duizend euro aan donaties opgeleverd.
• Vraag per e-mail ingebracht door Dolph Kohnstamm. Hij maakt zich zorgen over de bemensing van de Arbcom op de Nederlandstalige Wikipedia. Siebrand geeft aan dat het bestuur zich niet kan en wil mengen in interne zaken van Wikipedia. Bestuur staat wel open voor bijvoorbeeld het faciliteren van een discussie die de gemeenschap kan helpen tot een oplossing te komen.

Mededeling voorzitter

Ziko benadrukt dat vrijwilligers moeten worden gesteund en gewaardeerd. Concreet wijst hij op de vele verdiensten van Lodewijk in de eerste vijf jaar van de vereniging en overhandigd een fotoalbum. De vergadering geeft met groot applaus Lodewijk de eer.

Sluiting

Ziko sluit de vergadering om 17.15 uur.