Notulen20111208
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Bestuursvergadering 8 december 2011
- Begin: 19.00h
- Aanwezig: Ziko (voorzitter), Jane, Cyriel, Maarten, Paul, Siebrand
- Afgemeld: <geen>
- Afwezig: Marco
Opening
Opening 19:39
Vaststellen agenda
Vastgesteld.
Notulen vorige vergadering
Tot zondag graag lezen, als er niets komt dan OK.
Functioneren bestuur
- Hoe communiceren wij onderling en werkt dit? (Cyriel)
- Hoe communiceren we extern en werkt dit?
Cyriel vraag zich na 1,5 maand bestuurservaring af of de communicatie naar wens verloopt, zij vraagt zich af hoe we dit kunnen verbeteren. Paul geeft aan hier gemengde ervaringen mee te hebben. Blijft een spanning tussen zoveel mogelijk delen wat speelt aan de ene kant, terwijl het ook tot een overload kan leiden. Cyriel brengt bestuurswiki en verenigingswiki ter sprake. Paul geeft aan dat dit mogelijkheden heeft, maar momenteel een rommeltje is. Jane geeft aan dat ze bij verwijzingen naar de bestuurswiki graag ook een directe link ziet in de mails, zodat zaken direct te benaderen zijn.
Ziko stelt voor het volume aan informatie over de lijst te beperken, door zoveel mogelijk te verwijzen naar pagina's op de bestuurswiki. Consensus: Laten we de bestuurslijst als primair kanaal gebruiken, zoveel mogelijk middels reply-all communiceren en Siebrand en Cyriel als dispatch knooppunt gebruiken.
Cyriel vraagt zich af hoe de semi-interne en externe communicatie verloopt? Welke kanalen zijn er. Paul:
- Hard-core Wikipedia (kroeg, Wikipedia:Initiatieven, Wikinl-l)
- Daarbuiten (Cultureel erfgoed en Wikimedia <cultureelerfgoed@lists.wmnederland.nl>,
Statuspagina Culturele Samenwerkingen, contactenlijst)
Cyriel stelt vrijwilligersvacatures op de verenigingswiki voor. Paul vraagt zich af wie je daarvoor bereikt. Paul: hoe bereik je erfgoed-enthousiastelingen? In het programmaplan staat bijvoorbeeld het 'trainen' van vrijwilligers in het optreden als contactpersoon voor erfgoedinstellingen (en Wikimedia Nederland). Cyriel denk dat hiervoor een basisprofiel nodig is. Jane stelt voor een workshop te geven voor erfgoedvrijwilligers, volgens train-de-trainer principe.
Paul stelt voor in te inventariseren welke communicatiekanalen er zijn en hoe we die kunnen uitnutten. Cyriel geeft aan dat dit overzicht er al (gedeeltelijk) is, maar de vraag is wat precies effect is e.d.
Conclusies:
- Sitenotice op Wikipedia is sterkte communicatiemiddel (maar is van de gemeenschap)
- Iedereen ziet profijt in een vacaturelijst op de verenigingswiki. Laten we over aan leiders van werkgroepen.
- 10k promotiebudget kan ingezet worden om meer vrijwilligers buiten de huidige groep aan te trekken
Besluit: Werkgroepen gaan het bovenstaande bespreken om te kijken hoe huidige kanalen beter benut kunnen worden, of er behoefte is aan nieuwe kanalen en of zij een of meerdere vrijwilligersvacatures willen opstellen.
Voortgang actiepunten
Hoe staat het met ieders actiepunten (zie lijst bestuurswiki)? Werkt dit? (Cyriel)
Conclusie: we spreken opnieuw af om na een BV de eigen actiepunten voortkomend uit de BV toe te voegen aan de eigen werklijst op de bestuurswiki. Een week voor een BV zullen de leden om naar de BV-agenda te kijken en naar de eigen actiepunten. Überhaupt meer BV-agenda's van tevoren opzetten.
Kort
Jaarverslag
- 2010: Is bijna af. Siebrand hoopt eigenlijk vanavond de definitieve versie te krijgen en deze vrijdag te laten drukken. Het is dan af voor eind volgende week (75 stuks). Het wordt digitaal gedrukt/gekopieerd bij MultiCopy.
Definitieve versie zit in jullie mailbox. Je hebt tot vrijdag 12.00 uur voor terugkoppeling.
- 2011: wie neemt het voortouw? Doelstelling is om de tekst eind januari af te hebben, en eind februari te laten drukken, zodat er tijdens de bestuurswisseling een jaarverslag ligt.
Siebrand geeft aan dat hij het Jaarverslag naar voren wil halen. Paul geeft aan dat er dan geen financiële informatie in kan staan, want die is niet goedgekeurd door de ALV. Siebrand geeft aan dat hij het verslag voor de bestuurswissel klaar wil hebben. Paul geeft aan dat hij het daar mee eens is, maar dat financiële gegevens later toegevoegd kunnen worden. De discussie gaat nog een tijd door over of dit aan een nieuw bestuur overgelaten kan worden. Siebrand stelt als alternatief een werkgroep voor het opstellen van het jaarverslag voor (taak die over de bestuurstermijn heengaat, bijvoorbeeld zittende penningmeester en secretaris). Besluit: Jaarplanning 2012 aangepast. Werkgroep ingesteld voor jaarverslag uit bestuursleden: secretaris en penningmeester op persoonlijke titel. Tekst gereed eind januari. Financiële informatie wordt toegevoegd na goedkeuring jaarrekening door ALV eind maart. Het definitieve document half april drukklaar, gedrukt eind april, verzenden eerste week mei.
Jaarplanning
Maarten geeft aan dat een bestuursweekend in augustus niet zijn voorkeur heeft. Besluit: bestuursweekend in augustus 2012 wordt niet verplaatst.
Nieuwjaarsreceptie
- Kalender kan wegens afmetingen (A3+) alleen als pakketpost verzonden worden. Kosten zijn daardoor ongeveer EUR 7,00 per stuk. Vinden we dit een probleem? Siebrand vindt van niet. Update: kan wel A4 worden.
- Concept nieuwjaarsbrief op de bestuurswiki. Bewerkingen prima, maar houd het één pagina!
- Nieuwjaarsreceptie Tylers: 21 januari in Teylers is akkoord. Zij organiseren dan een middag met rondleidingen en eventueel een verhaaltje, ergens tussen 13-17 (voorstel: 14-16): daarna gaan we verder naar een nabijgelegen locatie voor de borrel. Deze regelen wij: Maarten D wil helpen met het selecteren van de locatie, samen met Jane hoopt hij dat dit weekend dan rond te hebben. Cyriel helpt met verdere organisatie.
Inschrijvingen dmv Google doc? Ja. Max voor het aantal aanmeldingen, in ieder geval voor de rondleiding.
Strategieweekend
Wie, waar, wat en wanneer? Sebastian Moleski heeft ja gezegd voor dat weekend in februari. Deelnemers: bestuur plus sommige uitgenodigde actieve leden. In totaal 15. Ziko en Cyriel gaan mogelijke deelnemers aanspreken, input is welkom.
- Cyriel zoekt een locatie voor ong. 15 mensen. Paul mailt budget door.
- Wat willen we bespreken? Ziko verzamelt ideeën en stuurt ze naar de bestuurslijst.
Global Education Program in Nederland
Siebrand heeft op 8 december een afspraak gehad met twee docenten van een hogeschool. Zij stonden positief tegen het opnemen van content toevoegen aan Wikipedia in een curriculum. We spreken over een aantal weken weer om te bekijken of het mogelijk is een pilot op te starten. Tegen die tijd gaat Siebrand dan ook community betrekken. Gastcolleges behoren ook tot de mogelijkheden.
Cyriel: Heb met Dolph Kohnstamm en anderen al Wikipedia aan hogescholen voorgesteld. Nu hebben we ook coaches op nl.wp.
Ziko: Terughoudend zijn, een goed universiteitsprogramma is veel werk en heeft voorbereiding nodig.
Siebrand: Afwachten. Misschien in 2013 een eigen projectmedewerker daarvoor. Niet met zoveel studenten beginnen als in India. Ongeveer in Augustus 2012 invulling eraan geven.
Voorstel aanpassing declaratiereglement
Siebrand stelt voor het declaratiereglement zodanig aan te passen dat het mogelijk is om digitaal declaraties in te dienen. Stukken moeten dan voorzien zijn van een handtekening, maar deze hoeft niet "in inkt" op de stukken aanwezig te zijn. Dit vereenvoudigt het indienen van declaraties, omdat ze per e-mail ingediend kunnen worden, in plaats van alleen maar per post.
Paul: Ga het uitzoeken.
Professionalisering
Functiebeschrijving directeur, werving
Cyriel en Siebrand nemen dit punt over van Marco en komen per 15 februari met drie kandidaten. Leden worden op de hoogte gesteld van de functieomschrijving.
Wijziging aantal uren Marjon Bakker
Marjon heeft per heden 12 uur per week beschikbaarheid in plaats van 16. Ziko kijkt naar PR-werk dat door haar kan worden gedaan en spreekt dat met Siebrand af. Marjon de chapter reports laten doen en versturen naar announce. Paul doet verslag op zaterdag over vooruitgang tot nu.
Cultureel erfgoed
GLAMcamp
1. Er komt een enquête, opgesteld door Lodewijk en Maarten D, om aanwezigen om input te vragen. 2. Er zou een moment moeten zijn om de organisatorische kant te bespreken. Daarbij aanwezig zouden moeten zijn: Maarten B vanuit het bestuur, Jessica als organisator, Liam als inhoudelijke organisator, wellicht nog een vertegenwoordiger van de aanwezigen. Maarten plant een afspraak.
GLAMtech (project met Europeana)
Er is een overeenkomst om in principe te starten met het poject. In januari komt er een definitief projectplan en een 'go'/'no go' van de chapters die financieel betrokken zijn. Project loopt max. twee jaar, waarbij na 1 jaar een voortgangsrapportage komt op grond waarvan besloten kan worden wel of niet door te gaan voor een tweede jaar. Ontwikkelmethodiek is agile (specifiek: SCRUM met cycli van drie weken). Doel is bij massa-upload correct alle metadata mee te geven in een formaat dat overeenkomt met wat de instellingen gebruiken, en daarnaast aan de WMF aan te geven wat voor statistieken we daarover willen terug kunnen krijgen. Duitsland: evt garant voor tekorten wanneer FR niet genoeg kan bijdragen Frankrijk: 30.000 - 80.000 Nederland: 40.000 UK: 80.000
Culturele samenwerkingen
Maarten B heeft met Tropenmuseum gesproken over mogelijkheid om een Wikipedian in Residence-project te doen, het eerste in Nederland. Heeft Frank Meijer in contact gebracht met Liam Wyatt en Sarah Stierch. Er zal een subsidieaanvraag worden gedaan bij een derde partij om bij te dragen in de kosten. Er zal in principe een vacature worden uitgezet.
Cosyne
Status onbekend en Marco niet aanwezig. Siebrand stuurt (nogmaals!) een informatieverzoek naar Marco. Als Marco stil blijft, moeten we dan overwegen ons partnerschap in het project op te zeggen? Besluit: uitstellen naar BV januari 2012.
Bijeenkomsten
Notulen ALV oktober
Actiepunten vanuit https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20111021
- Motie 1: ALV verzoekt bestuur (a) nut en noodzaak van een Fundraising Agreement ten opzichte van een Grant Agreement te onderzoeken en terug te koppelen naar de leden, (b) te onderzoeken welke stappen ondernomen moeten worden om volgend jaar weer fondsen te kunnen werven en dit terug te koppelen naar de leden, en (c) de noodzakelijke stappen in die richting te zetten bij gebleken noodzaak en voordelen van een FR Agreement -> actie: Paul/Ziko tot BV in januari
- Motie 2: De ALV vraagt het bestuur in de toekomst voor het aangaan van overeenkomsten waarbij buitenlands recht van toepassing is en de overeenkomst naar het oordeel van het bestuur grote implicaties heeft voor de vereniging, gekwalificeerd juridisch advies in te winnen. -> Paul stuurt Marianne een mail
- functie-omschrijving voor de directeur delen met de leden -> Siebrand en Cyriel
- vormgeven 10.000 EUR voor massacommunicatie over Wikipedia, WMNL en mogelijkheden om te doneren aan Wikimedia Nederland -> actie: tijdens strategie-weekend
- Moeten we zelf de ArbCom nog actief benaderen rondom de ingebrachte vraag in de rondvraag?
De ArbCom vragen op een middag - misschien wikizaterdag - bij elkaar te komen. Reiskosten worden vergoed.
Wikimedia Conference
2 mensen voor Wikimedia Conference (aka chapters meeting) in Berlijn van 30 maart 2012 tot en met 1 april 2012. Paul en Ziko.
Wikimedia Finance Summit
Volgens mij februari 2012 in Frankrijk, maar er is geen informatie te vinden. Paul en Siebrand.
Fundraiser
Movement targets gaan goed. Geen gegevens bekend voor Nederland.
Rondvraag
Cyriel doet kleine activiteiten, met Paul kortsluiten. En OTRS wmnl toegang wordt voor haar aangevraagd.
Sluiting
Ziko sluit de vergadering om 22.45 uur.